REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Akta osobowe pracownika

Na tym etapie możesz zapoznać się z wieloma dokumentami tworzonymi w dziale i uzyskać ogólny obraz zadań, którymi będziesz się zajmować. I choć taka praca może wydawać się żmudna i mało potrzebna, to jest to jedno z istotniejszych zadań. Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone zgodnie z przepisami prawa pracy. Dodatkowo, po zmianach przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji, mogą pojawiać się wątpliwości jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.

REKLAMA

W niniejszym artykule zajmiemy się aktami osobowymi.

Jak prawidłowo założyć teczkę osobową?

Co do zasady każdy pracownik musi mieć założoną odrębną teczkę akt osobowych, w której gromadzimy dokumenty związane z jego przebiegiem pracy zawodowej. Akta osobowe, od 01.01.2019 r., składają się z czterech części: A, B, C i D.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

W części A wpinamy dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Część B przeznaczona jest na dokumenty, które powstają w trakcie zatrudnienia. W część C wpinamy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a część D z kolei przeznaczona jest na wpięcie dokumentów związanych z nałożeniem kary porządkowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

A teraz przejdźmy do szczegółów.

Część A

REKLAMA

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W część A wpinasz zatem dokumenty, które uzyskane zostały od kandydata do pracy na etapie rekrutacji.

W część A wpinamy również orzeczenia lekarza profilaktyka przeprowadzającego wstępne badania lekarskie, a także skierowania na te badania, które wystawione zostały pracownikowi mającemu podjąć zatrudnienie na określonym stanowisku.

W pewnych przypadkach nie będzie jednak konieczności kierowania zatrudnianego pracownika na badania wstępne. Będzie bowiem można bazować na orzeczeniu lekarza wydanym dla poprzedniego pracodawcy lub pracodawcy, u którego równolegle zatrudniony jest pracownik. W takim przypadku do akt należy wpiąć, oprócz kopii orzeczenia lekarskiego, również kopię skierowania wydanego przez tego pracodawcę, u którego pracownik wykonywał badania. Jak już wspomniałam uznanie orzeczenia lekarskiego od innego pracodawcy obwarowane jest dodatkowymi warunkami, dlatego więcej informacji o wstępnych badaniach lekarskich znajdziesz w odrębnym artykule, który poświęcony zostanie tematyce badań profilaktycznych i sanepidowskich.

Część B

W części B natomiast przechowuje się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty tworzone w trakcie zatrudnienia, w tym:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (np. kwestionariusz pracownika, informacja o numerze konta bankowego, dane dotyczące dzieci, w przypadku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w prawie pracy),
  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy)
  3. zakres czynności (zakres obowiązków i odpowiedzialności), jeżeli pracodawca stosuje tego typu dokumenty,
  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
    1. z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
    2. z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
    3. z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  6. potwierdzenie poinformowania pracownika:
    1. o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
    2. o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
    3. o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
  7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
  8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
  11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
  13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
  15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
  18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    1. wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
    2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
  19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
  20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
  21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
  22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C

Część C przeznaczona jest na oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  4. kopię wydanego świadectwa pracy,
  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
  7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D

Od 01.01.2019 r. pojawiła się nowość, czyli część D. Do niej wpinamy odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika, a także wszelkie inne dokumenty, które związane są z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która określona jest w odrębnych przepisach, przewidujących zatarcie kary po upływie oznaczonego czasu.

Jak układać dokumenty w aktach osobowych?

Oświadczenia i dokumenty należy układać w porządku chronologicznym. Muszą być one również ponumerowane. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz zawartych w niej oświadczeń pracownika lub dokumentów.

Nowością, która obowiązuje od 01.01.2019 r., jest możliwość przechowywania w aktach osobowych dokumentów pogrupowanych tematycznie. Takie dokumenty grupujemy np.:

  •  w A: tworzymy „podczęści” A1 – świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, A2 – dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, A3 – badania wstępne;
  • w B: B1 – kwestionariusz osobowy i zmiany danych, B2 – umowy o pracę, B3 – szkolenia bhp itp.;
  • w C: C1 – dokumenty związane z rozwiązaniem umowy (np. wypowiedzenie lub porozumienie stron), w C2 – świadectwo pracy i ewentualnie wnioski o jego sprostowanie.

W części D natomiast, w wydzielonych częściach przechowujemy dokumenty związane z nałożeniem kary na pracownika, którym przyporządkowujemy numery D1, D2 itd. Po usunięciu z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą kary, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.

Dla każdej takiej podgrupy tworzymy oddzielny wykaz i w ramach niej numerujemy kolejno dokumenty

I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa – w aktach osobowych przechowujemy odpisy albo kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Dokumenty powinny być poświadczone przez pracodawcę albo upoważnioną przez pracodawcę osobę (np. pracownika działu kadr) podpisem i dopiskiem „ZA ZGODNOŚĆ Z PRZEDŁOŻONYM DOKUMENTEM”

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 2, § 3, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej  (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA