Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Ministerstwo Gospodarki przygotowało projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który ma ułatwić pracodawcom przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a w konsekwencji ograniczyć koszty z tym związane. W pełni popieramy cel tego projektu. Obawiamy się jednak, że zaproponowane przepisy nie doprowadzą do zamierzonych skutków. Wynika to przede wszystkim z tego, iż pomijają one podstawowy postulat pracodawców, zakładający możliwość prowadzenia dokumentacji oraz jej archiwizowania również w formie elektronicznej.

Naszym zdaniem tylko digitalizacja będzie stanowiła faktyczne ułatwienie dla pracodawców – pod względem zarówno logistycznym (oszczędność miejsca i czasu), jak i kosztowym (oszczędność środków). Zwracamy uwagę na to, że w większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest już normą. Przygotowana nowelizacja powinna zmierzać właśnie do usankcjonowania obecnie stosowanej przez pracodawców praktyki. Dlatego postulujemy odpowiednie uzupełnienie projektu ustawy oraz uwzględnienie tej kwestii w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Obecne przepisy nie precyzują tego, jakie dokładnie dokumenty i przez jaki czas powinny być przechowywane przez pracodawcę. Dlatego inicjatywę resortu gospodarki, która ma sprecyzować katalog tych dokumentów wraz z okresem ich archiwizowania, uznajemy za uzasadnioną. Jak przewiduje projekt, zostaną ustanowione trzy minimalne okresy przechowywania: okres zatrudnienia (określany jako „0”), 5-letni oraz 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia. W naszej jednak ocenie wprowadzenie do Kodeksu pracy 50-letniego okresu archiwizacji oznaczałoby jasno, że obejmuje on wszystkich pracodawców, co na gruncie aktualnych przepisów nie było takie oczywiste. Dla pracodawców, w szczególności małych, taki przepis stanowiłby duże obciążenie. Ponadto, jak zaznacza Państwowa Inspekcja Pracy, uregulowanie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej na gruncie prawa pracy spowoduje to, że inspektorzy zyskają prawo do kontroli jego przestrzegania przez pracodawców.

Nowa wersja programu Płatnik 10.01.001. Pobierz bezpłatną instrukcję.

Ze względu na ustalenie nowych okresów przechowywania zmianie ulegnie także sposób gromadzenia akt osobowych pracownika – akta będą składały się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania. Zmiana ta naszym zdaniem może jednak powodować poważne utrudnienie w codziennym posługiwaniu się aktami pracownika. Ponadto jej skutkiem może być konieczność dostosowania teczek osobowych do nowych przepisów w celu ujednolicenia zasad gromadzenia dokumentacji w firmie. Oznacza to dodatkowy, kosztowny i czasochłonny obowiązek, zwłaszcza dla dużych pracodawców.

Popieramy natomiast ujętą w projekcie możliwość dokonania przez pracodawcę zniszczenia dokumentacji z akt osobowych po zmarłym pracowniku. W naszej jednak ocenie analogiczne rozwiązanie powinno zostać wprowadzone w odniesieniu do sytuacji przejścia pracownika na emeryturę. Obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat również w tym przypadku rodzi nasze duże wątpliwości, zwłaszcza że dokumentacja emerytalno-rentowa jest jednocześnie gromadzona przez ZUS.

W naszej opinii przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki projekt wymaga jeszcze dopracowania. W przeciwnym razie nowe regulacje mogą okazać się dla pracodawców problematyczne, a także będą nakładać na nich nowe obowiązki, co stanowiłoby zaprzeczenie idei deregulacji, która przyświeca przedmiotowej nowelizacji.

Porozmawiaj o tym na FORUM