| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Umowa o pracę > Ważne zmiany w Kodeksie pracy w 2019 roku

Ważne zmiany w Kodeksie pracy w 2019 roku

Ustawa Kodeks pracy jest aktualnie jednym z częściej aktualizowanych aktów prawnych. Tylko w 2018 roku zmiany w tym akcie prawnym były wprowadzane aż 6 razy. Nowelizacja przepisów, która na pewno będzie obowiązywała od 1 stycznia 2019 została wprowadzona ustawą z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od 1 stycznia 2019 zacznie obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja aktu pod numerem: Dz.U.2018.917 t.j. z dnia 2018.05.16, w której można znaleźć aż 21 zmian, w tym część z nich stricte „kosmetycznych”. Część naliczonych zmian wiąże się jedynie ze zmianą „kropki” kończącej zdanie na „średnik” po którym następuje wprowadzenie następnego paragrafu lub punktu, tak jak np. w art. 22(1) Kodeksu pracy.

Dane jakich pracodawca może żądać od pracownika zostaną rozszerzone o numer rachunku pracownika.

Aktualnie (do 31.12.2018), podstawową zasadą dotyczącą doręczenia pracownikowi jego wynagrodzenia jest przekazywanie wynagrodzenia pracownika do jego rąk własnych. Choć stosunkowo niewielka liczba pracowników korzysta z tej możliwości, to do tej pory przepisy nie zostały jeszcze w tej kwestii zaktualizowane.

Ciekawostka:

Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8 % pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Należy jednak pamiętać, że na mocy art. 86 Kodeksu pracy, obowiązek wypłaty wynagrodzenia może być spełniony inaczej aniżeli do rąk własnych pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W praktyce, wypłata wynagrodzenia w większości przypadków odbywa się na pisemny wniosek pracownika, na wskazany przez niego rachunek bankowy poprzez wyrażenie zgody na wypłatę wynagrodzenia w formie przelewu. Znowelizowany art. 22(1) § 2 upoważni pracodawcę do żądania wskazania przez pracownika numeru jego rachunku bankowego, oczywiście pod warunkiem, że pracownik nie złoży pisma z prośbą o przekazywanie należnego wynagrodzenia do rąk własnych. W praktyce nadal będą funkcjonować oświadczenia/druki pozwalające na wskazanie przez pracownika właściwego numeru rachunku bankowego jednak podstawową zasadą dotyczącą wypłaty wynagrodzenia będzie jej przekazywanie na rachunek bankowy pracownika.

Wspomniany art. 86, nabierze nowego brzmienia, a mianowicie:

Ustawodawca w tym przypadku dostosowuje przepis prawa do aktualnie obowiązujących standardów, w których to prawie każdy pracownik posiada już numer rachunku bankowego a przynajmniej oczekuje, że jego wynagrodzenie zostanie przesłane na rachunek bankowy. Jeśli jednak pracownik zdecyduje, aby jego wynagrodzenie miało być przekazywane do rąk własnych, zawsze będzie mógł złożyć stosowny wniosek do pracodawcy. Wniosek będzie mógł być złożony nie tylko w wersji papierowej, ale również w postaci elektronicznej.

Na mocy art. 10 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie wspomnianej ustawy (ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.) poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej i będzie musiał być złożony w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy wspomnianej informacji.

Kolejną szalenie istotną zmianą w przepisach Kodeksu pracy jest możliwość prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Wynika to pośrednio z przepisu wskazującego na podstawowe obowiązki pracodawcy, który to od 1 stycznia 2019 będzie obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) a także bezpośrednio z art. 94 (11), który brzmi: „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”. Ustawodawca daje pracodawcy wybór czy będzie prowadził dokumentację w wersji papierowej czy też elektronicznej. Do tej pory (do 31.12.2018) obowiązkiem pracodawcy było prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci papierowej, jednak część pracodawców decydowała się na jej prowadzenie dodatkowo również w wersji elektronicznej. Od 2019 roku pracodawca będzie miał wybór co do formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja ustawy wprowadza również kolejny punkt dotyczący obowiązków pracodawcy związany z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 będzie przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ze względu na specyfikę niektórych zawodów uzasadnione będzie utrzymanie dotychczasowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. 50 lat).

Wymóg zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności związany jest z umożliwieniem pracodawcy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, co z kolei powoduje konieczność doprecyzowania warunków jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja była właściwie zabezpieczona. Zachowanie poufności oznacza ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Integralność wymaga zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad. Zachowanie kompletności, ma oznaczać zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Natomiast zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego.

Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej w odpowiedni sposób ma dotyczyć nie tylko okresu zatrudnienia, ale również okresu 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Okres przechowywania ulegnie znaczącej zmianie i jest ważną informacją dla pracodawców, którzy nie będą zobligowani do jej przechowywania przez 50 lat (jak to ma miejsce obecnie).

Ciekawostka:

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (przy jednoczesnym zobowiązaniu przekazywania do ZUS danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń) ma w założeniu zmniejszyć skalę obciążeń pracodawców, a także uzyskać korzyści wynikające z ze zmniejszenia powierzchni przeznaczonej do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kosztów obsługi zgromadzonej dokumentacji.

Należy zwrócić uwagę na przepisy przejściowe, wskazane w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a dokładnie art. 7 tej ustawy, który wyraźnie wskazuje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy będzie należało ustalić na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

W tym miejscu, warto dodać, że od 1 stycznia 2019 po art. 94(3) dodane zostaną art. 94(4)-94(12), które wprowadzają znowelizowane przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosić 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Jednak okres ten będzie wydłużony w przypadku, gdy dokumentacja będzie stanowić dowód w postępowaniu lub dokumentacja ta być może będzie stanowiła dowód w postępowaniu. Ustawodawca wskazuje na wystąpienie dwóch sytuacji, które spowodują, że dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać dłużej, tj.

- pracodawca będzie stroną postępowania wtedy będzie zobowiązany przechowywać tę dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;

- pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zobowiązany powiadomić, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W tym wydłużonym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracownik będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie dowodu z dokumentacji pracowniczej lub odebrać od pracodawcy potrzebne w sprawie dokumenty.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Agnieszka Kalicińska

Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego i Prawnego w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »