REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin podróży służbowych - przykładowe zapisy

Bożena Goliszewska-Chojdak
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Regulamin podróży służbowych może przewidywać własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. Warto ustalić w nim stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Wprowadzając regulamin podróży służbowych pracodawca może ustalić własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. W takim regulaminie warto wówczas precyzyjnie określić m.in. stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Autopromocja

W regulaminie podróży służbowych pracodawca budżetowy nie może ustalić mniej korzystnych warunków wypłaty należności delegacyjnych niż przewidziane w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

U pracodawców zobowiązanych do opracowania regulaminu wynagradzania regulamin podróży służbowych stanowiłby rozszerzenie postanowień tego pierwszego. Wprowadzenie zatem regulaminu podróży służbowych jest zmianą regulaminu wynagradzania, która wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 77 2 § 2 i 6 Kodeksu pracy).

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Polecamy: Encyklopedia kadr i płac

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zalety i wady wynikające z wprowadzenia regulaminu podróży służbowych

Dieta zagraniczna i stawki za używanie pojazdu prywatnego

Od uznania pracodawcy z sektora prywatnego zależy wysokość diety zagranicznej (która nie może być niższa niż dieta krajowa określona dla sfery budżetowej; w 2014 r. – 30 zł). Dotyczy to również stawek użytkowania pojazdów prywatnych w delegacji. Jednak postanowienia w tym zakresie muszą znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu (art. 775 § 3–4 Kodeksu pracy).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Porozmawiaj o tym n naszym FORUM

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący wysokości diety zagranicznej

(...) § 4 [Dieta zagraniczna]

Za dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości diety krajowej określonej w § 7 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167.

Jeżeli dieta, o której mowa w § 1, nie pokryła kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży zagranicznej, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między otrzymaną dietą a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi z tego tytułu. W razie wątpliwości co do ich poniesienia pracownik, na żądanie pracodawcy, powinien złożyć na piśmie odpowiednie uzasadnienie.

(...)

Ustalając wysokość stawek diety zagranicznej i za używanie pojazdu prywatnego należy mieć na uwadze, aby:

  • nie były one rażąco niskie,
  • odpowiadały przynajmniej standardowym wydatkom, jakie w czasie podróży musi ponieść pracownik (lub osoba współpracująca z pracodawcą) – dotyczy to zarówno stawek za użytkowanie prywatnego pojazdu w czasie delegacji, jak i zagranicznej diety.

Wyznaczając wysokość zarówno diety, jak i stawki użytkowania prywatnego pojazdu w delegacji proponowanym rozwiązaniem jest analiza niezbędnych wydatków, jakie może ponieść pracownik, na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, którą powinien przygotować i przedstawić pracodawcy przed wysłaniem w podróż służbową. Można też dokonać uśredniania stawek za 1 kilometr przebiegu, np. nie różnicując wysokości stawki w zależności od pojemności silnika samochodu osobowego.

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi po zmianach w VAT

Przykładowy zapis dotyczący stawek za używanie prywatnego pojazdu w delegacji

(...) § 5 [Stawki za używanie prywatnego pojazdu]

Pracownikowi w delegacji służbowej przysługuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które wynoszą:

  1. dla samochodu osobowego bez względu na pojemność skokową silnika – 0,65 zł,
  2. dla motocykla – 0,20 zł,
  3. dla motoroweru – 0,10 zł.

W przypadku gdy koszt używania samochodu osobowego lub motocykla ustalony według stawek, o których mowa w § 5, przewyższy rzeczywiste koszty paliwa zużytego na przejazd w delegację, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami.

Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji, o którym mowa w § 2. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia.

(...)

Powierzenie karty płatniczej

Powierzenie pracownikowi udającemu się w podróż służbową firmowej karty płatniczej wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie. Szczegółowe poinformowanie pracownika o zasadach korzystania ze służbowej karty w czasie delegacji pomoże uniknąć stronom wątpliwości co do zasadności użycia karty przez pracownika i jego odpowiedzialności za tak przekazane mienie.

Przykładowe zapisy dotyczące przekazania pracownikowi służbowej karty płatniczej

(...) § 6 [Powierzenie karty płatniczej]

  1. Pracownikowi udającemu się w podróż służbową w uzasadnionych przypadkach powierza się kartę płatniczą.
  2. Wniosek o powierzenie karty płatniczej na czas delegacji służbowej wraz z uzasadnieniem pracownik składa w Dziale Finansowym co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem.
  3. Kartą płatniczą pracownik może opłacić wyłącznie koszty związane z podróżą służbową wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu.
  4. Opłacenie kartą służbową innych wydatków niż wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu pracodawca rozpatruje pod względem niezbędności i zasadności ich poniesienia w podróży służbowej oraz konieczności użycia do tego celu karty służbowej.
  5. Wydatki poniesione przez pracownika w podróży służbowej uznane przez pracodawcę za zbędne i nieuzasadnione, opłacone zarówno kartą służbową, jak i gotówką, pracownik pokrywa z własnych środków.

(...)

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Wypłata zaliczki

W regulaminie warto wskazać zasady przyznawania i wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu służbowego. Pracodawca może ustalić te same reguły wypłaty zaliczki zarówno dla pracownika odbywającego podróż krajową, jak też zagraniczną i w obu przypadkach uznać wypłatę zaliczki za obowiązkową, mimo że w przypadku podróży krajowej zaliczka jest wypłacana na wniosek pracownika.

Przykładowe zapisy dotyczące wypłaty zaliczki

(...) § 7 [Zaliczka]

  1. Pracownik występuje o wypłatę zaliczki w przypadku odbywania zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej.
  2. Zaliczka jest wypłacana w walucie polskiej lub obcej w przypadku podróży zagranicznej.
  3. Przyznanie zaliczki następuje na podstawie wniosku pracownika zawierającego wstępną kalkulację kosztów podróży.
  4. Wystąpienie z wnioskiem o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów następuje na wniosek pracownika złożony w Dziale Finansowym najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5 do regulaminu.
  5. Podstawową formą wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych jest forma bezgotówkowa, tj. przelew na rachunek bankowy pracownika.
  6. Pracownik, który występuje o wypłatę zaliczki w formie gotówkowej, składa w tej sprawie wniosek w Dziale Finansowym nie później na 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5a do regulaminu.
  7. O zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej nie występuje pracownik, któremu powierzono służbową kartę płatniczą.

(...)

Podstawa prawna:

  • art. 772 § 2 i § 6, art. 775 § 3–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
  • § 2–3, § 7, § 11, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA