REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. / fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak już wspomniałam w poprzednim artykule, akta osobowe, są tylko częścią dokumentacji pracowniczej, którą zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to m.in.: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również:

Autopromocja
  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Ad. 1

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzą:

Wyszczególnienie

Co powinno być zawarte?

EWIDENCJA CZASU PRACY

  1. liczba przepracowanych godzin
  2. godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
  3. liczba godzin przepracowanych w porze nocnej
  4. liczba godzin nadliczbowych
  5. dni wolne od pracy, przy czym należy oznaczyć z jakiego tytułu dzień wolny został udzielony
  6. liczba godzin dyżuru
  7. godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru
  8. wskazanie miejsca pełnienia dyżuru
  9. rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
  10. rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności
  11. wymiar nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
  12. czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

WNIOSKI PRACOWNIKA

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej
  1. udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
  2. ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy, w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art. 188 KP)
  3. ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 KP)
  4. stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP)
  5. stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 KP)
  6. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 KP)
  7. stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu pracy,  w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 KP)

DOKUMENTY dotyczące czasu pracy 

  1. stosowanie systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP)
  2. uzgodnienie z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym  rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 KP)
  3. wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy

ZGODY

  1. zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  2. zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy)

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Ad. 2

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i jego wykorzystaniem to przede wszystkim wnioski urlopowe, ewentualne pisma pracodawcy przypominające o obowiązku wykorzystania urlopu zaległego, pisma związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę.

Ad. 3

Punkt trzeci dotyczy dokumentacji wynagrodzeń. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Ad. 4

Ostatnią grupę dokumentacji pracowniczej tworzy karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Wymienione wyżej dokumenty również powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Co oznacza, że w przypadku przetwarzania tych dokumentów w formie papierowej należy:

Autopromocja
  • każdemu pracownikowi założyć oddzielny segregator z imieniem i nazwiskiem, podzielić go na cztery kategorie wskazane na wstępie i kolejno dopinać w każdej z tych kategorii wpływające do kadr dokumenty, albo
  • założyć segregatory tematyczne (odpowiadające kategoriom wskazanym na wstępie), a w nich gromadzić dokumenty oddzielnie dla każdego pracownika (każda osoba oddzielona przekładką).

W praktyce często część z wymienionych wyżej dokumentów jest prowadzona w formie papierowej, a część w elektronicznej. Taka forma jest dopuszczalna i na pewno do tej tematyki jeszcze wrócimy.

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawiwe dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska na drugim miejscu w UE z najniższym bezrobociem. Według Eurostatu stopa bezrobocia w październiku 2023 r. wyniosła 2,8 proc

    Październik 2023 r. był kolejnym dobrym miesiącem na rynku pracy w Polsce. Z danych Eurostatu wynika, że ze stopą bezrobocia równą 2,8 proc. znajdujemy się w czołówce państw z najniższym wskaźnikiem bezrobocia w Unii Europejskiej. Nadal wypadamy znacznie lepiej niż średnia unijna wynosząca 6 proc.

    Szkolenia dla bezrobotnych. Można dostać nawet 21584 zł dofinansowania

    Chcesz otrzymać środki na szkolenie indywidualne? Sprawdź, co należy zrobić, aby urząd pracy zrefundował koszty szkolenia! 

    Premia świąteczna w tym roku zaskoczy pracowników? Pracodawcy planują wręczyć nawet ponad 500 zł

    W tym roku pracodawcy nie będą oszczędzać na premiach świątecznych? Ponad 500 zł premii chce wypłacić swojemu pracownikowi w tym roku 30 proc. firm. Dodatkowo prawie połowa pracodawców będzie organizować firmowe wigilie. 

    Benefity świąteczne 2024 – przedsiębiorcy będą najbardziej hojni od lat

    Rekordowo dużo firm planuje świąteczne premie dla pracowników. Deklaruje tak ponad połowa pracodawców (51 proc.). Wzrost liczby przedsiębiorców, którzy w tym okresie planują takie premie obserwujemy od 3 lat i może wiązać się to z inflacją i presją płacową. Od zakończenia pandemii rośnie też odsetek firm, które będą organizować spotkania wigilijne – takie wnioski płyną z badania, które wśród 1000 pracodawców przeprowadził Instytut Badawczy Randstad we współpracy z Gfk. 

    REKLAMA

    4 grudnia - Barbórka. Co z przyszłością górników?

    W dniu 4 grudnia obchodzona jest Barbórka, to ważne tradycyjne święto dla górników i innych osób wykonujących  zawody związane z poszukiwaniem paliw kopalnych. To święto przypada w dniu św. Barbary z Nikomedii, patronki trudnej pracy wykonywanej m.in. przez górników, marynarzy, architektów, kowali, kamieniarzy, dzwonników, kucharzy. Jaka jest przyszłość górników w związku z trwającym w Polsce procesem dekarbonizacji i przechodzenia na tzw. zieloną energię? Prezydent RP Andrzej Duda wziął udział w odbywającej się właśnie w Dubaju konferencji klimatycznej COP28.

    Legitymacja emeryta i rencisty w telefonie. Chcesz mieć plastikową legitymację w portfelu? Musisz złożyć wniosek

    Od początku 2023 roku emeryci i renciści mogą pobrać na swoje smartfony legitymację emeryta-rencisty w formie elektronicznej (mLegitymacja). Z tej możliwości skorzystało dotąd ponad 588 tys. osób. Legitymacja dostępna jest w telefonie dzięki bezpłatnej aplikacji mObywatel. Legitymacja ta potwierdza m.in. prawo do świadczeń zdrowotnych, czy ulg, np. ze zniżek na bilety komunikacyjne. Oczywiście można mieć również legitymację plastikową - ale trzeba w tym celu złożyć specjalny wniosek.

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia w 2024 r. Czy należy zmienić umowę o pracę?

    W przyszłym roku dwa razy zmieni się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4242 zł, a od 1 lipca 2024 r. do końca roku – 4300 zł. W związku z tym pracodawcy powinni sprawdzić wysokość pensji pracowników. Wynagrodzenie niższe od minimalnego może oznaczać konieczność zmiany umowy o pracę.

    Dodatek do wynagrodzenia za pracę w nocy. Obliczyliśmy, ile wynosi w poszczególnych miesiącach 2024 r.

    Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dodatek przysługuje za każdą godzinę pracy w nocy, niezależnie od innych należności.

    REKLAMA

    Odpis na zfśs w 2024 r. Czy podstawą naliczenia będzie przeciętne wynagrodzenie w 2023 r.?

    Odpis na zfśs od lat ustalany był w ustawach okołobudżetowych. Projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2024 nie reguluje tej kwestii. Jeśli to się nie zmieni, to pracodawcy ustalą wysokość odpisu według zasad określonych w ustawie o zfśs.

    Zwolnienie lekarskie na urlopie

    Co się dzieje, kiedy pracownik zachoruje w trakcie urlopu? Czy zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy? Jak choroba pracownika wpływa na urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy i bezpłatny?

    REKLAMA