REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne paski płacowe zawierają informacje o wynagrodzeniu, jego składnikach, a także potrąceniach. Pracodawca, przechowując dokumentację płacową pracowników, jest zobowiązany do ochrony danych osobowych jako ich administrator. Za złamanie zasad poufności danych grozi odpowiedzialność karna.

Elektroniczne paski płacowe a Kodeks pracy

Czy pracodawca musi przekazywać pracownikom paski płacowe? Pracodawca nie ma obowiązku wręczania pracownikom comiesięcznych pasków płacowych z wyszczególnieniem składników płacowych. Jednak może przewidzieć taką możliwość w wewnątrzzakładowych przepisach, np. regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania.

Autopromocja

Na podstawie art. 85 § 5 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało wyliczone wynagrodzenie, np. karta ewidencji czasu pracy lub wyciąg z listy płac. Paski płacowe jednak do nich nie należą.

Pomimo braku ustawowego obowiązku wiele firm decyduje się na przekazywanie pracownikom pasków płacowych po wypłacie wynagrodzenia. Jest to dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jeśli pracodawca przechowuje dokumentację płacową, powinien zadbać o to, by nie miały do niej wglądu osoby niepowołane. Jest on administratorem danych osobowych. W związku z tym ciążą na nim obowiązki związane z zachowaniem poufności tych danych. Informacje o wynagrodzeniu danego pracownika są traktowane jako dobro osobiste, a za ich rozpowszechnienie grozi odpowiedzialność karna. Gdyby doszło do takiego naruszenia, pracownik może zwrócić się do sądu i domagać odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych. Z kolei osoba, która przetwarza dane osobowe, choć jest to zabronione lub nie ma do tego uprawnień, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Osoby, które utrudniają przeprowadzenie kontroli osobie kontrolującej w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, również podlegają tej samej karze (art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych).

Istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i przekazywania pasków płacowych. Zabezpieczenia mają uniemożliwiać wgląd do informacji, a także chronić ją przed potencjalnym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Muszą mieć to na względzie pracownicy działu kadrowo-płacowego podczas pracy z dokumentacją pracowniczą – zwłaszcza w formie papierowej.

Elektroniczne paski płacowe a bezpieczeństwo danych

Elektroniczne paski płacowe zwiększają bezpieczeństwo dystrybucji pasków. Systemy kadrowo-płacowe, umożliwiające elektroniczną wysyłkę pasków, posiadają technologiczne zabezpieczenia, które chronią dane pracowników przed osobami trzecimi. Do takich mechanizmów należą m.in. certyfikaty bezpieczeństwa, elektroniczne podpisy kwalifikowane czy szyfrowanie danych.

Elektroniczne paski płacowe eliminują takie etapy pośrednie, jak wydruki, ręczne cięcie pasków i pakowanie ich do kopert. Rozwiązanie zmniejsza ryzyko wycieku danych i zdejmuje z pracowników działu HR ciężar odpowiedzialności za papierowe informacje, znajdujące się w obiegu.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jak wysyłać informacje płacowe i nie naruszać zasad? Elektroniczne paski płacowe można przekazywać pracownikom na dwa sposoby:

  • E-mail

Pracodawca może wysyłać informacje o wynagrodzeniu w formie wiadomości e-mail. Jeśli zdecyduje się na tę formę wysyłki e-pasków płacowych, musi pamiętać o zgodzie pracowników na przekazywanie pasków drogą mailową. W Kodeksie pracy nie znajdziemy prywatnego adresu e-mail pracownika wśród danych, które pracodawca może żądać. W związku z tym konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody osoby zatrudnionej. Najlepiej zadbać o formę pisemną, by uniknąć wszelkich nieporozumień.

  • Portal pracownika

Elektroniczne paski płacowe mogą być dostarczone za pomocą Portalu pracownika, który często jest jednym z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego. Każdy pracownik posiada indywidualne konto na platformie. Po zalogowaniu się, uzyskuje tam informacje o wysokości swojego wynagrodzenia i wszystkich jego częściach składowych. Pasek w portalu udostępnia pracownik działu HR, wykluczając udział osób trzecich. Dane są bezpieczne, a osoby zatrudnione mają do nich stały dostęp w dowolnej chwili.

Pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość wygenerowania i dystrybucji elektronicznych pasków płacowych od razu po naliczeniu listy płac. Zmniejsza to ryzyko wglądu osób nieuprawnionych, co w tym przypadku jest niezwykle istotne.

Na pasku płacowym mogą znajdować się informacje o wysokości pensji, wszystkich jej składnikach czy potrąceniach. W związku z tym paski płacowe powinny zostać przekazane bezpośrednio do pracownika – bez udziału osób trzecich – nawet pełniących funkcje kierownicze. Nie można wysyłać zbiorczo pasków płacowych do kierowników jednostek, by zajęli się oni dostarczeniem ich do pracowników. Nie jest również zasadnym upoważnianie osób pełniących funkcje kierownicze do przetwarzania danych związanych z płacami. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jest odpowiedzialny za określenie wysokości wynagrodzenia, premii i innych składników pensji.

Co do zasady dane o wynagrodzeniu nie powinny wychodzić poza dział odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń. Elektroniczne paski płacowe, przekazane na adres e-mail lub udostępnione w Portalu pracownika, eliminują ryzyko upublicznienia danych płacowych.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna przedsiębiorcy 2024 - podstawa wymiaru
    Podwyżki dla pracowników sfery budżetowej. Będzie wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.

    Fala podwyżek dla pracowników sfery budżetowej przybiera na sile. Trwają prace nad zmianą rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Pracownicy zatrudnieni na część etatu: Praca ponad wymiar czasu pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych

    Normy czasu pracy nie ulegają proporcjonalnemu obniżeniu w razie zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ma to zasadnicze znaczenie przy ustalaniu rekompensaty za pracę ponad wymiar czasu pracy.

    Dodatek pielęgnacyjny 2024

    Dodatek pielęgnacyjny przysługuje do emerytury lub renty. Dla kogo przewidziany jest dodatek pielęgnacyjny? Ile wynosi dodatek do emerytury lub renty wypłacany przez ZUS?

    REKLAMA

    Legitymacja emeryta–rencisty w aplikacji mObywatel. Nowy wzór mLegitymacji

    W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej powstał projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie legitymacji emeryta-rencisty. Zmiana ma na celu dostosowanie przepisów rozporządzenia do rozwiązań wynikających z ustawy o aplikacji mObywatel.

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    Ciąża w okresie wypowiedzenia. Przepisy, orzecznictwo

    Nierzadko zdarza się, że kobieta nie wie o tym, że w chwili otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę jest w ciąży. Może się zdarzyć także sytuacja, że co prawda w chwili otrzymania wypowiedzenia kobieta nie była w ciąży, ale zaszła w ciąże w okresie biegu wypowiedzenia.

    Nowe przepisy BHP 2024 – pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja

    Pracodawcom zostały już tylko dwa miesiące na reorganizację środowiska pracy zgodnie z nowymi przepisami BHP. Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, wprowadza istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. Pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja 2024 r.

    REKLAMA

    Branżowe centra umiejętności wesprą kształcenie zawodowe młodocianych. Premier podpisał rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności to nowy rodzaj placówek systemu oświaty wprowadzony nowelizacją Prawa oświatowego, która weszła w życie we wrześniu 2023 r. BCU mają umożliwiać  uzyskanie i uzupełnienie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub zmianę kwalifikacji zawodowych. Premier Donald Tusk podpisał nowelizację rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania przygotowaną przez resort rodziny, pracy i polityki społecznej. Umożliwi to prowadzenie przez BCU turnusów dokształcania teoretycznego dla młodocianych, którzy uczą się zawodu.

    17,3 mln osób pracowało w Polsce. Bezrobotnych było 547 tys., a biernych zawodowo prawie 12,4 mln. GUS podał dane o sytuacji na rynku pracy w IV kwartale 2023 r.

    Osoby aktywne zawodowo stanowiły w IV kwartale 2023 r. 58,9% ludności w wieku 15–89 lat. Wskaźnik ten był wyższy niż w III kwartale 2023 r. (o 0,4 p. proc.), podobnie jak i w IV kwartale 2022 r. (o 0,2 p. proc.). Wśród mężczyzn współczynnik aktywności zawodowej wyniósł 66,0%, a wśród kobiet 52,3%. . Główny Urząd Statystyczny podał wstępne wyniki Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności.

    REKLAMA