Ważne zmiany w Kodeksie pracy w 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 zacznie obowiązywać kolejna zaktualizowana wersja aktu pod numerem: Dz.U.2018.917 t.j. z dnia 2018.05.16, w której można znaleźć aż 21 zmian, w tym część z nich stricte „kosmetycznych”. Część naliczonych zmian wiąże się jedynie ze zmianą „kropki” kończącej zdanie na „średnik” po którym następuje wprowadzenie następnego paragrafu lub punktu, tak jak np. w art. 22(1) Kodeksu pracy.

Dane jakich pracodawca może żądać od pracownika zostaną rozszerzone o numer rachunku pracownika.

Aktualnie (do 31.12.2018), podstawową zasadą dotyczącą doręczenia pracownikowi jego wynagrodzenia jest przekazywanie wynagrodzenia pracownika do jego rąk własnych. Choć stosunkowo niewielka liczba pracowników korzysta z tej możliwości, to do tej pory przepisy nie zostały jeszcze w tej kwestii zaktualizowane.

Ciekawostka:

Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. 77,8 % pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Należy jednak pamiętać, że na mocy art. 86 Kodeksu pracy, obowiązek wypłaty wynagrodzenia może być spełniony inaczej aniżeli do rąk własnych pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W praktyce, wypłata wynagrodzenia w większości przypadków odbywa się na pisemny wniosek pracownika, na wskazany przez niego rachunek bankowy poprzez wyrażenie zgody na wypłatę wynagrodzenia w formie przelewu. Znowelizowany art. 22(1) § 2 upoważni pracodawcę do żądania wskazania przez pracownika numeru jego rachunku bankowego, oczywiście pod warunkiem, że pracownik nie złoży pisma z prośbą o przekazywanie należnego wynagrodzenia do rąk własnych. W praktyce nadal będą funkcjonować oświadczenia/druki pozwalające na wskazanie przez pracownika właściwego numeru rachunku bankowego jednak podstawową zasadą dotyczącą wypłaty wynagrodzenia będzie jej przekazywanie na rachunek bankowy pracownika.

Wspomniany art. 86, nabierze nowego brzmienia, a mianowicie:

Ustawodawca w tym przypadku dostosowuje przepis prawa do aktualnie obowiązujących standardów, w których to prawie każdy pracownik posiada już numer rachunku bankowego a przynajmniej oczekuje, że jego wynagrodzenie zostanie przesłane na rachunek bankowy. Jeśli jednak pracownik zdecyduje, aby jego wynagrodzenie miało być przekazywane do rąk własnych, zawsze będzie mógł złożyć stosowny wniosek do pracodawcy. Wniosek będzie mógł być złożony nie tylko w wersji papierowej, ale również w postaci elektronicznej.

Na mocy art. 10 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie wspomnianej ustawy (ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.) poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej i będzie musiał być złożony w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy wspomnianej informacji.

Kolejną szalenie istotną zmianą w przepisach Kodeksu pracy jest możliwość prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Wynika to pośrednio z przepisu wskazującego na podstawowe obowiązki pracodawcy, który to od 1 stycznia 2019 będzie obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) a także bezpośrednio z art. 94 (11), który brzmi: „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”. Ustawodawca daje pracodawcy wybór czy będzie prowadził dokumentację w wersji papierowej czy też elektronicznej. Do tej pory (do 31.12.2018) obowiązkiem pracodawcy było prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci papierowej, jednak część pracodawców decydowała się na jej prowadzenie dodatkowo również w wersji elektronicznej. Od 2019 roku pracodawca będzie miał wybór co do formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja ustawy wprowadza również kolejny punkt dotyczący obowiązków pracodawcy związany z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 będzie przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ze względu na specyfikę niektórych zawodów uzasadnione będzie utrzymanie dotychczasowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. 50 lat).

Wymóg zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności związany jest z umożliwieniem pracodawcy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej, co z kolei powoduje konieczność doprecyzowania warunków jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja była właściwie zabezpieczona. Zachowanie poufności oznacza ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Integralność wymaga zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad. Zachowanie kompletności, ma oznaczać zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Natomiast zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego.

Konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej w odpowiedni sposób ma dotyczyć nie tylko okresu zatrudnienia, ale również okresu 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Okres przechowywania ulegnie znaczącej zmianie i jest ważną informacją dla pracodawców, którzy nie będą zobligowani do jej przechowywania przez 50 lat (jak to ma miejsce obecnie).

Ciekawostka:

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (przy jednoczesnym zobowiązaniu przekazywania do ZUS danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń) ma w założeniu zmniejszyć skalę obciążeń pracodawców, a także uzyskać korzyści wynikające z ze zmniejszenia powierzchni przeznaczonej do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kosztów obsługi zgromadzonej dokumentacji.

Należy zwrócić uwagę na przepisy przejściowe, wskazane w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a dokładnie art. 7 tej ustawy, który wyraźnie wskazuje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy będzie należało ustalić na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

W tym miejscu, warto dodać, że od 1 stycznia 2019 po art. 94(3) dodane zostaną art. 94(4)-94(12), które wprowadzają znowelizowane przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosić 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Jednak okres ten będzie wydłużony w przypadku, gdy dokumentacja będzie stanowić dowód w postępowaniu lub dokumentacja ta być może będzie stanowiła dowód w postępowaniu. Ustawodawca wskazuje na wystąpienie dwóch sytuacji, które spowodują, że dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać dłużej, tj.

- pracodawca będzie stroną postępowania wtedy będzie zobowiązany przechowywać tę dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;

- pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zobowiązany powiadomić, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W tym wydłużonym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracownik będzie mógł wnioskować o przeprowadzenie dowodu z dokumentacji pracowniczej lub odebrać od pracodawcy potrzebne w sprawie dokumenty.

Powzięcie wiadomości o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania nie będzie wymagało zachowania żadnej szczególnej formy. Pracodawca będzie mógł być poinformowany bezpośrednio przez pracownika lub sąd czy też organ prowadzący dane postępowania lub w jakikolwiek inny sposób. Należy pamiętać, że przedłużenie przechowywania dokumentacji pracowniczej nastąpi bez względu na rodzaj wszczętego postępowania, np. postępowania cywilnego, karnego, administracyjnego, dyscyplinarnego lub innego.

Bardzo istotnym przepisem z punktu widzenia praktycznego jest wprowadzenie zapisu, który raz na zawsze rozstrzygnie kwestie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie wskazanym w art. 94 pkt 9b czyli w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Pracownik nie będzie musiał już przedkładać ponownie do pracodawcy dokumentów pracowniczych, które znajdują się w jego aktach osobowych. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym (do 31.12.2018) przepisy prawa pracy nie rozstrzygają kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy po przerwie. Jednak konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika odrębnie dla każdego pracownika sugeruje obowiązek zakładania nowej dokumentacji pracowniczej w przypadku każdego zatrudnienia po przerwie, w związku z tym, że rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy powoduje utratę statusu pracownika.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w takim przypadku będzie się liczył od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Ustawodawca wprowadza kolejny obowiązek po stronie pracodawcy, co w praktyce może oznaczać konieczność przygotowania stosownej dokumentacji przez pracowników działu kadr.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na pracodawcy ciąży obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy. Od 1 stycznia 2019, pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli okresie wynoszącym 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (chyba, że ze względu na postępowanie – okres ten ulegnie wydłużeniu);

- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Pojęcie dokumentacji pracowniczej zostało pośrednio ujęte w art. 94 pkt 9a, który wskazuje, że dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników to „dokumentacja pracownicza”, co zostało ujęte w nawiasie przez Ustawodawcę.

Zatem pracodawca będzie musiał przechowywać wszelką dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, w tym akta osobowe pracowników przez określony przepisami prawa pracy czas, jednocześnie pracownik będzie musiał zostać skutecznie o tym poinformowany. Pracownik będzie musiał być powiadomiony o możliwości odbioru tej dokumentacji, a także jej zniszczenia - w przypadku nieodebrania.

Nowy obowiązek informacyjny może powodować wiele wątpliwości w praktyce. Jedno jest pewne, pracodawca musi spełnić ten obowiązek w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Natomiast trudne może się okazać wskazanie miejsca, w którym pracownik ma odebrać dokumentację pracowniczą w sytuacji, gdy pracodawca wie, że będzie zmieniał siedzibę lub gdy nie będzie miał w perspektywie kontynuowania prowadzonej działalności. Być może wystarczającym działaniem po stronie pracodawcy okaże się jedynie poinformowanie pracownika o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej po upływie wymaganego okresu jej przechowywania, bez wskazywania miejsca odbioru tej dokumentacji.

Stworzenie odpowiedniego wzoru dokumentu na pewno ułatwi działania po stronie pracowników działu kadr, a odpowiedni dokument będzie wręczany pracownikowi w momencie wydania świadectwa pracy.

Zgodnie z art. 298(1), otrzymamy od ustawodawcy gotowe rozwiązanie w postaci rozporządzenia, które ma wskazywać sposób i tryb doręczenia lub zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się na zmianę tej dokumentacji na elektroniczną.

Co bardzo ważne w kontekście ochrony danych osobowych, pracodawca będzie miał obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej lub wydania jej byłemu pracownikowi, jeśli ten stawi się po jej odbiór.

Pracodawca będzie musiał pamiętać o bezwzględnym obowiązku zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie DO 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór przez pracownika tej dokumentacji, co oznacza, że w terminie 12 miesięcy będzie musiał trwale zniszczyć dokumentację pracowniczą. Pracodawca będzie mógł to uczynić od razu po upływie odpowiedniego terminu lub najpóźniej z dniem upływu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Jeśli w tym okresie, w czasie którego pracodawca ma czas na zniszczenie dokumentacji pracowniczej, zgłosi się do niego były pracownik z prośbą o wydanie tej dokumentacji, pracodawca może (choć nie ma już takiego obowiązku prawnego) wydać mu tę dokumentację.

Kolejną dużą nowością, z którą spotkają się pracodawcy w 2019 roku to możliwość zmiany dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Takie uprawnienie daje pracodawcy nowy art. 94(8) Kodeksu pracy, który brzmi:

Należy mieć na uwadze, że zmiana dokumentacji na elektroniczną będzie wymagała od pracodawcy posiadania systemu teleinformatycznego umożliwiającego opatrzenie dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną będzie wymagała poinformowania pracowników o fakcie dokonania tej zmiany.

Natomiast zmiana dokumentacji pracowniczej z postaci elektronicznej na papierową nastąpi poprzez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, który następnie będzie opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

W sytuacji, w której pracodawca zdecyduje się na zmianę dokumentacji papierowej na elektroniczną, pracownik będzie miał możliwość odbioru poprzedniej dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od daty przekazania przez pracodawcę informacji na temat dokonywanej zmiany w dokumentacji pracowniczej, o czym pracownik będzie musiał być uprzednio poinformowany. Obowiązek informacyjny będzie również dotyczył byłych pracowników. Zatem pracodawca zatrudniający wielu pracowników, u którego być może rotacja pracowników jest dość częsta będzie zobowiązany do zawiadomienia również wszystkich byłych pracowników o zmianie dokumentacji na elektroniczną i możliwości odbioru poprzedniej dokumentacji, co w praktyce może przysporzyć wiele pracy, a także kosztów po stronie pracodawcy, ponieważ najbardziej rozsądne w tym przypadku wydaje się przesłanie stosownej informacji do byłych pracowników za pośrednictwem operatora pocztowego.

Jeśli zdarzyłoby się tak, że nastąpi zgon pracownika lub zgon byłego pracownika, odbiór dokumentacji będzie przysługiwał najbliższym członkom rodziny. W praktyce, przypuszczalnie konieczny będzie stosowny wniosek członka rodziny oraz okazany akt zgonu pracownika lub byłego pracownika w celu odebrania dokumentacji pracowniczej zmarłej osoby.

Natomiast jeśli pracownik nie zdecyduje się na odebranie poprzedniej wersji dokumentacji, pracodawca będzie miał bezwzględny obowiązek zniszczenia poprzedniej wersji dokumentacji. W tym przypadku, ustawodawca nie sprecyzował w jakim terminie ma się odbyć zniszczenie dokumentacji, co sugeruje, że pracodawca będzie mógł przechowywać tę dokumentację do upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Co ważne, od 2019 roku dokumentacja elektroniczna będzie równoważna z prowadzoną do tej pory (do 31.12.2018) dokumentacją papierową. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać z dokumentu papierowego i elektronicznego, w szczególności wykorzystując obie postacie dokumentów jako potwierdzenie uprawnień czy też dowodów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych.

Ustawodawca, raz na zawsze rozstrzyga kwestie możliwości wydawania pracownikom kopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych.

Pracodawca będzie miał obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek aktualnego pracownika, byłego pracownika lub najbliższych członków rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Co ciekawe, wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. W rozporządzeniu do ustawy – Kodeks pracy, Minister właściwy do spraw pracy określi sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub innym członkom najbliższej rodziny.

W związku z wprowadzeniem zupełnie nowych obowiązków na pracodawców, uaktualniony zostanie również przepis dotyczący odpowiedzialności karnej za naruszenie, któregoś z tych obowiązków, i tak:

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

Art. 298(1) Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że w miejsce rozporządzenia określającego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy praz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, tj. aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie zastąpione nowym rozporządzeniem.

Zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej będzie wymagała zastąpienia wspomnianego, aktualnie obowiązującego rozporządzenia nowym aktem wykonawczym, który będzie szczegółowo regulował kwestie związane z elektroniczną dokumentacją pracowniczą, w szczególności wydawania kopii ze zgromadzonej dokumentacji.

W nowym rozporządzeniu, nie będą już umieszczone pomocnicze wzory dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, wszystko po to aby zapewnić zgodność aktu wykonawczego i delegacji ustawowej z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pomocnicze wzory dokumentów mają zostać zamieszczone na stornie Internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U.2018.917 t.j. z dnia 2018.05.16)

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357 z dnia 2018.02.13)