Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązki te wynikają z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeksu pracy. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków, pracodawca podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, obejmuje zarówno dokumentację osobową - akta osobowe oraz dokumentację płacową - dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie ulegną przepisy Kodeksu pracy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

10 i 50 lat

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Od 1 stycznia 2019 roku ma się to zmienić i pracodawca będzie mógł zastosować skrócony 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczyć to będzie wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., dokumenty będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat. Okres ten liczony będzie od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, okres przechowywania ich dokumentacji pracowniczej i akt osobowych zawsze będzie wynosił 50 lat.

Akta pracownicze w formie elektronicznej

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. 

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony o możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.