REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

W najbliższym czasie nie skróci się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sejm nie przyjmie projektu takich zmian. Pracodawcy odetchnęli

REKLAMA

Autopromocja

Tylko wybrane dokumenty – np. świadectwo pracy i wypowiedzenie umowy – mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Takie rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki (MG). Propozycje zmian zostały przedstawione w kwietniu tego roku, ale – jak podkreśla resort w odpowiedzi na pytanie DGP – wymagają one dalszych prac i w związku z tym nie będą skierowane do Sejmu tej kadencji. Nie ma też żadnej pewności co do tego, że prace nad tym projektem będą kontynuowane po wyborach parlamentarnych. Pracodawcy będą musieli jeszcze długo poczekać na ograniczenie obowiązku długotrwałego przechowywania akt pracowników. Wbrew pozorom firmy nie są jednak z tego powodu niezadowolone.

Zobacz: Co powinno znajdować się w umowie o pracę?

– Lepiej uchwalić bardziej gruntowne zmiany, przewidujące np. możliwości gromadzenia i składowania akt w formie elektronicznej, niż kontynuować prace nad niewystarczającymi rozwiązaniami – tłumaczy dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Pracodawcy wskazują też na inne mankamenty projektu MG.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzy części

Prowadzenie rozbudowanych akt w wersji papierowej to prawdziwa zmora dla firm – MG doliczyło się 175 dokumentów dotyczących zatrudnienia, które trzeba gromadzić.

Resortowy projekt miał te obowiązki złagodzić. Zgodnie z nim przez 50 lat trzeba będzie przechowywać tylko 11 rodzajów dokumentów (w sumie 31 pozycji), które są szczególnie ważne dla potwierdzenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Kolejne 23 dokumenty (najmniej ważne) trzeba będzie składować tylko w okresie zatrudnienia danej osoby, a pozostałe – jeszcze przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia.

Polecamy produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

– Popieramy kierunek takich modyfikacji, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Po zmianach konieczność przechowywania niektórych dokumentów przez 50 lat byłaby wyraźnie przewidziana w k.p., co oznacza, że musiałaby to weryfikować Państwowa Inspekcja Pracy. Poza tym zdania prawników co do tego, czy obecnie należy przechowywać pełne akta przez tak długi czas, są podzielone – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rząd powinien odchudzić teczkę osobową pracownika, ale nie poprzez nowelizację k.p., lecz wydanie rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Pracodawcy wskazują także na potrzebę innych modyfikacji.

– Ograniczenie czasu przechowywania akt jest oczywiście ważne, bo ustawodawca zdaje się nie dostrzegać, że w dzisiejszych czasach znaczna część przedsiębiorstw funkcjonuje znacznie krócej, niż miałaby składować akta swoich pracowników. Podstawową zmianą byłoby jednak umożliwienie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. A tego projekt MG nie przewiduje – wyjaśnia dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Konieczność tworzenia akt w wersji papierowej i ich archiwizacja generują znaczne koszty dla firm (rocznie w skali całej gospodarki wynoszą one około 130 mln zł).

– To istotny problem, w szczególności dla małych przedsiębiorstw. Przepisy powinny uwzględniać możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej – potwierdza dr Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater.

Zobacz również: Kwestionariusz osobowy dla pracownika

– Nie da się nie zauważyć, że zatrudnienie pozostaje już w praktyce jedyną sferą, w której powstrzymuje się cyfryzację. Wdraża się ją przecież np. w ochronie zdrowia czy administracji – dodaje dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Dla pracownika

Wątpliwości dotyczące projektu MG mają także związki zawodowe. Doceniają chęć ograniczenia biurokratycznych obowiązków dla zatrudniających, ale wskazują również zagrożenia, jakie wiążą się z tym dla pracowników. Dla przykładu OPZZ w swojej opinii podkreślił, że skrócenie okresu składowania niektórych dokumentów nie może pogarszać sytuacji zatrudnionych, rozwiązanie to nie powinno np. utrudniać dochodzenia swoich praw przed sądem. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. W praktyce jednak będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy.

Zobacz: Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

– Sądzę, że najlepszym rozwiązaniem byłby powrót do prac zespołu przy resorcie gospodarki, na forum którego rząd i partnerzy społeczni mogliby rozmawiać o bardziej gruntownych zmianach w zakresie dokumentacji. Kwestią tą mogłaby też zająć się Rada Dialogu Społecznego – podsumowuje Witold Polkowski.

infoRgrafika

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasiłek pogrzebowy wzrośnie do 7000 zł. Będzie coroczna waloryzacja!

Rząd pracuje nad przepisami mającymi zmienić wysokość zasiłku pogrzebowego. Projekt ustawy zakłada wzrost do 7000 zł. Zasiłek będzie też corocznie waloryzowany.

Za pracę w święto przysługuje wynagrodzenie. Oprócz tego dzień wolny lub dodatek – albo dodatki - do wynagrodzenia

Przepisy jasno określają, kiedy możliwa jest praca w święto. Pracownikowi przysługuje wtedy, oprócz wynagrodzenia, czas wolny od pracy lub dodatek – albo dodatki - do wynagrodzenia. Jakie są zasady rekompensaty pracownikowi pracy w święto?

Podwyżki 10%: Tylko świadczenie pielęgnacyjne (3287 zł) i pensja minimalna (4666 zł). Pozostali 5% albo brak podwyżki [Zmiany 2025 r.]

W trakcie kolejnych miesięcy 2024 r. okazało się, że sytuacja budżetu nie jest tak dobra jak wydawało się jeszcze na początku roku. Budżet dobiły koszty powodzi. W efekcie rząd wstrzymał większość podwyżek, które były zależne od decyzji premiera (np. zasiłek pielęgnacyjny, świadczenia rodzinne) i zaproponował 5% podwyżki sferze budżetowej. W tej sytuacji najwięcej w 2025 r. zyskają osoby otrzymujące świadczenie pielęgnacyjne i pensję minimalną - pieniądze dla nich zostaną zwaloryzowane o 10% (bo wynika to z przepisów prawa). 

Komunikat ZUS: Ograniczenie w dostępie do strony eskladka.pl

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniu w dostępie do strony eskladka.pl.

REKLAMA

Czy uwzględniać dodatek motywacyjny w podstawie zasiłku chorobowego i trzynastki

Czy dodatek motywacyjny dla pracowników pomocy społecznej powinien być uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego? Czy ten dodatek należy uwzględniać w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „trzynastki”?

Rodzice będą składali oświadczenia o niekaralności. Odpowiedzialność karna za brak oświadczenia

Będzie nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Ministerstwo Sprawiedliwości chce, żeby rodzice biorący udział w wycieczkach szkolnych składali oświadczenia o niekaralności. Oświadczenie zastąpi zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

Co miesiąc 1000 zł z wyrównaniem od października. MRPiPS przygotowało nowelizację przepisów

Do 1000 zł wzrośnie wysokość świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do świadczeń, do których prawo przysługuje od 1 października 2024 r. Projekt nowelizacji przepisów w tym zakresie przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

6211 zł - 4666 zł brutto daje 1545 zł. Pensja nauczyciele (+5%) a pensja minimalna (+10%). Większa różnica za kilka lat

W 2025 r. nauczyciel dyplomowany zarobi z pensji podstawowej około 6211 zł brutto (podwyżka 5%) - nie uwzględniamy dodatków. Pensja minimalna to 4666 zł (podwyżka 10%). Różnica wynosi wynosi 1545 zł brutto. Nauczyciele podnoszą, że nigdy nie będą mieli odpowiednio zwiększonych wynagrodzeń. Nie można usunąć nędzy ostatnich 10 lat, jeżeli pensja minimalna - rok w rok - będzie rosła szybciej niż pensja nauczycielska.  Na poziomie netto jest to 4 564,12 zł (nauczyciel bez PPK) wobec 3510,92 zł (pensja minimalna bez PPK) - różnica około 1053,2 zł. Nauczyciele starają się zwiększyć tą różnicę.

REKLAMA

Dodatek dopełniający. Wniosek złożą także kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych

Wniosek o dodatek dopełniający dla osoby uprawnionej do renty socjalnej, całkowicie niezdolnej do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, będzie składany nie tylko przez osobę ubiegającą się o to świadczenie lub jej przedstawiciela ustawowego. Wnioski będą mogli także składać kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych.

Wakacje składkowe. ZUS nie rozpatrzy wniosków o zwolnienie z opłacania składek za styczeń 2025 r.

W 2024 r. przedsiębiorcy mogą już skorzystać z tzw. wakacji składkowych. Uzyskanie zwolnienia z obowiązku opłacenia składek za grudzień wymaga złożenia wniosku do ZUS w listopadzie. Wniosek można złożyć wyłącznie z profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/eZUS.

REKLAMA