REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. / Fot. Fotolia
Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych ułatwią działalność przedsiębiorcom, ale pracownikom mogą utrudnić dochodzenie roszczeń.

REKLAMA

Autopromocja

Rząd chce ograniczyć liczbę dokumentów związanych z zatrudnieniem, które należy przechowywać przez 50 lat. Tak długi czas po ustaniu zatrudnienia trzeba będzie przetrzymywać w praktyce jedynie akta dotyczące np. ubezpieczenia społecznego oraz rozwiązania umowy o pracę. Niektóre, jak np. kwestionariusz osobowy sporządzany przez kandydata do pracy, będą zachowane jedynie w okresie zatrudnienia. Pozostałe trzeba będzie przechowywać jeszcze przez pięć lat po ustaniu zatrudnienia.

Takie zmiany, zawarte w projekcie nowelizacji kodeksu pracy przygotowanym przez Ministerstwo Gospodarki, będą korzystne dla firm. Dziś na gromadzenie i magazynowanie akt pracowniczych wydają około 130 mln zł rocznie.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

– Mamy nadzieję, że kolejnym etapem zmian w tym zakresie będzie ograniczenie liczby dokumentów, jakie trzeba przechowywać, oraz umożliwienie ich archiwizowania w wersji elektronicznej. To wymóg wynikający z dzisiejszych technologii i struktur organizacyjnych, w jakich działają przedsiębiorstwa – uważa Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podkreśla, że obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji przez 50 lat zniechęca np. inwestorów zagranicznych do zatrudniania w Polsce.

– Z kolei zbyt rozbudowana lista akt, jakie należy gromadzić, to spuścizna po poprzednim ustroju. Należałoby wprowadzić zasadę, że firma ma obowiązek zachowania danego dokumentu, jeśli jego przechowywanie ma jakiś rzeczywisty cel – dodaje.

Korzystne dla firm zmiany mogą jednak przysporzyć kłopotów pracownikom. Przede wszystkim tym, którzy wejdą w spór z pracodawcami i będą dochodzić swoich praw przed sądem. Mają na to trzy lata od momentu, gdy roszczenie stało się wymagalne (po upływie tego okresu przedawnia się ono).

Porozmawiaj o tym na FORUM

Dokumentacja pracownicza jest w takich przypadkach jednym z najcenniejszych źródeł informacji dla sądu. Po zmianach znaczną część takich akt pracodawca będzie mógł jednak zniszczyć bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia lub 5 lat po tym fakcie. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. Eksperci mają jednak więcej wątpliwości. Wskazują, że w praktyce będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona.

– Pod tym względem to ryzykowna zmiana. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy – tłumaczy Izabela Zawacka, radca prawny i wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Podkreśla, że podobne problemy mogą wystąpić np. w razie zawieszenia postępowania w danej sprawie pracowniczej, jeśli wynik zależy od zakończenia innego, toczącego się równolegle postępowania. – Utrudniona będzie też już praktyka polegająca na tym, że tylko jeden z wielu pracowników, któremu przysługują roszczenia, składa pozew do sądu, a od wyniku jego postępowania zależy to, czy z podobnymi sprawami wystąpią pozostali – dodaje Izabela Zawacka.

Problemem może być też sam czas trwania postępowań dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. W sądach rejonowych średnio trwają one 6–7 miesięcy, ale – według danych za 2014 r. – 683 takie sprawy trwały od 5 do 8 lat, a 182 – powyżej pięciu lat. Poza tym sąd sądowi nierówny. – W Warszawie na kolejny termin rozprawy w sprawie pracowniczej czeka się średnio 8–9 miesięcy – mówi Izabela Zawacka.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy w konsultacjach

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżki dla pracowników samorządowych. Czy nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego przysługują także za lipiec?

1 sierpnia 2024 r. wejdzie w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany mają celu uaktualnienie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy nowe stawki przysługują także za lipiec 2024 r.?

Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

REKLAMA

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

REKLAMA