REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
zatrudnianie cudzoziemców
Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

rozwiń >

Nowe regulacje obejmują pracodawców zatrudniających cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Wyjątkiem są obywatele UE/EOG i Szwajcarii, którzy korzystają z prawa do swobodnego przepływu osób i mogą podejmować pracę na takich samych zasadach jak Polacy. Od 2025 r. również studenci spoza UE muszą posiadać zezwolenie na pracę – wcześniej byli z tego zwolnieni. Z kolei osoby z kartą stałego pobytu, uchodźcy czy osoby objęte ochroną humanitarną są wyłączone spod nowych przepisów i mogą pracować na dotychczasowych zasadach.

REKLAMA

Autopromocja

Najważniejsze zmiany od 1 czerwca 2025 r.

  • Pełna elektronizacja procedur – wszystkie wnioski (oświadczenia, zezwolenia, zezwolenia sezonowe) składane są wyłącznie przez portal praca.gov.pl.
  • Zniesienie testu rynku pracy – to powiaty samodzielnie określają limity zatrudnienia cudzoziemców na swoim terenie.
  • Obowiązek przekazania kopii umowy do organów – przed rozpoczęciem pracy pracodawca musi dostarczyć urzędowi kopię podpisanej umowy.
  • Zakaz zatrudniania cudzoziemców przez 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności nowej firmy – ma to zapobiegać nadużyciom.
  • Wzmożone kontrole i wyższe kary – inspekcje PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, a kary za nielegalne zatrudnienie mogą sięgać nawet 50 000 zł.

Krok po kroku: jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

1. Wybierz formę zatrudnienia

Najpopularniejsze formy współpracy to:

  • Umowa o pracę (regulowana przez Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465),
  • Umowa zlecenie (Kodeks cywilny, art. 734–750),
  • Kontrakt B2B – jeśli cudzoziemiec prowadzi działalność gospodarczą.
Ważne

Wybór formy wpływa na obowiązki pracodawcy i zakres formalności.

2. Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy

Przed zatrudnieniem sprawdź, czy kandydat:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • przebywa legalnie na terenie Polski (posiada ważną wizę, kartę pobytu lub inny dokument),
  • ma prawo do pracy (odpowiednie zezwolenie lub zgłoszone oświadczenie).
Ważne

Dla obywateli Ukrainy i kilku innych państw obowiązują uproszczone procedury, ale wymaga to elektronicznego zgłoszenia zatrudnienia.

3. Złóż elektroniczny wniosek lub zarejestruj oświadczenie

  • Oświadczenie o powierzeniu pracy – dla obywateli Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Uzbekistanu (rejestracja przez portal praca.gov.pl, opłata 100 zł, czas oczekiwania do 7 dni),
  • Zezwolenie na pracę typu A – dla obywateli innych państw, składane również elektronicznie, czas oczekiwania ok. 60 dni,
  • Powiadomienie o rozpoczęciu pracy dla obywateli Ukrainy.
Ważne

Zniesienie testu rynku pracy oznacza, że decyzję o limicie zatrudnienia podejmuje powiatowy urząd pracy.

4. Zawrzyj umowę i przekaż jej kopię organom

Umowa musi być:

  • sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca (lub posiadać tłumaczenie przysięgłe),
  • przekazana w kopii do odpowiedniego urzędu przed rozpoczęciem pracy (nowy obowiązek).
Ważne

Brak przekazania umowy grozi karą do 30 000 zł.

5. Zgłoś pracownika do ZUS i urzędu skarbowego

  • Formularze ZUS ZUA lub ZZA – zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy,
  • Wypełnienie PIT-2 i innych dokumentów kadrowych.

6. Monitoruj dokumenty i powiadomienia elektroniczne

Systemy ePUAP i praca.gov.pl automatycznie informują o statusie wniosków i konieczności reakcji. Brak odpowiedzi może skutkować kontrolą i sankcjami.

Polecamy: Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury oraz Wideoszkolenie: Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – najważniejsze zmiany

Dokumentacja i obowiązki informacyjne

Pracodawca powinien przechowywać:

  • kopie dokumentów legalizujących pobyt i prawo do pracy,
  • kopię umowy wraz z tłumaczeniem przez cały okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu,
  • potwierdzenia zgłoszeń do ZUS i urzędów.
Ważne

Niedopełnienie tych obowiązków może zostać uznane za obejście prawa.

Kontrole i sankcje

Od 2025 r. kontrole PIP i Straży Granicznej są częstsze i bardziej rygorystyczne, szczególnie w branżach takich jak budownictwo, logistyka, rolnictwo czy usługi porządkowe. Za nielegalne zatrudnienie grożą kary do 50 000 zł, odmowa wydania zezwoleń, a nawet wpis do rejestru naruszeń, co utrudnia dalsze zatrudnianie cudzoziemców.

Najczęstsze błędy firm

  • Brak przekazania kopii umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy,
  • Opóźnienia w zgłoszeniach do ZUS,
  • Ignorowanie komunikatów elektronicznych,
  • Zatrudnianie studentów spoza UE bez zezwolenia.

Zatrudnianie cudzoziemców: wynagrodzenie i warunki pracy

Cudzoziemcy muszą otrzymać co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe – od stycznia 2025 r. to 4666 zł brutto miesięcznie. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia:

  • odpowiednich warunków BHP,
  • równych benefitów (np. prywatna opieka zdrowotna, karta sportowa),
  • równego traktowania na tle pracowników krajowych.

Employer of Record (EOR) – jak uprościć zatrudnianie?

Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z podmiotem typu Employer of Record, który formalnie zatrudnia pracownika w danym kraju w imieniu klienta. Dzięki temu:

  • nie trzeba zakładać lokalnej spółki ani oddziału,
  • EOR odpowiada za zgodność z lokalnym prawem pracy, podatkami i ubezpieczeniami,
  • zapewnia obsługę kadrowo-płacową oraz onboarding i zarządzanie benefitami,
  • proces zatrudnienia trwa 1–2 tygodnie zamiast kilku miesięcy.

Checklist 2025 – o czym pamiętać?

  • Zweryfikuj legalność pobytu i prawo do pracy,
  • Wybierz formę zatrudnienia zgodną z przepisami,
  • Złóż elektronicznie wniosek lub oświadczenie,
  • Zawrzyj umowę i przekaż kopię do organów,
  • Zgłoś pracownika do ZUS i urzędów,
  • Zapewnij tłumaczenie umowy i dostęp do informacji,
  • Monitoruj platformy i dokumenty,
  • Gwarantuj minimalne wynagrodzenie i benefity,
  • Reaguj na zmiany przepisów,
  • Rozważ współpracę z EOR.

Źródła

  • praca.gov.pl
  • biznes.gov.pl
  • Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom
  • Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 1465
  • Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dodatkowa praca: co teraz motywuje do szukania drugiego etatu lub innej możliwości dorobienia

Powody podejmowania dodatkowej pracy nie zawsze mają wymiar dochodowy. Owszem, najwięcej osób szuka pracy na drugi etat, bo nie wystarcza im pieniędzy na utrzymanie. Jednak wśród motywów znajdują się zgoła inne, na przykład chęć zdobycia dodatkowych doświadczeń zawodowych.

Pracujesz na własnym laptopie? Co to oznacza dla ciebie i dla twojego pracodawcy

Jeszcze kilka lat temu strategia Bring Your Own Device - BYOD, polegająca na tym, że pracownik wykonuje swoje zadania na prywatnym komputerze, laptopie lub telefonie, była postrzegana jako nowoczesne podejście do organizacji pracy. Cyberzagrożenia w ostatnim czasie zasadniczo zmieniają tę optykę.

Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

REKLAMA

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

REKLAMA

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA