Podróże służbowe

Ustalenie miejsca pracy budowlańca ma duże znaczenie z punktu widzenia rozliczeń z tytułu podróży służbowej. Jak w umowie o pracę z pracownikiem budowlanym należy określić miejsce wykonywania pracy, gdy pracownik świadczy pracę w różnych miejscach? Czy każdy wyjazd traktuje się jak podróż służbową?

W przypadku podróży służbowej dokument polecenia wyjazdu służbowego wystawiany jest jako udokumentowanie odbycia podróży i kosztów z nią związanych, które służy rozliczeniu się z pracownikiem, jak również jest przydatne dla celów dowodowych w kwestiach opodatkowania, składek ZUS itp. Nie jest to jednak obowiązkowe według przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Praca handlowców wymaga określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę jako pewien obszar. Wykonywanie obowiązków pracowniczych na tym terenie nie stanowi podróży służbowej, a w związku z tym nie przysługuje im z tego tytułu prawo do diety.

Regulamin podróży służbowych może przewidywać własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. Warto ustalić w nim stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Wyjazd pracownika w podróż służbową jego prywatnym pojazdem jest możliwy, jednak wymaga uzgodnienia z pracodawcą. W jaki sposób rozlicza się podróż służbowa pracownika kierującego prywatnym pojazdem?

Koszty, jakie ponosi pracodawca w związku z podróżą służbową pracownika, to diety zagraniczne bądź krajowe. Sposób ich ustalania określa rozporządzenie MPiPS. Jak będzie się rozliczać podróże służbowe w 2015 roku?

Kwestię ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. Jakie diety z tytułu podróży służbowych przysługują pracownikom? Jakie są zasady rozliczania podróży służbowych pracowników?

Czas pracy w podróży służbowej i jego odpowiednie wyliczenie może stanowić problem. Czy okres dojazdu i powrotu do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej jest czasem, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy? Ten problem prawny rozwiązał Sąd Najwyższy.

Jak obniżać dietę krajową o zapewnione wyżywienie? Zgodnie z nowymi przepisami dzienna stawka diety za służbową podróż krajową wynosi 30 zł. Zostaje pomniejszona o zapewnione pracownikowi wyżywienie. W jaki sposób obliczyć dietę, gdy pracownik miał zapewnione wyżywienie?

Diety krajowe przysługują pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej na terenie kraju. 1 marca 2013 r. w związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia w sprawie podróży służbowych stawki diet zostały podwyższone. Za dobę podróży przysługuje pracownikowi dieta w wysokości 30 zł.

Z dniem 1 marca 2013 r. doszło do zmiany przepisów dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności - w tym diet - przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej.

29 stycznia 2013 r. zostało podpisane nowe rozporządzenie regulujące zasady rozliczania diet przysługujących pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych. Przepisy w nim zawarte zmieniają m.in. wysokość diet z tytułu podróży służbowej.

Pracodawca, ustalając pracownikowi miejsce wykonywania pracy poza granicami Polski, w zakresie wynagradzania powinien stosować do niego przepisy kraju, w którym praca będzie świadczona. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy przepisy kraju wykonywania pracy są mniej korzystne niż minimalne warunki płacowe obowiązujące w Polsce.

Pracownik pracuje w Warszawie w godz. 8.00–16.00 w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Mieszka w Pułtusku. W sierpniu wysłaliśmy go w podróż służbową do Radomia. Pracownik wyjechał w delegację w środę samochodem służbowym ze swojego domu w Pułtusku o godz. 7.30. Pojechał bezpośrednio z Pułtuska do Radomia nie wstępując do naszej firmy (do Warszawy dojechał o godz. 8.30). Z podróży pracownik wrócił następnego dnia o godz. 19.00. W drodze powrotnej również nie wstępował do naszej firmy, tylko jechał bezpośrednio z Radomia do Pułtuska. Czy w takim przypadku podróż służbowa zaczyna się od godziny wyjazdu z miejsca zamieszkania pracownika, czy od godziny przyjazdu do Warszawy, gdzie jest jego miejsce pracy? Jak rozliczyć czas pracy pracownika, jeżeli sam prowadził samochód, a nie jest zatrudniony u nas na stanowisku kierowcy?

Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy powoduje, że pracodawcy często decydują się na ograniczanie kosztów wykonywanej działalności. W firmach, w których znaczną część kosztów stanowią wydatki na podróże służbowe, sposobem na ograniczanie tych obciążeń może być m.in. limitowanie wydatków na nocleg czy organizowanie wideokonferencji.

Jeden z naszych pracowników przez kilka dni był w podróży służbowej, w którą udał się firmowym samochodem. Pracownik przedstawił kilka paragonów za parkowanie. Czy mamy obowiązek zwrócić mu koszty parkowania?

Jesteśmy stowarzyszeniem, które organizuje wyjazdy naukowo-techniczne dla swoich członków. Nie są oni jednak pracownikami, nie należą również do składu zarządu, ale otrzymują dofinansowanie do tych wyjazdów. Czy takie dofinansowanie podlega opodatkowaniu?

Jestem osobą odpowiedzialną za prowadzenie kadr. W naszej firmie pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. Bardzo proszę o informację, jakie czynności należy wykonać w zakresie kontroli merytorycznej, a jakie w zakresie formalno-rachunkowej przy sprawdzaniu rachunku podróży służbowej?

Pracownik przebywa w delegacji w godzinach od 7.00 do 16.00 i ma zapewnioną kawę/herbatę oraz lunch. Czy przysługuje mu dieta?

Pracownikom, których delegujemy w krajową podróż służbową, wypłacamy należności wynikające z rozporządzenia obowiązującego jednostki sfery budżetowej. Czy przy rozliczaniu służbowych wyjazdów w obrębie kraju, dłuższych niż doba, pracownicy mają prawo do diety, jeśli mieli zapewnione wyżywienie i nocleg? Czy możemy ustalić kwotę diety na poziomie niższym niż 23 zł?

Wysłałem 4 pracowników w kilkudniową podróż służbową. Nocleg zapewniłem im w hotelu. Na miejscu okazało się, że przez pomyłkę zostały dla nich zarezerwowane pokoje „małżeńskie”, tzn. dwa pokoje, a w każdym po jednym dwuosobowym łóżku. Pracownicy odmówili noclegu w takich warunkach i udali się do innego hotelu (w tym już nie było innych wolnych pokoi). Po powrocie z delegacji przedstawili mi rachunek za pobyt i okazało się, że hotel, w którym nocowali, był znacznie droższy, od tego, który ja im zarezerwowałem. Czy mogę odmówić zwrotu kosztów za nocleg?

Fikcyjne określenie w umowie miejsca wykonywania pracy może skutkować utratą prawa do diet i innych należności z tytułu podróży służbowej, ponieważ nie będzie ona podróżą służbową. Zarówno przejazd, jak i przewóz prowadzony w ramach obowiązków służbowych po określonych trasach lub na określonym obszarze nie mogą być uznane za podróż służbową i nie można domagać się z tego tytułu należności (wyrok Sądu Najwyższego z 4 lutego 2009 r., II PK 230/08).

W umowie zlecenia zawartej z jedną z osób zagwarantowaliśmy zwrot należności z tytułu podróży odbywanych w związku z wykonywanym zleceniem. W umowie zlecenia odpłatność za jej wykonywanie określiliśmy na 2000 zł miesięcznie. Natomiast kwoty wypłacane w związku z odbywanymi podróżami są tak ustalone, że przekraczają stawki wynikające z rozporządzenia w sprawie krajowej podróży służbowej należne pracownikom sfery budżetowej. Czy należności z tytułu tych podróży są zwolnione ze składek na ubezpieczenia zleceniobiorcy? W jaki sposób powinniśmy rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wypłacanego zleceniobiorcy zwrotu należności z tytułu podróży w celu wykonania zlecenia?

Zakład pracy wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę ma obowiązek zwrócić mu m.in. koszty podróży i noclegów. Pracodawca musi wypłacić pracownikowi także diety. Nawet zapewnienie bezpłatnego wyżywienia nie zwolni całkowicie pracodawcy z obowiązku wypłacenia diet. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać za każdą dobę podróży 25% diety.