Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Akta osobowe pracownika

Na tym etapie możesz zapoznać się z wieloma dokumentami tworzonymi w dziale i uzyskać ogólny obraz zadań, którymi będziesz się zajmować. I choć taka praca może wydawać się żmudna i mało potrzebna, to jest to jedno z istotniejszych zadań. Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone zgodnie z przepisami prawa pracy. Dodatkowo, po zmianach przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji, mogą pojawiać się wątpliwości jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.

W niniejszym artykule zajmiemy się aktami osobowymi.

Jak prawidłowo założyć teczkę osobową?

Co do zasady każdy pracownik musi mieć założoną odrębną teczkę akt osobowych, w której gromadzimy dokumenty związane z jego przebiegiem pracy zawodowej. Akta osobowe, od 01.01.2019 r., składają się z czterech części: A, B, C i D.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

W części A wpinamy dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Część B przeznaczona jest na dokumenty, które powstają w trakcie zatrudnienia. W część C wpinamy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a część D z kolei przeznaczona jest na wpięcie dokumentów związanych z nałożeniem kary porządkowej.

A teraz przejdźmy do szczegółów.

Część A

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W część A wpinasz zatem dokumenty, które uzyskane zostały od kandydata do pracy na etapie rekrutacji.

W część A wpinamy również orzeczenia lekarza profilaktyka przeprowadzającego wstępne badania lekarskie, a także skierowania na te badania, które wystawione zostały pracownikowi mającemu podjąć zatrudnienie na określonym stanowisku.

W pewnych przypadkach nie będzie jednak konieczności kierowania zatrudnianego pracownika na badania wstępne. Będzie bowiem można bazować na orzeczeniu lekarza wydanym dla poprzedniego pracodawcy lub pracodawcy, u którego równolegle zatrudniony jest pracownik. W takim przypadku do akt należy wpiąć, oprócz kopii orzeczenia lekarskiego, również kopię skierowania wydanego przez tego pracodawcę, u którego pracownik wykonywał badania. Jak już wspomniałam uznanie orzeczenia lekarskiego od innego pracodawcy obwarowane jest dodatkowymi warunkami, dlatego więcej informacji o wstępnych badaniach lekarskich znajdziesz w odrębnym artykule, który poświęcony zostanie tematyce badań profilaktycznych i sanepidowskich.

Część B

W części B natomiast przechowuje się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty tworzone w trakcie zatrudnienia, w tym: