REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika

Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. / fot. Shutterstock
Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. / fot. Shutterstock

REKLAMA

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawcy zwracają się z pytaniami dotyczącymi orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. Zastanawiają się, na jakiej podstawie prawnej mają je przetwarzać oraz gdzie przechowywać.

Orzeczenie o niepełnosprawności pracownika

Zgodnie z prawem, pracownikowi z niepełnosprawnością przysługują określone uprawnienia, wskazane przede wszystkim w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Przykładowo, jego czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, przysługuje mu prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, a także dodatkowy urlop wypoczynkowy. Co trzeba podkreślić, według art. 2 b ust. 2 ww. ustawy, przedstawienie przez pracownika dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia, a więc również orzeczenia o niepełnosprawności, jest dobrowolne. Korzystanie z powyższych uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest zatem prawem, a nie obowiązkiem pracownika. Niemniej przywołana ustawa uzależnia realizację uprawnień przysługujących osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności od przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego określony jej stopień. W chwili kiedy pracodawca otrzyma od pracownika orzeczenie o niepełnosprawności ma on obowiązek stosować przepisy ww. ustawy.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Jakie dane osobowe obejmuje orzeczenie?

Dane osobowe, które obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności zostały wskazane w § 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Zgodnie z jego brzmieniem na ww. dokumentach znajdują się dane tzw. zwykłe, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.

Na jakiej podstawie pracodawca przetwarza dane zawarte w orzeczeniu o niepełnosprawności?

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe zawarte w oświadczeniu o niepełnosprawności zarówno w postępowaniu rekrutacyjnym, jak i później, nawiązując stosunek pracy. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy (dalej: kp), pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

Autopromocja

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online
  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Warto przypomnieć, że prowadzący rekrutację pracodawca nie musi pozyskiwać zgody na przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych w zw. z przesłaniem przez kandydata orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność, ponieważ nastąpiło to z jego inicjatywy. Wynika tak wprost z przepisów prawa. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale również konieczne do przyznania osobie z niepełnosprawnością ulg i świadczeń z tego tytułu, odpowiedniego dostosowania miejsca pracy bądź przyznania jej pierwszeństwa (przy jednoczesnym spełnieniu innych wymagań w naborze na stanowisko w służbie cywilnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Artykuł 221b § 1 kp określa, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Należy jednak pamiętać, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Również w świetle § 4 kp pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zatem pracodawca nie może objąć pracownika ulgami i świadczeniami, odpowiednimi dla jego stopnia niepełnosprawności, jeżeli nie przedstawi on właściwych dokumentów. Natomiast, jeżeli takie dokumenty pracownik przedstawi, to pracodawca przetwarza je w celu realizacji swoich obowiązków wynikających z określonych przepisów. Zgodnie z art. 2 b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w związku z realizacją uprawnień przysługujących pracownikowi z tytułu niepełnosprawności pracodawca może przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

W świetle tej ustawy wliczenie do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnością następuje po przedstawieniu przez pracodawcę odpowiednich dokumentów, potwierdzających ich zatrudnienie. Jest to istotne dla pracodawcy, któremu w sytuacji zatrudnienia takich osób przysługują odpowiednie uprawnienia i obowiązki (np. wypełnianie dokumentacji do ZUS czy kierowanie pracownika na profilaktyczne badania pracownicze), ale również dla samego pracownika, który może ubiegać się o ulgi i świadczenia (art.15–20d ww. ustawy).

Wartym podkreślenia jest art. 2b ust. 6 tej ustawy, z uwagi na zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych przez podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy. Polegają one co najmniej na:

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
  • dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
  • pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Ponadto, w myśl art. 221b § 3 kp, do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1 (ujętych w art. 9 ust. 1 RODO), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Reasumując, dane zawarte w orzeczeniu – zarówno kandydata, jak i późniejszego pracownika, pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz 9 ust. 2 lit. b) RODO łącznie z odpowiednim przepisem krajowym).

Przechowywanie orzeczenia

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Pomimo, że rozporządzenie nie wymienia wprost orzeczenia o niepełnosprawności wśród dokumentów, które mają być przechowywane w ww. części dokumentacji pracowniczej, należy uznać, że z uwagi na to, że orzeczenie stanowi podstawę realizacji szeregu uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych, jego kopię pracodawca powinien umieścić właśnie tam – w części B akt osobowych pracownika.

Zatem w sytuacji przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności w związku z  przysługującymi pracownikowi uprawnieniami z tytułu niepełnosprawności, kopię takiego dokumentu należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy, realizując zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przechowują, zgodnie z art. 2b ust. 7 ww. ustawy, dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co pięć lat.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak pokolenie Z buduje swoje kariery. Badanie Pracuj.pl

    Dwadzieścia siedem procent przedstawicieli pokolenia Z zmieniło pracę w ciągu ostatnich trzech miesięcy. W silver generation takiej zmiany dokonało tylko 2% respondentów. W ciągu ostatniego roku wśród najstarszej aktywnej zawodowo grupy wynik ten osiąga 7%, a wśród najmłodszej aż 62%. Jak wynika z badania Pracuj.pl, generacja Z pod kątem mobilności zawodowej znacznie przewyższa wszystkie pozostałe grupy wiekowe. Czy to oznacza, że na rynek wchodzą niepewni pracownicy? 

    Branżowe centra umiejętności będą dokształcać młodocianych. Rząd przygotowuje nowe rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności (BCU) to nowa kategoria placówek systemu oświaty. Podstawą prawną ich tworzenia jest nowelizacja Prawa oświatowego. W celu wdrożenia BCU rząd przystąpił do prac nad nowelizacją rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Informacja na ten temat została zamieszczona w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

    BHP - wszystko co trzeba wiedzieć na ten temat

    Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że przestrzeganie przepisów BHP jest obowiązkowe, a te kwestie mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej. 

    Do 30 września był czas, żeby wykorzystać zaległe urlopy. Pracownicy lubią chomikować dni wolne

    Dlaczego urlopy powinny być wykorzystywane na bieżąco? Zbyt duża kumulacja dni wolnych może spowodować, że pracownik będzie musiał wykorzystać go w momencie, gdy będzie on pracodawcy bardzo potrzebny. 

    REKLAMA

    Praca zdalna szansą dla osób z niepełnosprawnościami

    Upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej może ułatwić zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, zwłaszcza na stanowiskach biurowych czy specjalistycznych, niewymagających fizycznej obecności w biurze - przekonują eksperci w raporcie „Uwarunkowania i korzyści zatrudniania osób z niepełnosprawnościami” przygotowanym przez Lewiatana.

    PPK. Deklarację o rezygnacji można „odwołać”

    Powrót do oszczędzania w PPK, po złożeniu deklaracji o rezygnacji, następuje poprzez złożenie wniosku o dokonywanie wpłat do PPK. Pracownik może go złożyć w każdej chwili i jest on skuteczny od momentu przekazania go pracodawcy.

    Praca cudzoziemców. Co zrobić po zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi legalizuje zatrudnienie cudzoziemców z pięciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Po jego zarejestrowaniu pracodawca ma obowiązek informacyjny. Jaki? Ponadto, opisujemy kiedy nie jest wymagany wpis nowego oświadczenia do ewidencji. 

    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    REKLAMA

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    REKLAMA