Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę w formie elektronicznej - zmiany 2017

Pracodawca będzie mógł zawrzeć lub rozwiązać umowę oraz prowadzić dokumentację w wersji elektronicznej. Akta przechowa tylko przez 10 lat.

Firma będzie mogła gromadzić dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej, a nie papierowej. Umowę o pracę zawrze za pośrednictwem e-maila. W tym samym trybie będzie mogła ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wymówienia. To tylko przykładowe propozycje zmian, jakie zawiera rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Realizuje on założenia pakietu dla przedsiębiorców (tzw. pakiet Morawieckiego).

– To bardzo pozytywna i długo oczekiwana zmiana. Na pewno ułatwi prowadzenie działalności przez pracodawców i zatrudnianie na podstawie umów o pracę – podkreśla dr hab. Monika Gładoch, radca prawny z Kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

Swoich obaw nie kryją za to związkowcy. Ich zdaniem tak szeroko ujęta zmiana wywoła problemy – w szczególności w zakresie rozwiązywania stosunku pracy.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Będzie łatwiej

Pierwsze pytanie, jakie nasuwa się w związku z proponowanymi zmianami, dotyczy tego, czy elektroniczną wersję dokumentów będą mogli stosować wszyscy pracodawcy, czy tylko ci, którzy dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z projektem jego posiadanie jest konieczne w przypadku tych akt, w których pracodawca i pracownik składają oświadczenia woli, a także mających istotny wpływ na przebieg zatrudnienia. Podpis będzie więc nieodzowny w razie np. zawierania lub rozwiązywania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila. Firma musi jednak także przekazywać pracownikowi wiele informacji dotyczących zatrudnienia. W tych przypadkach podpis nie będzie konieczny. Każdy pracodawca za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie mógł np. przekazywać zatrudnionym informację o warunkach pracy (obejmującą m.in. wskazanie częstotliwości wypłat i wymiaru urlopu), jego rozkładzie czasu pracy, przepisach antydyskryminacyjnych. To duże ułatwienie, ale może wywoływać wątpliwości. Na przykład projekt nie precyzuje wprost, czy przy złożeniu wypowiedzenia lub dyscyplinarki w wersji elektronicznej obie strony mają dysponować podpisem, czy też tylko ta wypowiadająca lub rozwiązująca umowę. W takim przypadku jedna strona nie będzie miała też pewności, że druga zapoznała się z treścią e-maila. To bardzo ważne ze względu na ustalenie, od kiedy biegnie okres wypowiedzenia umowy.