Tematy - Dokumentacja płacowa, Przechowywanie dokumentów

Naliczanie list płac w dużych organizacjach to proces o strategicznym znaczeniu – każdy błąd może kosztować firmę nie tylko pieniądze, ale i reputację. Automatyzacja jest odpowiedzią na rosnące wymagania, jednak jej skuteczność zależy od właściwego podziału procesu na etapy. Jak to zrobić, by zminimalizować ryzyko i zachować pełną kontrolę?

Pracodawca, po ustaniu zatrudnienia pracownika, zobowiązany jest do przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania wynosi 10 lat lub 50 lat – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. W niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można skrócić. Możliwe jest także jego przedłużenie.

Wypłata części wynagrodzenia w gotówce - czy jest możliwa? Czy pracownik może złożyć wniosek o wypłatę na konto i w gotówce? Gdzie przechowywać taki wniosek?

Audyt wynagrodzeń - czym jest i jakie przynosi korzyści dla firmy?

Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

Elektroniczne paski płacowe zawierają informacje o wynagrodzeniu, jego składnikach, a także potrąceniach. Pracodawca, przechowując dokumentację płacową pracowników, jest zobowiązany do ochrony danych osobowych jako ich administrator. Za złamanie zasad poufności danych grozi odpowiedzialność karna.

Kadry i płace bez wychodzenia z domu? Zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi zostało zinformatyzowane. Wszystko to dzięki możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów. Czym jest portal pracowniczy i kiosk w firmie produkcyjnej? Jak wprowadzać innowacje?

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawcy zwracają się z pytaniami dotyczącymi orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. Zastanawiają się, na jakiej podstawie prawnej mają je przetwarzać oraz gdzie przechowywać.

Pracownik ma nadpłacone wynagrodzenie. Przebywał przez kilka dni w miesiącu na urlopie bezpłatnym, a otrzymał za ten miesiąc pełne wynagrodzenie. Czy na potrącenie nadwyżki wynagrodzenia potrzebna jest pisemna zgoda pracownika?

Zwalniamy pracownika. Obecne przepisy nakazują przekazanie mu informacji o okresie przechowywania dokumentacji. Czy taka informacja, wystawiana z chwilą ustania zatrudnienia, może być przekazana pracownikowi drogą mailową? Czy powinna być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym? - pyta Czytelniczka z Torunia.

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. Co po zmianach przepisów powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej? Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji? Odpowiedzi na te pytania, znajdziesz w niniejszym poradniku.

ZUS przypomina o terminie na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Przedsiębiorcy mają na to czas tylko do końca grudnia 2018 r. Za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca może zapłacić karę do 100 tys. zł.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczyna kampanię informacyjną o nowych zasadach przekazywania danych ubezpieczonych do ZUS, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych.

Ustawa Kodeks pracy jest aktualnie jednym z częściej aktualizowanych aktów prawnych. Tylko w 2018 roku zmiany w tym akcie prawnym były wprowadzane aż 6 razy. Nowelizacja przepisów, która na pewno będzie obowiązywała od 1 stycznia 2019 została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat (obecnie 50 lat). Nowe przepisy będą obowiązywały tylko w stosunku do nowych pracowników.

Od 1 stycznia 2019 r. nowe przepisy pozwolą pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, a nie jak dotychczas przez 50 lat. Pracodawca sam przekaże do ZUS informację o zatrudnieniu, która będzie stanowić podstawę do wyliczenia świadczeń emerytalno-rentowych.

Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Ponadto dokumentacja osobowa i płacowa będzie mogła być prowadzona w postaci elektronicznej. Według szacunków, zredukuje to koszty firmy nawet o 200 tys. zł rocznie. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.

Od początku 2019 r. na pracodawców czekają istotne zmiany dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Kolejną ważną zmianą jest możliwość prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w postaci elektronicznej. Ponadto okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiany mają obowiązywać od 2019 roku.

Umieszczenie w aktach osobowych wszystkich dokumentów z czasu pracy - takie zmiany przewidziano w projekcie nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że akta osobowe będą składały się z czterech części, a nie jak obecnie z trzech części.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat - to zmiany, które mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku.

Rząd chce ograniczyć liczbę dokumentów związanych z zatrudnieniem, które należy przechowywać przez 50 lat. Według nowych rozwiązań akta osobowe mają być przechowywane przez 10 lat. Celem projektu jest zmniejszenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi tzw. pasek wynagrodzeń oraz imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA)?

Od 1 stycznia 2017 r. zleceniodawcy i usługobiorcy obowiązani są do przechowywania dokumentów określających sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Dokumenty te powinny być przechowywane przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Do kiedy należy złożyć roczny PIT-40, PIT-11, PIT-4R, PIT-8C za 2016 rok? Terminy przesyłania dokumentów zależą od formy przesłania dokumentów - papierowej lub elektronicznej.

Od 1 czerwca 2017 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej. Zgodnie ze zmianami, pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila. Czy wymagany będzie podpis elektroniczny?

Przewidziane są zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej dla umów o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju stanowi realizację rządowego pakietu „100 zmian dla firm”. Nowe regulacje powinny wejść w życie w 2017 r.

Pracodawca będzie mógł zawrzeć i rozwiązać umowę za pośrednictwem e-maila - wynika ze zmian, które mają na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej. Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Przewiduje się, że zmiany wejdą w życie w 2017 r.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat - przewiduje projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt trafił do konsultacji społecznych.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wydaje się na wniosek pracownika i wskazanym przez niego celu, np. przedłożenia określonej instytucji – w banku, sklepie, itp. Przedstawiamy wzór takiego zaświadczenia.

Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z przesłania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 - wynika z projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie w 2018 roku. Kogo obejmie zwolnienie?

Resort rozwoju zapowiedział złagodzenie przepisów prawa pracy wobec małych firm, m.in. ma zostać podniesiony próg pracowników, od którego zależy obowiązek tworzenia ZFŚS, regulaminu wynagradzania czy regulaminu pracy. Ponadto w planach jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych.

O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w 2016 r., decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego na 30 listopada poprzedniego roku, czyli 2015 r. Jeśli 30 listopada płatnik ma zgłoszonych do ubezpieczenia więcej niż 20 osób, w kolejnym roku będzie miał prawo wypłaty zasiłków. W innym przypadku wypłaci je ZUS.

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

Płatnicy składek mają obowiązek sporządzenia zaświadczenia o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015 i złożenia go do ZUS w terminie do 1 czerwca 2015 r. Jak prawidłowo sporządzić zaświadczenie o przychodzie wskazanych osób?

Najprawdopodobniej jeszcze w tej kadencji parlamentu dojdą do skutku bardzo ważne zmiany w Kodeksie pracy. Najistotniejsza modyfikacja dotyczy zasad zawierania umów o prace na czas określony.

Zaświadczenie o przychodzie dla osób uprawnionych do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego pracodawca ma obowiązek wystawić do dnia 1 czerwca 2015 r. Obowiązek rozliczenia przychodu powstaje po zakończeniu roku rozliczeniowego, który przypada na 31 maja.

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki popierany jest przez pracodawców. Postulują oni jednak o elektronizację dokumentacji pracowniczej.

Projekt skrócenia i elektronicznej archiwizacji dokumentów pracowniczych został pozytywnie oceniony przez pracodawców. Jakie okresy przechowywania dokumentów przewiduje nowa regulacja?

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych pracowników mają na celu odciążenie pracodawców. Projekt zmian wprowadza trzy minimalne okresy przechowywania dokumentów. Jakie?

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Przepisy polskiego prawa nie przewidują obowiązku tworzenia listy płac. Okazuje się jednak, że sporządzanie i korekta listy płac są konieczne chociażby ze względu na niezbędność prawidłowego ustalenia zobowiązań składkowo-podatkowych.

Zlecenia przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy dokonuje pracownik na piśmie z podaniem daty, od której dochody mają zostać przelewane na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Koniecznie podaje się w tym dokumencie numer konta bankowego.

Płatnicy mają czas do końca lutego 2014 r. na przekazanie pracownikom PIT-11 i PIT-40 (w przypadku dokonywania rozliczeń podatku za te osoby). W informacji oraz w rozliczeniu rocznym po raz pierwszy należy odrębnie wykazać wysokość przychodów z praw autorskich i zastosowane do nich koszty uzyskania, które w 2013 r. nie mogły przekroczyć 42 764 zł.

Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej.

Dokumentacja płacowa, Przechowywanie dokumentów

Automatyzacja list płac: jak podzielić ten proces na etapy, by ograniczyć ryzyko i błędy

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Wypłata części wynagrodzenia w gotówce

Audyt wynagrodzeń - jakie przynosi korzyści?

Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Kadry i płace bez wychodzenia z domu

Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika

Czy potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia wymaga pisemnej zgody pracownika?

Czy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można przesłać mailem

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach

Wpis do rejestru przechowawców akt pracowniczych do 31 grudnia 2018 r.

Nowe zasady przekazywania danych ubezpieczonych do ZUS od 1 stycznia 2019 r.

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Ważne zmiany w Kodeksie pracy w 2019 roku

Dokumentacja pracownicza od 2019 r. - nowe obowiązki pracodawcy

Akta pracownicze po nowemu od 1 stycznia 2019 r.

Duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r.

Ważne zmiany dla pracodawców w 2019 r.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Duże zmiany w aktach osobowych

Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 10 lat

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Wydawanie pasków wynagrodzeń i imiennych raportów miesięcznych

Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących czasu realizacji zlecenia lub świadczenia usługi

Terminy składania PIT 2016

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od czerwca 2017 r.

Umowa o pracę, świadectwo pracy w formie elektronicznej - zmiany w 2017 r.

Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę w formie elektronicznej - zmiany 2017

Okres przechowywania akt pracowniczych będzie skrócony z 50 do 10 lat

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu - wzór

Zwolnienie pracodawców z Rp-7 - zmiany w 2018 r.

Złagodzenie przepisów prawa pracy dla małych firm

Ustalenie płatnika składek na 2016 r.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Zaświadczenie o przychodzie osób na zasiłku/świadczeniu przedemerytalnym za okres 2014/2015

Bardzo ważne zmiany w Kodeksie pracy

Zaświadczenie o przychodzie dla uprawnionych do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Krótsza i elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych pracowników

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Sporządzanie i korekta listy płac

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

PIT-11/PIT-40 a przychody z praw autorskich za 2013 r.

Dokumentacja pracownicza- forma elektroniczna?