REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Borysiuk
Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019/fot. Shutterstock
Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązki te wynikają z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeksu pracy. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków, pracodawca podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

REKLAMA

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, obejmuje zarówno dokumentację osobową - akta osobowe oraz dokumentację płacową - dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie ulegną przepisy Kodeksu pracy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

10 i 50 lat

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 stycznia 2019 roku ma się to zmienić i pracodawca będzie mógł zastosować skrócony 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczyć to będzie wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., dokumenty będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat. Okres ten liczony będzie od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, okres przechowywania ich dokumentacji pracowniczej i akt osobowych zawsze będzie wynosił 50 lat.

Akta pracownicze w formie elektronicznej

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. 

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony o możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.


Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Natomiast w przypadku zmiany formy z elektronicznej na papierową, pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk i opatrzeć go:

- podpisem pracodawcy lub

- osoby przez niego upoważnionej.

Obowiązki przy zmianie formy prowadzenia dokumentacji

W wyniku zmian, pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

Ponadto będzie miał obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W projektowanym art. 949 § 3 Kodeksu pracy określony został krąg osób, które mogą odebrać dokumentację pracowniczą w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Będą mogły to zrobić:

- małżonek (wdowa, wdowiec),

- rodzice (ojczym, macocha),

- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

Uprawnione osoby nie będą musiały spełnić żadnych dodatkowych warunków w celu otrzymania dokumentacji pracowniczej albo jej kopii. W przypadku, gdy pracownik lub członek rodziny nie odbierze dokumentacji, pracodawca może ją zniszczyć (będzie mógł to zrobić fakultatywnie).

Ponowne zawarcie umowy z pracownikiem a prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Co w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem i pracodawcą?

Jeżeli były pracownik i pracodawca nawiążą ponowną umowę o pracę w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, wówczas pracodawca nie będzie musiał tworzyć nowej dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu pracownik nie będzie musiał przedkładać ponownie dokumentów związanych z jego zatrudnieniem. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji będzie liczony od ustania stosunku pracy, który najpóźniej wygasł lub rozwiązał się. Pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie już istniejącej dokumentacji pracowniczej do czasu upływu 10-letniego okresu przechowywania. Jeżeli pracodawca nawiąże ponowny stosunek pracy z tym samym pracownikiem po tym okresie, to jego obowiązkiem będzie przygotować nową dokumentację.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,

- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA