Kategorie

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.
www.shutterstock.com
Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w postaci elektronicznej. Ponadto okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiany mają obowiązywać od 2019 roku.

Ustawa wprowadza możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należałaby do pracodawcy. W praktyce większość firm, zwłaszcza dużych i tak stosuje formę cyfrową, ale na wypadek kontroli PIP musi mieć też wszystkie dokumenty w papierze. Ich brak stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i grozi grzywną w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Trzeba jednak zaznaczyć, że zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Reklama

Przepisy przewidują wyeliminowanie absurdu prawnego, jakim jest obowiązek półwiecznej archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz płacowej. Okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Tak jak jest to w Finlandii i Niemczech, choć np. w Danii okres ten jest jeszcze krótszy i wynosi 5 lat. Racjonalizacja tego obowiązku zmniejszy koszty, jakie dotychczas ponosili pracodawcy archiwizując dokumentację samodzielnie bądź zlecając to specjalistycznemu podmiotowi. Warto wspomnieć, że koszty administracyjne prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych resort rozwoju, czyli autor projektu, szacuje na ok. 130 mln zł. Co ważne, zgodnie z nową regulacją, pracodawca, aby skorzystać z możliwości krótszej archiwizacji będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Zgodnie z nowymi przepisami preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa (przelew). Utrzymana zostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika na jego wniosek. Jak wynika z uzasadnienia projektu wprowadzenie tego rozwiązania, przyczyni się do ograniczenia szarej strefy, poprawy sytuacji konkurencyjnej uczciwych podmiotów oraz do zwiększenia dochodów sektora finansów publicznych. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Procedowany w Sejmie projekt stanowi kolejny element działań deregulacyjnych rządu. Został on przygotowany w ramach tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Pracodawcy długo na niego czekali i teraz mogą liczyć na jego uchwalenie. Same zmiany wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2019 r. Nie bez znaczenia będą jednak akty wykonawcze do tej ustawy, za które odpowiada resort rodziny. Oby te projekty nie wypaczały celu ustawy i stanowiły kontynuację dobrych rozwiązań deregulacyjnych.

Autor: Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Pracodawcy RP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.