Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych ułatwią działalność przedsiębiorcom, ale pracownikom mogą utrudnić dochodzenie roszczeń.

Rząd chce ograniczyć liczbę dokumentów związanych z zatrudnieniem, które należy przechowywać przez 50 lat. Tak długi czas po ustaniu zatrudnienia trzeba będzie przetrzymywać w praktyce jedynie akta dotyczące np. ubezpieczenia społecznego oraz rozwiązania umowy o pracę. Niektóre, jak np. kwestionariusz osobowy sporządzany przez kandydata do pracy, będą zachowane jedynie w okresie zatrudnienia. Pozostałe trzeba będzie przechowywać jeszcze przez pięć lat po ustaniu zatrudnienia.

Takie zmiany, zawarte w projekcie nowelizacji kodeksu pracy przygotowanym przez Ministerstwo Gospodarki, będą korzystne dla firm. Dziś na gromadzenie i magazynowanie akt pracowniczych wydają około 130 mln zł rocznie.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

– Mamy nadzieję, że kolejnym etapem zmian w tym zakresie będzie ograniczenie liczby dokumentów, jakie trzeba przechowywać, oraz umożliwienie ich archiwizowania w wersji elektronicznej. To wymóg wynikający z dzisiejszych technologii i struktur organizacyjnych, w jakich działają przedsiębiorstwa – uważa Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Podkreśla, że obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji przez 50 lat zniechęca np. inwestorów zagranicznych do zatrudniania w Polsce.

– Z kolei zbyt rozbudowana lista akt, jakie należy gromadzić, to spuścizna po poprzednim ustroju. Należałoby wprowadzić zasadę, że firma ma obowiązek zachowania danego dokumentu, jeśli jego przechowywanie ma jakiś rzeczywisty cel – dodaje.

Korzystne dla firm zmiany mogą jednak przysporzyć kłopotów pracownikom. Przede wszystkim tym, którzy wejdą w spór z pracodawcami i będą dochodzić swoich praw przed sądem. Mają na to trzy lata od momentu, gdy roszczenie stało się wymagalne (po upływie tego okresu przedawnia się ono).

Porozmawiaj o tym na FORUM

Dokumentacja pracownicza jest w takich przypadkach jednym z najcenniejszych źródeł informacji dla sądu. Po zmianach znaczną część takich akt pracodawca będzie mógł jednak zniszczyć bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia lub 5 lat po tym fakcie. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. Eksperci mają jednak więcej wątpliwości. Wskazują, że w praktyce będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona.