Kategorie

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
shutterstock
Elektroniczne paski płacowe zawierają informacje o wynagrodzeniu, jego składnikach, a także potrąceniach. Pracodawca, przechowując dokumentację płacową pracowników, jest zobowiązany do ochrony danych osobowych jako ich administrator. Za złamanie zasad poufności danych grozi odpowiedzialność karna.

Elektroniczne paski płacowe a Kodeks pracy

Czy pracodawca musi przekazywać pracownikom paski płacowe? Pracodawca nie ma obowiązku wręczania pracownikom comiesięcznych pasków płacowych z wyszczególnieniem składników płacowych. Jednak może przewidzieć taką możliwość w wewnątrzzakładowych przepisach, np. regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania.

Na podstawie art. 85 § 5 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało wyliczone wynagrodzenie, np. karta ewidencji czasu pracy lub wyciąg z listy płac. Paski płacowe jednak do nich nie należą.

Pomimo braku ustawowego obowiązku wiele firm decyduje się na przekazywanie pracownikom pasków płacowych po wypłacie wynagrodzenia. Jest to dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jeśli pracodawca przechowuje dokumentację płacową, powinien zadbać o to, by nie miały do niej wglądu osoby niepowołane. Jest on administratorem danych osobowych. W związku z tym ciążą na nim obowiązki związane z zachowaniem poufności tych danych. Informacje o wynagrodzeniu danego pracownika są traktowane jako dobro osobiste, a za ich rozpowszechnienie grozi odpowiedzialność karna. Gdyby doszło do takiego naruszenia, pracownik może zwrócić się do sądu i domagać odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych. Z kolei osoba, która przetwarza dane osobowe, choć jest to zabronione lub nie ma do tego uprawnień, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).

Osoby, które utrudniają przeprowadzenie kontroli osobie kontrolującej w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, również podlegają tej samej karze (art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych).

Istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i przekazywania pasków płacowych. Zabezpieczenia mają uniemożliwiać wgląd do informacji, a także chronić ją przed potencjalnym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Muszą mieć to na względzie pracownicy działu kadrowo-płacowego podczas pracy z dokumentacją pracowniczą – zwłaszcza w formie papierowej.

Elektroniczne paski płacowe a bezpieczeństwo danych

Elektroniczne paski płacowe zwiększają bezpieczeństwo dystrybucji pasków. Systemy kadrowo-płacowe, umożliwiające elektroniczną wysyłkę pasków, posiadają technologiczne zabezpieczenia, które chronią dane pracowników przed osobami trzecimi. Do takich mechanizmów należą m.in. certyfikaty bezpieczeństwa, elektroniczne podpisy kwalifikowane czy szyfrowanie danych.

Elektroniczne paski płacowe eliminują takie etapy pośrednie, jak wydruki, ręczne cięcie pasków i pakowanie ich do kopert. Rozwiązanie zmniejsza ryzyko wycieku danych i zdejmuje z pracowników działu HR ciężar odpowiedzialności za papierowe informacje, znajdujące się w obiegu.

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jak wysyłać informacje płacowe i nie naruszać zasad? Elektroniczne paski płacowe można przekazywać pracownikom na dwa sposoby:

  • E-mail

Pracodawca może wysyłać informacje o wynagrodzeniu w formie wiadomości e-mail. Jeśli zdecyduje się na tę formę wysyłki e-pasków płacowych, musi pamiętać o zgodzie pracowników na przekazywanie pasków drogą mailową. W Kodeksie pracy nie znajdziemy prywatnego adresu e-mail pracownika wśród danych, które pracodawca może żądać. W związku z tym konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody osoby zatrudnionej. Najlepiej zadbać o formę pisemną, by uniknąć wszelkich nieporozumień.

  • Portal pracownika

Elektroniczne paski płacowe mogą być dostarczone za pomocą Portalu pracownika, który często jest jednym z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego. Każdy pracownik posiada indywidualne konto na platformie. Po zalogowaniu się, uzyskuje tam informacje o wysokości swojego wynagrodzenia i wszystkich jego częściach składowych. Pasek w portalu udostępnia pracownik działu HR, wykluczając udział osób trzecich. Dane są bezpieczne, a osoby zatrudnione mają do nich stały dostęp w dowolnej chwili.

Pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość wygenerowania i dystrybucji elektronicznych pasków płacowych od razu po naliczeniu listy płac. Zmniejsza to ryzyko wglądu osób nieuprawnionych, co w tym przypadku jest niezwykle istotne.

Na pasku płacowym mogą znajdować się informacje o wysokości pensji, wszystkich jej składnikach czy potrąceniach. W związku z tym paski płacowe powinny zostać przekazane bezpośrednio do pracownika – bez udziału osób trzecich – nawet pełniących funkcje kierownicze. Nie można wysyłać zbiorczo pasków płacowych do kierowników jednostek, by zajęli się oni dostarczeniem ich do pracowników. Nie jest również zasadnym upoważnianie osób pełniących funkcje kierownicze do przetwarzania danych związanych z płacami. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jest odpowiedzialny za określenie wysokości wynagrodzenia, premii i innych składników pensji.

Co do zasady dane o wynagrodzeniu nie powinny wychodzić poza dział odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń. Elektroniczne paski płacowe, przekazane na adres e-mail lub udostępnione w Portalu pracownika, eliminują ryzyko upublicznienia danych płacowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.