Kategorie

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Fotolia
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Aby zrozumieć pojęcie pracownika, należy odnieść się w tym zakresie do definicji pracownika zawartej w ustawie – Kodeks pracy. Zgodnie z ustawą, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Dla każdej osoby (niezależnie od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia) wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy, powinna być założona i prowadzona teczka akt osobowych.

Czym są akta pracownicze

Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów gromadzonych w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, kontynuowaniem stosunku pracy, aż do jego zakończenia.

Zapraszamy na webinarium: Unikaj błędów przy rozwiązywaniu umów o pracę – skuteczny niezbędnik

Akta osobowe mogą fizycznie różnić się od siebie, wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”, którą można nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Akta osobowe mogą mieć również formę segregatora. Pracodawca swobodnie decyduje o wyglądzie akt osobowych pracownika.

Podział akt osobowych na części

Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe muszą być podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.

W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C jest przeznaczona dla dokumentów, które są tworzone w związku z ustaniem stosunku pracy.

Podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych

Reklama

Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty powinny być umieszczone w odpowiednich częściach: A, B lub C i powinny być ułożone od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis, jednak w taki sposób aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji a następnie zastosować nowy numer dla dokumentu.

Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien być dostarczony do pracodawcy na początku zatrudnienia, w związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu, a następnie wpięcie dokumentu do akt osobowych jako najnowszego dokumentu w danej części akt osobowych.

Każda z części akt osobowych pracownika przedzielona przygotowanymi do tego celu przegródkami ma na celu wyraźne określenie zawartości danej części akt osobowych. Stanowi ona niejako spis treści i powinna być prowadzona w każdej części akt osobowych i dla każdego pracownika oddzielnie.

Akta osobowe dla pracownika

Reklama

Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają (niezależnie od trybu rozwiązania) zakończone. Jeśli zatrudnienie pracownika jest kontynuowane na podstawie kolejnych umów o pracę, a w konsekwencji zatrudnienie nie jest przerwane to oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, niezależnie od ilości czy rodzaju zawartych z pracownikiem umów o pracę.

Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.


W praktyce często pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w kwestii zakładania i prowadzenia akt osobowych pracownika w przypadku zaistniałych przerw w zatrudnieniu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, że akta osobowe są niejako przypisane do danego pracownika. Zatem słuszne wydaje się kontynuowanie akt osobowych danego pracownika nawet w przypadku występujących przerw w zatrudnieniu.

Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia, odrębnych akt osobowych dla nowozatrudnionego pracownika, nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.

W przepisach prawa nie sposób znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce wątpliwości w kwestii ponownego zakładania akt osobowych pracownika.

W związku z brakiem wytycznych w tym zakresie, uważam, że pracodawca może swobodnie decydować o tym czy w przypadku przerwy w zatrudnieniu, zakładać pracownikowi nowe akta osobowe.

Ze względów porządkowych oraz finansowych, bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, konkretnego pracownika niezależnie od przerw w zatrudnieniu. Praktycy prawa pracy często w takiej sytuacji wyraźnie oddzielają poszczególne części akt osobowych dotyczących poprzedniego zatrudnienia od nowego, które zostało zawarte po przerwie.

Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę: umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016, na czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016, na czas określony od 01.09.2016 do 31.12.2016. Umowa o pracę zawarta 01.09.2016 rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Nie kontynuowano zatrudnienia.  Oczywiście od momentu zatrudnienia aż do jego zakończenia pracodawca był zobowiązany założyć i rzetelnie prowadzić akta osobowe pracownika. Pracodawca i pracownik postanowili o kontynuowaniu zatrudnienia po kilku miesiącach od dnia rozwiązania ostatniej umowy o pracę. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 01.04.2017.

W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika ale może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych i wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12);

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08).

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?