REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również:

REKLAMA

Autopromocja
  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Ad. 1

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzą:

Wyszczególnienie

Co powinno być zawarte?

EWIDENCJA CZASU PRACY

  1. liczba przepracowanych godzin
  2. godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
  3. liczba godzin przepracowanych w porze nocnej
  4. liczba godzin nadliczbowych
  5. dni wolne od pracy, przy czym należy oznaczyć z jakiego tytułu dzień wolny został udzielony
  6. liczba godzin dyżuru
  7. godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  8. wskazanie miejsca pełnienia dyżuru
  9. rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
  10. rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności
  11. wymiar nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
  12. czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

WNIOSKI PRACOWNIKA

  1. udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
  2. ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy, w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art. 188 KP)
  3. ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 KP)
  4. stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP)
  5. stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP)
  6. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 KP)
  7. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu pracy,  w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 KP)

DOKUMENTY dotyczące czasu pracy 

  1. stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP)
  2. uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym  rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 KP)
  3. wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

ZGODY

  1. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  2. zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy)

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Ad. 2

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i jego wykorzystaniem to przede wszystkim wnioski urlopowe, ewentualne pisma pracodawcy przypominające o obowiązku wykorzystania urlopu zaległego, pisma związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę.

Ad. 3

Punkt trzeci dotyczy dokumentacji wynagrodzeń. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Ad. 4

Ostatnią grupę dokumentacji pracowniczej tworzy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Wymienione wyżej dokumenty również powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Co oznacza, że w przypadku przetwarzania tych dokumentów w formie papierowej należy:

  • każdemu pracownikowi założyć oddzielny segregator z imieniem i nazwiskiem, podzielić go na cztery kategorie wskazane na wstępie i kolejno dopinać w każdej z tych kategorii wpływające do kadr dokumenty, albo
  • założyć segregatory tematyczne (odpowiadające kategoriom wskazanym na wstępie), a w nich gromadzić dokumenty oddzielnie dla każdego pracownika (każda osoba oddzielona przekładką).

W praktyce często część z wymienionych wyżej dokumentów jest prowadzona w formie papierowej, a część w elektronicznej. Taka forma jest dopuszczalna i na pewno do tej tematyki jeszcze wrócimy.

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawiwe dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA