Wydawanie pasków wynagrodzeń i imiennych raportów miesięcznych

Pracodawcy nie są zobowiązani do wydawania pracownikom „pasków” wynagrodzeń. Ciąży natomiast na nich obowiązek wydawania pracownikom informacji o treści imiennych raportów miesięcznych dla osoby ubezpieczonej oraz udostępniania im dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie.

Pasek wynagrodzeń - wydać czy nie?

Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku wystawienia i wydania pracownikom „pasków” wynagrodzeń. Jednakże obowiązek taki może wynikać z wewnątrzzakładowych źródeł prawa, np. regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy.

W praktyce bardzo często pracodawcy z własnej inicjatywy wydają pracownikom „paski” wynagrodzeń. Pozwala to zapoznać się pracownikom z informacjami dotyczącymi sposobu ustalenia należnego im wynagrodzenia. Ich wydanie umożliwia również uniknąć ewentualnych nieporozumień i konfliktów.

„Paski” wynagrodzeń mogą być przekazywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Prawo wglądu do dokumentacji dotyczącej wynagrodzenia

Zgodnie z dyspozycją art. 85 § 5 k.p. pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Przedmiotowy obowiązek powstaje z chwilą złożenia przez pracownika odpowiedniego żądania. Może ono zostać złożone zarówno na piśmie, jak również w formie ustnej lub dokumentowej.

Pracodawca powinien także udostępnić pracownikowi do wglądu regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy (art. 77² § 5 i art. 241¹² § 2 pkt 3 k.p.) oraz ewidencję czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.).

Imienne raporty miesięczne

Ustawodawca w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 963 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, nakłada na pracodawcę obowiązek przekazywania do ZUS imiennych raportów miesięcznych. Powinny one być przekazywane po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

Imienny raport miesięczny obejmuje m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki, informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa (art. 41 ust. 3 ustawy).