Jak odzyskać od pracownika niedobór powstały w trakcie inwentaryzacji

Wśród należności, które mogą pomniejszać wynagrodzenie pracownika bez jego zgody, nie ma niedoborów ujawnionych w wyniku inwentaryzacji (art. 87 Kodeksu pracy). Zgoda pracownika na dokonywanie tego rodzaju potrąceń z jego wynagrodzenia musi być zatem wyrażona na piśmie. W takim pisemnym oświadczeniu pracownik musi wyraźnie wskazać wysokość potrącenia, na które się zgadza. Nieważne jest wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącanie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji (uchwała SN z 4 października 1994 r., I PZP 41/94, OSNP 1995/5/63). 

Zobacz: Potrącenia z wynagrodzenia- kiedy pracodawca może to zrobić bez zgody pracownika

WAŻNE!

Potrącenie niedoboru wynikłego podczas inwentaryzacji wymaga pisemnej zgody pracownika.
Zakaz dokonywania potrąceń bez zgody pracownika wynika m.in. z faktu, że za niedobór (lub jego część) odpowiadają wyłącznie sprawcy szkody. Ciężar dowodu braku winy danego pracownika za powstały niedobór spoczywa przede wszystkim na pracowniku (wyrok SN z 13 maja 1982 r., IV PR 119/82). Przykładowo, odpowiedzialność majątkowa jednego ze współodpowiedzialnych pracowników może być nawet w całości wyłączona w razie wykazania przez niego, że szkoda wynikła z przyczyn leżących po stronie drugiego współodpowiedzialnego pracownika i że powstaniu tej szkody nie mógł zapobiec (wyrok SN z 5 stycznia 1970 r., I PR 91/69, OSNC 1970/11/197).

Jeżeli zostanie ustalone, że konkretny pracownik odpowiada za część szkody, to jest niewykluczone, że za resztę niedoboru będzie on odpowiadał wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej (wyrok SN z 3 września 1984 r., IV PR 149/84, OSNC 1985/5–6/72).

Pracownik może zwolnić się od odpowiedzialności majątkowej w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia (art. 127 Kodeksu pracy w zw. z art. 117 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

W wyniku remanentu w sklepie stwierdzono niedobory. Jego pracownicy mieli podpisaną umowę o odpowiedzialności za mienie powierzone. Właściciel sklepu wystąpił do sądu z pozwem o zapłatę przez pracowników kwot niedoboru w zakresie ustalonym w umowie. Podczas zeznań stron okazało się, że pracodawca nie zapewniał pracownikom odpowiednich warunków pracy. Sklep był bardzo ciasny, wobec czego część towaru była przechowywana w trzech podręcznych magazynach znajdujących się w różnych punktach miasta. Pracownicy nie zawsze byli w stanie sprawdzać towary dostarczane do sklepu, ponieważ były składane na stosy w ciasnym pomieszczeniu. Ponadto pracownicy skarżyli się na kierownika sklepu, który nie potrafił zorganizować pracy i nie mieli do niego zaufania. Właściciel sklepu nie reagował jednak na te uwagi. Sąd stwierdził w tej sprawie, że do powstania niedoboru w 50% przyczynił się pracodawca. Za pozostałą część niedoboru odpowiadają pracownicy.

W przypadku braku zgody pracownika na potrącenie pracodawca będzie musiał dochodzić na drodze sądowej zwrotu niedoboru od poszczególnych pracowników, z którymi została zawarta umowa o przyjęciu wspólnej odpowiedzialności materialnej. Możliwe jest także zawarcie ugody w tym zakresie między stronami stosunku pracy (art. 121 Kodeksu pracy).
W razie umyślnego zagarnięcia mienia lub wyrządzania szkody pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają za całość szkody solidarnie na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych (art. 441 § 1 k.c.), nie zaś na podstawie umowy zawartej z pracodawcą (wyrok SN z 17 marca 1980 r., II KR 50/80, OSNKW 1980/8/67). 

Zobacz: Potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Podział niedoboru

Powstały niedobór może być rozdzielony między pracowników, z którymi została podpisana umowa o odpowiedzialności za mienie powierzone w określonej w niej wysokości. Wysokość ta może być równa lub zróżnicowana, np. większa w stosunku do kierownika sklepu czy magazynu, oraz określona ułamkiem lub procentem. Można zatem przewidzieć, że za szkody spowodowane niedoborem w powierzonym mieniu firmy pracownicy ponoszą odpowiedzialność np. w równych częściach, bez względu na pełnione funkcje w miejscu powierzonego mienia, albo w zróżnicowanych częściach, np. do 15% na jednego pracownika. Brak postanowienia w treści umowy o zakresie odpowiedzialności materialnej powoduje jej wadliwość. Nie oznacza to jednak nieważności takiej umowy. W tej sytuacji należy przyjąć, że odpowiedzialność każdego pracownika jest taka sama.

Pracodawca musi pamiętać, że nadmierne zróżnicowanie podziału odpowiedzialności odszkodowawczej poszczególnych pracowników o podobnym zakresie obowiązków w danym miejscu powierzenia mienia pracodawcy (np. 10% i 90%) przeczyłoby zdrowemu rozsądkowi i zasadom współżycia społecznego oraz można by je uznać za dyskryminujące w rozumieniu przepisów z art. 112–113 k.p. (wyrok SN z 10 września 1997 r., I PKN 246/97, OSNP 1998/12/360).

Ponadto niedopuszczalna jest umowa przewidująca odpowiedzialność pracownika (pracowników) za cały powstały w przyszłości niedobór, a więc odpowiedzialność o charakterze solidarnym (wyrok SN z 24 lutego 1982 r., IV PR 21/82). Gdyby zatem strony zawarły pisemną umowę, na podstawie której każdy z pracowników zobowiązałby się ponieść odpowiedzialność za całą szkodę, czyli solidarnie, to umowa w tej części byłaby nieważna. Wtedy pracownicy odpowiadaliby za powstały niedobór w częściach równych.
Odpowiedzialność solidarna nie jest jednak wykluczona wobec pracowników, którzy doprowadzili do powstania szkody w sposób umyślny (np. przez przywłaszczenie mienia pracodawcy lub przez jego umyślne zniszczenie). W tym przypadku ich solidarna odpowiedzialność odszkodowawcza kształtuje się na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych, a nie na podstawie umowy zawartej z pracodawcą (uchwała SN z 30 maja 1975 r., V PZP 3/75, OSNC 1975/10–11/143). 

Zobacz również: Odpowiedzialność dyscyplinarna pracownika

WAŻNE!

Pracownicy, którzy umyślnie doprowadzili do powstania szkody w mieniu pracodawcy, ponoszą odpowiedzialność na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o czynach niedozwolonych.

Każda zmiana w składzie pracowników objętych umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej wymaga zawarcia nowej umowy. Nieprzestrzeganie tej zasady powoduje uchylenie wspólnej odpowiedzialności za powierzone mienie (wyrok SN z 12 listopada 2003 r., I PK 551/02, OSNP 2004/20/348).

Tryb przeprowadzania remanentu

Powstanie wspólnej pracowniczej odpowiedzialności materialnej jest uwarunkowane nie tylko istnieniem stosunku pracy i zawarciem przez zainteresowane strony stosownej umowy na piśmie, ale ponadto wymaga spisu mienia, które powierza się łącznie do rozliczenia wszystkim pracownikom objętym tą odpowiedzialnością.

Aby możliwe było obciążenie pracowników niedoborem, pracodawca musi pamiętać o przestrzeganiu procedury przeprowadzania inwentaryzacji (wyrok SN z 7 czerwca 1977 r., IV PR 143/77).

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, na podstawie której powierza się łącznie pracownikom towary z obowiązkiem rozliczenia się, odpowiadają nie tylko członkowie komisji inwentaryzacyjnej, ale także pracownicy ponoszący odpowiedzialność materialną, którzy powinni brać osobisty udział w całym procesie inwentaryzacji. W razie niemożności wzięcia w nim udziału z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Taką osobą może być inny pracownik względnie dorosły domownik pracownika odpowiedzialnego materialnie (małżonek, brat, siostra). Jeśli pracownik nie może osobiście wziąć udziału w inwentaryzacji oraz nie wskaże na piśmie stosownej osoby, to w celu sporządzenia inwentaryzacji pracodawca powinien powołać komisję inwentaryzacyjną, składającą się z co najmniej 3 osób. Wskazane jest, aby komisja składała się z osób kompetentnych, budzących zaufanie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną. 

Zobacz też: Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy

WAŻNE!

Inwentaryzację może sporządzić komisja powołana przez pracodawcę, jeśli pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną nie może wziąć udziału w inwentaryzacji i nie wskaże osoby, która mogłaby go zastąpić.

W toku inwentaryzacji każdy z pracowników odpowiadających wspólnie za powierzone mienie ma prawo do zgłaszania uwag co do przebiegu i wyniku inwentaryzacji. Ponadto każda z tych osób jest upoważniona do przeglądania ksiąg rachunkowych pracodawcy odzwierciedlających rozliczenie powierzonego mienia.

Poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji jest w interesie pracodawcy, gdyż w przeciwnym wypadku pracownik (pracownicy) nie może odpowiadać za powstały niedobór na podstawie domniemanej winy.

Powołane wyżej zasady przeprowadzania inwentaryzacji przy powierzeniu mienia obowiązują również podczas kolejnych remanentów. Procedura ta dotyczy także byłego pracownika, który był objęty umową o wspólnej odpowiedzialności. 

Zobacz też: Odpowiedzialność pracownika za nierozliczenie się z pobranej gotówki

Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który po ustaniu stosunku pracy bierze udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji, przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie, która zastępuje pracownika w czynnościach inwentaryzacyjnych.

W sprawie ustalania przeciętnej stawki dziennej nie ma odrębnych uregulowań prawnych. Mając na uwadze § 24 rozporządzenia, który stanowi, że byłemu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy, należy uznać, że czas poświęcony przez pracownika na czynności inwentaryzacyjne trzeba traktować tak samo, jak okres wykonywania pracy, co w kwestii ustalania przeciętnej stawki dziennej ma zasadnicze znaczenie.

Jeśli wynagrodzenie pracownika było określone stawką godzinową, byłemu pracownikowi za każdą godzinę czynności inwentaryzacyjnych należy wypłacić tę samą stawkę. 

Zobacz także serwis: Ochrona wynagrodzenia

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy ABC w pełnym wymiarze czasu pracy do 31 stycznia 2013 r. i otrzymywał 12 zł brutto za godzinę. Przez 8 godzin w lutym br. wykonywał czynności inwentaryzacyjne. Za ten czas byłemu pracownikowi należy wypłacić 96 zł, tj. 12 zł x 8 godzin.

Jeżeli były pracownik był wynagradzany stałą stawką miesięczną, to aby obliczyć przysługujące mu wynagrodzenie za czas inwentaryzacji, należy miesięczną stawkę podzielić przez wymiar czasu pracy w ostatnim miesiącu zatrudnienia i otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin wynikającą z dobowego wymiaru czasu pracy pracownika. Otrzymaną stawkę dzienną należy pomnożyć przez liczbę dni trwania inwentaryzacji.

PRZYKŁAD

Roman K. brał udział w inwentaryzacji od 30 do 31 stycznia br. u byłego pracodawcy, u którego był zatrudniony jako magazynier w pełnym wymiarze czasu pracy do 30 listopada 2012 r. i otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2000 zł brutto. W listopadzie 2012 r. Roman K. przepracował 168 godzin. Przeciętna stawka dzienna wynosi 95,20 zł, tj. 2000 zł : 168 godz. = 11,90 zł, 11,90 zł x 8 godz.= 95,20 zł.
Za czas inwentaryzacji Roman K. powinien otrzymać 190,40 zł (95,20 zł x 2 dni).

Przyczyny i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji

Przyczyna inwentaryzacji	Termin liczony od dnia zaistnienia przyczyny, w którym musi odbyć się inwentaryzacja	Przepis rozporządzenia
1	2	3
Wypowiedzenie przez pracownika umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej	przed upływem 14-dniowego okresu wypowiedzenia umowy	§ 10
Odstąpienie przez pracownika od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie wykazania niedoboru	w ciągu 7 dni od dnia odstąpienia pierwszego pracownika od umowy	§ 11 ust. 1
Odstąpienie przez pracodawcę od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej	w ciągu 3 dni od dnia odstąpienia pracodawcy od umowy	§ 11 ust. 2
Przedłużająca się nieobecność pracownika ponad okres ustalony w umowie, w ciągu którego taka nieobecność nie ma wpływu na zakres wspólnej odpowiedzialności materialnej	w ciągu 7 dni od dnia upływu okresu ustalonego w umowie	§ 12
Żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji z uwagi na stwierdzenie przez innego pracownika nieprawidłowości w wykonywaniu obowiązków przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością	w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji, jeśli nie zostanie ona rozpoczęta lub nie nastąpi odsunięcie pracownika, którego dotyczą zarzuty, od wykonywania pracy w miejscu powierzenia mienia	§ 16
Zgłoszenie pisemnych zarzutów o utracie zaufania ze strony pracownika pod adresem osoby trzeciej, mającej dostęp do miejsca łącznie powierzonego mienia	nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zarzutów	§ 17
Wypowiedzenie przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną (taka inwentaryzacja powinna zakończyć się najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy)	najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę	§ 19 ust. 1
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia albo wygaśnięcie umowy o pracę	nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę	§ 19 ust. 2

Odstąpienie od umowy

Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, strony stosunku pracy mogą odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pracodawca może odstąpić od takiej umowy w każdym czasie, natomiast pracownicy mogą to zrobić w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji. Odstąpienie od umowy wywołuje jednak skutek na przyszłość. Oznacza to, że pracownik jest zwolniony z odpowiedzialności za szkodę dopiero od dnia, w którym przestała go obowiązywać umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej. 

Zobacz: Jak prawidłowo dokonywać dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika

WAŻNE!

Pracownik jest zwolniony z odpowiedzialności za szkodę nie wcześniej niż od dnia, w którym przestała obowiązywać go umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej.
Odpowiedzialność materialna pracowników rozpoczyna się od dnia łącznego powierzenia im mienia, a kończy w razie ustania stosunku pracy pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością materialną, a także wypowiedzenia przez niego tej umowy albo odstąpienia od niej przez pracownika lub pracodawcę. W takiej sytuacji pracownik ponosi wspólną odpowiedzialność za szkodę, której powstanie stwierdzono do dnia zakończenia inwentaryzacji, jeżeli została ona rozpoczęta w terminie.

W razie bezskutecznego upływu terminu do rozpoczęcia inwentaryzacji pracownik jest zwolniony z odpowiedzialności od dnia, w którym przestała obowiązywać go umowa o wspólnej odpowiedzialności.

● art. 87, art. 91, art. 117, art. 121, art. 125, art. 127 Kodeksu pracy,
● art. 415–449 Kodeksu cywilnego,
● §1–24 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663).

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>