REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin podróży służbowych - przykładowe zapisy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Goliszewska-Chojdak
prawnik, ekonomista, specjalista i praktyk z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Regulamin podróży służbowych może przewidywać własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. Warto ustalić w nim stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Wprowadzając regulamin podróży służbowych pracodawca może ustalić własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. W takim regulaminie warto wówczas precyzyjnie określić m.in. stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

REKLAMA

REKLAMA

W regulaminie podróży służbowych pracodawca budżetowy nie może ustalić mniej korzystnych warunków wypłaty należności delegacyjnych niż przewidziane w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

U pracodawców zobowiązanych do opracowania regulaminu wynagradzania regulamin podróży służbowych stanowiłby rozszerzenie postanowień tego pierwszego. Wprowadzenie zatem regulaminu podróży służbowych jest zmianą regulaminu wynagradzania, która wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 77 2 § 2 i 6 Kodeksu pracy).

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Polecamy: Encyklopedia kadr i płac

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zalety i wady wynikające z wprowadzenia regulaminu podróży służbowych

Dieta zagraniczna i stawki za używanie pojazdu prywatnego

Od uznania pracodawcy z sektora prywatnego zależy wysokość diety zagranicznej (która nie może być niższa niż dieta krajowa określona dla sfery budżetowej; w 2014 r. – 30 zł). Dotyczy to również stawek użytkowania pojazdów prywatnych w delegacji. Jednak postanowienia w tym zakresie muszą znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu (art. 775 § 3–4 Kodeksu pracy).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Porozmawiaj o tym n naszym FORUM

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący wysokości diety zagranicznej

(...) § 4 [Dieta zagraniczna]

REKLAMA

Za dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości diety krajowej określonej w § 7 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167.

Jeżeli dieta, o której mowa w § 1, nie pokryła kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży zagranicznej, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między otrzymaną dietą a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi z tego tytułu. W razie wątpliwości co do ich poniesienia pracownik, na żądanie pracodawcy, powinien złożyć na piśmie odpowiednie uzasadnienie.

(...)

Ustalając wysokość stawek diety zagranicznej i za używanie pojazdu prywatnego należy mieć na uwadze, aby:

  • nie były one rażąco niskie,
  • odpowiadały przynajmniej standardowym wydatkom, jakie w czasie podróży musi ponieść pracownik (lub osoba współpracująca z pracodawcą) – dotyczy to zarówno stawek za użytkowanie prywatnego pojazdu w czasie delegacji, jak i zagranicznej diety.

Wyznaczając wysokość zarówno diety, jak i stawki użytkowania prywatnego pojazdu w delegacji proponowanym rozwiązaniem jest analiza niezbędnych wydatków, jakie może ponieść pracownik, na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, którą powinien przygotować i przedstawić pracodawcy przed wysłaniem w podróż służbową. Można też dokonać uśredniania stawek za 1 kilometr przebiegu, np. nie różnicując wysokości stawki w zależności od pojemności silnika samochodu osobowego.

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi po zmianach w VAT

Przykładowy zapis dotyczący stawek za używanie prywatnego pojazdu w delegacji

(...) § 5 [Stawki za używanie prywatnego pojazdu]

Pracownikowi w delegacji służbowej przysługuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które wynoszą:

  1. dla samochodu osobowego bez względu na pojemność skokową silnika – 0,65 zł,
  2. dla motocykla – 0,20 zł,
  3. dla motoroweru – 0,10 zł.

W przypadku gdy koszt używania samochodu osobowego lub motocykla ustalony według stawek, o których mowa w § 5, przewyższy rzeczywiste koszty paliwa zużytego na przejazd w delegację, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami.

Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji, o którym mowa w § 2. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia.

(...)

Powierzenie karty płatniczej

Powierzenie pracownikowi udającemu się w podróż służbową firmowej karty płatniczej wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie. Szczegółowe poinformowanie pracownika o zasadach korzystania ze służbowej karty w czasie delegacji pomoże uniknąć stronom wątpliwości co do zasadności użycia karty przez pracownika i jego odpowiedzialności za tak przekazane mienie.

Przykładowe zapisy dotyczące przekazania pracownikowi służbowej karty płatniczej

(...) § 6 [Powierzenie karty płatniczej]

  1. Pracownikowi udającemu się w podróż służbową w uzasadnionych przypadkach powierza się kartę płatniczą.
  2. Wniosek o powierzenie karty płatniczej na czas delegacji służbowej wraz z uzasadnieniem pracownik składa w Dziale Finansowym co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem.
  3. Kartą płatniczą pracownik może opłacić wyłącznie koszty związane z podróżą służbową wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu.
  4. Opłacenie kartą służbową innych wydatków niż wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu pracodawca rozpatruje pod względem niezbędności i zasadności ich poniesienia w podróży służbowej oraz konieczności użycia do tego celu karty służbowej.
  5. Wydatki poniesione przez pracownika w podróży służbowej uznane przez pracodawcę za zbędne i nieuzasadnione, opłacone zarówno kartą służbową, jak i gotówką, pracownik pokrywa z własnych środków.

(...)

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Wypłata zaliczki

W regulaminie warto wskazać zasady przyznawania i wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu służbowego. Pracodawca może ustalić te same reguły wypłaty zaliczki zarówno dla pracownika odbywającego podróż krajową, jak też zagraniczną i w obu przypadkach uznać wypłatę zaliczki za obowiązkową, mimo że w przypadku podróży krajowej zaliczka jest wypłacana na wniosek pracownika.

Przykładowe zapisy dotyczące wypłaty zaliczki

(...) § 7 [Zaliczka]

  1. Pracownik występuje o wypłatę zaliczki w przypadku odbywania zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej.
  2. Zaliczka jest wypłacana w walucie polskiej lub obcej w przypadku podróży zagranicznej.
  3. Przyznanie zaliczki następuje na podstawie wniosku pracownika zawierającego wstępną kalkulację kosztów podróży.
  4. Wystąpienie z wnioskiem o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów następuje na wniosek pracownika złożony w Dziale Finansowym najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5 do regulaminu.
  5. Podstawową formą wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych jest forma bezgotówkowa, tj. przelew na rachunek bankowy pracownika.
  6. Pracownik, który występuje o wypłatę zaliczki w formie gotówkowej, składa w tej sprawie wniosek w Dziale Finansowym nie później na 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5a do regulaminu.
  7. O zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej nie występuje pracownik, któremu powierzono służbową kartę płatniczą.

(...)

Podstawa prawna:

  • art. 772 § 2 i § 6, art. 775 § 3–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
  • § 2–3, § 7, § 11, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA