Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Audyt wynagrodzeń - jakie przynosi korzyści?

Audyt wynagrodzeń - jakie przynosi korzyści?
Audyt wynagrodzeń - jakie przynosi korzyści?
ShutterStock
Audyt wynagrodzeń - czym jest i jakie przynosi korzyści dla firmy?

Audyt systemu wynagrodzeń - na czym polega?

O znaczeniu poprawnie przeprowadzonego audytu wynagrodzeń, jego etapach oraz korzyściach, jakie przynosi organizacji, opowiada Maciej Szymanek, Senior Konsultant SAP HCM w firmie Quercus.

Audyt wynagrodzeń to bardzo istotny element systemu płac w firmie, działanie, od którego w zasadzie powinno się rozpocząć prace nad strategią wynagradzania. Czy to powszechna praktyka?

Z taką modelową sytuacją mamy rzadko do czynienia. Najczęściej audyty wdrażane są w już istniejących firmach – wtedy, kiedy liczba pracowników rozrosła się na tyle, że automatyzacja takiego procesu jest organizacyjnie i ekonomicznie uzasadniona. Umożliwiają skuteczne przeprowadzenie procesu uzgodnienia list płac, a to oznacza również identyfikację ewentualnych błędów, np. wynikających z przeprowadzonej korekty wynagrodzeń.

W jakim celu firmy decydują się na audyt systemu wynagradzania?

Audyt wynagrodzeń to szereg działań mających na celu zapewnienie, że naliczona w systemie lista płac jest poprawna, a tym samym pracownicy otrzymają prawidłowe wynagrodzenie. Powinien być przeprowadzany po wygenerowaniu każdej listy płac, pozwala bowiem na szybką weryfikację, czy system płac działa prawidłowo, czy wynagrodzenia są odpowiednio naliczane, czy odpowiadają ustalonym w firmie widełkom płacowym. Wyniki audytu mogą być też pomocne w zarządzaniu personelem – pozwalają zweryfikować poziom płac na poszczególnych stanowiskach i znaleźć te, które powinny zostać skorygowane.

Jak wygląda proces audytu?

Proces audytu podzielony jest na dwa etapy. Etap pierwszy to weryfikacja bazy danych, na podstawie której będzie generowana lista płac, pod kątem jej kompletności. Warto sprawdzić, czy wszystkie dane wymagane do naliczenia listy zostały wprowadzone, począwszy od danych organizacyjnych, poprzez informacje podatkowe, a na wynikach wyceny czasu pracy kończąc. Dobre narzędzie wspomagające audyt już na tym etapie wykaże ewentualne błędy, nie pozwalając tym samym na naliczenie błędnej listy płac. Drugi etap audytu ma miejsce już po naliczeniu listy płac i polega na weryfikacji poprawności przeliczeń. To bardzo ważny proces, w którym uwzględnia się szereg elementów, jak np. czy suma płac wszystkich pracowników jest prawidłowa (uzgodnienie zbiorówki), a jeśli nie – u którego pracownika wynagrodzenie się nie bilansuje, czy nie występują duże wahania wynagrodzenia, co mogłoby oznaczać błąd w ich naliczeniu, czy nie występują różnice w listach płac wynikające np. z naliczania wstecz podwyżek wypłacanych w konkretnym momencie roku, itp.

Audyt wynagrodzeń - jakie wykrywa błędy?

Jakie błędy w systemie wynagradzania ujawniają audyty i w jaki sposób należy je korygować?

Może wystąpić szereg błędów: od nieprawidłowego wynagrodzenia brutto (brak wypłaty należnego wynagrodzenia, np. dodatkowej premii lub wynagrodzenia za nadgodziny), przez nieprawidłowo naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, źle obliczony podatek, nieodpowiednie potrącenia, po błędną kwotę netto. Sposób korekty błędu jest uzależniony od źródła jego powstania. Jeśli jest on wynikiem np. źle wprowadzonych przez pracownika danych, korekta dokonywana jest w zasadzie na miejscu, wystarczy wprowadzić poprawne dane. Zdarza się jednak, że zidentyfikowany błąd dotyczy systemu, więc jego korekta wymaga poprawienia oprogramowania. Do czasu korekty należy używać rozwiązania tymczasowego (tzw. workaround), które pozwoli „przeczekać” do momentu usunięcia usterki.

Oprogramowanie do audytu wynagrodzeń

Na co zwracać uwagę, wybierając oprogramowanie do przeprowadzenia audytu wynagrodzeń w firmie?

Audyt wynagrodzeń jest narzędziem, które ujawnia błędy pojawiające się podczas naliczania płac i pozwalającym je w miarę szybko, oczywiście w zależności od genezy błędu, skorygować. Odpowiednio przygotowane oprogramowanie, uwzględniające również specyfikę danej firmy, jest także wsparciem dla działów płac oraz dla menedżerów. Dlatego ważne jest, aby wykorzystywane narzędzie było kompatybilne z systemem płac oraz kontrolingiem. Mogą bowiem pojawić się takie sytuacje, jak przejście pracownika na wyższy próg podatkowy, urlopy macierzyńskie, zmiana wymiaru etatu w okresie rozliczeniowym itp. Dobry program do audytu wynagrodzeń pozwala wychwycić wszystkie te sytuacje jeszcze przed wygenerowaniem listy płac, a po jej naliczeniu – wyselekcjonować trudne przypadki do ręcznej weryfikacji.

Czyli nie da się zupełnie wyeliminować sprawdzania manualnego?

Zupełnie nie, bo nie da się przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji, zwłaszcza tych skomplikowanych. Jednakże dzięki zautomatyzowanemu audytowi liczba takich przypadków jest znacznie mniejsza. Oznacza to wymierne korzyści dla działów płac: oszczędność czasu, mniejszą liczbę ewentualnych korekt, większy komfort pracy, a także – co nie jest bez znaczenia – optymalizację zatrudnienia w tym dziale, niższe koszty i oszczędności wynikające z ograniczenia liczby nadgodzin, które często pojawiają się, gdy trzeba ręcznie weryfikować niezbilansowaną listę płac. Poprawnie naliczane płace, eliminacja potencjalnych błędów, przejrzysta i weryfikowana polityka wynagrodzeń są jednym z elementów budowania zaufania do pracodawcy.

Dlatego audyt wynagrodzeń można uznać za jeden z elementów wizerunku firmy.

Oczywiście, zwłaszcza w oczach pracowników działu płac. Wzorcowy audyt pozwala bowiem skrócić proces naliczania listy płac, a szczególnie etap jej weryfikacji. Z doświadczenia wiemy, że niektóre firmy wciąż weryfikują listy płac, przeglądając wszystkie paski płacowe pracowników. Jest to metoda żmudna, nieefektywna, w której łatwo o tzw. błąd ludzki, choćby zwykłe przeoczenie, zwłaszcza przy licznym zespole. Walidacja przeprowadzona za pomocą narzędzia stworzonego specjalnie z myślą o audycie wynagrodzeń pozwala na ograniczenie tej ręcznej weryfikacji do zaledwie kilku, nietypowych przypadków. W efekcie cały proces przebiega szybciej, jest efektywniejszy, pozbawiony typowych błędów, a pracownicy mniej zestresowani – system automatycznie weryfikuje cały proces. Przy okazji – co warto podkreślić – audyt wynagrodzeń może też być narzędziem przydatnym menedżerom, pozwala m.in. na identyfikację problemów związanych ze spadkiem efektywności i motywacji pracowników, które często wiążą się z niesatysfakcjonującym wynagrodzeniem.

Rozmawiała: Andromeda Wróbel

Źródło: Nonoproblemowo

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Instrukcje księgowego
Instrukcje księgowego
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.