REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również:

REKLAMA

REKLAMA

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Ad. 1

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzą:

Wyszczególnienie

REKLAMA

Co powinno być zawarte?

EWIDENCJA CZASU PRACY

  1. liczba przepracowanych godzin
  2. godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
  3. liczba godzin przepracowanych w porze nocnej
  4. liczba godzin nadliczbowych
  5. dni wolne od pracy, przy czym należy oznaczyć z jakiego tytułu dzień wolny został udzielony
  6. liczba godzin dyżuru
  7. godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  8. wskazanie miejsca pełnienia dyżuru
  9. rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
  10. rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności
  11. wymiar nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
  12. czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

WNIOSKI PRACOWNIKA

  1. udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
  2. ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy, w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art. 188 KP)
  3. ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 KP)
  4. stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP)
  5. stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP)
  6. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 KP)
  7. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu pracy,  w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 KP)

DOKUMENTY dotyczące czasu pracy 

  1. stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP)
  2. uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym  rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 KP)
  3. wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

ZGODY

  1. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  2. zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy)

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Ad. 2

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i jego wykorzystaniem to przede wszystkim wnioski urlopowe, ewentualne pisma pracodawcy przypominające o obowiązku wykorzystania urlopu zaległego, pisma związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę.

Ad. 3

Punkt trzeci dotyczy dokumentacji wynagrodzeń. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Ad. 4

Ostatnią grupę dokumentacji pracowniczej tworzy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Wymienione wyżej dokumenty również powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Co oznacza, że w przypadku przetwarzania tych dokumentów w formie papierowej należy:

  • każdemu pracownikowi założyć oddzielny segregator z imieniem i nazwiskiem, podzielić go na cztery kategorie wskazane na wstępie i kolejno dopinać w każdej z tych kategorii wpływające do kadr dokumenty, albo
  • założyć segregatory tematyczne (odpowiadające kategoriom wskazanym na wstępie), a w nich gromadzić dokumenty oddzielnie dla każdego pracownika (każda osoba oddzielona przekładką).

W praktyce często część z wymienionych wyżej dokumentów jest prowadzona w formie papierowej, a część w elektronicznej. Taka forma jest dopuszczalna i na pewno do tej tematyki jeszcze wrócimy.

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawiwe dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

PIP zmieniła 3200 umów cywilnych na etaty. Po wejściu w życie nowych przepisów będzie ich dużo więcej

Będą nowe przepisy o PIP. Przewidują wyższe kary, więcej uprawnień inspektorów, kontrole zdalne. Najbardziej rewolucyjna zmian to możliwość wydawania przez inspektorów decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w etaty z natychmiastowym skutkiem – bez czekania na rozstrzygnięcie sądu.

3 miesiąc ciąży a umowa o pracę. Co mówią przepisy?

Jestem w 3 miesiącu ciąży. Z końcem września 2025 r. upływa termin, na jaki podpisałam umowę z moim pracodawcą. Czy pracodawca musi przedłużyć umowę? Jakie prawa mi przysługują?

REKLAMA

Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Nieobecność w pracy należy usprawiedliwić. W przeciwnym razie nieusprawiedliwione nieobecności w pracy mogą skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Kiedy i w jaki sposób informuje się pracodawcę o nieobecności? Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Co oznacza kod niepełnosprawności 03-L w 2025 roku?

Symbol przyczyny niepełnosprawności 03-L w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności oznacza zaburzenia głosu, mowy i choroby słuchu. Czy pracownicy z takim orzeczeniem mają prawo do wyższego dofinansowania z PFRON? Jakie zasiłki, świadczenia i ulgi można uzyskać w 2025 roku?

Krótszy tydzień pracy zaczyna się w głowie, nie w kalendarzu. Czy 4-dniowy tydzień pracy ma sens?

Czy wprowadzenie nowych przepisów skracających czas pracy w postaci 4-dniowego tygodnia pracy ma sens? Co trzeba zrobić w firmie, aby wprowadzenie tych rewolucyjnych zmian było skuteczne? W przeciwnym razie może tylko nasilać problem wypalenia zawodowego.

Zmiany w Kodeksie pracy 2026 - co zaliczamy do stażu pracy?

Sejm przyjął projekt zmiany Kodeksu pracy w 2026 roku. Ustawa wprowadza rewolucyjne zmiany w naliczaniu stażu pracy. Jak obecnie liczymy staż pracy? Kto skorzysta na nowych przepisach? Teraz zajmą się nimi senatorowie.

REKLAMA

O ile wzrosną składki ZUS kierowców międzynarodowych w 2026 roku? Przewoźnicy na pewno zapłacą więcej

Pod koniec sierpnia 2025 r. rząd przyjął projekt ustawy budżetowej na 2026 rok. Jednym z elementów dokumentu jest ustalenie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W przyszłym roku stawka ta wzrośnie o 747 zł, czyli do 9420 zł. Ta kwota ma ogromne znaczenie dla branży transportowej, bo to właśnie od niej naliczane są najczęściej składki ZUS kierowców w transporcie międzynarodowym.

Minimalne wynagrodzenie 2026 zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw 15 września 2025 r. Ile wyniesie brutto od 1 stycznia?

Dnia 15 września 2025 r. rozporządzenie o minimalnym wynagrodzeniu w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Rada ministrów jest zobligowana do ustalenia wysokości minimalnej krajowej na 2026 r. do 15 września każdego roku. Ile wynosi nowa kwota?

REKLAMA