REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Akta osobowe pracownika

Na tym etapie możesz zapoznać się z wieloma dokumentami tworzonymi w dziale i uzyskać ogólny obraz zadań, którymi będziesz się zajmować. I choć taka praca może wydawać się żmudna i mało potrzebna, to jest to jedno z istotniejszych zadań. Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone zgodnie z przepisami prawa pracy. Dodatkowo, po zmianach przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji, mogą pojawiać się wątpliwości jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.

REKLAMA

W niniejszym artykule zajmiemy się aktami osobowymi.

Jak prawidłowo założyć teczkę osobową?

Co do zasady każdy pracownik musi mieć założoną odrębną teczkę akt osobowych, w której gromadzimy dokumenty związane z jego przebiegiem pracy zawodowej. Akta osobowe, od 01.01.2019 r., składają się z czterech części: A, B, C i D.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

W części A wpinamy dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Część B przeznaczona jest na dokumenty, które powstają w trakcie zatrudnienia. W część C wpinamy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a część D z kolei przeznaczona jest na wpięcie dokumentów związanych z nałożeniem kary porządkowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

A teraz przejdźmy do szczegółów.

Część A

REKLAMA

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W część A wpinasz zatem dokumenty, które uzyskane zostały od kandydata do pracy na etapie rekrutacji.

W część A wpinamy również orzeczenia lekarza profilaktyka przeprowadzającego wstępne badania lekarskie, a także skierowania na te badania, które wystawione zostały pracownikowi mającemu podjąć zatrudnienie na określonym stanowisku.

W pewnych przypadkach nie będzie jednak konieczności kierowania zatrudnianego pracownika na badania wstępne. Będzie bowiem można bazować na orzeczeniu lekarza wydanym dla poprzedniego pracodawcy lub pracodawcy, u którego równolegle zatrudniony jest pracownik. W takim przypadku do akt należy wpiąć, oprócz kopii orzeczenia lekarskiego, również kopię skierowania wydanego przez tego pracodawcę, u którego pracownik wykonywał badania. Jak już wspomniałam uznanie orzeczenia lekarskiego od innego pracodawcy obwarowane jest dodatkowymi warunkami, dlatego więcej informacji o wstępnych badaniach lekarskich znajdziesz w odrębnym artykule, który poświęcony zostanie tematyce badań profilaktycznych i sanepidowskich.

Część B

W części B natomiast przechowuje się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty tworzone w trakcie zatrudnienia, w tym:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (np. kwestionariusz pracownika, informacja o numerze konta bankowego, dane dotyczące dzieci, w przypadku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w prawie pracy),
  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy)
  3. zakres czynności (zakres obowiązków i odpowiedzialności), jeżeli pracodawca stosuje tego typu dokumenty,
  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
    1. z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
    2. z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
    3. z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  6. potwierdzenie poinformowania pracownika:
    1. o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
    2. o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
    3. o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
  7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
  8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
  11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
  13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
  15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
  18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    1. wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
    2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
  19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
  20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
  21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
  22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C

Część C przeznaczona jest na oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  4. kopię wydanego świadectwa pracy,
  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
  7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D

Od 01.01.2019 r. pojawiła się nowość, czyli część D. Do niej wpinamy odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika, a także wszelkie inne dokumenty, które związane są z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która określona jest w odrębnych przepisach, przewidujących zatarcie kary po upływie oznaczonego czasu.

Jak układać dokumenty w aktach osobowych?

Oświadczenia i dokumenty należy układać w porządku chronologicznym. Muszą być one również ponumerowane. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz zawartych w niej oświadczeń pracownika lub dokumentów.

Nowością, która obowiązuje od 01.01.2019 r., jest możliwość przechowywania w aktach osobowych dokumentów pogrupowanych tematycznie. Takie dokumenty grupujemy np.:

  •  w A: tworzymy „podczęści” A1 – świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, A2 – dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, A3 – badania wstępne;
  • w B: B1 – kwestionariusz osobowy i zmiany danych, B2 – umowy o pracę, B3 – szkolenia bhp itp.;
  • w C: C1 – dokumenty związane z rozwiązaniem umowy (np. wypowiedzenie lub porozumienie stron), w C2 – świadectwo pracy i ewentualnie wnioski o jego sprostowanie.

W części D natomiast, w wydzielonych częściach przechowujemy dokumenty związane z nałożeniem kary na pracownika, którym przyporządkowujemy numery D1, D2 itd. Po usunięciu z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą kary, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.

Dla każdej takiej podgrupy tworzymy oddzielny wykaz i w ramach niej numerujemy kolejno dokumenty

I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa – w aktach osobowych przechowujemy odpisy albo kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Dokumenty powinny być poświadczone przez pracodawcę albo upoważnioną przez pracodawcę osobę (np. pracownika działu kadr) podpisem i dopiskiem „ZA ZGODNOŚĆ Z PRZEDŁOŻONYM DOKUMENTEM”

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 2, § 3, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej  (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

REKLAMA

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

REKLAMA