Strona główna » Kadry » Kadry dla początkujących » Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

10 czerwca 2019, 14:21

Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock

fot.Shutterstock

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

Ad. 1

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzą:

Wyszczególnienie	Co powinno być zawarte?
EWIDENCJA CZASU PRACY	liczba przepracowanych godzin godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy liczba godzin przepracowanych w porze nocnej liczba godzin nadliczbowych dni wolne od pracy, przy czym należy oznaczyć z jakiego tytułu dzień wolny został udzielony liczba godzin dyżuru godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru wskazanie miejsca pełnienia dyżuru rodzaj i wymiar zwolnień od pracy rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności wymiar nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego
WNIOSKI PRACOWNIKA	udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy, w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art. 188 KP) ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 KP) stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP) stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP) stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 KP) stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu pracy, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 KP)
DOKUMENTY dotyczące czasu pracy	stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP) uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ KP) wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
ZGODY	zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy), zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy)

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Ad. 2

Dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i jego wykorzystaniem to przede wszystkim wnioski urlopowe, ewentualne pisma pracodawcy przypominające o obowiązku wykorzystania urlopu zaległego, pisma związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę.

Ad. 3

Punkt trzeci dotyczy dokumentacji wynagrodzeń. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Ad. 4

Ostatnią grupę dokumentacji pracowniczej tworzy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Wymienione wyżej dokumenty również powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Co oznacza, że w przypadku przetwarzania tych dokumentów w formie papierowej należy:

każdemu pracownikowi założyć oddzielny segregator z imieniem i nazwiskiem, podzielić go na cztery kategorie wskazane na wstępie i kolejno dopinać w każdej z tych kategorii wpływające do kadr dokumenty, albo
założyć segregatory tematyczne (odpowiadające kategoriom wskazanym na wstępie), a w nich gromadzić dokumenty oddzielnie dla każdego pracownika (każda osoba oddzielona przekładką).

W praktyce często część z wymienionych wyżej dokumentów jest prowadzona w formie papierowej, a część w elektronicznej. Taka forma jest dopuszczalna i na pewno do tej tematyki jeszcze wrócimy.

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawiwe dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369)

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie