REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
zatrudnianie cudzoziemców
Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

rozwiń >

Nowe regulacje obejmują pracodawców zatrudniających cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Wyjątkiem są obywatele UE/EOG i Szwajcarii, którzy korzystają z prawa do swobodnego przepływu osób i mogą podejmować pracę na takich samych zasadach jak Polacy. Od 2025 r. również studenci spoza UE muszą posiadać zezwolenie na pracę – wcześniej byli z tego zwolnieni. Z kolei osoby z kartą stałego pobytu, uchodźcy czy osoby objęte ochroną humanitarną są wyłączone spod nowych przepisów i mogą pracować na dotychczasowych zasadach.

REKLAMA

Autopromocja

Najważniejsze zmiany od 1 czerwca 2025 r.

  • Pełna elektronizacja procedur – wszystkie wnioski (oświadczenia, zezwolenia, zezwolenia sezonowe) składane są wyłącznie przez portal praca.gov.pl.
  • Zniesienie testu rynku pracy – to powiaty samodzielnie określają limity zatrudnienia cudzoziemców na swoim terenie.
  • Obowiązek przekazania kopii umowy do organów – przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi dostarczyć urzędowi kopię podpisanej umowy.
  • Zakaz zatrudniania cudzoziemców przez 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności nowej firmy – ma to zapobiegać nadużyciom.
  • Wzmożone kontrole i wyższe kary – inspekcje PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, a kary za nielegalne zatrudnienie mogą sięgać nawet 50 000 zł.

Krok po kroku: jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

1. Wybierz formę zatrudnienia

Najpopularniejsze formy współpracy to:

  • Umowa o pracę (regulowana przez Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465),
  • Umowa zlecenie (Kodeks cywilny, art. 734–750),
  • Kontrakt B2B – jeśli cudzoziemiec prowadzi działalność gospodarczą.
Ważne

Wybór formy wpływa na obowiązki pracodawcy i zakres formalności.

2. Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy

Przed zatrudnieniem sprawdź, czy kandydat:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • przebywa legalnie na terenie Polski (posiada ważną wizę, kartę pobytu lub inny dokument),
  • ma prawo do pracy (odpowiednie zezwolenie lub zgłoszone oświadczenie).
Ważne

Dla obywateli Ukrainy i kilku innych państw obowiązują uproszczone procedury, ale wymaga to elektronicznego zgłoszenia zatrudnienia.

3. Złóż elektroniczny wniosek lub zarejestruj oświadczenie

  • Oświadczenie o powierzeniu pracy – dla obywateli Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Uzbekistanu (rejestracja przez portal praca.gov.pl, opłata 100 zł, czas oczekiwania do 7 dni),
  • Zezwolenie na pracę typu A – dla obywateli innych państw, składane również elektronicznie, czas oczekiwania ok. 60 dni,
  • Powiadomienie o rozpoczęciu pracy dla obywateli Ukrainy.
Ważne

Zniesienie testu rynku pracy oznacza, że decyzję o limicie zatrudnienia podejmuje powiatowy urząd pracy.

4. Zawrzyj umowę i przekaż jej kopię organom

Umowa musi być:

  • sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (lub posiadać tłumaczenie przysięgłe),
  • przekazana w kopii do odpowiedniego urzędu przed rozpoczęciem pracy (nowy obowiązek).
Ważne

Brak przekazania umowy grozi karą do 30 000 zł.

5. Zgłoś pracownika do ZUS i urzędu skarbowego

  • Formularze ZUS ZUA lub ZZA – zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy,
  • Wypełnienie PIT-2 i innych dokumentów kadrowych.

6. Monitoruj dokumenty i powiadomienia elektroniczne

Systemy ePUAP i praca.gov.pl automatycznie informują o statusie wniosków i konieczności reakcji. Brak odpowiedzi może skutkować kontrolą i sankcjami.

Polecamy: Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury oraz Wideoszkolenie: Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – najważniejsze zmiany

Dokumentacja i obowiązki informacyjne

Pracodawca powinien przechowywać:

  • kopie dokumentów legalizujących pobyt i prawo do pracy,
  • kopię umowy wraz z tłumaczeniem przez cały okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu,
  • potwierdzenia zgłoszeń do ZUS i urzędów.
Ważne

Niedopełnienie tych obowiązków może zostać uznane za obejście prawa.

Kontrole i sankcje

Od 2025 r. kontrole PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, szczególnie w branżach takich jak budownictwo, logistyka, rolnictwo czy usługi porządkowe. Za nielegalne zatrudnienie grożą kary do 50 000 zł, odmowa wydania zezwoleń, a nawet wpis do rejestru naruszeń, co utrudnia dalsze zatrudnianie cudzoziemców.

Najczęstsze błędy firm

  • Brak przekazania kopii umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy,
  • Opóźnienia w zgłoszeniach do ZUS,
  • Ignorowanie komunikatów elektronicznych,
  • Zatrudnianie studentów spoza UE bez zezwolenia.

Zatrudnianie cudzoziemców: wynagrodzenie i warunki pracy

Cudzoziemcy muszą otrzymać co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe – od stycznia 2025 r. to 4666 zł brutto miesięcznie. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia:

  • odpowiednich warunków BHP,
  • równych benefitów (np. prywatna opieka zdrowotna, karta sportowa),
  • równego traktowania na tle pracowników krajowych.

Employer of Record (EOR) – jak uprościć zatrudnianie?

Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z podmiotem typu Employer of Record, który formalnie zatrudnia pracownika w danym kraju w imieniu klienta. Dzięki temu:

  • nie trzeba zakładać lokalnej spółki ani oddziału,
  • EOR odpowiada za zgodność z lokalnym prawem pracy, podatkami i ubezpieczeniami,
  • zapewnia obsługę kadrowo-płacową oraz onboarding i zarządzanie benefitami,
  • proces zatrudnienia trwa 1–2 tygodnie zamiast kilku miesięcy.

Checklist 2025 – o czym pamiętać?

  • Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy,
  • Wybierz formę zatrudnienia zgodną z przepisami,
  • Złóż elektronicznie wniosek lub oświadczenie,
  • Zawrzyj umowę i przekaż kopię do organów,
  • Zgłoś pracownika do ZUS i urzędów,
  • Zapewnij tłumaczenie umowy i dostęp do informacji,
  • Monitoruj platformy i dokumenty,
  • Gwarantuj minimalne wynagrodzenie i benefity,
  • Reaguj na zmiany przepisów,
  • Rozważ współpracę z EOR.

Źródła

  • praca.gov.pl
  • biznes.gov.pl
  • Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom
  • Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465
  • Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa płaca minimalna: 4806 zł czy 5015 zł, podwyżka o 140 czy 250 zł. Nie ma zgody co do najniższej krajowej, rząd sam zdecyduje

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA