REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach

Subskrybuj nas na Youtube
Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach/fot. Shutterstock
Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej? Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji? Odpowiedzi na te pytania, znajdziesz w niniejszym poradniku.

Czy pracodawca musi prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej?

REKLAMA

Nie, ustawa wprowadza jedynie możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej bez konieczności prowadzenia i przechowywanie jej w postaci papierowej.

Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej?

Jeżeli pracodawca lub pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne. Możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby w celu potwierdzenia zgodności obu wersji dokumentu.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy pracodawca będzie mógł żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Nie, dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on już posiadał podpis elektroniczny, w przeciwnym razie wnioski i dokumenty będą podpisywane tradycyjnie.

Co się stanie z poprzednią postacią dokumentacji?

Pracodawca, który zmieni postać dokumentacji, zawiadamia pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni. Jeżeli pracodawca zmienia postać dokumentacji byłego pracownika, zawiadamia go w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji na tych samych zasadach. Szczegółowe zasady tej procedury określi rozporządzenie. Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji?

Tak, możliwe jest również przeniesienie dokumentacji z postaci elektronicznej do papierowej poprzez jej wydruk i opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, poświadczającym zgodność obu wersji dokumentacji. Również wtedy pracownikowi przysługuje prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.

Skąd pracownik dowie się, w jakiej postaci przechowywana jest jego dokumentacja?

Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania w sposób u niego przyjęty o każdej zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Czy sąd albo organ przyjmie jako dowód elektroniczną postać dokumentacji?

Tak. Do Kodeksu Pracy został wprowadzony przepis, który gwarantuje, że obie postacie dokumentacji są względem siebie równoważne.

Elektroniczna postać może zostać łatwo zniszczona, czy będą przeciwko temu jakieś zabezpieczenia?

Tak, nowe rozporządzenie wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 2981 Kodeksu Pracy określi szczegółowe warunki i sposób przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, tak aby zapewnić jej bezpieczeństwo, autentyczność i możliwość korzystania z niej przez wszystkie lata przechowywania.

Czy możliwe jest przechowywanie w postaci elektronicznej dokumentacji byłych pracowników, czy tylko nowych zatrudnionych?

Ustawa nie przewiduje ograniczeń w tej kwestii. Poddane digitalizacji mogą zostać akta zarówno byłych jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

Nie mam komputera, jak mogę uzyskać kopie dokumentacji od pracodawcy, jeżeli prowadzi ją w postaci elektronicznej?

Rozporządzenie wydane na podstawie art. 2981 Kodeksu Pracy zapewni, by każdy niezależnie od posiadanych warunków technicznych i postaci prowadzenia dokumentacji, mógł bez problemu uzyskać dostęp do swojej dokumentacji. Pracownik będzie mógł wybrać, w jakiej formie chce otrzymać kopię – czy elektronicznie, czy na papierze, niezależnie od postaci prowadzenia jej przez pracodawcę.

Źródło: biznes.gov.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA