Kategorie

Jak ograniczać wydatki na podróż służbową

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy powoduje, że pracodawcy często decydują się na ograniczanie kosztów wykonywanej działalności. W firmach, w których znaczną część kosztów stanowią wydatki na podróże służbowe, sposobem na ograniczanie tych obciążeń może być m.in. limitowanie wydatków na nocleg czy organizowanie wideokonferencji.

Pracodawcy z sektora prywatnego wysyłając pracowników w delegację mogą zawrzeć uregulowania dotyczące należności przysługujących z tego tytułu w:

  • układzie zbiorowym,
  • regulaminie wynagradzania albo
  • umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.

W przeciwnym przypadku rozliczanie podróży służbowych powinno następować na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

Pracodawcy prywatni zamierzający ograniczyć koszty delegacji mają prawo ustalić niższą wysokość diety z tytułu podróży służbowych poza terytorium Polski niż jest to przewidziane dla pracowników sfery budżetowej, przy czym obecnie nie może ona być niższa niż 23 zł (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).

Korzyści (+)

Pracodawca może obniżyć wysokość diety zagranicznej do wysokości diety krajowej.

Takie rozwiązanie musi być zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli zakład pracy nie jest zobowiązany do ich wydawania – w treści umowy o pracę. Inna forma obniżenia kwoty diety zagranicznej (np. ustne poinformowanie pracownika) nie będzie skuteczna i ważna.

Zagrożenia (–)

Obniżenie wysokości diety zagranicznej do wysokości diety krajowej wyłącznie w formie ustnego powiadomienia pracownika jest nieważne.

Możliwość obniżenia kosztów związanych z podróżami pracowników i zleceniobiorców istnieje także w przypadku wydatków na nocleg. Oszczędności w tym zakresie mogą powstać m.in. w przypadku:

  • rezerwowania miejsc noclegowych z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu usługę można zakupić po niższej cenie,
  • wynajmowania w docelowych miejscowościach np. mieszkań, co w przypadku częstych lub dłuższych wyjazdów może okazać się tańsze od pobytów np. w hotelach czy pensjonatach,
  • nabywania kart rabatowych na usługi hotelowe, które mogą dać oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent w stosunku do standardowych cen.

Nie bez znaczenia, z punktu widzenia redukcji kosztów, jest także optymalne wyznaczenie lokalizacji noclegu delegowanych osób. Jeżeli miejsce noclegowe zostanie wybrane w bezpośredniej bliskości miejsca pracy wyznaczonego na czas delegacji, pracownik nie będzie ponosił wydatków na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Wówczas z tego tytułu nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów, co dla pracodawcy może być korzystne.

Czynnikiem ograniczającym wydatki na noclegi może być również wyznaczenie w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę maksymalnej wysokości kosztów noclegu, której przekroczenie będzie dopuszczone wyłącznie przy wyraźnej zgodzie pracodawcy.

Przykładowy zapis odnoszący się do powyższych kwestii mógłby wyglądać następująco:

1. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terytorium Polski przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 350 zł brutto za jedną noc.

2. W uzasadnionych okolicznościach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1, jednak przed poniesieniem wydatku pracownik jest zobowiązany uzgodnić to każdorazowo z pracodawcą.


Innymi rozwiązaniami skutkującymi ograniczeniem wydatków na podróże służbowe mogą okazać się np.:

  • korzystanie z usług podmiotów specjalizujących się w zindywidualizowanej obsłudze podróży służbowych i efektywnym zarządzaniu kosztami, które oferują kompleksową (lub tylko częściową) organizację delegacji, różnorodny dobór opcji i doradztwo w tym zakresie,
  • wyposażenie pracowników wysłanych w podróż w firmowe karty kredytowe (z określonymi limitami w skali tygodnia lub miesiąca), co pozwoli pracodawcy na sprawowanie kontroli nad transakcjami realizowanymi przez podwładnego w trakcie delegacji,
  • zawieranie stałych umów z przewoźnikami, z których korzystają pracownicy, dzięki czemu można uzyskać obniżenie jednostkowych kosztów wyjazdu,
  • organizowanie wideokonferencji lub telekonferencji, np. w przypadku komunikacji z kontrahentami czy między oddziałami firmy znajdującymi się w różnych krajach/miejscowościach,
  • opracowanie regulaminu podróży służbowych, który będzie szczegółowo określał zasady i limity zwrotów kosztów podróży służbowych dokonywanych na rzecz zatrudnionych osób (w tym dokumencie można np. zastrzec, że w przypadku odbywania podróży prywatnym samochodem osobowym wydatki na opłaty za parkingi rozliczane są w ramach tzw. kilometrówki).
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),

Podstawa prawna:

  • art. 775 Kodeksu pracy.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.