Elektroniczna dokumentacja pracownicza od czerwca 2017 r.

Zobacz zmiany -> Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a także przechowywanie dokumentacji. Tak stanowi art. 94 Kodeksu pracy.

W przypadku braku realizacji tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Obecnie dokumentacja pracownicza prowadzona jest w formie papierowej. Przewidziane są jednak zmiany pozwalające na stosowanie formy elektronicznej. Zgodnie z projektowanymi zmianami w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, umowę o pracę będzie można zawrzeć w formie elektronicznej oraz tak jak do tej pory – w formie pisemnej.

Polecamy produkt: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Nowy artykuł  w art. 29 § 2 Kodeksu pracy ma brzmieć: „Umowę o pracę zawiera się w formie pisemnej albo elektronicznej. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej albo elektronicznej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi”

W tym samym trybie będzie można ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wypowiedzenia.

Ponadto w formie elektronicznej będzie można złożyć m.in. wniosek o urlop ojcowski, urlop rodzicielski, urlop macierzyński. Również pracodawca będzie mógł zawiadomić pracownika w tej formie o zastosowanej karze.

Proponowane rozwiązania doprecyzowują obecne przepisy, że przekazywanie informacji w formie pisemnej oznacza zarówno przekazywanie informacji w postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej.

Wymagany podpis elektroniczny?

Pracodawca, który będzie tworzył dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w formie elektronicznej, będzie musiał dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 78¹  ustawy  z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny. Do takich dokumentów można zaliczyć umowę o pracę czy wypowiedzenie. Oznacza to, że dokumenty, które mają istotny wpływ na przebieg zatrudnienia, będą wymagały dla ważności użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty, które zawierają informacje dla pracownika, będą mogły zostać przekazane w postaci elektronicznej, jednakże bez wymogu opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Według ustawodawcy elektronizacja dokumentacji pracowniczej wpłynie na przyspieszenie procesu opracowania dokumentów, poprawę jakości dokumentacji a także redukcję kosztów przechowywania.

Skrócenie przechowywania akt

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zawarto również zapis o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat.

Ustawa ma wejść w życie z dniem 1 czerwca 2017 r.

Podstawa prawna:

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Sprawdź: Wskaźniki i stawki