REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
dokumentacja pracownicza dokumenty cyfryzacja digitalizacja akta pracownicze okres przechowywania pracodawca obowiązki pracodawcy archiwum
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, po ustaniu zatrudnienia pracownika, zobowiązany jest do przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania wynosi 10 lat lub 50 lat – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. W niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można skrócić. Możliwe jest także jego przedłużenie.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej należy rozumieć akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także po zakończeniu stosunku pracy. 

Długość okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy zależy od okresu, w którym nawiązano stosunek pracy z pracownikiem. Z tego względu pracowników można podzielić na trzy grupy: 

  • zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.;

  • zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,

  • zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 r., wynosi 10 lat

Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Okres ten kończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich pracowników kończących zatrudnienie w danym roku kalendarzowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

W przypadku dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany w okresie między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., przyjmuje się, że ma zastosowanie 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

REKLAMA

Jeżeli pracodawca chce okres przechowywania dokumentacji skrócić z 50 lat do 10 lat, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie. I w tym przypadku 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Możliwości skrócenia 50-letniego okresu przechowywania nie mają pracodawcy przechowujący dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. wynosi 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej tych pracowników.

Przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Kodeks pracy przewiduje możliwość przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to dopuszczalne, jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (przepisy nie precyzują o jakie postępowanie chodzi, może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju), a pracodawca:

  • jest stroną tego postępowania. W tej sytuacji pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania tej dokumentacji;

  • powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 944 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

  • art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

  • art. 41a – 41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.)

  • § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm.)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA