Kategorie

Jak ograniczać wydatki na podróż służbową

Mariusz Pigulski
Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy powoduje, że pracodawcy często decydują się na ograniczanie kosztów wykonywanej działalności. W firmach, w których znaczną część kosztów stanowią wydatki na podróże służbowe, sposobem na ograniczanie tych obciążeń może być m.in. limitowanie wydatków na nocleg czy organizowanie wideokonferencji.

Pracodawcy z sektora prywatnego wysyłając pracowników w delegację mogą zawrzeć uregulowania dotyczące należności przysługujących z tego tytułu w:

  • układzie zbiorowym,
  • regulaminie wynagradzania albo
  • umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.

W przeciwnym przypadku rozliczanie podróży służbowych powinno następować na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).

Pracodawcy prywatni zamierzający ograniczyć koszty delegacji mają prawo ustalić niższą wysokość diety z tytułu podróży służbowych poza terytorium Polski niż jest to przewidziane dla pracowników sfery budżetowej, przy czym obecnie nie może ona być niższa niż 23 zł (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).

Korzyści (+)

Pracodawca może obniżyć wysokość diety zagranicznej do wysokości diety krajowej.

Takie rozwiązanie musi być zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli zakład pracy nie jest zobowiązany do ich wydawania – w treści umowy o pracę. Inna forma obniżenia kwoty diety zagranicznej (np. ustne poinformowanie pracownika) nie będzie skuteczna i ważna.

Zagrożenia (–)

Obniżenie wysokości diety zagranicznej do wysokości diety krajowej wyłącznie w formie ustnego powiadomienia pracownika jest nieważne.

Możliwość obniżenia kosztów związanych z podróżami pracowników i zleceniobiorców istnieje także w przypadku wydatków na nocleg. Oszczędności w tym zakresie mogą powstać m.in. w przypadku:

  • rezerwowania miejsc noclegowych z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu usługę można zakupić po niższej cenie,
  • wynajmowania w docelowych miejscowościach np. mieszkań, co w przypadku częstych lub dłuższych wyjazdów może okazać się tańsze od pobytów np. w hotelach czy pensjonatach,
  • nabywania kart rabatowych na usługi hotelowe, które mogą dać oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent w stosunku do standardowych cen.
Reklama

Nie bez znaczenia, z punktu widzenia redukcji kosztów, jest także optymalne wyznaczenie lokalizacji noclegu delegowanych osób. Jeżeli miejsce noclegowe zostanie wybrane w bezpośredniej bliskości miejsca pracy wyznaczonego na czas delegacji, pracownik nie będzie ponosił wydatków na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Wówczas z tego tytułu nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów, co dla pracodawcy może być korzystne.

Czynnikiem ograniczającym wydatki na noclegi może być również wyznaczenie w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę maksymalnej wysokości kosztów noclegu, której przekroczenie będzie dopuszczone wyłącznie przy wyraźnej zgodzie pracodawcy.

Przykładowy zapis odnoszący się do powyższych kwestii mógłby wyglądać następująco:

1. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terytorium Polski przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 350 zł brutto za jedną noc.

2. W uzasadnionych okolicznościach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1, jednak przed poniesieniem wydatku pracownik jest zobowiązany uzgodnić to każdorazowo z pracodawcą.


Innymi rozwiązaniami skutkującymi ograniczeniem wydatków na podróże służbowe mogą okazać się np.:

  • korzystanie z usług podmiotów specjalizujących się w zindywidualizowanej obsłudze podróży służbowych i efektywnym zarządzaniu kosztami, które oferują kompleksową (lub tylko częściową) organizację delegacji, różnorodny dobór opcji i doradztwo w tym zakresie,
  • wyposażenie pracowników wysłanych w podróż w firmowe karty kredytowe (z określonymi limitami w skali tygodnia lub miesiąca), co pozwoli pracodawcy na sprawowanie kontroli nad transakcjami realizowanymi przez podwładnego w trakcie delegacji,
  • zawieranie stałych umów z przewoźnikami, z których korzystają pracownicy, dzięki czemu można uzyskać obniżenie jednostkowych kosztów wyjazdu,
  • organizowanie wideokonferencji lub telekonferencji, np. w przypadku komunikacji z kontrahentami czy między oddziałami firmy znajdującymi się w różnych krajach/miejscowościach,
  • opracowanie regulaminu podróży służbowych, który będzie szczegółowo określał zasady i limity zwrotów kosztów podróży służbowych dokonywanych na rzecz zatrudnionych osób (w tym dokumencie można np. zastrzec, że w przypadku odbywania podróży prywatnym samochodem osobowym wydatki na opłaty za parkingi rozliczane są w ramach tzw. kilometrówki).
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),

Podstawa prawna:

  • art. 775 Kodeksu pracy.
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Czy postojowe to pomoc publiczna?

    Postojowe z ZUS - czy to jest pomoc publiczna? Odpowiedź znajduje się w art. 15zzzh ust 1 ustawy covidowej.

    Zarobki studentów w 2021 r. [RAPORT]

    Zarobki studentów w 2021 r. zmalały. Ile zarabiają studenci w czasie pandemii? Jakie mają problemy?

    Kogo pracodawca powinien zapisać do PPK?

    PPK - kogo pracodawca powinien zapisać? 10 maja 2021 r. mija termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. To już ostatni etap wdrażania PPK.

    Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

    System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

    O co chodzi z tym kapitałem początkowym?

    Kapitał początkowy ma wpływ na wysokość emerytury. Jak to się dzieje? O co w tym wszystkim chodzi?

    Kodeks pracy 2021 a praca zdalna - zmiany

    Kodeks pracy w 2021 r. czekają zmiany. Znajdzie się w nim praca zdalna. Co się zmieni?

    Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przedłużony do 23 maja 2021 r.

    Dodatkowy zasiłek opiekuńczy będzie przedłużony do 23 maja 2021 r. Kiedy przysługuje?

    Niedziela handlowa - maj 2021

    Niedziela handlowa - maj 2021 r. ma aż 5 niedziel. Czy 2 maja, 9 maja, 16 maja, 23 maja lub 30 maja jest niedziela handlowa? Czy dzisiaj/jutro jest niedziela handlowa?

    Wynagrodzenia wypłacane "pod stołem" [RAPORT]

    Wynagrodzenia wypłacane "pod stołem" - ile wynagrodzeń w Polsce wypłacanych jest na czarno? Jakie są skutki takiego procederu?

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi [PORADNIK]

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi czyli szybka droga do legalizacji zatrudnienia w Polsce dla obywateli sześciu państw. Jak krok po kroku zatrudnić na podstawie oświadczenia?

    Wsparcie z urzędu pracy dla osoby niepełnosprawnej

    Wsparcie z urzędu pracy - z jakich usług i instrumentów pomocy może skorzystać osoba niepełnosprawna?

    Praca zdalna a rozwój pracownika

    Rozwój pracownika podczas pracy zdalnej - jak go zaplanować? Czy można zdalnie ocenić wydajność pracy i ryzyko odejścia pracownika?

    Szczepienia w zakładach pracy - jakie zasady?

    Szczepienia w zakładach pracy - zapisy ruszyły 4 maja 2021 r. Jakie są zasady organizowania szczepień przez pracodawców?

    Kampania "niezwalniam.pl"

    Kampania "niezwalniam.pl" została zainicjowana przez Polish Supply Management Leaders. Celem Kampanii jest promocja formuły elastycznego zarządzania kapitałem ludzkim oparta na wspieraniu długoterminowych relacji pracownik – pracodawca, która koncentruje się na zatrudnianiu pracowników na umowie o pracę. Infor.pl dołącza do partnerów medialnych kampanii.

    Można składać wnioski o zwolnienie z ZUS i postojowe z Tarczy 9.0

    Wnioski o zwolnienie z ZUS i postojowe z Tarczy 9.0 można składać od 4 maja 2021 r. Dla kogo przewidziano wsparcie z ZUS? Do kiedy można składać wnioski?

    Szczepienia w pracy przeciwko COVID - jak się zapisać?

    Szczepienia w pracy przeciwko COVID-19 - dla kogo? Jaka szczepionka będzie udostępniana? Kiedy zaczną się szczepienia w zakładach pracy? Jak się zapisać?

    Bezrobocie w Polsce najniższe w UE - marzec 2021 r.

    Bezrobocie w Polsce jest najniższe w całej UE. Potwierdzają to statystyki Eurostatu z marca 2021 r. Sprawdź, ile bezrobocie wynosi w poszczególnych państwach UE.

    Najczęstsze przyczyny zwolnień lekarskich w 2020 r. [RAPORT]

    Przyczyny zwolnień lekarskich w 2020 r. dotyczyły częściej niż zwykle zaburzeń psychicznych. Poznaj wyniki raportu ZUS.

    Ubezpieczenie zdrowotne dla wszystkich?

    Ubezpieczenie zdrowotne będzie dla wszystkich? Planowane jest zapewnienie ubezpieczenia zdrowotnego także bez rejestracji w urzędzie pracy. Od kiedy?

    Wyzwania w zarządzaniu ludźmi w czasie pandemii

    Zarządzanie w czasie pandemii - jakie wyzwania stoją przed liderami? Czego im brakuje? Jak oceniają efektywność pracowników?

    Zwolnienie pracownika a naruszenie dóbr osobistych

    Zwolnienie pracownika - pracodawco, uważaj, aby nie naruszyć jego dóbr osobistych! Sprawdź, czego należy unikać przy zwolnieniu.

    Kadry i płace w maju 2021 - terminy

    Kadry i płace w maju 2021 r. - jakie są terminy obowiązków, o których trzeba pamiętać? Ile wynosi wymiar czasu pracy i dodatek za pracę w nocy?

    Maj 2021 – godziny pracy, dni wolne

    Maj 2021 – godziny pracy i dni wolne czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Kalendarz maja w 2021 r. zawiera aż 3 święta ustawowo wolne od pracy.

    Powołanie, wybór, mianowanie jako podstawa zatrudnienia

    Powołanie, wybór i mianowanie to podstawy zatrudnienia z Kodeksu pracy. Wszystkie skutkują nawiązaniem stosunku pracy. Kogo zatrudnia się na podstawie powołania, wyboru i mianowania?

    Święto Pracy - 1 maja 2021 r.

    Święto Pracy przypada na dzień 1 maja każdego roku. Jest to ogólnoświatowe święto, które ustanowiono 132 lata temu. Jakie wydarzenia upamiętnia Święto Pracy?