Krótsza i elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych

Wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów pracowniczych i znaczne skrócenie okresu ich przechowywania - proponuje Konfederacja Lewiatan, oceniając projekt nowelizacji kodeksu pracy.

Projekt, który trafił do konsultacji, ma ograniczyć koszty ponoszone przez pracodawców z tytułu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązywać mają nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych. Mają być więc trzy okresy:

• okres zatrudnienia (określany jako „0 lat", tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy),
• pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy)
• 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia (dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych).

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

- Naszym zdaniem zmiany są niewystarczające. Pracodawcy od dawna oczekują na wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów Stąd postulujemy, aby nie przeprowadzać nieznaczących zmian legislacyjnych tylko wdrożyć systemowe rozwiązania, które pozwolą na alternatywne przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej. Przyczynią się one do zmniejszenia kosztów administracyjnych pracodawców, czego konsekwencją będzie zwiększenie inwestycji - mówi dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Aktualnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców wymóg przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Dotyczy to wszelkich dokumentów zgromadzonych zarówno w procesie rekrutacji, podczas trwania stosunku pracy, jak i wydanych w związku z zakończeniem zatrudnienia. Wywiązanie się z tego obowiązku jest nie tylko trudne do zrealizowania, ale też bardzo kosztowne dla pracodawców. Duża rotacja zatrudnienia powoduje, że z każdym rokiem przybywa archiwizowanych akt osobowych.

Zadaj pytanie na FORUM

- Pracodawcy nie są zainteresowani pięcioletnim okresem przechowywania dokumentacji, gdyż musieliby dodatkowo angażować służby kadrowe do dokonywania weryfikacji akt dla każdego pracownika, co jest zbyt czasochłonne i mało efektywne. Tego rodzaju działania jedynie zmniejszą zawartość teczek osobowych, co pozostaje bez wpływu na ogólny koszt ich przetrzymywania - dodaje Grażyna Spytek-Bandurska.

Obecnie istnieje obowiązek przechowywania teczki osobowej z pełną dokumentacją pracownika przez okres 50 lat, pomimo że część tej dokumentacji nie jest przydatna. Lewiatan proponuje, aby ten okres znacząco skrócić.

W projekcie przewiduje się też możliwość zniszczenia dokumentacji z akt osobowych po śmierci pracownika, pod warunkiem uzyskania przez pracodawcę od organu rentowego informacji o przyznaniu renty rodzinnej po zmarłym. Ta propozycja zasługuje na poparcie, jednak powinna obejmować szerszy zakres i dotyczyć również pracowników, którzy mają ustalone prawo do świadczenia emerytalnego.

Kontrola PIP w 2015 r. - jakie dokumenty należy przygotować?