Czy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można przesłać mailem

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej może być przekazana pracownikowi m.in. drogą mailową i nie jest wymagany bezpieczny podpis elektroniczny.

Informacja pracodawcy o okresie przechowywania dokumentacji może być przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. O ile przekazanie informacji na piśmie jest dość oczywiste, to zastosowanie postaci elektronicznej nasuwa pewne wątpliwości. Należy zwrócić uwagę, że postać elektroniczna to nie to samo co forma elektroniczna. Przepisy Kodeksu pracy posługują się w tym zakresie pojęciem postaci pisemnej lub elektronicznej dokumentów, a nie formy pisemnej lub elektronicznej. Forma elektroniczna występuje np. w ustawie - Kodeks cywilny (dalej k.c.). Zastosowanie formy elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ k.c.).

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Do tworzenia dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej nie jest natomiast wymagany bezpieczny podpis elektroniczny. Taki podpis będzie konieczny tylko w niektórych sytuacjach, np. w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o przejściu z papierowej wersji dokumentacji pracowniczej na elektroniczną.

Podpis elektroniczny nie jest konieczny do tworzenia dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej.

Wydanie pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej może mieć dowolną postać, która nie wymaga zastosowania szczególnych warunków wynikających z pisemnej albo elektronicznej formy. Informacja może być zatem przekazana np. drogą mailową.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej obowiązek przekazania informacji o okresie przechowywania dokumentacji ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 94⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730),

• art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 80).