Dokumentacja pracownicza od 2019 r. - nowe obowiązki pracodawcy

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Wspomnieć należy, że dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, o których mowa w Kodeksie pracy obejmuje: A. dokumentację osobową oraz B. dokumentację płacową - dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Od 1 stycznia 2019 r. ma się to zmienić, bowiem pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Przepisy przejściowe

10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Akta osobowe w formie elektronicznej

Obecnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. na podstawie nowelizacji będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie - papierowej lub elektronicznej.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Przekazanie dokumentacji pracownikowi

Ustawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,

- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.