Ustalenie płatnika składek na 2016 r.

Kto jest płatnikiem zasiłków ZUS?

Płatnikiem zasiłków jest podmiot, który ma obowiązek ustalać prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (także wypadkowego), ich wysokość, i który jest zobowiązany wypłacać te świadczenia.

Płatnikiem zasiłków może być:

● płatnik składek (np. pracodawca, zleceniodawca) lub
● ZUS.

Rekomendowany produkt: INFORLEX.PL Kadry i Płace

O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w danym roku kalendarzowym, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego na 30 listopada poprzedniego roku. Istnieją również grupy świadczeniobiorców, którym świadczenia zawsze wypłaca tylko ZUS, niezależnie od tego, ile osób zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego ich firma. Jeżeli:

● zakład pracy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego 20 i mniej pracowników,
● ubezpieczony jest prowadzącym pozarolniczą działalność lub osobą z nią współpracującą,
● ubezpieczony jest duchownym,
● osoba jest uprawniona do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
● ubezpieczony podlega ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego

– wówczas płatnikiem zasiłków w odniesieniu do takiej osoby zawsze będzie ZUS.

Zakład pracy na 30 listopada 2014 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 35 osób, dlatego był uprawniony do wypłaty zasiłków w 2015 r. Pracownik tego zakładu przedłożył zwolnienie lekarskie od 26 października do 24 listopada 2015 r. Na przełomie stycznia i lutego 2015 r. pracownik wykorzystał już 33 dni wynagrodzenia chorobowego. W związku z tym od 26 października 2015 r. ma prawo do zasiłku chorobowego. Umowa o pracę z tym pracownikiem wygasła 31 października 2015 r. W tej sytuacji zakład pracy ustali prawo do zasiłku chorobowego i wypłaci to świadczenie tylko do dnia wygaśnięcia umowy o pracę, tj. do 31 października 2015 r. Od 1 listopada 2015 r., tj. za okres po ustaniu ubezpieczenia chorobowego, wypłatę zasiłku przejmie ZUS.

Kto będzie płatnikiem zasiłków w 2016 r.?

Prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustalają oraz świadczenia te wypłacają przez cały rok kalendarzowy płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego 21 i więcej ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku. Płatnicy składek, którzy są zobowiązani do ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, ustalają również prawo do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, tj. zasiłku chorobowego, zasiłku wyrównawczego i świadczenia rehabilitacyjnego. Wypłaty tych świadczeń płatnicy składek mogą dokonywać swoim ubezpieczonym tylko w czasie trwania ubezpieczenia.

Liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, od której uzależnione jest ustalenie podmiotu uprawnionego do wypłaty zasiłków, ustala się na każdy rok kalendarzowy, tj. od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. W 2016 r. o tym, kto jest zobowiązany do wypłaty świadczeń, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2015 r.

Zakład pracy na 30 listopada 2014 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 25 osób, dlatego w 2015 r. był uprawniony do ustalania prawa i wypłacania świadczeń chorobowych swoim pracownikom w czasie trwania zatrudnienia. Od kwietnia 2015 r. zmniejszyła się liczba ubezpieczonych i stan ten utrzymał się do 30 listopada 2015 r. Na ten dzień pracodawca zatrudniał 10 pracowników. W związku z tym, że zakład zgłaszał do ubezpieczenia poniżej 20 ubezpieczonych, w 2016 r. wypłatę świadczeń chorobowych przejmie ZUS.

Jak mam ustalić, kto jest uprawniony do wypłacania świadczeń chorobowych w 2015 r. i w 2016 r., jeżeli na 30 listopada 2014 r. nie zatrudniałem żadnego pracownika (działalność prowadziłem jednoosobowo)? Obecnie do końca 2015 r. nie zamierzam zatrudniać pracowników. Najprawdopodobniej wzrost zatrudnienia może nastąpić w początkowych miesiącach przyszłego roku.

Jeżeli płatnik składek na 30 listopada nie zgłasza nikogo do ubezpieczenia chorobowego, liczbę ubezpieczonych należy ustalić na pierwszy miesiąc, w którym płatnik składek dokonał takiego zgłoszenia.

Mariola Z. od 1 lutego 2014 r. prowadzi jednoosobowo firmę transportową. Od 1 sierpnia 2014 r. zatrudniła na umowę o pracę 3 osoby. Jedna z pracownic od 12 listopada 2015 r. przedłożyła zwolnienie lekarskie w związku z opieką nad chorym 2-letnim synem. W związku z tym, że pracodawca na 30 listopada 2014 r. nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego, o tym, kto jest uprawniony do wypłaty świadczeń w 2015 r., decyduje stan zatrudnienia na pierwszy miesiąc dokonania takiego zgłoszenia, a więc na sierpień 2014 r. Zatrudnienie 3 osób zwalnia panią Mariolę z obowiązku wypłacania zasiłku opiekuńczego dla pracownicy. Wypłatę zasiłku musi przekazać do ZUS zgodnie z siedzibą płatnika.

W firmie, którą prowadzę, stan zatrudnienia często się zmienia. W jednym miesiącu jest to 10 osób, w okresie sezonowym stan zatrudnienia może przekroczyć 20 osób, a po zakończonym sezonie liczba pracowników zostaje ograniczona (ponownie się zmniejsza). Jak w takiej sytuacji ustalić, czy jestem zobowiązany wypłacać zasiłki chorobowe swoim pracownikom?

Liczba osób zgłoszona do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku (lub na pierwszy miesiąc dokonania takiego zgłoszenia) decyduje o uprawnieniu do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego przysługujących ubezpieczonym w danym roku kalendarzowym. Zmiana liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia po 30 listopada lub w kolejnych miesiącach po pierwszym miesiącu, w którym takie zgłoszenie miało miejsce, zarówno gdy nastąpił wzrost zatrudnienia powyżej 20 ubezpieczonych, jak i spadek do 20 lub mniej – nie ma znaczenia.

Zakład gastronomiczny na 30 listopada 2014 r. zatrudniał 3 osoby, dlatego w 2014 r. wypłaty świadczeń chorobowych pracownikom dokonywał ZUS. Od 1 czerwca 2015 r. wzrosła liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego do 22. Wzrost liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 po 30 listopada 2014 r. nie ma znaczenia. ZUS będzie nadal dokonywał wypłaty świadczeń do końca 2015 r. Jeżeli jednak taki stan zatrudnienia utrzyma się na 30 listopada 2015 r., to w 2016 r. wypłatę świadczeń chorobowych przejmie płatnik składek.

W jaki sposób jest ustalana liczba ubezpieczonych na 30 listopada?

W liczbie ubezpieczonych należy uwzględniać osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego obowiązkowo oraz osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie:

● pracowników,
● uczniów,
● osoby wykonujące pracę nakładczą,
● osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące,
● wykonujące pracę nakładczą,
● prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące.

W liczbie osób ubezpieczonych ustalanej na 30 listopada należy uwzględnić zarówno osoby, które podlegają ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo, jak i te, które przystąpiły do niego dobrowolnie.

Jak ustalić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, jeżeli część pracowników zatrudniam na 1/2 etatu? Czy w tej sytuacji 2 osoby zatrudnione na ten etat mogę liczyć jako 1 etat i jako jednego ubezpieczonego?

Ustalając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, należy liczyć każdą osobę jako jednego ubezpieczonego bez względu na etat czy rodzaj zawartej umowy o pracę.

Zakład pracy na 30 listopada 2014 r. zatrudniał: 15 osób na pełny etat, 5 osób na 1/2 etatu, 2 osoby na 3/4 etatu, 2 uczniów. Wszystkie osoby podlegały obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu. Łącznie zakład zatrudniał 24 osoby (15+5+2+2), dlatego w 2016 r. będzie uprawniony do ustalania prawa i wypłaty świadczeń chorobowych.

W liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego nie należy uwzględniać osób:

● przebywających na urlopach bezpłatnych i wychowawczych, ze względu na niepodleganie w tych okresach ubezpieczeniu chorobowemu,
● duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Czy umowy zlecenia mają wpływ na liczbę ubezpieczonych?

Osoby:

● wykonujące pracę nakładczą,
● wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia (lub innej umowy o tym charakterze),
● współpracujące ze zleceniobiorcami

– mają wpływ na stan zatrudnienia ustalany na 30 listopada tylko wówczas, gdy przystąpiły dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego.

Czy kilkudniowe urlopy bezpłatne pracowników mogą zadecydować o uprawnieniach pracodawcy?

W liczbie ubezpieczonych nie należy uwzględniać osób przebywających na urlopach bezpłatnych i wychowawczych, pod warunkiem że przebywają na tych urlopach przez cały miesiąc. Jeżeli ubezpieczony przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym przez niepełny miesiąc kalendarzowy, należy go uwzględnić w stanie zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia do ustalania i wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Pracodawca zatrudnia 22 osoby. W listopadzie 2015 r. jeden pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym przez 2 tygodnie, natomiast drugi pracownik od 1 października do 30 listopada 2015 r. W listopadzie w liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego należy uwzględnić pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym przez 2 tygodnie, gdyż przez pozostały okres podlega ubezpieczeniu chorobowemu. W liczbie ubezpieczonych nie należy uwzględniać pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym przez cały miesiąc, gdyż w tym okresie nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Stan zatrudnienia na 30 listopada wyniesie 21 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.

Jakich obowiązków musi dopełnić płatnik w sytuacji, gdy wypłatę zasiłków od kolejnego roku ma przejąć ZUS?

Jeżeli od 1 stycznia 2016 r. płatnikiem zasiłków będzie ZUS, przejmie on również wypłatę tych zasiłków, których realizację rozpoczął w 2015 r. pracodawca. Pracodawca będzie zobowiązany przekazać do ZUS wszelką dokumentację stanowiącą podstawę do wypłacenia danego świadczenia, taką, jakiej sam wymagał do ustalenia uprawnień i dokonania wypłaty. Dodatkowo płatnik składek musi wypełnić i przesłać do ZUS zaświadczenie wystawione na druku:

● ZUS Z-3 – w przypadku przekazania wypłaty świadczeń chorobowych pracowników,
● ZUS Z-3a – w przypadku przekazania wypłaty świadczeń chorobowych ubezpieczonych niebędących pracownikami (umowa zlecenia, umowa agencyjna).

Jakie konsekwencje poniesie płatnik składek, który stracił uprawnienia do wypłaty świadczeń ZUS, a nadal je wypłaca? Czy pracodawca może wystąpić do ZUS o uznanie zasiłku i rozliczenie go w ciężar składek, jeśli stracił uprawnienia do wypłaty świadczeń?

Jeżeli zdarzy się, że nieuprawniony zakład wypłaci swojemu pracownikowi świadczenie chorobowe, a kwotę tego zasiłku potrąci ze składek, to płatnik musi wystąpić do ZUS z wnioskiem o wyrażenie zgody na uznanie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA kwoty wypłaconych zasiłków. W tym celu wraz z pismem kierowanym do ZUS z opisem zdarzenia należy przesłać dokumenty, na podstawie których zostało ustalone prawo do zasiłku i dokonano jego wypłaty:

● zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA (od 2016 r. również e-ZUS ZLA),
● dokument potwierdzający wypłatę zasiłku (np. kopię przelewu, listę płac),
● zaświadczenie płatnika ZUS Z-3, w którym należy wpisać wynagrodzenia stanowiące podstawę wymiaru zasiłku.

Trzeba się liczyć z tym, że ZUS może poprosić o uzupełnienie dokumentacji. W przypadku prawidłowo naliczonego i wypłaconego zasiłku ZUS wyrazi zgodę na rozliczenie przez płatnika wypłaconej kwoty w ciężar składek. Jeżeli jednak okaże się, że płatnik nie obliczył prawidłowo kwoty zasiłku, to zatwierdzeniu przez ZUS będzie podlegała wyłącznie kwota należna. Płatnik otrzyma wówczas informację, ile wynosi prawidłowo wyliczona kwota zasiłku i będzie musiał dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych oraz ewentualnej dopłaty składek wraz z odsetkami za zwłokę, w przypadku gdyby wypłacona kwota zasiłku okazała się wyższa od należnej.

Z jakimi obowiązkami wiąże się przejęcie wypłaty zasiłków przez płatnika od ZUS?

Jeżeli ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed 1 stycznia, gdyż w danym roku kalendarzowym płatnik składek nie był uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych, wówczas wypłatę zasiłku w nowym roku kalendarzowym kontynuuje ZUS. Będzie tak nawet wtedy, gdy od nowego roku uprawniony do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym jest płatnik składek. ZUS będzie wypłacał zasiłek chorobowy lub inne świadczenie ubezpieczonemu do dnia wyczerpania okresu zasiłkowego, do przerwy w niezdolności do pracy albo do zmiany rodzaju pobieranego zasiłku.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń chorobowych od płatnika składek, który w danym roku jest uprawniony do wypłaty zasiłków?

Może się zdarzyć, że płatnik składek uprawniony do wypłaty zasiłków zwróci się do ZUS z pisemną prośbą wraz z uzasadnieniem o przejęcie wypłaty zasiłków przez ZUS (trudności finansowe zakładu, przedłużające się postępowanie upadłościowe). Wówczas w uzasadnionych przypadkach dyrektor oddziału ZUS może podjąć decyzję o przejęciu przez ZUS wypłaty świadczeń od płatnika składek. Nie ma natomiast możliwości, aby nieuprawniony płatnik zwrócił się z prośbą do ZUS, żeby mógł wypłacać świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego.

Kto w przypadku zmiany płatnika zasiłków wypłaca świadczenia osobom, które w dniu zmiany mają ustalone prawo do świadczeń (kontynuacja wypłaty)?

Jeżeli niezdolność do pracy trwa na przełomie roku, a wypłatę zasiłku chorobowego przed 1 stycznia rozpoczął ZUS, gdyż płatnik składek nie był zobowiązany w tym roku kalendarzowym do wypłaty zasiłków swoim pracownikom ze względu na zatrudnienie poniżej 21 ubezpieczonych – ZUS będzie kontynuował wypłatę zasiłku w nowym roku kalendarzowym za cały nieprzerwany okres niezdolności do pracy, do dnia wyczerpania okresu zasiłkowego lub do przerwy w niezdolności do pracy albo do zmiany rodzaju pobieranego zasiłku – nawet gdy od 1 stycznia obowiązek ustalania prawa i wypłaty zasiłku ciąży na płatniku składek.

Zasada ta nie dotyczy sytuacji, gdy wypłatę zasiłku chorobowego w danym roku kalendarzowym rozpoczął płatnik składek, a od 1 stycznia uprawniony do ustalania prawa i wypłaty zasiłku jest oddział ZUS (ze względu na to, że 30 listopada roku, w którym powstała niezdolność do pracy ubezpieczonego, płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych).

Zakład pracy na dzień 30 listopada 2014 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 24 osoby. W związku z tym w 2015 r. był uprawniony do wypłaty zasiłków. Stan zatrudnienia na 30 listopada 2014 r. spadł do 19 osób, co oznacza, że zakład od 1 stycznia 2016 r. nie może dokonywać wypłat zasiłków chorobowych. Jeden z pracowników, chorujący od 2 września do 20 listopada 2015 r., przedłożył kolejne zwolnienie lekarskie od 28 listopada 2015 r. do 19 stycznia 2016 r. Zakład pracy jest uprawniony do ustalenia prawa i wypłacenia zasiłku chorobowego za okres od 2 września do 20 listopada 2015 r. oraz od 28 listopada do 31 grudnia 2015 r., natomiast wypłatę zasiłku chorobowego od 1 stycznia 2016 r. musi przekazać do ZUS.

Sieć handlowa na dzień 30 listopada 2014 r. zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego 18 osób, w związku z tym w 2015 r. wypłaty świadczeń chorobowych dokonywał ZUS. Od października 2015 r. liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia wzrosła do 24 i stan ten utrzymał się na dzień 30 listopada 2015 r. Oznacza to, że w 2016 r. uprawniony do wypłaty zasiłków będzie zakład pracy. 52-letnia pracownica tego zakładu choruje od 46 dni. Dostarczyła kolejne zwolnienie lekarskie od 20 listopada 2015 r. do 3 stycznia 2016 r. W 2015 r. zakład nie jest płatnikiem zasiłku, dlatego ZUS będzie kontynuował wypłatę zasiłku pracownicy do 3 stycznia 2016 r. Kolejne zwolnienie lekarskie pracownica przedłożyła od 10 do 26 stycznia 2016 r. Przerwa pomiędzy zwolnieniami lekarskimi spowoduje, że to zakład pracy ustali prawo do wypłaty należnego świadczenia i wypłaci:

● wynagrodzenie chorobowe za czas choroby od 10 do 23 stycznia 2016 r. (14 dni),

● zasiłek chorobowy od 24 do 26 stycznia 2016 r.

Dołącz do nas na Facebooku!

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 159; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268).