REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki zakłada, że tylko wybrane dokumenty, m.in. świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Projekt wymaga jednak dalszych prac i nie będzie skierowany do Sejmu w tej kadencji.

W najbliższym czasie nie skróci się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Sejm nie przyjmie projektu takich zmian. Pracodawcy odetchnęli

REKLAMA

Tylko wybrane dokumenty – np. świadectwo pracy i wypowiedzenie umowy – mają być przechowywane przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. Takie rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji kodeksu pracy przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki (MG). Propozycje zmian zostały przedstawione w kwietniu tego roku, ale – jak podkreśla resort w odpowiedzi na pytanie DGP – wymagają one dalszych prac i w związku z tym nie będą skierowane do Sejmu tej kadencji. Nie ma też żadnej pewności co do tego, że prace nad tym projektem będą kontynuowane po wyborach parlamentarnych. Pracodawcy będą musieli jeszcze długo poczekać na ograniczenie obowiązku długotrwałego przechowywania akt pracowników. Wbrew pozorom firmy nie są jednak z tego powodu niezadowolone.

Zobacz: Co powinno znajdować się w umowie o pracę?

– Lepiej uchwalić bardziej gruntowne zmiany, przewidujące np. możliwości gromadzenia i składowania akt w formie elektronicznej, niż kontynuować prace nad niewystarczającymi rozwiązaniami – tłumaczy dr Grażyna Spytek-Bandurska, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Pracodawcy wskazują też na inne mankamenty projektu MG.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzy części

Prowadzenie rozbudowanych akt w wersji papierowej to prawdziwa zmora dla firm – MG doliczyło się 175 dokumentów dotyczących zatrudnienia, które trzeba gromadzić.

Resortowy projekt miał te obowiązki złagodzić. Zgodnie z nim przez 50 lat trzeba będzie przechowywać tylko 11 rodzajów dokumentów (w sumie 31 pozycji), które są szczególnie ważne dla potwierdzenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Kolejne 23 dokumenty (najmniej ważne) trzeba będzie składować tylko w okresie zatrudnienia danej osoby, a pozostałe – jeszcze przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia.

Polecamy produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

REKLAMA

– Popieramy kierunek takich modyfikacji, ale jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Po zmianach konieczność przechowywania niektórych dokumentów przez 50 lat byłaby wyraźnie przewidziana w k.p., co oznacza, że musiałaby to weryfikować Państwowa Inspekcja Pracy. Poza tym zdania prawników co do tego, czy obecnie należy przechowywać pełne akta przez tak długi czas, są podzielone – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rząd powinien odchudzić teczkę osobową pracownika, ale nie poprzez nowelizację k.p., lecz wydanie rozporządzenia przez ministra pracy i polityki społecznej. Pracodawcy wskazują także na potrzebę innych modyfikacji.

– Ograniczenie czasu przechowywania akt jest oczywiście ważne, bo ustawodawca zdaje się nie dostrzegać, że w dzisiejszych czasach znaczna część przedsiębiorstw funkcjonuje znacznie krócej, niż miałaby składować akta swoich pracowników. Podstawową zmianą byłoby jednak umożliwienie prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. A tego projekt MG nie przewiduje – wyjaśnia dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Konieczność tworzenia akt w wersji papierowej i ich archiwizacja generują znaczne koszty dla firm (rocznie w skali całej gospodarki wynoszą one około 130 mln zł).

– To istotny problem, w szczególności dla małych przedsiębiorstw. Przepisy powinny uwzględniać możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej – potwierdza dr Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater.

Zobacz również: Kwestionariusz osobowy dla pracownika

– Nie da się nie zauważyć, że zatrudnienie pozostaje już w praktyce jedyną sferą, w której powstrzymuje się cyfryzację. Wdraża się ją przecież np. w ochronie zdrowia czy administracji – dodaje dr Grażyna Spytek-Bandurska.

Dla pracownika

Wątpliwości dotyczące projektu MG mają także związki zawodowe. Doceniają chęć ograniczenia biurokratycznych obowiązków dla zatrudniających, ale wskazują również zagrożenia, jakie wiążą się z tym dla pracowników. Dla przykładu OPZZ w swojej opinii podkreślił, że skrócenie okresu składowania niektórych dokumentów nie może pogarszać sytuacji zatrudnionych, rozwiązanie to nie powinno np. utrudniać dochodzenia swoich praw przed sądem. Resort gospodarki przekonuje, że nie będzie miało to istotnego znaczenia, bo aż 99,6 proc. postępowań sądowych pracowników kończy się przed upływem 5 lat. W praktyce jednak będą mogły zdarzać się przypadki, gdy sąd nie będzie mógł sięgnąć po dokumentację pracowniczą, bo zostanie ona zniszczona. Na przykład szkoda pracownika powstała w wyniku wypadku przy pracy może ujawnić się dopiero kilka lat po nieszczęśliwym zdarzeniu, a okres przedawnienia w takich przypadkach wynosi dziesięć, a nie trzy lata. Pracownik będzie mógł dochodzić roszczeń, ale może okazać się, że firma zniszczyła już dokumenty istotne z punktu widzenia sprawy.

Zobacz: Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

– Sądzę, że najlepszym rozwiązaniem byłby powrót do prac zespołu przy resorcie gospodarki, na forum którego rząd i partnerzy społeczni mogliby rozmawiać o bardziej gruntownych zmianach w zakresie dokumentacji. Kwestią tą mogłaby też zająć się Rada Dialogu Społecznego – podsumowuje Witold Polkowski.

infoRgrafika

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA