Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

• Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej
• Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
• Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
• Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
• Przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej należy rozumieć akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także po zakończeniu stosunku pracy. 

Długość okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy zależy od okresu, w którym nawiązano stosunek pracy z pracownikiem. Z tego względu pracowników można podzielić na trzy grupy: 

• zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.;

• zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,

• zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 r., wynosi 10 lat. 

Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Okres ten kończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich pracowników kończących zatrudnienie w danym roku kalendarzowym.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

W przypadku dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany w okresie między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., przyjmuje się, że ma zastosowanie 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli pracodawca chce okres przechowywania dokumentacji skrócić z 50 lat do 10 lat, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie. I w tym przypadku 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Możliwości skrócenia 50-letniego okresu przechowywania nie mają pracodawcy przechowujący dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. wynosi 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej tych pracowników.

Przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Kodeks pracy przewiduje możliwość przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to dopuszczalne, jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (przepisy nie precyzują o jakie postępowanie chodzi, może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju), a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania. W tej sytuacji pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania tej dokumentacji;

• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9b, art. 94⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

• art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

• art. 41a – 41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.)

• § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm.)