Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych ułatwią działalność przedsiębiorcom, ale pracownikom mogą utrudnić dochodzenie roszczeń.

Rząd chce ograniczyć liczbę dokumentów związanych z zatrudnieniem, które należy przechowywać przez 50 lat. Tak długi czas po ustaniu zatrudnienia trzeba będzie przetrzymywać w praktyce jedynie akta dotyczące np. ubezpieczenia społecznego oraz rozwiązania umowy o pracę. Niektóre, jak np. kwestionariusz osobowy sporządzany przez kandydata do pracy, będą zachowane jedynie w okresie zatrudnienia. Pozostałe trzeba będzie przechowywać jeszcze przez pięć lat po ustaniu zatrudnienia.

Takie zmiany, zawarte w projekcie nowelizacji kodeksu pracy przygotowanym przez Ministerstwo Gospodarki, będą korzystne dla firm. Dziś na gromadzenie i magazynowanie akt pracowniczych wydają około 130 mln zł rocznie.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

– Mamy nadzieję, że kolejnym etapem zmian w tym zakresie będzie ograniczenie liczby dokumentów, jakie trzeba przechowywać, oraz umożliwienie ich archiwizowania w wersji elektronicznej. To wymóg wynikający z dzisiejszych technologii i struktur organizacyjnych, w jakich działają przedsiębiorstwa – uważa Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Podkreśla, że obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji przez 50 lat zniechęca np. inwestorów zagranicznych do zatrudniania w Polsce.

– Z kolei zbyt rozbudowana lista akt, jakie należy gromadzić, to spuścizna po poprzednim ustroju. Należałoby wprowadzić zasadę, że firma ma obowiązek zachowania danego dokumentu, jeśli jego przechowywanie ma jakiś rzeczywisty cel – dodaje.

Korzystne dla firm zmiany mogą jednak przysporzyć kłopotów pracownikom. Przede wszystkim tym, którzy wejdą w spór z pracodawcami i będą dochodzić swoich praw przed sądem. Mają na to trzy lata od momentu, gdy roszczenie stało się wymagalne (po upływie tego okresu przedawnia się ono).

Porozmawiaj o tym na FORUM

Dokumentacja pracownicza jest w takich przypadkach jednym z najcenniejszych źródeł informacji dla sądu. Po zmianach znaczną część takich akt pracodawca będzie mógł jednak zniszczyć bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia lub 5 lat po tym fakcie. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. Eksperci mają jednak więcej wątpliwości. Wskazują, że w praktyce będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona.

– Pod tym względem to ryzykowna zmiana. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy – tłumaczy Izabela Zawacka, radca prawny i wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Podkreśla, że podobne problemy mogą wystąpić np. w razie zawieszenia postępowania w danej sprawie pracowniczej, jeśli wynik zależy od zakończenia innego, toczącego się równolegle postępowania. – Utrudniona będzie też już praktyka polegająca na tym, że tylko jeden z wielu pracowników, któremu przysługują roszczenia, składa pozew do sądu, a od wyniku jego postępowania zależy to, czy z podobnymi sprawami wystąpią pozostali – dodaje Izabela Zawacka.

Problemem może być też sam czas trwania postępowań dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. W sądach rejonowych średnio trwają one 6–7 miesięcy, ale – według danych za 2014 r. – 683 takie sprawy trwały od 5 do 8 lat, a 182 – powyżej pięciu lat. Poza tym sąd sądowi nierówny. – W Warszawie na kolejny termin rozprawy w sprawie pracowniczej czeka się średnio 8–9 miesięcy – mówi Izabela Zawacka.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy w konsultacjach