REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. / fot. Shutterstock
Przetwarzanie i przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawcy zwracają się z pytaniami dotyczącymi orzeczeń o niepełnosprawności pracownika. Zastanawiają się, na jakiej podstawie prawnej mają je przetwarzać oraz gdzie przechowywać.

Orzeczenie o niepełnosprawności pracownika

Zgodnie z prawem, pracownikowi z niepełnosprawnością przysługują określone uprawnienia, wskazane przede wszystkim w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Przykładowo, jego czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, przysługuje mu prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, a także dodatkowy urlop wypoczynkowy. Co trzeba podkreślić, według art. 2 b ust. 2 ww. ustawy, przedstawienie przez pracownika dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia, a więc również orzeczenia o niepełnosprawności, jest dobrowolne. Korzystanie z powyższych uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest zatem prawem, a nie obowiązkiem pracownika. Niemniej przywołana ustawa uzależnia realizację uprawnień przysługujących osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności od przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego określony jej stopień. W chwili kiedy pracodawca otrzyma od pracownika orzeczenie o niepełnosprawności ma on obowiązek stosować przepisy ww. ustawy.

REKLAMA

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Zasady prowadzenia i przechowywania

Jakie dane osobowe obejmuje orzeczenie?

Dane osobowe, które obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności zostały wskazane w § 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Zgodnie z jego brzmieniem na ww. dokumentach znajdują się dane tzw. zwykłe, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.

Na jakiej podstawie pracodawca przetwarza dane zawarte w orzeczeniu o niepełnosprawności?

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe zawarte w oświadczeniu o niepełnosprawności zarówno w postępowaniu rekrutacyjnym, jak i później, nawiązując stosunek pracy. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy (dalej: kp), pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

REKLAMA

Warto przypomnieć, że prowadzący rekrutację pracodawca nie musi pozyskiwać zgody na przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych w zw. z przesłaniem przez kandydata orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność, ponieważ nastąpiło to z jego inicjatywy. Wynika tak wprost z przepisów prawa. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale również konieczne do przyznania osobie z niepełnosprawnością ulg i świadczeń z tego tytułu, odpowiedniego dostosowania miejsca pracy bądź przyznania jej pierwszeństwa (przy jednoczesnym spełnieniu innych wymagań w naborze na stanowisko w służbie cywilnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Artykuł 221b § 1 kp określa, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Należy jednak pamiętać, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

REKLAMA

Również w świetle § 4 kp pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zatem pracodawca nie może objąć pracownika ulgami i świadczeniami, odpowiednimi dla jego stopnia niepełnosprawności, jeżeli nie przedstawi on właściwych dokumentów. Natomiast, jeżeli takie dokumenty pracownik przedstawi, to pracodawca przetwarza je w celu realizacji swoich obowiązków wynikających z określonych przepisów. Zgodnie z art. 2 b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w związku z realizacją uprawnień przysługujących pracownikowi z tytułu niepełnosprawności pracodawca może przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności.

W świetle tej ustawy wliczenie do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnością następuje po przedstawieniu przez pracodawcę odpowiednich dokumentów, potwierdzających ich zatrudnienie. Jest to istotne dla pracodawcy, któremu w sytuacji zatrudnienia takich osób przysługują odpowiednie uprawnienia i obowiązki (np. wypełnianie dokumentacji do ZUS czy kierowanie pracownika na profilaktyczne badania pracownicze), ale również dla samego pracownika, który może ubiegać się o ulgi i świadczenia (art.15–20d ww. ustawy).

Wartym podkreślenia jest art. 2b ust. 6 tej ustawy, z uwagi na zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych przez podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy. Polegają one co najmniej na:

  • dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
  • pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w poufności.

Ponadto, w myśl art. 221b § 3 kp, do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1 (ujętych w art. 9 ust. 1 RODO), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Reasumując, dane zawarte w orzeczeniu – zarówno kandydata, jak i późniejszego pracownika, pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz 9 ust. 2 lit. b) RODO łącznie z odpowiednim przepisem krajowym).

Przechowywanie orzeczenia

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Pomimo, że rozporządzenie nie wymienia wprost orzeczenia o niepełnosprawności wśród dokumentów, które mają być przechowywane w ww. części dokumentacji pracowniczej, należy uznać, że z uwagi na to, że orzeczenie stanowi podstawę realizacji szeregu uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych, jego kopię pracodawca powinien umieścić właśnie tam – w części B akt osobowych pracownika.

Zatem w sytuacji przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności w związku z  przysługującymi pracownikowi uprawnieniami z tytułu niepełnosprawności, kopię takiego dokumentu należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy, realizując zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przechowują, zgodnie z art. 2b ust. 7 ww. ustawy, dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co pięć lat.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: UODO

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA