Nowy układ akt osobowych 2019 - dokumenty w poszczególnych częściach

Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. W części A należy przechowywać dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w części C - dokumenty w zakresie ustania stosunku pracy. Natomiast w nowej części D akt osobowych należy składać dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników, którzy w tym dniu pozostawali w stosunku pracy, akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może pozostawić bez wprowadzania zmian. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 r. powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami. Nie ma przeszkód, aby pracodawca dostosował akta osobowe zgromadzone przed dniem wejścia nowych przepisów do określonych nimi zasad i prowadził te akta w całości zgodnie ze zmienionymi regulacjami.

Część A akt osobowych

W części A akt osobowych należy obecnie gromadzić:

1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie tj.:,

• CV, list motywacyjny,
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. świadectwa i dyplomy potwierdzające wykształcenie, ukończone kursy, szkolenia lub posiadane uprawnienia),
• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. w przypadku osób ubiegających się o zatrudnienie w służbie cywilnej - oświadczenie o niekaralności);

2) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy).

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, rodzinnym.

Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa lub gdy jest w nich zapisane, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Oprócz tego kandydat na pracownika może przedstawić dokumenty potwierdzające jego dodatkowe kwalifikacje lub umiejętności, np. dyplom ukończenia wyższej uczelni oraz inne dokumenty, np. potwierdzające jego staż pracy, jeśli zamierza korzystać z określonych uprawnień przewidzianych w regulacjach prawa pracy (np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy). Wszystkie te dokumenty złożone przez kandydata do pracy należy przechowywać w części A akt osobowych.

Należy zwrócić uwagę, że 21 lutego 2019 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Zgodnie z tą ustawą zmianie ulegnie przede wszystkim katalog danych osobowych, jakie pracodawca będzie mógł żądać od pracownika przed przyjęciem go do pracy, a jakie po jego zatrudnieniu. Przed zatrudnieniem pracodawca będzie mógł wymagać podania przez przyszłego pracownika jedynie następujących danych:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) data urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

To dosyć znaczące ograniczenie danych osobowych, jakie pracodawca będzie mógł przetwarzać przed przyjęciem pracownika do pracy. Ustawodawca usunął z katalogu tych danych imiona rodziców, które po zmianie przepisów nie będą już przetwarzane ani przed zatrudnieniem, ani po zatrudnieniu pracownika. Również informacja o miejscu zamieszkania nie będzie dostępna dla pracodawcy przed zatrudnieniem pracownika. Danych o tym, gdzie pracownik mieszka, pracodawca będzie mógł wymagać dopiero po jego zatrudnieniu. Dodatkowo ustawodawca zaznaczył, że pracodawca może przed przyjęciem do pracy wymagać od kandydata danych kontaktowych. Jakie jednak dane do kontaktu (np. nr telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny) pracodawca będzie mógł przetwarzać przed przyjęciem pracownika do pracy, zadecyduje sam kandydat. Ponadto ustawodawca wskazał, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o pracę danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Oznacza to, że pracodawca poszukujący kandydatów do prac prostych, niewymagających żadnych określonych kwalifikacji czy doświadczenia, nie będzie mógł żądać od kandydata wskazanych informacji.

W części A akt osobowych przechowywane są obecnie także skierowania oraz orzeczenia lekarskie dotyczące:

• wstępnych badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy,
• aktualnych badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych osób przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,
• stwierdzenia braku przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, przedstawionych przez osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (jeżeli nowy pracodawca stwierdził, że warunki opisane w skierowaniu na badania wystawionym przez poprzedniego pracodawcę odpowiadają warunkom występującym na stanowisku pracy, na którym ta osoba ma zostać zatrudniona),
• badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (w takim przypadku pracownik przedkłada nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie, uzyskane w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony, oraz skierowanie do wykonania tych badań).

Część B akt osobowych

W części B akt osobowych należy obecnie przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, tj. kwestionariusz osobowy dla pracownika lub oświadczenia pracownika, w których pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy);

Pracodawca pobrał od pracownika upoważnienie do przetwarzania jego danych osobowych. Zamieścił je w osobnym zbiorczym segregatorze, w którym przetrzymuje różne upoważnienia. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Przetwarzanie danych osobowych pracownika i prowadzenie jego akt osobowych ma podstawę prawną w przepisach Kodeksu pracy. W związku z tym nie trzeba pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od pracowników w tym celu. Należy pamiętać, że pracodawca, gromadząc dane osobowe pracowników, przetwarza tylko te z nich, które są potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy. W aktach osobowych pracowników nie powinno być więc, co do zasady, danych wykraczających poza katalog wskazany w Kodeksie pracy. Jeżeli jednak pracownik przedstawi takie dane z własnej inicjatywy (np. zdjęcie w CV), zgoda na przetwarzanie tych danych powinna znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Zgodę tę należy umieścić w tej części akt osobowych, w której znajdują się dane osobowe objęte zgodą. Jeżeli więc dane te zostały przedstawione w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, powinny znaleźć się w części A akt osobowych.

Po zatrudnieniu danej osoby, oprócz podanych wyżej danych, których można żądać od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo domagać się także:

1. innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
2. numeru PESEL,
3. numeru rachunku bankowego, na który ma być wypłacane wynagrodzenie pracownika,
4. innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

W związku z uchwaloną przez Sejm 21 lutego 2019 r. nowelizacją przepisów dostosowującą polskie regulacje do przepisów RODO zmianie ulegnie również katalog danych przetwarzanych przez pracodawcę po przyjęciu pracownika do pracy. Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł żądać od pracownika:

1) adresu zamieszkania,

2) numeru PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,

3) innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

4) podania wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

5) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

---

Zgodnie z omawianą nowelizacją pracodawca, poza wymienionymi danymi, będzie mógł żądać od pracownika podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Niewątpliwie w tym przypadku chodzi o dodatkowe dane wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, np. dane o niekaralności wymagane przykładowo od nauczycieli czy pracowników samorządowych zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych;

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy);
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych;
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

1. treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
2. przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy),
3. zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

• potwierdzenie poinformowania pracownika o:

1. warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy),
2. celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),
3. ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy);

• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy);
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kodeksu pracy);
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ Kodeksu pracy);
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy);

Pracownik złożył wniosek o udzielenie jednego dnia urlopu bezpłatnego. Pracodawca nie zamieścił tego wniosku w aktach osobowych, ponieważ uznał, że tak krótki urlop bezpłatny nie wpływa na uprawnienia pracownicze. Wymiar urlopu wypoczynkowego obniża bowiem urlop bezpłatny trwający co najmniej 1 miesiąc. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Każdy wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, bez względu na długość tego urlopu, powinien być przechowywany w części B akt osobowych pracownika.

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

1. wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 §2 i 5 Kodeksu pracy);

Należy zwrócić uwagę, że w części B akt osobowych trzeba przechowywać skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące okresowych lub kontrolnych badań lekarskich pracownika, wydane lub przeprowadzone u pracodawcy, który go zatrudnia, po zakończeniu ważności dotychczasowych takich badań (badania okresowe) lub po okresie niezdolności do pracy, który powoduje konieczność ich przeprowadzenia (badania kontrolne). Oprócz tego w części B przechowujemy skierowania i orzeczenie lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, ale tylko w przypadku przenoszenia pracownika już zatrudnionego na inne stanowisko. Wszelkie inne orzeczenia i skierowania dotyczące badań lekarskich zamieszczamy w części A akt osobowych;

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy);

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 Kodeksu pracy);
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Pracodawca zamieścił w części B akt osobowych wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego składane przez pracowników. Takie wnioski nie powinny być dołączane do akt osobowych pracownika. Pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z tego urlopu.

Wskazany katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych).

Część C akt osobowych

W części C akt osobowych pracownika należy przechowywać obecnie oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę (oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę albo rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy),
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Podobnie jak w części B akt osobowych katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części C nie został sformułowany w sposób wyczerpujący.

Pracodawca za zgodą pracownika anulował złożone mu wypowiedzenie umowy o pracę. Anulowane wypowiedzenie umowy o pracę jest istotnym dokumentem wpływającym na sytuację pracownika w zakresie jego uprawnień ze stosunku pracy. Dlatego dokument wypowiedzenia umowy wraz z oświadczeniem pracodawcy o jego cofnięciu i zgodą pracownika na takie cofnięcie powinien zostać zamieszczony w aktach osobowych pracownika. Anulowanie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę po uzyskaniu zgody pracownika na jego cofnięcie pozbawia mocy prawnej złożone wcześniej oświadczenie o wypowiedzeniu. W związku z tym nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. A zatem złożone przez pracodawcę oświadczenie o wypowiedzeniu należy potraktować jako pismo związane z nadal trwającym stosunkiem pracy. Dlatego anulowane wypowiedzenie umowy o pracę wraz ze zgodą pracownika na cofnięcie wypowiedzenia powinno zostać zamieszczone w części B akt osobowych pracownika.

Część D akt osobowych

W części D akt osobowych pracownika należy przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W tej części należy umieścić m.in.:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej,
• stanowisko reprezentującej pracownika zakładowej organizacji zawodowej w sprawie nałożenia kary porządkowej,
• pismo o odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Podstawa prawna:

• § 2, § 3, § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

• art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

• art. 4 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - w dniu publikacji artykułu ustawa oczekiwała na rozpatrzenie przez Senat