Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Ustawa wprowadza możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należałaby do pracodawcy. W praktyce większość firm, zwłaszcza dużych i tak stosuje formę cyfrową, ale na wypadek kontroli PIP musi mieć też wszystkie dokumenty w papierze. Ich brak stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i grozi grzywną w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Trzeba jednak zaznaczyć, że zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Autopromocja

Przepisy przewidują wyeliminowanie absurdu prawnego, jakim jest obowiązek półwiecznej archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz płacowej. Okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Tak jak jest to w Finlandii i Niemczech, choć np. w Danii okres ten jest jeszcze krótszy i wynosi 5 lat. Racjonalizacja tego obowiązku zmniejszy koszty, jakie dotychczas ponosili pracodawcy archiwizując dokumentację samodzielnie bądź zlecając to specjalistycznemu podmiotowi. Warto wspomnieć, że koszty administracyjne prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych resort rozwoju, czyli autor projektu, szacuje na ok. 130 mln zł. Co ważne, zgodnie z nową regulacją, pracodawca, aby skorzystać z możliwości krótszej archiwizacji będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Zgodnie z nowymi przepisami preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa (przelew). Utrzymana zostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika na jego wniosek. Jak wynika z uzasadnienia projektu wprowadzenie tego rozwiązania, przyczyni się do ograniczenia szarej strefy, poprawy sytuacji konkurencyjnej uczciwych podmiotów oraz do zwiększenia dochodów sektora finansów publicznych. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Autopromocja

Wypadki przy pracy. Procedury i świadczenia

Sprawdź

Procedowany w Sejmie projekt stanowi kolejny element działań deregulacyjnych rządu. Został on przygotowany w ramach tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Pracodawcy długo na niego czekali i teraz mogą liczyć na jego uchwalenie. Same zmiany wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2019 r. Nie bez znaczenia będą jednak akty wykonawcze do tej ustawy, za które odpowiada resort rodziny. Oby te projekty nie wypaczały celu ustawy i stanowiły kontynuację dobrych rozwiązań deregulacyjnych.

Autor: Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź