REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Marta Borysiuk
Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019/fot. Shutterstock
Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązki te wynikają z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeksu pracy. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków, pracodawca podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Autopromocja

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, obejmuje zarówno dokumentację osobową - akta osobowe oraz dokumentację płacową - dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie ulegną przepisy Kodeksu pracy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

10 i 50 lat

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 stycznia 2019 roku ma się to zmienić i pracodawca będzie mógł zastosować skrócony 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczyć to będzie wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., dokumenty będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat. Okres ten liczony będzie od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, okres przechowywania ich dokumentacji pracowniczej i akt osobowych zawsze będzie wynosił 50 lat.

Akta pracownicze w formie elektronicznej

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. 

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony o możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.


Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Natomiast w przypadku zmiany formy z elektronicznej na papierową, pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk i opatrzeć go:

- podpisem pracodawcy lub

- osoby przez niego upoważnionej.

Autopromocja

Obowiązki przy zmianie formy prowadzenia dokumentacji

W wyniku zmian, pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Ponadto będzie miał obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W projektowanym art. 949 § 3 Kodeksu pracy określony został krąg osób, które mogą odebrać dokumentację pracowniczą w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Będą mogły to zrobić:

- małżonek (wdowa, wdowiec),

- rodzice (ojczym, macocha),

- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

Uprawnione osoby nie będą musiały spełnić żadnych dodatkowych warunków w celu otrzymania dokumentacji pracowniczej albo jej kopii. W przypadku, gdy pracownik lub członek rodziny nie odbierze dokumentacji, pracodawca może ją zniszczyć (będzie mógł to zrobić fakultatywnie).

Ponowne zawarcie umowy z pracownikiem a prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Co w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem i pracodawcą?

Jeżeli były pracownik i pracodawca nawiążą ponowną umowę o pracę w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, wówczas pracodawca nie będzie musiał tworzyć nowej dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu pracownik nie będzie musiał przedkładać ponownie dokumentów związanych z jego zatrudnieniem. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji będzie liczony od ustania stosunku pracy, który najpóźniej wygasł lub rozwiązał się. Pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Jeżeli pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem po tym okresie, to jego obowiązkiem będzie przygotować nową dokumentację.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,

- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dane osobowe pracownika. Czy pracodawca może pytać o poglądy polityczne

    Dane osobowe pracownika podlegają ochronie na podstawie przepisów krajowego Kodeksu pracy oraz unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO). Przepisy określają wyraźnie, jakie informacje kandydat do pracy lub pracownik ma obowiązek przekazać pracodawcy. Określają także zakres pytań, jakie pracodawca ma prawo zadawać pracownikowi. Jednym z nich jest pytanie o to poglądy polityczne pracownika. Co pracownik powinien na nie odpowiedzieć? Podpowiadamy.

    KRUS: Zmniejszenie świadczeń emerytalno-rentowych od 5036,50 zł przychodu, zawieszenie – od 9353,50 zł przychodu. Nowe kwoty obowiązują od 1 grudnia 2023 r.

    Kwoty miesięcznego przychodu powodujące zmniejszenie lub zawieszenie świadczeń emerytalno-rentowych wynoszą od 1 grudnia 2023 r. odpowiednio 5 036,50 zł i 9 353,50 zł. Taką informację podała Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

    Nie każde nienależne świadczenie z ZUS podlega obowiązkowi zwrotu. Kluczowe są pouczenia

    W dziedzinie ubezpieczeń społecznych należy odróżnić "świadczenie nienależne" od "świadczenia nienależnie pobranego", a więc pobranego przez osobę, której przypisać można określone cechy dotyczące stanu jej świadomości co do zasadności pobierania świadczenia, w tym w szczególności działanie w złej wierze, z premedytacją - wyjaśnił Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 9 marca 2023 r.

    KRUS: Miesięczna składka na ubezpieczenie w I kwartale 2024 r. wyniesie 60 zł, składka emerytalno-rentowa – 143 zł

    Miesięczna składka na rolnicze ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie w I kwartale 2024 r. będzie wynosić 60 zł. Podstawowa składka na ubezpieczenie emerytalno-rentowe wyniesie w tym okresie 143 zł miesięcznie. Taką decyzję podjęła Rada Ubezpieczenia Społecznego Rolników.

    REKLAMA

    Hulajnoga elektryczna w zakładzie pracy a BHP

    Hulajnoga elektryczna w zakładzie pracy a przestrzeganie przepisów i zasad bezpiecznej oraz higienicznej pracy - to duże wyzwanie dla pracodawców. Ogromna popularność hulajnóg elektrycznych ostatnich lat przełożyła się na chęć implementacji tego środka transportu również w przedsiębiorstwach. Są proste w obsłudze, a co najważniejsze znacznie skracają czas przemieszczania się, w szczególności w dużych halach produkcyjnych czy logistycznych. Natomiast, mając na uwadze zarówno bezpieczeństwo samych pracowników, jak i ewentualne zagrożenia wynikające z użytkowania hulajnogi w obiekcie zamkniętym, przekazanie sprzętu powinno poprzedzić opracowanie i wdrożenie wytycznych opartych na aktualnie obowiązujących przepisach. 

    Prawie 15140 tys. osób pracowało w Polsce. GUS podał dane za czerwiec 2023

    Na ostatni dzień czerwca 2023 r. w gospodarce narodowej było 15139,4 tys. pracujących – takie dane przekazał Główny Urząd Statystyczny. Średnia wieku pracujących wyniosła 42,6 roku, mediana wieku – 42,0 lata.  Średnia wieku i mediana wieku pracujących w gospodarce narodowej były podobne dla kobiet i mężczyzn.

    Okres ochronny po macierzyńskim

    Czy jest okres ochronny po macierzyńskim? Czy po powrocie z macierzyńskiego pracodawca może zwolnić pracownicę? Jak zapewnić sobie ochronę przed zwolnieniem?

    Nowoczesne wyzwania w zarządzaniu zasobami ludzkimi: Perspektywa firmy średniej wielkości

    Współczesne przedsiębiorstwa średniej wielkości stanowią kluczowy element gospodarki, odgrywając istotną rolę w tworzeniu miejsc pracy i wpływając na rozwój lokalnych społeczności. Jednakże, w miarę jak otoczenie biznesowe staje się coraz bardziej dynamiczne, firmy tego segmentu rynku napotykają na szereg wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. 

    REKLAMA

    Indywidualizacja nagród i świadczeń: Klucz do motywacji pracowników

    W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga nowatorskich strategii motywacyjnych. Jednym z kluczowych elementów, które zyskują na znaczeniu, jest indywidualizacja nagród i świadczeń. 

    Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2024 r. Jak obliczyć wysokość wynagrodzenia pracownika?

    1 stycznia 2024 r. zmieni się nie tylko wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmianie ulegnie także sposób obliczania wysokości wynagrodzenia pracownika w celu porównania z wysokością minimalnego wynagrodzenia. Od tego dnia do wysokości wynagrodzenia pracownika nie będzie można wliczyć dodatku za szczególne warunki pracy.

    REKLAMA