10 obowiązków kadrowych przed sezonem urlopowym [Miniporadnik]

• Obowiązki kadrowe przed sezonem urlopowym 2026 r.
• 10 obowiązków działów kadr i płac

Obowiązki kadrowe przed sezonem urlopowym 2026 r.

Przed sezonem urlopowym warto uporządkować kilka kluczowych spraw kadrowo-płacowych, żeby uniknąć chaosu organizacyjnego, błędów w ewidencji czasu pracy i problemów z zastępstwami.

10 obowiązków działów kadr i płac

Oto 10 najważniejszych obowiązków działu HR i pracodawcy:

1. Weryfikacja zaległych urlopów

Sprawdzenie, którzy pracownicy mają niewykorzystany urlop z poprzedniego roku i zaplanowanie jego wykorzystania zgodnie z terminami wynikającymi z prawa pracy. Zgodnie z przepisami - czas na wykorzystanie urlopu zaległego jest do 30 września br. Uwaga: Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody!

2. Aktualizacja planu urlopów

Jeśli firma prowadzi plan urlopów, należy go zaktualizować względem potrzeb biznesowych i dostępności pracowników. W związku ze zwolnieniami lekarskimi często te terminy przesuwają się i wtedy łatwo o kumulację absencji.

3. Kontrola limitów urlopowych

Zweryfikowanie wymiaru urlopu każdego pracownika (20/26 dni, proporcjonalność, zmiany etatu, staż pracy) z uwzględnieniem zmian od 1 maja 2026 roku i dokumentów doniesionych przez pracowników.

4. Zapewnienie zastępstw

Ustalenie osób zastępujących podczas nieobecności i przygotowanie przekazania obowiązków, dostępów oraz kontaktów.

5. Przegląd harmonogramów czasu pracy

Grafik powinien uwzględniać urlopy, normy odpoczynku oraz zapewniać ciągłość pracy działów operacyjnych.

6. Weryfikacja procedur urlopowych

Upewnienie się, że (szczególnie nowi) pracownicy wiedzą:

• o jak składać wnioski,
• o z jakim wyprzedzeniem,
• o kto zatwierdza urlopy,
• o jak działa urlop na żądanie.

7. Aktualizacja dokumentacji pracowniczej

Sprawdzenie kompletności akt osobowych, badań lekarskich, szkoleń BHP i danych kontaktowych.

8. Przygotowanie naliczeń urlopowych

Dział płac powinien zweryfikować zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego oraz składników zmiennych.

9. Zabezpieczenie ciągłości komunikacji i dostępu do danych

Warto ustalić:

• o autorespondery,
• o przekierowania maili,
• o zastępstwa w systemach,
• o procedury awaryjne.

10. Komunikacja z zespołem i menedżerami

Przed sezonem urlopowym dobrze przypomnieć zasady planowania nieobecności i terminy składania wniosków. Czasami zastępstwa wiążą się z zatrudnieniem dodatkowych osób na umowę zlecenie.