Przepisy wyraźnie wskazują, jakie dane obowiązkowo powinny się znaleźć w
świadectwie pracy, a jakie można zamieścić w nim na żądanie pracownika.
Formalny charakter świadectwa, ograniczający możliwość zamieszczania w
nim dowolnych informacji, wynika z tego, że jego zapisy służą ustaleniu
określonych uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego
(art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto zachodzi potrzeba chronienia danych
osobowych pracownika i poszanowania jego dóbr osobistych, które mogłyby
być naruszone przez umieszczanie w świadectwie dowolnych zapisów według
uznania pracodawcy.