REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Dokumentacja pracownicza. /Fot. Fotolia
Dokumentacja pracownicza. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej.

Podstawowy obowiązek pracodawcy

REKLAMA

Autopromocja

Art. 94 Kodeksu pracy do podstawowych obowiązków pracodawcy zalicza w szczególności prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Trzy części akt osobowych

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta składają się z 3 części:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  • część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Wymienione dokumenty powinny być ułożone chronologicznie. Wszystkie należy ponumerować. Co więcej, pracodawca powinien dla każdej części stworzyć pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Zobacz także: Ochrona danych osobowych

Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków związanych z pracą

Co więcej, § 7 rozporządzenia nakazuje prowadzenie dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Karty pracownika

W świetle § 8 rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

  1. kartę ewidencji czasu pracy (oraz wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych),
  2. imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  3. kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zobacz także: Dokumentacja płacowa

Odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w warunkach bezpiecznych. Nie może grozić im uszkodzenie lub zniszczenie. W przeciwnym razie, także gdyby dokumentacji w ogóle nie prowadził, dopuszcza się wykroczenia.

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Nie ma obowiązku przetrzymywania dokumentacji w siedzibie pracodawcy. Jeśli przechowywaniem zajmuje się inny podmiot, podmiotem odpowiedzialnym za zaginięcie bądź zniszczenie dokumentacji pozostaje pracodawca.

Przechowywanie dokumentów potwierdzających płacenie składek

W świetle art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek zobowiązany jest do przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Gdyby pracodawca zgubił potrzebne pracownikowi dokumenty, odpowiada za szkodę jemu wyrządzoną. Dla przykładu pracownik nie będzie mógł ustalić rzeczywistej podstawy wymiaru emerytury.

Forma papierowa

Aktualnie jedyną dopuszczalną formą przechowywania dokumentacji pracowniczej jest forma papierowa. Jeśli pracodawca postanawia o skanowaniu dokumentacji i przetrzymywaniu jej na twardym dysku, nadal, obok wersji elektronicznej, musi posiadać dokumenty w formie tradycyjnej.

Forma elektroniczna

Minister Pracy i Polityki Społecznej odpowiadając na interpelację poselską w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej, poinformował, że trwają prace analityczne nad wprowadzeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji.

Obowiązek udostępniania dokumentacji

Na pracodawcy ciąży obowiązek udostępniania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników uprawnionym organom. W związku z tym w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podmiot zatrudniający musi mieć dostęp do potrzebnych dokumentów w formie papierowej w miejscu pozwalającym na szybkie przedstawienie ich inspektorowi.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jakie prawa ma tata w pracy?

Ważne jest wczesne tworzenie więzi między ojcem a dzieckiem, dlatego  warto korzystać z prawa do urlopu ojcowskiego. Taki urlop ojcowski powinien być wykorzystywany w okresie narodzin dziecka i wyraźnie wiązać się z tym wydarzeniem, a jego celem powinno być sprawowanie opieki. Oczywiście w późniejszym okresie więź między ojcem a dzieckiem też jest niezwykle ważne, ale ma ona później inny wymiar.

NSA: świadczenie pielęgnacyjne 54 800 zł, a nie 2988 zł. Niestety bez odsetek

Tyle gminę kosztuje trzy lat upierania się przy odmowie uznania stałej opieki nad staruszkiem 86 lat. Procesy przed WSA i NSA trwały tak długo, że skumulowała się znaczna kwota zaległego świadczenia pielęgnacyjnego. MOPS i SKO uznały (nie wiadomo na jakiej podstawie prawnej), że staruszek nie wymaga opieki (stałej) bo potrafi przejść z pokoju do pokoju. I da radę zrobić sobie herbatę. NSA miał inne zdanie.

Świadczenie urlopowe 2024 i 2025 r.

Świadczenie urlopowe ustalane jest w wysokości, która nie może być wyższa od odpisu podstawowego na zfśs. W 2024 r. wysokość tego świadczenia dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach pracy wynosi 2417,14 zł. Czy już wiadomo, ile wyniesie w 2025 r.?

Zmiana minimalnej stawki godzinowej. Jak obliczać wynagrodzenie za umowę zlecenia na przełomie czerwca i lipca 2024 r.

1 lipca 2024 r. zmieni się minimalna stawka godzinowa należna za każdą godzinę wykonywania zlecenia. Ustalając wynagrodzenie za zlecenie wyrażone w stawce godzinowej należy pamiętać, aby nie było niższe od stawki minimalnej.

REKLAMA

PIP: Kontrola pracodawcy o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia i bez upoważnienia

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować pracodawców o każdej porze dnia i nocy. Jednak do przeprowadzenia kontroli konieczna jest legitymacja służbowa i specjalne upoważnienie. Wkrótce to się może zmienić.

Renta wdowia 15%. Nie dla zaniżenia świadczenia. Postulaty wyrównania dla wdów pokrzywdzonych modelem kroczącym. I przyznania zwolnienia z PIT

Renta wdowia przez okres 2025 r. wypłacana w zaniżonej wartości. Początkowo będzie to tylko 15%. Nic nie wskazuje dziś na to, aby Sejm przyjął inne rozwiązanie. Zresztą rząd zapowiedział 15% jeszcze na początków rządów (w grudniu 2023 r.) Wskaźnik 15% wywołuje protesty osób zainteresowanych rentą wdowią. Dlaczego więc nie przyznać wyrównania do kwot wypłacanych na podstawie 15% (wypłata wyrównania w 2026 r. albo 2027 r.) I równolegle - za okres obowiązywania modelu kroczącego -zaproponować osobom poszkodowanym tym modelem zwolnienie z podatku PIT. 

MRPiPS: 1000 zł miesięcznie dodatku do wynagrodzenia już od lipca 2024 r. Dla kogo?

W środę, 19 czerwca 2024 r. rząd przyjął cztery programy finansowania dodatków do wynagrodzeń w wysokości 1000 zł brutto miesięcznie. Programy zostały opracowane przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

Budżetówka: 1000 zł miesięcznie brutto do końca 2027 r. [Katalog uprawnionych]

Wypłata 1000 zł brutto dodatku motywacyjnego miesięcznie (pierwsze wypłaty w lipcu 2024 r.) potrwa aż do końca 2027 r. Istniały obawy, że dodatek ten będzie miał krótszy okres finansowania. Na szczęście się nie potwierdziły. Podstawą wypłaty 1000 zł są uchwały Rady Ministrów. W artykule omówienie każdej z nich.

REKLAMA

Można połączyć dwa świadczenia: 1) Renta wdowia i 2) Udział w emeryturze zmarłych: męża albo żony [wypłata gwarantowana]

Na dziś jest duże rozczarowanie rentą wdowią. W Sejmie prace toczą się wolno (według emerytów bardzo wolno). I nawet jak ustawa wejdzie w 2024 roku, to przez długi czas świadczenia z „renty wdowiej” będą wypłacane w zaniżonej wartości. Istnieje jednak możliwość zwiększenia niskiej wartości renty wdowiej poprzez wypłatę gwarantowaną (wypłata jednorazowa często około 30 000 zł - wysoki podatek PIT) .

Ile lat trzeba przepracować żeby starać się o rentę?

Renta z tytułu niezdolności do pracy przysługuje ubezpieczonemu, który spełnia określone warunki. Jednym z tych warunków, niezbędnym do uzyskania renty, jest odpowiedni okres składkowy i nieskładkowy. Długość tego okresu uzależniona jest od wieku osoby ubezpieczonej.

REKLAMA