REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne paski płacowe zawierają informacje o wynagrodzeniu, jego składnikach, a także potrąceniach. Pracodawca, przechowując dokumentację płacową pracowników, jest zobowiązany do ochrony danych osobowych jako ich administrator. Za złamanie zasad poufności danych grozi odpowiedzialność karna.

Elektroniczne paski płacowe a Kodeks pracy

Czy pracodawca musi przekazywać pracownikom paski płacowe? Pracodawca nie ma obowiązku wręczania pracownikom comiesięcznych pasków płacowych z wyszczególnieniem składników płacowych. Jednak może przewidzieć taką możliwość w wewnątrzzakładowych przepisach, np. regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania.

REKLAMA

Autopromocja

Na podstawie art. 85 § 5 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało wyliczone wynagrodzenie, np. karta ewidencji czasu pracy lub wyciąg z listy płac. Paski płacowe jednak do nich nie należą.

Pomimo braku ustawowego obowiązku wiele firm decyduje się na przekazywanie pracownikom pasków płacowych po wypłacie wynagrodzenia. Jest to dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jeśli pracodawca przechowuje dokumentację płacową, powinien zadbać o to, by nie miały do niej wglądu osoby niepowołane. Jest on administratorem danych osobowych. W związku z tym ciążą na nim obowiązki związane z zachowaniem poufności tych danych. Informacje o wynagrodzeniu danego pracownika są traktowane jako dobro osobiste, a za ich rozpowszechnienie grozi odpowiedzialność karna. Gdyby doszło do takiego naruszenia, pracownik może zwrócić się do sądu i domagać odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych. Z kolei osoba, która przetwarza dane osobowe, choć jest to zabronione lub nie ma do tego uprawnień, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Osoby, które utrudniają przeprowadzenie kontroli osobie kontrolującej w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, również podlegają tej samej karze (art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych).

Istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i przekazywania pasków płacowych. Zabezpieczenia mają uniemożliwiać wgląd do informacji, a także chronić ją przed potencjalnym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Muszą mieć to na względzie pracownicy działu kadrowo-płacowego podczas pracy z dokumentacją pracowniczą – zwłaszcza w formie papierowej.

Elektroniczne paski płacowe a bezpieczeństwo danych

REKLAMA

Elektroniczne paski płacowe zwiększają bezpieczeństwo dystrybucji pasków. Systemy kadrowo-płacowe, umożliwiające elektroniczną wysyłkę pasków, posiadają technologiczne zabezpieczenia, które chronią dane pracowników przed osobami trzecimi. Do takich mechanizmów należą m.in. certyfikaty bezpieczeństwa, elektroniczne podpisy kwalifikowane czy szyfrowanie danych.

Elektroniczne paski płacowe eliminują takie etapy pośrednie, jak wydruki, ręczne cięcie pasków i pakowanie ich do kopert. Rozwiązanie zmniejsza ryzyko wycieku danych i zdejmuje z pracowników działu HR ciężar odpowiedzialności za papierowe informacje, znajdujące się w obiegu.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jak wysyłać informacje płacowe i nie naruszać zasad? Elektroniczne paski płacowe można przekazywać pracownikom na dwa sposoby:

  • E-mail

Pracodawca może wysyłać informacje o wynagrodzeniu w formie wiadomości e-mail. Jeśli zdecyduje się na tę formę wysyłki e-pasków płacowych, musi pamiętać o zgodzie pracowników na przekazywanie pasków drogą mailową. W Kodeksie pracy nie znajdziemy prywatnego adresu e-mail pracownika wśród danych, które pracodawca może żądać. W związku z tym konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody osoby zatrudnionej. Najlepiej zadbać o formę pisemną, by uniknąć wszelkich nieporozumień.

  • Portal pracownika

Elektroniczne paski płacowe mogą być dostarczone za pomocą Portalu pracownika, który często jest jednym z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego. Każdy pracownik posiada indywidualne konto na platformie. Po zalogowaniu się, uzyskuje tam informacje o wysokości swojego wynagrodzenia i wszystkich jego częściach składowych. Pasek w portalu udostępnia pracownik działu HR, wykluczając udział osób trzecich. Dane są bezpieczne, a osoby zatrudnione mają do nich stały dostęp w dowolnej chwili.

Pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość wygenerowania i dystrybucji elektronicznych pasków płacowych od razu po naliczeniu listy płac. Zmniejsza to ryzyko wglądu osób nieuprawnionych, co w tym przypadku jest niezwykle istotne.

Na pasku płacowym mogą znajdować się informacje o wysokości pensji, wszystkich jej składnikach czy potrąceniach. W związku z tym paski płacowe powinny zostać przekazane bezpośrednio do pracownika – bez udziału osób trzecich – nawet pełniących funkcje kierownicze. Nie można wysyłać zbiorczo pasków płacowych do kierowników jednostek, by zajęli się oni dostarczeniem ich do pracowników. Nie jest również zasadnym upoważnianie osób pełniących funkcje kierownicze do przetwarzania danych związanych z płacami. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jest odpowiedzialny za określenie wysokości wynagrodzenia, premii i innych składników pensji.

Co do zasady dane o wynagrodzeniu nie powinny wychodzić poza dział odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń. Elektroniczne paski płacowe, przekazane na adres e-mail lub udostępnione w Portalu pracownika, eliminują ryzyko upublicznienia danych płacowych.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jakie są ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych?

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna, chociaż podlega pewnym ograniczeniom. Przede wszystkim nie można jej wykonywać w nieograniczonym zakresie. Ponadto nie wszyscy pracownicy mogą świadczyć pracę w nadgodzinach.

Kiedy pracownik powinien otrzymać bezpłatny posiłek profilaktyczny?

Ze względu na warunki atmosferyczne występujące zimą, pracodawca ma szczególne obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Niektórym pracownikom musi zapewnić ciepłe posiłki. Nie ma możliwości, żeby pracodawca zwolnił się z obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego.

LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji są najskuteczniejsze? [ANALIZA]

Przeanalizowano 4 miliony materiałów aplikacyjnych dla 14 branż wysyłanych na różnych kanałach rekrutacyjnych. LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji okazały się najskuteczniejsze? To wartościowe dane dla rekruterów.

Kto z menedżerów się wypali? Jak zauważać i jak przeciwdziałać wypaleniu [STRATEGIE]

40% menedżerów czuje się przemęczonych i przeciążonych obowiązkami. Dodatkowo aż 62% menedżerów pracuje średnio 2 godziny dłużej dziennie niż przed pandemią. Są oni w sposób szczególny narażeni na wypalenie zawodowe, które niesie wiele negatywnych skutków dla pracowników i pracodawców. Oto kilka sprawdzonych strategii dla menedżerów i organizacji przeciwdziałających wypaleniu.

REKLAMA

Podwyżki dla nauczycieli 2025 [Najnowsze wiadomości]

Jakie są najnowsze informacje w przedmiocie podwyżek dla nauczycieli w 2025 roku? Projekt rozporządzenia Ministra Edukacji w sprawie wynagrodzeń dla nauczycieli przewiduje 5% podwyżkę. Co na to ZNP? Dnia 17 lutego 2025 r. przedstawiciele ZNP spotkali się w MEN w celu przedstawienia własnych postulatów.

ZUS waloryzuje świadczenia. 1 marca rusza pierwsza transza wypłat emerytur i rent, ale pieniądze na koncie będą wcześniej

1 marca 2025 r. to ustawowy termin wypłaty przez ZUS zwaloryzowanych świadczeń emerytalno-rentowych. Coroczna waloryzacja jest przeprowadzana z urzędu. Oznacza to, że świadczeniobiorcy nie muszą składać wniosków o podwyższenie świadczenia.

Co grozi pracodawcy za zbyt niską temperaturę w miejscu pracy?

Przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy określają minimalne temperatury, w których praca może być wykonywana. Z tego powodu pracodawcy powinni zapewnić odpowiednie temperatury w pomieszczeniach pracy. W razie niezachowania odpowiedniej temperatury pracownik może odmówić wykonywania pracy.

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności. Czy osoby niepełnosprawne mogą liczyć na rabat na usługi telekomunikacyjne? A co z dofinansowaniem do zakupu telefonu lub sprzętu elektronicznego?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025 podano w Komunikacie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r. Jest niższy niż zakładano. O ile wzrosną emerytury od 1 marca 2025 r.?

Dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych w 2025 r.

Średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2024 r. w stosunku do 2023 r. wyniósł 103,6. Oznacza to, że w 2025 r. nie zmieniły się kwoty dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.

REKLAMA