REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
dokumentacja pracownicza dokumenty cyfryzacja digitalizacja akta pracownicze okres przechowywania pracodawca obowiązki pracodawcy archiwum
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, po ustaniu zatrudnienia pracownika, zobowiązany jest do przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania wynosi 10 lat lub 50 lat – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. W niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można skrócić. Możliwe jest także jego przedłużenie.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej należy rozumieć akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

REKLAMA

Autopromocja

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także po zakończeniu stosunku pracy. 

Długość okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy zależy od okresu, w którym nawiązano stosunek pracy z pracownikiem. Z tego względu pracowników można podzielić na trzy grupy: 

  • zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.;

  • zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,

  • zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 r., wynosi 10 lat

Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Okres ten kończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich pracowników kończących zatrudnienie w danym roku kalendarzowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

W przypadku dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany w okresie między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., przyjmuje się, że ma zastosowanie 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli pracodawca chce okres przechowywania dokumentacji skrócić z 50 lat do 10 lat, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie. I w tym przypadku 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Możliwości skrócenia 50-letniego okresu przechowywania nie mają pracodawcy przechowujący dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. wynosi 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej tych pracowników.

Przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Kodeks pracy przewiduje możliwość przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to dopuszczalne, jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (przepisy nie precyzują o jakie postępowanie chodzi, może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju), a pracodawca:

  • jest stroną tego postępowania. W tej sytuacji pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania tej dokumentacji;

  • powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9b, art. 944 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

  • art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

  • art. 41a – 41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.)

  • § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm.)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Maj 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz maja 2025 do druku z miejscem na notatki. Maj 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Matki. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz swoje notatki.

Niedziele handlowe - maj 2025

Najbliższa niedziela handlowa wypada 27 kwietnia 2025 r. Czy w maju i czerwcu również będą niedziele handlowe? Sprawdź kalendarz niedziel handlowych i niehandlowych.

Maj 2025 – dni wolne, godziny pracy

Maj 2025 – dni wolne i godziny pracy czyli jaka jest norma godzin pracy w miesiącu. Kalendarz maja w 2025 roku zawiera 2 święta ustawowo wolne od pracy. Jedno z nich wypada w sobotę, a to oznacza dodatkowy dzień wolny w tym miesiącu.

Albo matka albo ojciec. Tylko jedno skorzysta z tego uprawnienia

W prawie pracy jest wiele uprawnień rodzicielskich. Pracownicy będący rodzicami mają dodatkowe przywileje jak urlopy, przerwy w pracy, łatwiejszy dostęp do elastycznej organizacji pracy, np. pracy zdalnej. Niektóre prawa przysługują tylko jednemu z rodziców dziecka. Czy 2 dni albo 16 godzin wolnego w roku na opiekę nad dzieckiem zdrowym przysługuje matce i ojcu dziecka?

REKLAMA

Podwyżki w budżetówce 2025: jak zmienią się pensje nauczycieli, urzędników i pracowników samorządowych?

Rok 2025 przynosi kolejne napięcia w sektorze publicznym. Rząd zapowiada kontynuację polityki wzrostu wynagrodzeń w budżetówce, ale samorządy alarmują: „nie mamy z czego płacić”. Jakie grupy zawodowe mogą liczyć na realny wzrost pensji? Kto sfinansuje podwyżki – budżet centralny czy gminy? I czy te zmiany wystarczą, by zatrzymać falę odejść z sektora publicznego?

Odprawy pracownicze w 2025 r.

Odprawy pracownicze w 2025 r. są bardzo różnorodne. Kwoty i zasady wypłaty świadczeń finansowych różnią się oczywiście od sytuacji, w jakiej znajdzie się pracownik, ale też od zawodu jaki wykonuje. Poniżej opis kilku przykładowych odpraw, jakie może uzyskać pracownik.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej: zasady, wynagrodzenie, wniosek. Czy pracodawca może odmówić?

Od 2023 r. Kodeks pracy daje pracownikom nowe uprawnienie – możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Kiedy można skorzystać ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej? Czy pracodawca może odmówić?

Wynagrodzenia wzrosną nawet do 12 tys. zł brutto. Sprawdzamy, kto może liczyć na taką podwyżkę w budżetówce

To już pewne — część pracowników budżetówki w 2025 r. może liczyć na wynagrodzenie zbliżające się do 12 tys. zł brutto. Choć brzmi to jak rewolucja płacowa, w rzeczywistości podwyżki obejmą tylko wybrane grupy zawodowe. Kto skorzysta najwięcej? Czy to zapowiedź wyrównywania wynagrodzeń w sektorze publicznym, czy jedynie korekta inflacyjna dla wybranych?

REKLAMA

Wielka Sobota: do której sklepy są otwarte? Od 1 tys. zł do 100 tys. zł kary dla pracodawcy [Ostrzeżenie PIP]

Wielka Sobota - do której sklepy są otwarte? PIP ostrzega pracodawców zatrudniających pracowników w Wielką Sobotę. 19 kwietnia 2025 r. pracownicy handlu nie mogą pracować ponad wskazany w przepisach czas. Do której godziny można pracować w Wielką Sobotę?

Rewolucja w naliczaniu stażu pracy od 2026 roku. Od umów zlecenia i działalności gospodarczej będą zależeć uprawnienia pracownicze

Od 1 stycznia 2026 r. mają wejść w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpłyną na sposób naliczania stażu pracy. Projektowana nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy służba w niektórych formacjach mundurowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie uprawnień pracowniczych, w tym prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższych odpraw czy dodatków stażowych.

REKLAMA