REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza- forma elektroniczna?

Dokumentacja pracownicza. /Fot. Fotolia
Dokumentacja pracownicza. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej.

Podstawowy obowiązek pracodawcy

Art. 94 Kodeksu pracy do podstawowych obowiązków pracodawcy zalicza w szczególności prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Trzy części akt osobowych

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Autopromocja

Czas pracy 2023. Planowanie, rozliczanie i ewidencja

Kup ksiażkę:

Czas pracy 2023. Planowanie, rozliczanie i ewidencja

Akta składają się z 3 części:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  • część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Wymienione dokumenty powinny być ułożone chronologicznie. Wszystkie należy ponumerować. Co więcej, pracodawca powinien dla każdej części stworzyć pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Zobacz także: Ochrona danych osobowych

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków związanych z pracą

Co więcej, § 7 rozporządzenia nakazuje prowadzenie dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Autopromocja

Termin na przejście z telepracy na pracę zdalną wygasa 7 października 2023 r.

Pracodawcy dotychczas zatrudniający pracowników na podstawie umów o telepracę powinni wdrożyć wobec nich nowe zasady.

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Karty pracownika

W świetle § 8 rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

  1. kartę ewidencji czasu pracy (oraz wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych),
  2. imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  3. kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zobacz także: Dokumentacja płacowa

Odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w warunkach bezpiecznych. Nie może grozić im uszkodzenie lub zniszczenie. W przeciwnym razie, także gdyby dokumentacji w ogóle nie prowadził, dopuszcza się wykroczenia.

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Nie ma obowiązku przetrzymywania dokumentacji w siedzibie pracodawcy. Jeśli przechowywaniem zajmuje się inny podmiot, podmiotem odpowiedzialnym za zaginięcie bądź zniszczenie dokumentacji pozostaje pracodawca.

Przechowywanie dokumentów potwierdzających płacenie składek

W świetle art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek zobowiązany jest do przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Gdyby pracodawca zgubił potrzebne pracownikowi dokumenty, odpowiada za szkodę jemu wyrządzoną. Dla przykładu pracownik nie będzie mógł ustalić rzeczywistej podstawy wymiaru emerytury.

Forma papierowa

Aktualnie jedyną dopuszczalną formą przechowywania dokumentacji pracowniczej jest forma papierowa. Jeśli pracodawca postanawia o skanowaniu dokumentacji i przetrzymywaniu jej na twardym dysku, nadal, obok wersji elektronicznej, musi posiadać dokumenty w formie tradycyjnej.

Forma elektroniczna

Minister Pracy i Polityki Społecznej odpowiadając na interpelację poselską w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej, poinformował, że trwają prace analityczne nad wprowadzeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji.

Obowiązek udostępniania dokumentacji

Na pracodawcy ciąży obowiązek udostępniania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników uprawnionym organom. W związku z tym w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podmiot zatrudniający musi mieć dostęp do potrzebnych dokumentów w formie papierowej w miejscu pozwalającym na szybkie przedstawienie ich inspektorowi.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Karta Praw Dziecka w Biznesie ma już pierwszych sygnatariuszy!

    20 września 2023 r. w Domu Innowacji Społecznych “Marzyciele i Rzemieślnicy” pierwsze firmy podpisały Kartę Praw Dziecka w Biznesie. Czym jest ta deklaracja? Do czego zobowiązuje przedsiębiorców? Które firmy zdecydowały się ją podpisać? 

    Programowanie neurolingwistyczne w biznesie i życiu osobistym - przykłady zastosowania. Zmień swoje „oprogramowanie” na nowsze i lepsze!

    Programowanie Neurolingwistyczne, znane jako NLP, to nie tylko skomplikowana nazwa, lecz także potężne narzędzie pozwalające ulepszyć nasz sposób myślenia i komunikowania się. Podobne do programowania komputera, NLP umożliwia nam wpływ na własne "oprogramowanie", otwierając drzwi do większych sukcesów, lepszej efektywności i większej pewności siebie. W rozmowie z ekspertem Markiem Wzorkiem, dowiadujemy się, jakie konkretnie zastosowania ma ta metoda w życiu codziennym oraz biznesie, jakie szanse niesie ze sobą, a także jak ustrzec się przed ewentualnymi nadużyciami. 

    Nowelizacja KPC ważna dla pracowników wchodzi w życie. Co zmieni się 22 września

    Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego dotycząca spraw z zakresu prawa pracy wchodzi w życie 22 września 2023 r. Wprowadza ona niewielkie, ale ważne zmiany dotyczące postępowań w sprawach o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy. Co zmienia się w przepisach K.p.c.? Kogo dotyczą zmiany? Wyjaśniamy.

    Czy doradcy zawodowi są jeszcze potrzebni? Sztuczna inteligencja rekomenduje ścieżki kariery i pomaga w szukaniu pracy

    Ponad 60 proc. młodych ludzi w wieku 18–25 lat ma utrudniony dostęp do pracy z powodu braku niezbędnych informacji. Głównie z myślą o nich i osobach ze specjalnymi potrzebami, ale też wypalonych zawodowo i myślących o przebranżowieniu, powstała wykorzystująca zaawansowaną technologię AI platforma, oferująca bezpłatnie możliwość wykonania testu profilującego i udzielająca rekomendacji na temat kierunków kariery. Według danych Jobbli, osoby poniżej 25 lat chętnie wybrałyby pracę wywierającą pozytywny wpływ na środowisko. Aż połowa osób, które dopiero znalazły pierwszą pracę lub właśnie jej szukają obawia się, że w przyszłości w obowiązkach zastąpi ich sztuczna inteligencja. 

    REKLAMA

    Nowe kierunki zawodowe: Jakie branże rosną na rynku pracy

    Rynek pracy podlega nieustannym zmianom, które wynikają z rozwoju technologii, zmian społecznych i ekonomicznych. W miarę jak świat staje się coraz bardziej zglobalizowany i zautomatyzowany, pojawiają się nowe kierunki zawodowe, które przyciągają uwagę zarówno młodych adeptów kariery, jak i doświadczonych profesjonalistów. 

    Big Data

    Big Data, czyli Wielkie Dane, to termin, który zyskuje coraz większą popularność w dzisiejszym świecie cyfrowym. Ale co dokładnie oznacza ten tajemniczy termin i dlaczego jest tak ważny?

    Tydzień pracy trwa w Polsce 40,4 godz. Polacy na 2. miejscu w UE pod względem liczby godzin przepracowanych w tygodniu

    W Polsce przeciętny tydzień pracy trwa 40,4 godziny. Polacy są na drugim miejscu w Unii Europejskiej pod względem liczby godzin przepracowanych w tygodniu – podał Eurostat.

    Ochrona stosunku pracy nauczycieli a urlop dla poratowania zdrowia

    Ochrona stosunku pracy nauczycieli a urlop dla poratowania zdrowia - to wbrew pozorom kontrowersyjne zagadnienie. Są dwie linie orzecznicze, które wskazują, na dwa różne podejścia. Jedno, że w okresie urlopu dla poratowania zdrowia nauczyciel podlega szczególnej ochronie i nie jest możliwe wypowiedzenie mu w tym okresie umowy o pracę, drugie, że nauczycielowi na urlopie dla poratowania zdrowia można wypowiedzieć umowę o pracę, m.in. ze względu na zmiany organizacyjne w szkole.

    REKLAMA

    16 języków Europy. Miłość, sport, biznes. O czym najczęściej rozmawia się w poszczególnych krajach Starego Kontynentu?

    Analiza słownictwa, tweetów i wyszukiwania w Google, obejmująca 16 języków europejskich, wyłoniła najbardziej interesujące tematy dla poszczególnych kultur. Dzięki badaniu Preply wiemy już, które narody najlepiej wyrażają konkretne emocje i jakie podejmują tematy, kto najczęściej rozmawia o jedzeniu i które słownictwo uważane jest za najbardziej „stylowe”.

    Praca cudzoziemców. Zezwolenie na pracę typu A – jaki obowiązek ma pracodawca

    Zezwolenie na pracę typu A legalizuje pracę cudzoziemców, którzy nie są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia, w Polsce. Pracodawca powinien pamiętać o obowiązkach, które na nim spoczywają po uzyskaniu dokumentu. Jednym z nich jest przekazanie zezwolenia cudzoziemcowi. W ilu egzemplarzach i w jakiej formie? Odpowiadamy. 

    REKLAMA