Okres przechowywania akt pracowniczych będzie skrócony z 50 do 10 lat

Projekt, który ma skrócić czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat, trafił do konsultacji społecznych. To element przygotowanego przez resort rozwoju pakietu stu zmian dla przedsiębiorców.

Autopromocja

Zdaniem MR podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w ZUS okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

W projekcie chodzi więc przede wszystkim o skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej poprzez przekazanie do ZUS w deklaracjach i raportach miesięcznych niezbędnych danych do przyznania pracownikowi świadczeń emerytalno-rentowych.

Polecamy produkt: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać

Autopromocja

Wypadki przy pracy. Procedury i świadczenia

Sprawdź

Przekazanie wybranych danych do ZUS ma umożliwić skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ponadto, pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie musiał wydać pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia w tym dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Pozostała dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę we własnym zakresie lub zostanie przekazana do podmiotu świadczącego usługi przechowywania.

Nowe rozwiązania zawarte w projekcie mają też umożliwić pracodawcom, którzy będą tego chcieli, prowadzenie przechowywanie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie akta muszą być przechowywane w formie papierowej, ewentualne akta elektroniczne mają tylko charakter pomocniczy.

Projekt przewiduje, że elektroniczne akta osobowe będą mogły powstać bezpośrednio poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym albo poprzez digitalizację już istniejących akt. Według MR możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Dokumenty takie będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze.

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

MR liczy, że skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Według szacunków resortu łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln zł.

Resort czeka na opinie na temat projektu przez 30 dni.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Zobacz serwis: Urlopy