Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

• Najważniejsze zmiany od 1 czerwca 2025 r.
• Krok po kroku: jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?
• Dokumentacja i obowiązki informacyjne
• Kontrole i sankcje
• Najczęstsze błędy firm
• Zatrudnianie cudzoziemców: wynagrodzenie i warunki pracy
• Employer of Record (EOR) – jak uprościć zatrudnianie?
• Checklist 2025 – o czym pamiętać?

Nowe regulacje obejmują pracodawców zatrudniających cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Wyjątkiem są obywatele UE/EOG i Szwajcarii, którzy korzystają z prawa do swobodnego przepływu osób i mogą podejmować pracę na takich samych zasadach jak Polacy. Od 2025 r. również studenci spoza UE muszą posiadać zezwolenie na pracę – wcześniej byli z tego zwolnieni. Z kolei osoby z kartą stałego pobytu, uchodźcy czy osoby objęte ochroną humanitarną są wyłączone spod nowych przepisów i mogą pracować na dotychczasowych zasadach.

Najważniejsze zmiany od 1 czerwca 2025 r.

• Pełna elektronizacja procedur – wszystkie wnioski (oświadczenia, zezwolenia, zezwolenia sezonowe) składane są wyłącznie przez portal praca.gov.pl.
• Zniesienie testu rynku pracy – to powiaty samodzielnie określają limity zatrudnienia cudzoziemców na swoim terenie.
• Obowiązek przekazania kopii umowy do organów – przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi dostarczyć urzędowi kopię podpisanej umowy.
• Zakaz zatrudniania cudzoziemców przez 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności nowej firmy – ma to zapobiegać nadużyciom.
• Wzmożone kontrole i wyższe kary – inspekcje PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, a kary za nielegalne zatrudnienie mogą sięgać nawet 50 000 zł.

Krok po kroku: jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

1. Wybierz formę zatrudnienia

Najpopularniejsze formy współpracy to:

• Umowa o pracę (regulowana przez Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465),
• Umowa zlecenie (Kodeks cywilny, art. 734–750),
• Kontrakt B2B – jeśli cudzoziemiec prowadzi działalność gospodarczą.

2. Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy

Przed zatrudnieniem sprawdź, czy kandydat:

• przebywa legalnie na terenie Polski (posiada ważną wizę, kartę pobytu lub inny dokument),
• ma prawo do pracy (odpowiednie zezwolenie lub zgłoszone oświadczenie).

3. Złóż elektroniczny wniosek lub zarejestruj oświadczenie

• Oświadczenie o powierzeniu pracy – dla obywateli Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Uzbekistanu (rejestracja przez portal praca.gov.pl, opłata 100 zł, czas oczekiwania do 7 dni),
• Zezwolenie na pracę typu A – dla obywateli innych państw, składane również elektronicznie, czas oczekiwania ok. 60 dni,
• Powiadomienie o rozpoczęciu pracy dla obywateli Ukrainy.

4. Zawrzyj umowę i przekaż jej kopię organom

Umowa musi być:

• sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (lub posiadać tłumaczenie przysięgłe),
• przekazana w kopii do odpowiedniego urzędu przed rozpoczęciem pracy (nowy obowiązek).

5. Zgłoś pracownika do ZUS i urzędu skarbowego

• Formularze ZUS ZUA lub ZZA – zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy,
• Wypełnienie PIT-2 i innych dokumentów kadrowych.

6. Monitoruj dokumenty i powiadomienia elektroniczne

Systemy ePUAP i praca.gov.pl automatycznie informują o statusie wniosków i konieczności reakcji. Brak odpowiedzi może skutkować kontrolą i sankcjami.

Polecamy: Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury oraz Wideoszkolenie: Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – najważniejsze zmiany

Dokumentacja i obowiązki informacyjne

Pracodawca powinien przechowywać:

• kopie dokumentów legalizujących pobyt i prawo do pracy,
• kopię umowy wraz z tłumaczeniem przez cały okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu,
• potwierdzenia zgłoszeń do ZUS i urzędów.

Kontrole i sankcje

Od 2025 r. kontrole PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, szczególnie w branżach takich jak budownictwo, logistyka, rolnictwo czy usługi porządkowe. Za nielegalne zatrudnienie grożą kary do 50 000 zł, odmowa wydania zezwoleń, a nawet wpis do rejestru naruszeń, co utrudnia dalsze zatrudnianie cudzoziemców.

Najczęstsze błędy firm

• Brak przekazania kopii umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy,
• Opóźnienia w zgłoszeniach do ZUS,
• Ignorowanie komunikatów elektronicznych,
• Zatrudnianie studentów spoza UE bez zezwolenia.

Zatrudnianie cudzoziemców: wynagrodzenie i warunki pracy

Cudzoziemcy muszą otrzymać co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe – od stycznia 2025 r. to 4666 zł brutto miesięcznie. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia:

• odpowiednich warunków BHP,
• równych benefitów (np. prywatna opieka zdrowotna, karta sportowa),
• równego traktowania na tle pracowników krajowych.

Employer of Record (EOR) – jak uprościć zatrudnianie?

Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z podmiotem typu Employer of Record, który formalnie zatrudnia pracownika w danym kraju w imieniu klienta. Dzięki temu:

• nie trzeba zakładać lokalnej spółki ani oddziału,
• EOR odpowiada za zgodność z lokalnym prawem pracy, podatkami i ubezpieczeniami,
• zapewnia obsługę kadrowo-płacową oraz onboarding i zarządzanie benefitami,
• proces zatrudnienia trwa 1–2 tygodnie zamiast kilku miesięcy.

Checklist 2025 – o czym pamiętać?

• Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy,
• Wybierz formę zatrudnienia zgodną z przepisami,
• Złóż elektronicznie wniosek lub oświadczenie,
• Zawrzyj umowę i przekaż kopię do organów,
• Zgłoś pracownika do ZUS i urzędów,
• Zapewnij tłumaczenie umowy i dostęp do informacji,
• Monitoruj platformy i dokumenty,
• Gwarantuj minimalne wynagrodzenie i benefity,
• Reaguj na zmiany przepisów,
• Rozważ współpracę z EOR.

Źródła

• praca.gov.pl
• biznes.gov.pl
• Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom
• Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465
• Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy