Zmiany w firmie - od czego zacząć?

Rozpoczynamy cykl artykułów Wioli Małota poświęconych zarządzaniu organizacją i ludźmi, w których przedstawi najnowsze koncepcje zarządzania oraz podzieli się dobrymi praktykami w tym zakresie.

„Zacznij od tu i teraz, z tym co masz, nie czekając na lepsze jutro. Bo czasami lepsze jutro jest właśnie dzisiaj”

Organizacja jest tak efektywna, jak efektywni są jej pracownicy i menedżerowie nimi zarządzający. Na efektywność organizacji wpływa sposób, w jaki wykorzystywane są zasoby ludzkie oraz zasoby materialne i niematerialne. Jakość zasobów ludzkich to wiedza, umiejętności i motywacja pracowników. Rolą menedżera HR jest zapewnienie pracowników w organizacji, o takich kompetencjach, które zapewnią w bieżącym okresie realizację celów organizacji oraz antycypacja potrzeb w zakresie przyszłych kompetencji pracowników.

Polecamy również serwis: Motywowanie

Narzędzia HR wykorzystywane w zarządzaniu kompetencjami pracowników

Niedawno zostałam poproszona przez prezesa pewnej fundacji o zaplanowanie szkoleń dla pracowników, gdyż jeden ze sponsorów fundacji poprosił o wgląd w taki plan. Prezes zasugerował mi, abym przygotowała ten plan w ciągu 4 dni. Energicznie zabierając się do pracy, poprosiłam o profile kompetencyjne stanowisk pracy, oraz o oceny okresowe pracowników. Moim zamiarem było zebranie zidentyfikowanych w procesie ocen pracowniczych potrzeb pracowników w zakresie szkoleń oraz rekomendacji ich przełożonych, aby na tej podstawie jak i na podstawie strategicznych celów fundacji dokonać przeglądu kompetencyjnego i opracować plan szkoleń.

Niestety okazało się, iż fundacja nie ma opisanych profili kompetencyjnych stanowisk, nie wiadomo więc jakich kompetencji oczekuje się od pracowników pracujących na danych stanowiskach, tym samym nie można było stwierdzić, jakie luki kompetencyjne występują. Z nadzieją w głosie zapytałam o system ocen pracowniczych (SOP), licząc, iż jedną z funkcji systemu SOP jest określenie potrzeb rozwojowych pracownika (przez niego zaproponowanych) i następnie zaakceptowanych przez przełożonego.

Organizacja również nie korzystała z tego narzędzia. Już z mniejszą nadzieją w głosie zapytałam, czy fundacja stosuje system zarządzanie przez cele (ZPC), licząc na to, iż jeśli będą one dobrze określone, opisane będą zasoby niezbędne do ich realizacji (np. kompetencje osób realizujących cele), to znając niezbędne kompetencje do wykonania zadań oraz przeprowadzając audyt istniejących kompetencji pracowników, wykonam moje zadanie.

Niestety prezes odpowiedział, iż nie stosują żadnych takich narzędzi, zakładając dobrą motywację pracowników i wolontariuszy przy realizacji celów. Nie mając dużo czasu – zaproponowałam warsztat, celem którego było zdefiniowanie potrzeb szkoleniowych całej organizacji bez indywidualizacji potrzeb danego pracownika, ale określając potrzeby szkoleniowe na poziomie stanowiska. Brało w nim udział kilkanaście pracowników, reprezentujących różne stanowiska pracy.

"Zacznij od tu i teraz, z tym co masz"

Udało się! Plan szkoleń (określonych na podstawie realnych potrzeb) został opracowany. Warsztat ten, a właściwie jego podsumowanie spisane na flipcharcie przez uczestników – wyrażające opinie pracowników o braku motywacji do pracy („nie wiem co mam robić i kiedy coś robię, nie wiem jest to dobrze zrobione , bo nie dostaję żadnej informacji zwrotnej”), o braku wiedzy na temat ich zadań i ról jakie pełnią („robię tutaj wszystko, gdyż szef uważa iż tak pracuje się w fundacji, ale nie wiem jakie są główne moje zadania oraz jakie są moje perspektywy rozwoju”) uzmysłowiły prezesowi, iż stoi przed dużymi wyzwaniami.

Zobacz również: Komunikowanie problemów w zakładzie pracy

Czas na systemowe działanie – system zarządzania przez cele (ZPC)

Po zapoznaniu się z wynikami warsztatu – przyznał to, co ja sugerowałam mu wcześniej na sesji mentoringu – czas na systemowe działanie!

Ta (nowa) świadomość prezesa ucieszyła mnie, bo były to pierwszy krok do wprowadzenia kompleksowych systemów HR w zarządzaniu ludźmi w fundacji. W tej sytuacji - przedstawiona przez mnie koncepcja zmian – opracowanie systemu kompetencyjnego, wprowadzenie systemu zarządzania przez cele (ZPC), następnie – po oswojeniu się z nim zarówno przez pracowników i przełożonych, wprowadzenie systemu ocen pracowniczych i z tym związanego systemu motywacyjnego - znalazły zrozumienie u prezesa.

I tak zmiany zawsze w organizacji zaczynają się od góry (zależą od woli i decyzji kierownictwa), ale bodźcem do ich podjęcia może być desperacja (bardzo złe wyniki firmy) lub inspiracja. W tym przypadku inspiracji dostarczyli sami pracownicy, którzy – dzięki stworzonej im możliwości wypowiedzenia się na warsztacie, dali bodziec do zmiany.

Powyższy przykład ilustruje kilka spraw:

• po pierwsze – kierownictwo nie ma co liczyć na to, iż pracownicy sami z siebie będą mówić otwarcie o dysfunkcjach organizacji. Czasami menedżerowie skarżą się, iż pracownicy zapytani na zebraniu nic nie mówią, co jest brane za dobrą oznakę, a jest de facto złą.
• po drugie – jeśli chcemy poznać opinie pracowników i to co nie działa, nie wystarczy przeprowadzić ankietę, gdyż ona tylko zdiagnozuje klimat organizacyjny, ale przeprowadzić warsztat, na którym wypracowane zostaną propozycje zmian. Aby pracownicy się otworzyli, warsztat powinien być moderowany przez osobę z zewnątrz (dobrego faciliatora)
• po trzecie – nie należy się bać nie tylko zmian, ale i kosztów finansowych związanych z ich wprowadzaniem – dobrze jest pracować z taką firmą konsultingową, która wykorzysta zasoby i mądrość organizacji, w taki sposób organizując pracę, aby czerpać jak najwięcej z istniejących zasobów organizacji i wiedzy – tej jawnej i wydobywać tę niejawną. Dlatego konsultant powinien również być dobrym mentorem i facilitatorem, gdyż wiele procesów doradczych bazuje na warsztatach facilitacyjnych.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Zarządzanie personelem

Wykorzystanie wiedzy w praktyce

I na koniec moja wskazówka – jeśli w organizacji coś nie działa, zorganizuj warsztat prowadzony przez dobrego facilitatora, który wyzwoli w ludziach energię i motywację do wyrażenia swoich opinii, propozycji, spostrzeżeń, które stanowić będą podstawę do dokonania zmian.

Taka forma – jest kosztowo oszczędna – warsztat na ogół prowadzony jest w siedzibie firmy, i nawet jeśli wynagrodzenie dobrego facilitatora (to nie jest trener, to jest osoba o znacznie szerszych kompetencjach, dużej wiedzy organizacyjnej) jest wyższe niż trenera, to jest znacznie niższe niż wynagrodzenie kilku konsultantów.

WAŻNE!

Jeśli coś nie działa – wykorzystaj wiedzę i mądrość swoich pracowników do określenia niezbędnych zmian.

Autorka jest konsultantem w zakresie strategii HR, doradza firmom w zakresie zmian w kulturze organizacyjnej. Pracuje jako Executive Coach i Mentor. Jest ekspertem w zakresie coachingowej i mentoringowej kultury zarządzania. Doktorantka w zakresie nauk o zarządzaniu na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie, jej praca doktorancka dotyczy kultury mentoringu w organizacjach w Polsce. Szkoli i konsultuje w j. polskim i angielskim.
Kontakt: avanti@avanti-szkolenia.pl
www.avanti-szkolenia.pl