REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

W najbliższym czasie nie skróci się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sejm nie przyjmie projektu takich zmian. Pracodawcy odetchnęli

REKLAMA

Autopromocja

Tylko wybrane dokumenty – np. świadectwo pracy i wypowiedzenie umowy – mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Takie rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki (MG). Propozycje zmian zostały przedstawione w kwietniu tego roku, ale – jak podkreśla resort w odpowiedzi na pytanie DGP – wymagają one dalszych prac i w związku z tym nie będą skierowane do Sejmu tej kadencji. Nie ma też żadnej pewności co do tego, że prace nad tym projektem będą kontynuowane po wyborach parlamentarnych. Pracodawcy będą musieli jeszcze długo poczekać na ograniczenie obowiązku długotrwałego przechowywania akt pracowników. Wbrew pozorom firmy nie są jednak z tego powodu niezadowolone.

Zobacz: Co powinno znajdować się w umowie o pracę?

– Lepiej uchwalić bardziej gruntowne zmiany, przewidujące np. możliwości gromadzenia i składowania akt w formie elektronicznej, niż kontynuować prace nad niewystarczającymi rozwiązaniami – tłumaczy dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Pracodawcy wskazują też na inne mankamenty projektu MG.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzy części

Prowadzenie rozbudowanych akt w wersji papierowej to prawdziwa zmora dla firm – MG doliczyło się 175 dokumentów dotyczących zatrudnienia, które trzeba gromadzić.

Resortowy projekt miał te obowiązki złagodzić. Zgodnie z nim przez 50 lat trzeba będzie przechowywać tylko 11 rodzajów dokumentów (w sumie 31 pozycji), które są szczególnie ważne dla potwierdzenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Kolejne 23 dokumenty (najmniej ważne) trzeba będzie składować tylko w okresie zatrudnienia danej osoby, a pozostałe – jeszcze przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia.

Polecamy produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

– Popieramy kierunek takich modyfikacji, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Po zmianach konieczność przechowywania niektórych dokumentów przez 50 lat byłaby wyraźnie przewidziana w k.p., co oznacza, że musiałaby to weryfikować Państwowa Inspekcja Pracy. Poza tym zdania prawników co do tego, czy obecnie należy przechowywać pełne akta przez tak długi czas, są podzielone – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rząd powinien odchudzić teczkę osobową pracownika, ale nie poprzez nowelizację k.p., lecz wydanie rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Pracodawcy wskazują także na potrzebę innych modyfikacji.

– Ograniczenie czasu przechowywania akt jest oczywiście ważne, bo ustawodawca zdaje się nie dostrzegać, że w dzisiejszych czasach znaczna część przedsiębiorstw funkcjonuje znacznie krócej, niż miałaby składować akta swoich pracowników. Podstawową zmianą byłoby jednak umożliwienie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. A tego projekt MG nie przewiduje – wyjaśnia dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Konieczność tworzenia akt w wersji papierowej i ich archiwizacja generują znaczne koszty dla firm (rocznie w skali całej gospodarki wynoszą one około 130 mln zł).

– To istotny problem, w szczególności dla małych przedsiębiorstw. Przepisy powinny uwzględniać możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej – potwierdza dr Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater.

Zobacz również: Kwestionariusz osobowy dla pracownika

– Nie da się nie zauważyć, że zatrudnienie pozostaje już w praktyce jedyną sferą, w której powstrzymuje się cyfryzację. Wdraża się ją przecież np. w ochronie zdrowia czy administracji – dodaje dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Dla pracownika

Wątpliwości dotyczące projektu MG mają także związki zawodowe. Doceniają chęć ograniczenia biurokratycznych obowiązków dla zatrudniających, ale wskazują również zagrożenia, jakie wiążą się z tym dla pracowników. Dla przykładu OPZZ w swojej opinii podkreślił, że skrócenie okresu składowania niektórych dokumentów nie może pogarszać sytuacji zatrudnionych, rozwiązanie to nie powinno np. utrudniać dochodzenia swoich praw przed sądem. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. W praktyce jednak będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy.

Zobacz: Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

– Sądzę, że najlepszym rozwiązaniem byłby powrót do prac zespołu przy resorcie gospodarki, na forum którego rząd i partnerzy społeczni mogliby rozmawiać o bardziej gruntownych zmianach w zakresie dokumentacji. Kwestią tą mogłaby też zająć się Rada Dialogu Społecznego – podsumowuje Witold Polkowski.

infoRgrafika

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wynagrodzenia pracowników samorządowych. Podwyżki z wyrównaniem od stycznia 2025 r.

W 2025 r. wzrosną wynagrodzenia osób zatrudnionych w samorządach na podstawie wyboru oraz powołania. Zwiększą się także stawki minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Emeryci i renciści muszą rozliczyć dodatkowe przychody. Termin przekazania informacji do ZUS mija 28 lutego 2025 r.

ZUS przypomina o obowiązku rozliczenia dodatkowych przychodów przez osoby, które pobierają emeryturę lub rentę, mimo że nie osiągnęły wieku emerytalnego, a w zeszłym roku dorabiały do swojego świadczenia. Termin mija 28 lutego 2025 r.

Najniższa emerytura, renta rodzinna i socjalna: 1878,91 zł brutto od 1 marca. Waloryzacja 2025 - emerytury i renty wzrosną o 5,5 proc.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało 12 lutego 2025 r., że od 1 marca 2025 roku emerytury i renty zostaną zwaloryzowane o wskaźnik 105,5%. Oznacza to, że renty i emerytury wzrosną o 5,5 procent.

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych. To efekt wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w czwartym kwartale 2024 r.

REKLAMA

Ważny termin dla dorabiających rencistów i wcześniejszych emerytów. Do końca lutego trzeba rozliczyć się z ZUS-em

Renciści i emeryci na wcześniejszej emeryturze, którzy są w dalszym ciągu aktywni zawodowo i dorabiają do swoich świadczeń, muszą do końca lutego poinformować ZUS o przychodach, które osiągnęli ponad otrzymywane z ZUS-u świadczenie. Dodatkowe zarobki dotyczą między innymi wynagrodzeń z umowy o pracę, umowy zlecenia, a także przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej czy z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej.

Wyższe obowiązkowe wpłaty na PFRON od marca 2025 r.

Wysokość obowiązkowych wpłat na PFRON zmieni się od 1 marca 2025 r. Ich wysokość ustalana jest w zależności od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. GUS podał, że przeciętne wynagrodzenie w czwartym kwartale 2024 r. wzrosło i wyniosło 8477,21 zł.

Edukacja średnia a rynek pracy – czy szkoły dobrze przygotowują uczniów na wyzwania XXI wieku?

W dobie globalizacji, cyfryzacji i dynamicznych zmian na rynku pracy, edukacja średnia staje przed kluczowym wyzwaniem: jak przygotować uczniów do funkcjonowania w świecie, który wymaga nie tylko wiedzy, ale także umiejętności praktycznych, elastyczności i kompetencji przyszłości? Tradycyjne modele edukacji, oparte na sztywnych programach nauczania, coraz częściej okazują się niewystarczające w kontekście rosnących wymagań pracodawców.

36 dni urlopu wypoczynkowego dla tej grupy pracowników w 2025 r. Zmian nie przyniesie również 2026 r.

20 dni lub 26 dni to standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego. Jednak w przypadku sporej grupy pracowników wymiar urlopu wynosi 30 dni lub 36 dni. Komu przysługuje tyle dni urlopu? Jakie warunki muszą zostać spełnione?

REKLAMA

Jawne wynagrodzenia w każdej ofercie pracy. Będzie rewolucja w KP

Koniec z tabu o wynagrodzeniach! Jak wielu z nas musiało się zastanowić jaką kwotę wpisać w polu: Ile chciałaby Pani/Pan zarabiać? kiedy braliśmy udział w procesie rekrutacji. Już nie będziemy mieli takich wątpliwości (czy za dużo czy za mało podałam/em) bo ustawodawca unijny nakłada na Polskę obowiązek dostosowania Kodeksu pracy do przepisów unijnych. Stanie się to już w 2025 r. albo 2026 r., bo w Sejmie jest projekt.

Co w 2025 r. oznacza niepełnosprawność 01-U?

Istnieje łącznie 12 symboli poszczególnych przyczyn niepełnosprawności. Ten jeden kod: 01-U bardzo często pojawia się w orzeczeniach o niepełnosprawności. Kod 01-U często występuje też z innymi kodami, ze względu na znaczną ilość zaburzeń u osoby z niepełnosprawnościami.

REKLAMA