Zasady wydawania świadectwa pracy – kontrowersyjne przepisy w praktyce

Przeczytaj: Jak wypełnić świadectwo pracy od 22 lutego 2016 r.?

Jeżeli rozwiązanie umowy o pracę zawartej przed upływem 24 miesięcy następuje po tym okresie, świadectwo pracy należy wydać w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy. Nie rozstrzygnięto jednak, kiedy należy wydać świadectwo pracy, jeżeli nowe przepisy dotyczą tylko części okresu zatrudnienia pracownika.

Dwie umowy i przerwa

Pracodawca może wydać jedno zbiorcze świadectwo pracy w przypadku zatrudnienia pracownika na umowy terminowe tylko wówczas, gdy z pracownikiem są zawierane kolejne umowy o pracę bezpośrednio jedna po drugiej, a nie gdy między umowami występują przerwy.

Posłuchaj audycji Radia INFOR.PL „Gorące pytania – świadectwa pracy” dostępnej na www.inforfk.pl

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 października do 31 grudnia 2011 r. na podstawie umowy na okres próbny, a następnie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. w ramach umowy na czas określony. Pracodawca nie nawiązał z tym pracownikiem kolejnej umowy o pracę od 1 stycznia 2013 r., gdyż ma przejściowe trudności finansowe. Po ustabilizowaniu sytuacji w firmie zamierza ponownie zatrudnić tę osobę od 1 czerwca 2013 r. na umowę o pracę na czas określony 6 miesięcy. W takim przypadku pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy po zakończeniu umowy na czas określony, obejmujące całość zatrudnienia (od 1 października 2011 r. do 31 grudnia 2012 r.). Nie może z tym czekać do upływu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej umowy. Takie postępowanie pracodawcy byłoby sprzeczne z ideą wydawania pracownikowi świadectwa pracy. Po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik nie może czekać, np. kilka miesięcy na wydanie świadectwa, gdyż jest mu ono niezbędne w celu przedłożenia kolejnemu pracodawcy lub do zarejestrowania się w powiatowym urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. W takim przypadku należy stosować art. 97 § 1 Kodeksu pracy, stanowiący o konieczności niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem jego stosunku pracy.

Zobacz również: Świadectwo pracy - wzór

Dwie umowy i kolejna na czas określony

Może się zdarzyć, że po zawarciu z pracownikiem kolejno umowy na okres próbny i czas określony, które łącznie nie przekraczają 24 miesięcy, pracodawca zdecyduje o podpisaniu z pracownikiem kolejnej umowy terminowej. Jeżeli data zakończenia tej umowy przypada po upływie łącznie 24 miesięcy zatrudnienia, to obowiązek wydania świadectwa pracy przesuwa się na koniec trwania tej umowy.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 października do 31 grudnia 2011 r. na podstawie umowy na okres próbny, a następnie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. w ramach umowy na czas określony. Od 1 stycznia 2013 r. pracodawca zawarł z pracownikiem kolejną umowę o pracę na czas określony do 31 grudnia 2013 r. W takim przypadku pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy po zakończeniu pierwszej umowy na czas określony, a także z upływem 24 miesięcy od zatrudnienia. Obowiązek wydania świadectwa będzie miał dopiero po zakończeniu zatrudnienia na podstawie drugiej z umów na czas określony, tj. 31 grudnia 2013 r. Wówczas musi wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące całość zatrudnienia (od 1 października 2011 r. do 31 grudnia 2013 r.). Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy pracodawca w 2014 r. zdecyduje się na dalsze zatrudnianie tego pracownika i na podstawie jakiej umowy.

---

Dwie umowy i kolejna na czas nieokreślony

W praktyce występują też przypadki, gdy po zakończeniu zatrudnienia w ramach umów terminowych, których łączny okres nie obejmie 24 miesięcy, pracodawca zdecyduje się na zawarcie z pracownikiem umowy na czas nieokreślony. W takiej sytuacji będzie on musiał w trakcie zatrudnienia na podstawie umowy bezterminowej, w dniu upływu 24 miesięcy zatrudnienia pracownika, wydać mu świadectwo pracy obejmujące wcześniejsze okresy zatrudnienia na podstawie umów terminowych.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 1 października do 31 grudnia 2011 r. na podstawie umowy na okres próbny, a następnie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. w ramach umowy na czas określony. Pracodawca zawarł z tym pracownikiem kolejną umowę o pracę od 1 stycznia 2013 r. na czas nieokreślony. W takim przypadku pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy po zakończeniu pierwszej umowy na czas określony. Będzie to musiał zrobić z upływem 24 miesięcy od zatrudnienia pracownika, tj. w okresie jego zatrudnienia na podstawie umowy na czas nieokreślony.

Umowa zawarta przed 11 marca 2011 r.

Nowe przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy mają zastosowanie do stosunków pracy nawiązywanych na podstawie umów o pracę na okres próbny, na czas określony oraz na czas wykonania określonej pracy – począwszy od dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. od 21 marca 2011 r. W stosunku do pracowników, którzy w dniu wejścia w życie nowych przepisów pozostają w zatrudnieniu na podstawie umów terminowych zawartych na kilka lat, nowe przepisy znajdą zastosowanie dopiero w przyszłości.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na okres próbny od października do grudnia 2010 r. Następnie zawarł z nim umowę o pracę na czas określony od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2013 r. Nowe regulacje zaczną go obowiązywać dopiero w przypadku, gdyby zdecydował się na zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy terminowej w 2014 r. W zakresie umowy na okres próbny oraz pierwszej umowy terminowej będą miały zastosowanie przepisy sprzed nowelizacji, pozwalające wydać pracownikowi świadectwo pracy dopiero po definitywnym zakończeniu jego zatrudnienia.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Zatrudnianie i zwalnianie

---

Świadectwo obejmujące wycinek zatrudnienia

Nowelizacja powoduje problemy w przypadku umów terminowych niepodlegających i podlegających jej regułom. Może się bowiem zdarzyć, że pracownikowi zostało wydane świadectwo pracy obejmujące wyłącznie „środkową część” jego zatrudnienia. Wówczas pierwszy okres zatrudnienia pracownika nie będzie objęty świadectwem. Natomiast – w związku z nowelizacją przepisów – w świadectwie należy potwierdzić kolejny okres zatrudnienia, a po zakończeniu tego okresu i definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika należy ponownie wydać mu świadectwo pracy.

Wątpliwości dotyczą okresu, jaki powinno obejmować świadectwo i czy całość zatrudnienia pracownika w zakładzie powinna ponownie obejmować okres, który został już wykazany w świadectwie, czy może należy wydać dwa świadectwa obejmujące okresy dotąd niepotwierdzone tym dokumentem. Należy uznać, że oba te rozwiązania nie są sprzeczne z żadnymi przepisami prawa pracy. Pracodawca może zatem zarówno wskazać w jednym świadectwie cały okres zatrudnienia pracownika w zakładzie, jak też wydać dwa świadectwa – jedno obejmujące ostatni okres zatrudnienia, a drugie okres początkowy, tak aby łącznie pracownik miał potwierdzony cały okres wykonywania pracy u pracodawcy.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na okres próbny od października do grudnia 2010 r. Następnie zawarł z nim umowę o pracę na czas określony od 1 stycznia do 30 czerwca 2011 r. Po jej zakończeniu podpisał z pracownikiem kolejną umowę o pracę na czas określony od 1 lipca do 31 grudnia 2011 r. Od 1 stycznia 2012 r. zawarł z pracownikiem umowę na czas nieokreślony, która została rozwiązana 15 kwietnia 2013 r. za porozumieniem stron. W związku z nowymi przepisami o świadectwach pracy pracownikowi zostało wydane świadectwo obejmujące wyłącznie okres od 1 lipca 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.

Po definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika, tj. 15 kwietnia 2013 r. należy wydać mu jedno świadectwo pracy, obejmujące cały okres zatrudnienia od 1 października 2010 r. do 15 kwietnia 2013 r. lub dwa odrębne świadectwa, obejmujące okresy od 1 października 2010 r. do 30 czerwca 2011 r. oraz od 1 stycznia 2012 r. do 15 kwietnia 2013 r. W obu przypadkach postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

Nie ma również przeszkód prawnych, aby pracodawca wydając pracownikowi świadectwo pracy 31 grudnia 2011 r. uwzględnił w nim cały dotychczasowy okres zatrudnienia tej osoby w zakładzie, tj. od 1 października 2010 r. do 31 grudnia 2011 r. W takim przypadku nie ma wątpliwości, jakie świadectwo pracy należy wydać po definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika 15 kwietnia 2013 r.

Zobacz również: Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem

---

Żądanie wydania świadectwa

Na pisemne żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek wydać mu świadectwo pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu każdej umowy o pracę na okres próbny, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy lub dotyczące łącznego okresu zatrudnienia na takiej podstawie, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. W takim przypadku termin wydania świadectwa wynosi nie więcej niż 7 dni od wpływu pisemnego wniosku pracownika w tym zakresie.

Jeżeli wydanie pracownikowi świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób. Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują te zapisy, uważając, że 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy mają każdorazowo. Tymczasem pracodawca musi mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy. Odwlekanie sporządzenia i wydania świadectwa pracy, np. mimo że pracownik zgłasza się do pracodawcy, aby odebrać je osobiście, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli pracownik nie zgłosił się do zakładu po odbiór świadectwa pracy, a pracodawca nie posiada aktualnego adresu zamieszkania pracownika, nie ma on obowiązku ustalania tego adresu, a jedynie powinien zatrzymać świadectwo w aktach osobowych pracownika, aby jego wydanie było możliwe w każdej chwili.

Sposób wypełniania świadectwa

Wypełniając świadectwo pracy należy posiłkować się obowiązującym wzorem i instrukcją w tym zakresie, określonymi w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania i wypełniania.

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy pojawiają się w punkcie dotyczącym wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. W tym miejscu należy wskazać liczbę dni i godzin wykorzystanego przez pracownika urlopu należnego w roku ustania stosunku pracy (a nie urlopu zaległego, który pracownik wykorzystywał w tym roku) oraz liczbę dni urlopu, za które wypłacono ekwiwalent.

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2013 r. Zarówno w 2011 r., jak i w 2012 r. w ogóle nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. W związku z tym miał po 26 dni urlopu zaległego za 2011 r. i 2012 r. oraz proporcjonalnie 13 dni urlopu za 2013 r. W 2013 r. pracownik wykorzystał w naturze 39 dni urlopu wypoczynkowego. Za pozostałe 26 dni wypłacono mu ekwiwalent pieniężny. W wydawanym pracownikowi świadectwie pracy w ust. 4 pkt 1 pracodawca wskazał: „pracownik wykorzystał 39 dni urlopu, za 26 dni wypłacono ekwiwalent pieniężny”. Taki zapis jest nieprawidłowy, gdyż w takim przypadku należało wskazać wyłącznie urlop za 2013 r. przez zawarcie przykładowo zapisu „za 13 dni (104 godziny) wypłacono ekwiwalent pieniężny”. Nie należy nawet podawać całości należnego ekwiwalentu, ale tylko tę część, która przysługuje za urlop z roku ustania stosunku pracy, tj. za 2013 r.

W związku z tym punktem świadectwa powstaje kolejny problem wynikający z wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy od 11 marca 2011 r. Wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia powoduje bowiem, że pracownikowi najczęściej nie jest wypłacany ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, lecz ma on prawo do skorzystania z niego podczas kolejnego, bezpośredniego okresu zatrudnienia. W takim przypadku w ust. 4 pkt 1 świadectwa pracy należy wskazać jedynie liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika w danym roku kalendarzowym.

Polecamy również serwis: Ekwiwalent za urlop - zasady ustalania i wypłacania

---

Procedura odwoławcza

Gdy pracownik twierdzi, że informacje wskazane w świadectwie pracy nie są zgodne ze stanem faktycznym, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego dokumentu. Termin na wniesienie odwołania wynosi 7 dni od dnia otrzymania przez pracownika świadectwa pracy. Pracodawca zmienia wtedy treść świadectwa pracy lub zawiadamia pracownika o odmowie jego zmiany. Na podjęcie decyzji w tym zakresie pracodawca ma 7 dni. W terminie kolejnych 7 dni od zawiadomienia pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy może on wystąpić do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania (art. 97 § 21 Kodeksu pracy, dalej k.p.). W przypadku gdy sąd uwzględni powództwo pracownika, pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku sądu w tej sprawie, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy (§ 5 ust. 2 rozporządzenia z 15 maja 1996 r.).

Pracownikowi nie zawsze jednak przysługuje prawo wniesienia odwołania o sprostowanie treści świadectwa pracy. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r. (sygn. akt I PZP 4/09), zgodnie z którą pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem to rozwiązanie, jeżeli wcześniej pracownik nie wystąpił z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 Kodeksu pracy.

Pracownikowi nie zawsze przysługuje prawo do wniesienia odwołania o sprostowanie świadectwa pracy.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W takim przypadku pracownik będzie musiał udowodnić przed sądem, że poniósł z tego tytułu szkodę, np. w postaci niemożności podjęcia zatrudnienia. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia, jakie przysługiwało pracownikowi za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 1–2 k.p.).

Podstawa prawna:

● art. 97, art. 99 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675

● § 1 ust. 1 pkt 2, § 1a, § 5 ust. 1–2, § 6 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r., w sprawie szczegółowych treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 251, poz. 1509