REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne paski płacowe zawierają informacje o wynagrodzeniu, jego składnikach, a także potrąceniach. Pracodawca, przechowując dokumentację płacową pracowników, jest zobowiązany do ochrony danych osobowych jako ich administrator. Za złamanie zasad poufności danych grozi odpowiedzialność karna.

Elektroniczne paski płacowe a Kodeks pracy

Czy pracodawca musi przekazywać pracownikom paski płacowe? Pracodawca nie ma obowiązku wręczania pracownikom comiesięcznych pasków płacowych z wyszczególnieniem składników płacowych. Jednak może przewidzieć taką możliwość w wewnątrzzakładowych przepisach, np. regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania.

REKLAMA

Na podstawie art. 85 § 5 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało wyliczone wynagrodzenie, np. karta ewidencji czasu pracy lub wyciąg z listy płac. Paski płacowe jednak do nich nie należą.

Pomimo braku ustawowego obowiązku wiele firm decyduje się na przekazywanie pracownikom pasków płacowych po wypłacie wynagrodzenia. Jest to dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Paski płacowe a ochrona danych osobowych

REKLAMA

Jeśli pracodawca przechowuje dokumentację płacową, powinien zadbać o to, by nie miały do niej wglądu osoby niepowołane. Jest on administratorem danych osobowych. W związku z tym ciążą na nim obowiązki związane z zachowaniem poufności tych danych. Informacje o wynagrodzeniu danego pracownika są traktowane jako dobro osobiste, a za ich rozpowszechnienie grozi odpowiedzialność karna. Gdyby doszło do takiego naruszenia, pracownik może zwrócić się do sądu i domagać odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych. Z kolei osoba, która przetwarza dane osobowe, choć jest to zabronione lub nie ma do tego uprawnień, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Osoby, które utrudniają przeprowadzenie kontroli osobie kontrolującej w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, również podlegają tej samej karze (art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych).

Istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i przekazywania pasków płacowych. Zabezpieczenia mają uniemożliwiać wgląd do informacji, a także chronić ją przed potencjalnym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Muszą mieć to na względzie pracownicy działu kadrowo-płacowego podczas pracy z dokumentacją pracowniczą – zwłaszcza w formie papierowej.

Elektroniczne paski płacowe a bezpieczeństwo danych

REKLAMA

Elektroniczne paski płacowe zwiększają bezpieczeństwo dystrybucji pasków. Systemy kadrowo-płacowe, umożliwiające elektroniczną wysyłkę pasków, posiadają technologiczne zabezpieczenia, które chronią dane pracowników przed osobami trzecimi. Do takich mechanizmów należą m.in. certyfikaty bezpieczeństwa, elektroniczne podpisy kwalifikowane czy szyfrowanie danych.

Elektroniczne paski płacowe eliminują takie etapy pośrednie, jak wydruki, ręczne cięcie pasków i pakowanie ich do kopert. Rozwiązanie zmniejsza ryzyko wycieku danych i zdejmuje z pracowników działu HR ciężar odpowiedzialności za papierowe informacje, znajdujące się w obiegu.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jak wysyłać informacje płacowe i nie naruszać zasad? Elektroniczne paski płacowe można przekazywać pracownikom na dwa sposoby:

  • E-mail

Pracodawca może wysyłać informacje o wynagrodzeniu w formie wiadomości e-mail. Jeśli zdecyduje się na tę formę wysyłki e-pasków płacowych, musi pamiętać o zgodzie pracowników na przekazywanie pasków drogą mailową. W Kodeksie pracy nie znajdziemy prywatnego adresu e-mail pracownika wśród danych, które pracodawca może żądać. W związku z tym konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody osoby zatrudnionej. Najlepiej zadbać o formę pisemną, by uniknąć wszelkich nieporozumień.

  • Portal pracownika

Elektroniczne paski płacowe mogą być dostarczone za pomocą Portalu pracownika, który często jest jednym z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego. Każdy pracownik posiada indywidualne konto na platformie. Po zalogowaniu się, uzyskuje tam informacje o wysokości swojego wynagrodzenia i wszystkich jego częściach składowych. Pasek w portalu udostępnia pracownik działu HR, wykluczając udział osób trzecich. Dane są bezpieczne, a osoby zatrudnione mają do nich stały dostęp w dowolnej chwili.

Pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość wygenerowania i dystrybucji elektronicznych pasków płacowych od razu po naliczeniu listy płac. Zmniejsza to ryzyko wglądu osób nieuprawnionych, co w tym przypadku jest niezwykle istotne.

Na pasku płacowym mogą znajdować się informacje o wysokości pensji, wszystkich jej składnikach czy potrąceniach. W związku z tym paski płacowe powinny zostać przekazane bezpośrednio do pracownika – bez udziału osób trzecich – nawet pełniących funkcje kierownicze. Nie można wysyłać zbiorczo pasków płacowych do kierowników jednostek, by zajęli się oni dostarczeniem ich do pracowników. Nie jest również zasadnym upoważnianie osób pełniących funkcje kierownicze do przetwarzania danych związanych z płacami. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jest odpowiedzialny za określenie wysokości wynagrodzenia, premii i innych składników pensji.

Co do zasady dane o wynagrodzeniu nie powinny wychodzić poza dział odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń. Elektroniczne paski płacowe, przekazane na adres e-mail lub udostępnione w Portalu pracownika, eliminują ryzyko upublicznienia danych płacowych.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

REKLAMA

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

REKLAMA

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA