REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r.

Duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r./fot.Shutterstock
Duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r./fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Ponadto dokumentacja osobowa i płacowa będzie mogła być prowadzona w postaci elektronicznej. Według szacunków, zredukuje to koszty firmy nawet o 200 tys. zł rocznie. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.

Senatorowie przyjęli 19 stycznia 2018 r. bez poprawek ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Ustawa trafi teraz do Prezydenta. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. 

Autopromocja

"Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji"  – wyjaśnia wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj.

Wiceszef MPiT podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych.

" Ten okres jest jednym z najdłuższych na świecie, a wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur " – mówi.

Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy książkę: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Krócej i bezpieczniej dla pracownika

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Przykładowy czasy przechowywania dokumentacji pracowniczej w innych krajach UE

Finlandia 10 lat
Dania 5 lat
Czechy 3 do 30 lat (w zależności od rodzaju)
Holonadia

brak obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych

dokumenty finansowe – 7 lat

Niemcy

dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych - 6 - 10 lat

listy płac - 10 lat

E-dokumentacja na równi z papierową

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale mogli je traktować tylko jako wersję pomocniczą. Teraz będą mogli w pełny sposób czerpać korzyści z cyfryzacji dokumentacji. Przyspieszy to proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty. Szacunki MPiT wskazują, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie.

Pensja domyślnie na konto

W ustawie znalazła się jeszcze zmiana, która dostosowuje prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Pensja będzie wypłacana domyślnie na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest częścią pakietu #100zmianDlaFirm.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Ministerstwo Rozwoju

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    REKLAMA

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    Elektroradiolog - kim jest i co robi?

    Elektroradiolog to nowy zawód medyczny. Wielu idąc na tzw. prześwietlenie, tj. n. badanie w pracowniach rentgenowskich RTG - nie zdaje sobie sprawy, że jest to wymagający zawód, który wiąże się z pracą w szkodliwych i trudnych warunkach dla zdrowia tego pracownika - ze względu na promieniowanie. Praca przy wykonywaniu badań z zakresu diagnostyki obrazowej (rentgenografia, rentgenoskopia, radiologia stomatologiczna, mammografia, densytometria rentgenowska, tomografia komputerowa) jest wymagająca.

    REKLAMA