REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. / Fot. Fotolia
Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej - taką zmianę Kodeksu pracy proponuje rząd. Chodzi o ograniczenie liczby dokumentów, które obecnie należy przechowywać przez okres 50 lat. Jakie terminy dla poszczególnych dokumentów przewiduje projekt? Kto skorzysta na zmianach?

Krótsze okresy przechowywania akt osobowych ułatwią działalność przedsiębiorcom, ale pracownikom mogą utrudnić dochodzenie roszczeń.

REKLAMA

Autopromocja

Rząd chce ograniczyć liczbę dokumentów związanych z zatrudnieniem, które należy przechowywać przez 50 lat. Tak długi czas po ustaniu zatrudnienia trzeba będzie przetrzymywać w praktyce jedynie akta dotyczące np. ubezpieczenia społecznego oraz rozwiązania umowy o pracę. Niektóre, jak np. kwestionariusz osobowy sporządzany przez kandydata do pracy, będą zachowane jedynie w okresie zatrudnienia. Pozostałe trzeba będzie przechowywać jeszcze przez pięć lat po ustaniu zatrudnienia.

Takie zmiany, zawarte w projekcie nowelizacji kodeksu pracy przygotowanym przez Ministerstwo Gospodarki, będą korzystne dla firm. Dziś na gromadzenie i magazynowanie akt pracowniczych wydają około 130 mln zł rocznie.

Zobacz polecany produkt: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem (PDF)

– Mamy nadzieję, że kolejnym etapem zmian w tym zakresie będzie ograniczenie liczby dokumentów, jakie trzeba przechowywać, oraz umożliwienie ich archiwizowania w wersji elektronicznej. To wymóg wynikający z dzisiejszych technologii i struktur organizacyjnych, w jakich działają przedsiębiorstwa – uważa Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podkreśla, że obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji przez 50 lat zniechęca np. inwestorów zagranicznych do zatrudniania w Polsce.

– Z kolei zbyt rozbudowana lista akt, jakie należy gromadzić, to spuścizna po poprzednim ustroju. Należałoby wprowadzić zasadę, że firma ma obowiązek zachowania danego dokumentu, jeśli jego przechowywanie ma jakiś rzeczywisty cel – dodaje.

Korzystne dla firm zmiany mogą jednak przysporzyć kłopotów pracownikom. Przede wszystkim tym, którzy wejdą w spór z pracodawcami i będą dochodzić swoich praw przed sądem. Mają na to trzy lata od momentu, gdy roszczenie stało się wymagalne (po upływie tego okresu przedawnia się ono).

Porozmawiaj o tym na FORUM

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza jest w takich przypadkach jednym z najcenniejszych źródeł informacji dla sądu. Po zmianach znaczną część takich akt pracodawca będzie mógł jednak zniszczyć bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia lub 5 lat po tym fakcie. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. Eksperci mają jednak więcej wątpliwości. Wskazują, że w praktyce będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona.

– Pod tym względem to ryzykowna zmiana. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy – tłumaczy Izabela Zawacka, radca prawny i wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Podkreśla, że podobne problemy mogą wystąpić np. w razie zawieszenia postępowania w danej sprawie pracowniczej, jeśli wynik zależy od zakończenia innego, toczącego się równolegle postępowania. – Utrudniona będzie też już praktyka polegająca na tym, że tylko jeden z wielu pracowników, któremu przysługują roszczenia, składa pozew do sądu, a od wyniku jego postępowania zależy to, czy z podobnymi sprawami wystąpią pozostali – dodaje Izabela Zawacka.

Problemem może być też sam czas trwania postępowań dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. W sądach rejonowych średnio trwają one 6–7 miesięcy, ale – według danych za 2014 r. – 683 takie sprawy trwały od 5 do 8 lat, a 182 – powyżej pięciu lat. Poza tym sąd sądowi nierówny. – W Warszawie na kolejny termin rozprawy w sprawie pracowniczej czeka się średnio 8–9 miesięcy – mówi Izabela Zawacka.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy w konsultacjach

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

REKLAMA

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

REKLAMA