Krótsze okresy przechowywania akt osobowych pracowników

Jeden z zespołów Komisji Trójstronnej dyskutował o projekcie zmian prawnych, które mają ulżyć pracodawcom. Chodzi o kłopoty związane z gromadzeniem akt osobowych. Dziś obowiązek ten kosztuje ich 130 mln zł.

Zespół ds. prawa pracy i układów zbiorowych zajął się projektem dotyczącym przechowywania dokumentacji pracowniczej. Został on przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki, przy współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Trwają właśnie konsultacje tego projektu.

– Celem tej nowelizacji ma być ograniczenie czasu i katalogu archiwizowanych dokumentów w zakładach pracy, a tym samym – kosztów po stronie pracodawców – zapewnia Mariusz Haładyj, Podsekretarz Stanu w resorcie gospodarki.

Więcej informacji: Krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Projekt zakłada wprowadzenie trzech minimalnych okresów przechowywania dokumentów po ustaniu zatrudnienia: pierwszy – określany jako „0”, drugi – 5-letni i trzeci, który ma trwać 50 lat. W celu zapewnienia jasności prawa zostanie także ustalony dokładny wykaz dokumentów, które musiałyby być przechowywane w czasie trwania zatrudnienia (23 pozycje) oraz przez 50 lat po jego ustaniu (31 pozycji). Pozostałe rodzaje dokumentów byłyby archiwizowane przez 5 lat. Ze względu na ustalenie nowych okresów przechowywania zmianie ulegnie także sposób gromadzenia akt osobowych pracownika – będą się składały z trzech części, wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania.

Zobacz wideoszkolenie: Dokumentacja pracownicza w praktyce

Przedstawiciele organizacji pracodawców, którzy uczestniczyli w posiedzeniu, uznali, że projektowane regulacje zmierzają w dobrym kierunku. Reprezentujący Pracodawców RP Witold Polkowski zwrócił jednak uwagę na konieczność dopuszczenia przechowywania akt pracowniczych również w formie elektronicznej – jako alternatywnej. Kluczowe znaczenie będą tu miały rozporządzenia, które musi wydać Minister Pracy i Polityki Społecznej. Wątpliwości pracodawców budzi również obowiązek przechowywania dokumentów do celów emerytalno-rentowych przez 50 lat, szczególnie w przypadku uzyskania już przez pracownika prawa do emerytury. Kolejnym problemem są przepisy przejściowe, które powinny być tak skonstruowane, by nie nakładały na pracodawców obowiązku przekształcenia dotychczas zgromadzonych teczek pracowniczych. Jak zaznaczył bowiem Radosław Mleczko – Podsekretarz Stanu w resorcie pracy – nakładanie na pracodawców nowych obowiązków jest ostatnią rzeczą, która powinna wynikać z projektowanej nowelizacji.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Wioletta Żukowska, ekspert ds. Prawa Pracy Pracodawców RP