REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Ponowne zatrudnienie pracownika a akta osobowe/Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika.

Aby zrozumieć pojęcie pracownika, należy odnieść się w tym zakresie do definicji pracownika zawartej w ustawie – Kodeks pracy. Zgodnie z ustawą, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

REKLAMA

Dla każdej osoby (niezależnie od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia) wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy, powinna być założona i prowadzona teczka akt osobowych.

Czym są akta pracownicze

Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów gromadzonych w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, kontynuowaniem stosunku pracy, aż do jego zakończenia.

Zapraszamy na webinarium: Unikaj błędów przy rozwiązywaniu umów o pracę – skuteczny niezbędnik

Akta osobowe mogą fizycznie różnić się od siebie, wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”, którą można nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Akta osobowe mogą mieć również formę segregatora. Pracodawca swobodnie decyduje o wyglądzie akt osobowych pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podział akt osobowych na części

Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe muszą być podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.

W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C jest przeznaczona dla dokumentów, które są tworzone w związku z ustaniem stosunku pracy.

Podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych

REKLAMA

Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty powinny być umieszczone w odpowiednich częściach: A, B lub C i powinny być ułożone od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis, jednak w taki sposób aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji a następnie zastosować nowy numer dla dokumentu.

Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien być dostarczony do pracodawcy na początku zatrudnienia, w związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu, a następnie wpięcie dokumentu do akt osobowych jako najnowszego dokumentu w danej części akt osobowych.

Każda z części akt osobowych pracownika przedzielona przygotowanymi do tego celu przegródkami ma na celu wyraźne określenie zawartości danej części akt osobowych. Stanowi ona niejako spis treści i powinna być prowadzona w każdej części akt osobowych i dla każdego pracownika oddzielnie.

Akta osobowe dla pracownika

REKLAMA

Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają (niezależnie od trybu rozwiązania) zakończone. Jeśli zatrudnienie pracownika jest kontynuowane na podstawie kolejnych umów o pracę, a w konsekwencji zatrudnienie nie jest przerwane to oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, niezależnie od ilości czy rodzaju zawartych z pracownikiem umów o pracę.

Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.


W praktyce często pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w kwestii zakładania i prowadzenia akt osobowych pracownika w przypadku zaistniałych przerw w zatrudnieniu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, że akta osobowe są niejako przypisane do danego pracownika. Zatem słuszne wydaje się kontynuowanie akt osobowych danego pracownika nawet w przypadku występujących przerw w zatrudnieniu.

Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia, odrębnych akt osobowych dla nowozatrudnionego pracownika, nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.

W przepisach prawa nie sposób znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce wątpliwości w kwestii ponownego zakładania akt osobowych pracownika.

W związku z brakiem wytycznych w tym zakresie, uważam, że pracodawca może swobodnie decydować o tym czy w przypadku przerwy w zatrudnieniu, zakładać pracownikowi nowe akta osobowe.

Ze względów porządkowych oraz finansowych, bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, konkretnego pracownika niezależnie od przerw w zatrudnieniu. Praktycy prawa pracy często w takiej sytuacji wyraźnie oddzielają poszczególne części akt osobowych dotyczących poprzedniego zatrudnienia od nowego, które zostało zawarte po przerwie.

Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę: umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016, na czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016, na czas określony od 01.09.2016 do 31.12.2016. Umowa o pracę zawarta 01.09.2016 rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Nie kontynuowano zatrudnienia.  Oczywiście od momentu zatrudnienia aż do jego zakończenia pracodawca był zobowiązany założyć i rzetelnie prowadzić akta osobowe pracownika. Pracodawca i pracownik postanowili o kontynuowaniu zatrudnienia po kilku miesiącach od dnia rozwiązania ostatniej umowy o pracę. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 01.04.2017.

W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika ale może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych i wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12);

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08).

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA