REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

W najbliższym czasie nie skróci się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sejm nie przyjmie projektu takich zmian. Pracodawcy odetchnęli

Autopromocja

Tylko wybrane dokumenty – np. świadectwo pracy i wypowiedzenie umowy – mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Takie rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki (MG). Propozycje zmian zostały przedstawione w kwietniu tego roku, ale – jak podkreśla resort w odpowiedzi na pytanie DGP – wymagają one dalszych prac i w związku z tym nie będą skierowane do Sejmu tej kadencji. Nie ma też żadnej pewności co do tego, że prace nad tym projektem będą kontynuowane po wyborach parlamentarnych. Pracodawcy będą musieli jeszcze długo poczekać na ograniczenie obowiązku długotrwałego przechowywania akt pracowników. Wbrew pozorom firmy nie są jednak z tego powodu niezadowolone.

Zobacz: Co powinno znajdować się w umowie o pracę?

– Lepiej uchwalić bardziej gruntowne zmiany, przewidujące np. możliwości gromadzenia i składowania akt w formie elektronicznej, niż kontynuować prace nad niewystarczającymi rozwiązaniami – tłumaczy dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Pracodawcy wskazują też na inne mankamenty projektu MG.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzy części

Prowadzenie rozbudowanych akt w wersji papierowej to prawdziwa zmora dla firm – MG doliczyło się 175 dokumentów dotyczących zatrudnienia, które trzeba gromadzić.

Resortowy projekt miał te obowiązki złagodzić. Zgodnie z nim przez 50 lat trzeba będzie przechowywać tylko 11 rodzajów dokumentów (w sumie 31 pozycji), które są szczególnie ważne dla potwierdzenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Kolejne 23 dokumenty (najmniej ważne) trzeba będzie składować tylko w okresie zatrudnienia danej osoby, a pozostałe – jeszcze przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia.

Polecamy produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

– Popieramy kierunek takich modyfikacji, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Po zmianach konieczność przechowywania niektórych dokumentów przez 50 lat byłaby wyraźnie przewidziana w k.p., co oznacza, że musiałaby to weryfikować Państwowa Inspekcja Pracy. Poza tym zdania prawników co do tego, czy obecnie należy przechowywać pełne akta przez tak długi czas, są podzielone – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rząd powinien odchudzić teczkę osobową pracownika, ale nie poprzez nowelizację k.p., lecz wydanie rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Pracodawcy wskazują także na potrzebę innych modyfikacji.

– Ograniczenie czasu przechowywania akt jest oczywiście ważne, bo ustawodawca zdaje się nie dostrzegać, że w dzisiejszych czasach znaczna część przedsiębiorstw funkcjonuje znacznie krócej, niż miałaby składować akta swoich pracowników. Podstawową zmianą byłoby jednak umożliwienie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. A tego projekt MG nie przewiduje – wyjaśnia dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Konieczność tworzenia akt w wersji papierowej i ich archiwizacja generują znaczne koszty dla firm (rocznie w skali całej gospodarki wynoszą one około 130 mln zł).

– To istotny problem, w szczególności dla małych przedsiębiorstw. Przepisy powinny uwzględniać możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej – potwierdza dr Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater.

Zobacz również: Kwestionariusz osobowy dla pracownika

– Nie da się nie zauważyć, że zatrudnienie pozostaje już w praktyce jedyną sferą, w której powstrzymuje się cyfryzację. Wdraża się ją przecież np. w ochronie zdrowia czy administracji – dodaje dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Dla pracownika

Wątpliwości dotyczące projektu MG mają także związki zawodowe. Doceniają chęć ograniczenia biurokratycznych obowiązków dla zatrudniających, ale wskazują również zagrożenia, jakie wiążą się z tym dla pracowników. Dla przykładu OPZZ w swojej opinii podkreślił, że skrócenie okresu składowania niektórych dokumentów nie może pogarszać sytuacji zatrudnionych, rozwiązanie to nie powinno np. utrudniać dochodzenia swoich praw przed sądem. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. W praktyce jednak będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy.

Zobacz: Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

– Sądzę, że najlepszym rozwiązaniem byłby powrót do prac zespołu przy resorcie gospodarki, na forum którego rząd i partnerzy społeczni mogliby rozmawiać o bardziej gruntownych zmianach w zakresie dokumentacji. Kwestią tą mogłaby też zająć się Rada Dialogu Społecznego – podsumowuje Witold Polkowski.

infoRgrafika

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w kodeksie pracy co do BHP - dotyczą wielu branż

To będzie nie mała rewolucja dla takich branż i rodzajów pracy jak: praca przy produkcji i stosowaniu pestycydów, produkcji i przetwórstwie tworzyw sztucznych, w przemyśle gumowym, farmaceutycznym, metalurgicznym, kosmetycznym, w budownictwie, w placówkach ochrony zdrowia, w zakładach fryzjerskich, kosmetycznych i warsztatach samochodowych. Dlaczego? Ponieważ Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało kolejny już projekt zmian w zakresie prawa pracy. Tym razem chodzi o pewne czynniki oraz procesy stwarzające szczególne zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników. Trzeba będzie zmienić rejestry prac i pracowników.

Trzęsienie ziemi w Poczcie Polskiej. Tysiące osób ma stracić pracę

Poczta Polska, narodowy operator pocztowy, planuje wprowadzić istotne zmiany w swojej strukturze zatrudnienia i funkcjonowaniu placówek. Według doniesień prasowych, spółka zamierza znacznie ograniczyć liczbę pracowników oraz zmniejszyć liczbę otwartych okienek i skrócić godziny pracy swoich urzędów.

336,36 zł dodatku do emerytury dla sołtysów już po 7 latach

336,36 zł to kwota dodatku do emerytury dla sołtysów, do której prawo nabędą już po 7 latach pełnienia funkcji.

Gaslighting - jak się bronić i radzić sobie z manipulacją emocjonalną?

Czym jest gaslighting? Jak go rozpoznać, bronić się i radzić sobie z manipulacją emocjonalną? Oto 6 strategii na zdemaskowanie gaslightingu: rozpoznanie i przezwyciężanie manipulacji emocjonalnej.

REKLAMA

Nastolatek też może mieć konto na PUE ZUS. Przyda się np. do ubezpieczenia zdrowotnego lub renty rodzinnej

ZUS informuje, że nie tylko osoby pełnoletnie mogą mieć swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Takie konto może też mieć nastolatek, który ukończył 13 lat. Aby je założyć musi mieć swój dokument tożsamości - dowód osobisty lub paszport. Do czego nastolatkowi może się przydać konto na PUE ZUS?

Zwolnienie ze świadczenia pracy, wypowiedzenie zmieniające lub rozwiązanie umowy o pracę? To może dotknąć tę grupę pracowników

Stwierdzenie przez lekarza medycyny pracy przeciwskazań do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownika powoduje brak możliwości jej wykonywania. Co powinien wówczas zrobić pracodawca?

Kilometrówka 2024 – ile wynosi stawka za kilometr?

Kilometrówka w 2024 roku wynosi 1,15 zł . Czy jest to stawka kilometrówki dla wszystkich pojazdów? Jaki jest wzór na wyliczenie, ile należy się pracownikowi za podróż prywatnym samochodem w celach służbowych w 2024 roku?

Ryczałt samochodowy 2024 – kalkulator

Kalkulator ryczałtu samochodowego 2024 pozwala na szybkie wyliczenie należności pracownika za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych. Jakie są stawki? Ile wynosi limit kilometrów na miesiąc?

REKLAMA

ZUS: Konto na PUE ZUS może założyć także nastolatek

Założenie profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS jest proste. Własny profil daje dostęp do wielu istotnych informacji, które znajdują się na koncie w ZUS. Niewiele osób wie, że konto na PUE ZUS może mieć nie tylko dorosły, ale też nastolatek, który ukończył 13. rok życia.

Emerytura matczyna a praca - czy można dorobić?

Emerytura matczyna - czy praca podczas pobierania rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego jest dozwolona? Czy można dorabiać na emeryturze matczynej?

REKLAMA