REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin podróży służbowych - przykładowe zapisy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Goliszewska-Chojdak
prawnik, ekonomista, specjalista i praktyk z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
Regulamin podróży służbowych. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Regulamin podróży służbowych może przewidywać własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. Warto ustalić w nim stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

Wprowadzając regulamin podróży służbowych pracodawca może ustalić własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. W takim regulaminie warto wówczas precyzyjnie określić m.in. stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy.

REKLAMA

REKLAMA

W regulaminie podróży służbowych pracodawca budżetowy nie może ustalić mniej korzystnych warunków wypłaty należności delegacyjnych niż przewidziane w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

U pracodawców zobowiązanych do opracowania regulaminu wynagradzania regulamin podróży służbowych stanowiłby rozszerzenie postanowień tego pierwszego. Wprowadzenie zatem regulaminu podróży służbowych jest zmianą regulaminu wynagradzania, która wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 77 2 § 2 i 6 Kodeksu pracy).

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Polecamy: Encyklopedia kadr i płac

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zalety i wady wynikające z wprowadzenia regulaminu podróży służbowych

Dieta zagraniczna i stawki za używanie pojazdu prywatnego

Od uznania pracodawcy z sektora prywatnego zależy wysokość diety zagranicznej (która nie może być niższa niż dieta krajowa określona dla sfery budżetowej; w 2014 r. – 30 zł). Dotyczy to również stawek użytkowania pojazdów prywatnych w delegacji. Jednak postanowienia w tym zakresie muszą znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu (art. 775 § 3–4 Kodeksu pracy).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Porozmawiaj o tym n naszym FORUM

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący wysokości diety zagranicznej

(...) § 4 [Dieta zagraniczna]

REKLAMA

Za dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości diety krajowej określonej w § 7 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167.

Jeżeli dieta, o której mowa w § 1, nie pokryła kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży zagranicznej, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między otrzymaną dietą a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi z tego tytułu. W razie wątpliwości co do ich poniesienia pracownik, na żądanie pracodawcy, powinien złożyć na piśmie odpowiednie uzasadnienie.

(...)

Ustalając wysokość stawek diety zagranicznej i za używanie pojazdu prywatnego należy mieć na uwadze, aby:

  • nie były one rażąco niskie,
  • odpowiadały przynajmniej standardowym wydatkom, jakie w czasie podróży musi ponieść pracownik (lub osoba współpracująca z pracodawcą) – dotyczy to zarówno stawek za użytkowanie prywatnego pojazdu w czasie delegacji, jak i zagranicznej diety.

Wyznaczając wysokość zarówno diety, jak i stawki użytkowania prywatnego pojazdu w delegacji proponowanym rozwiązaniem jest analiza niezbędnych wydatków, jakie może ponieść pracownik, na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, którą powinien przygotować i przedstawić pracodawcy przed wysłaniem w podróż służbową. Można też dokonać uśredniania stawek za 1 kilometr przebiegu, np. nie różnicując wysokości stawki w zależności od pojemności silnika samochodu osobowego.

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi po zmianach w VAT

Przykładowy zapis dotyczący stawek za używanie prywatnego pojazdu w delegacji

(...) § 5 [Stawki za używanie prywatnego pojazdu]

Pracownikowi w delegacji służbowej przysługuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które wynoszą:

  1. dla samochodu osobowego bez względu na pojemność skokową silnika – 0,65 zł,
  2. dla motocykla – 0,20 zł,
  3. dla motoroweru – 0,10 zł.

W przypadku gdy koszt używania samochodu osobowego lub motocykla ustalony według stawek, o których mowa w § 5, przewyższy rzeczywiste koszty paliwa zużytego na przejazd w delegację, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami.

Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji, o którym mowa w § 2. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia.

(...)

Powierzenie karty płatniczej

Powierzenie pracownikowi udającemu się w podróż służbową firmowej karty płatniczej wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie. Szczegółowe poinformowanie pracownika o zasadach korzystania ze służbowej karty w czasie delegacji pomoże uniknąć stronom wątpliwości co do zasadności użycia karty przez pracownika i jego odpowiedzialności za tak przekazane mienie.

Przykładowe zapisy dotyczące przekazania pracownikowi służbowej karty płatniczej

(...) § 6 [Powierzenie karty płatniczej]

  1. Pracownikowi udającemu się w podróż służbową w uzasadnionych przypadkach powierza się kartę płatniczą.
  2. Wniosek o powierzenie karty płatniczej na czas delegacji służbowej wraz z uzasadnieniem pracownik składa w Dziale Finansowym co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem.
  3. Kartą płatniczą pracownik może opłacić wyłącznie koszty związane z podróżą służbową wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu.
  4. Opłacenie kartą służbową innych wydatków niż wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu pracodawca rozpatruje pod względem niezbędności i zasadności ich poniesienia w podróży służbowej oraz konieczności użycia do tego celu karty służbowej.
  5. Wydatki poniesione przez pracownika w podróży służbowej uznane przez pracodawcę za zbędne i nieuzasadnione, opłacone zarówno kartą służbową, jak i gotówką, pracownik pokrywa z własnych środków.

(...)

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Wypłata zaliczki

W regulaminie warto wskazać zasady przyznawania i wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu służbowego. Pracodawca może ustalić te same reguły wypłaty zaliczki zarówno dla pracownika odbywającego podróż krajową, jak też zagraniczną i w obu przypadkach uznać wypłatę zaliczki za obowiązkową, mimo że w przypadku podróży krajowej zaliczka jest wypłacana na wniosek pracownika.

Przykładowe zapisy dotyczące wypłaty zaliczki

(...) § 7 [Zaliczka]

  1. Pracownik występuje o wypłatę zaliczki w przypadku odbywania zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej.
  2. Zaliczka jest wypłacana w walucie polskiej lub obcej w przypadku podróży zagranicznej.
  3. Przyznanie zaliczki następuje na podstawie wniosku pracownika zawierającego wstępną kalkulację kosztów podróży.
  4. Wystąpienie z wnioskiem o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów następuje na wniosek pracownika złożony w Dziale Finansowym najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5 do regulaminu.
  5. Podstawową formą wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych jest forma bezgotówkowa, tj. przelew na rachunek bankowy pracownika.
  6. Pracownik, który występuje o wypłatę zaliczki w formie gotówkowej, składa w tej sprawie wniosek w Dziale Finansowym nie później na 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5a do regulaminu.
  7. O zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej nie występuje pracownik, któremu powierzono służbową kartę płatniczą.

(...)

Podstawa prawna:

  • art. 772 § 2 i § 6, art. 775 § 3–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
  • § 2–3, § 7, § 11, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w funkcjonowaniu NFZ i systemie ubezpieczenia zdrowotnego

Polska ochrona zdrowia stoi przed gruntownymi przekształceniami, które mają na celu nie tylko uszczelnienie systemu finansowania, ale także dostosowanie go do rosnących potrzeb pacjentów i standardów unijnych. Ministerstwo Zdrowia przygotowało kompleksowy projekt ustawy, który wprowadza szereg kluczowych zmian w funkcjonowaniu Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) oraz w całym systemie ubezpieczenia zdrowotnego.

Czas na rynek pracy otwarty dla osób z niepełnosprawnościami [Gość Infor.pl]

Polska może się pochwalić jednym z najniższych wskaźników bezrobocia w Europie. To bez wątpienia świetna wiadomość, ale jednocześnie sygnał ostrzegawczy – coraz trudniej o pracowników. Ekonomiści zwracają uwagę, że mamy jeszcze niewykorzystane zasoby: osoby, które chcą i mogą pracować, ale z różnych powodów pozostają poza rynkiem. Wśród nich duża grupa to osoby z niepełnosprawnościami. O tym, jak przełamać bariery i wykorzystać potencjał tej grupy, opowiadał w rozmowie z Szymonem Glonkiem, Łukasz Bednarek, prezes Agencji Optymalizacji Zatrudnienia i osoba, która sama zmaga się z niepełnosprawnością.

Wielu na to czeka: zapomoga na wypadek trudności życiowych [kiedy, dla kogo i ile]

Zapomoga na wypadek trudności życiowych - to potrzebna regulacja, która być może niebawem będzie wprowadzona. Potrzebna jest pomoc w nagłych przypadkach a projekt nowej ustawy ma wypełnić właśnie tę lukę, wprowadzając możliwość przyznawania zapomogi dla osób, które przejściowo znalazły się w trudnej sytuacji życiowej, na przykład z powodu nagłej choroby, wypadku lub innego nieszczęśliwego zdarzenia. Kiedy, dla kogo i ile - szczegóły poniżej.

Wrzesień 2025: godziny pracy, dni wolne

Wrzesień w 2025 r. - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Czy kalendarz września przewiduje święto w innym dniu niż niedziela?

REKLAMA

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych - czy rzeczywiście coś daje? [RAPORT]

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych - czy rzeczywiście coś daje? Okazuje się, że 61 proc. pracujących czuje presję na ciągłe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, ale tylko 44 proc. widzi przełożenie rozwoju kompetencji na swoją karierę.

Najnowszy raport płacowy 2025 dla pracodawców i pracowników. Gdzie są najwyższe podwyżki? [ZAROBKI]

Udostępniamy najnowszy raport płacowy 2025. Każdy pracodawca i pracownik powinien się z nim zapoznać. Okazuje się, że wzrost wynagrodzeń wyhamował. Gdzie są najwyższe podwyżki? Artykuł zawiera tabelę z zarobkami na różnych stanowiskach.

Ukraińcy dominują w pobieraniu 800 plus. W pół roku ZUS wypłacił im ponad 1,4 mld zł [DANE Z ZUS]

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłacił w I połowie br. świadczenie Rodzina 800+ dla ponad 365 tys. dzieci, których rodzice zadeklarowali obywatelstwo inne niż polskie. To o 1,5% mniej niż w analogicznym okresie ub.r. Łączna kwota wyniosła 1,613 mld zł, czyli o 4,5% mniej niż rok wcześniej, kiedy było to 1,689 mld zł. Najwięcej odbiorców ww. świadczenia pochodzi z Ukrainy. ZUS przekazał w sumie 1,438 mld zł na rzecz blisko 305 tys. ukraińskich dzieci. Kolejnymi grupami są Białorusini, Rumuni oraz Rosjanie. Na dalszych miejscach znaleźli się beneficjenci z obywatelstwem indyjskim, wietnamskim, gruzińskim, bułgarskim, mołdawskim i chińskim.

Rewolucja w układach zbiorowych pracy. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. Co to daje pracownikom i pracodawcom?

Ułatwienia w zawieraniu układów zbiorowych pracy. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. O co chodzi? Zatem nowa ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych eliminuje zbędną biurokrację, wprowadza nowoczesny, elektroniczny rejestr oraz zastępuje długotrwałe procedury szybką i przejrzystą obsługą online. Dodatkowe mechanizmy wsparcia, jak mediacja czy elastyczne ramy czasowe układów, mają pobudzić aktywny dialog społeczny i zwiększyć liczbę negocjowanych porozumień, dostosowanych do specyfiki poszczególnych branż i firm.

REKLAMA

Te 5 dni urlopu można wykorzystać tylko do końca 2025 r., nie przechodzi na 2026 r.

Wiele osób wciąż nie wie, czy nie pamięta o swoich prawach pracowniczych. Oprócz standardowego urlopu wypoczynkowego, Kodeks pracy przewiduje inne, mniej znane, ale niezwykle przydatne uprawnienia. Jednym z nich jest urlop w wymiarze 5 dni, ale przysługuje on tylko na dany rok kalendarzowy, czyli 5 dni w 2025 r. Urlop nie przechodzi na 2026 r., ponieważ od 2026 r. będzie nowy okres tego urlopu.

PIT zero dla rodzin z dwójką dzieci. Prezydent Nawrocki wprowadza zerowy PIT? [Ustawa]

Prezydent RP Karol Nawrocki złożył projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, który wprowadza zerowy PIT dla rodzin z dwójką dzieci. Podnosi również drugi próg podatkowy do 140 tys. zł.

REKLAMA