Ponad 60% zespołów HR nadal używa Excela. Czy nowe przepisy o transparentności wynagrodzeń zniosą klasyczne arkusze kalkulacyjne?

• Ponad 60% zespołów HR nadal używa Excela
• Nowe przepisy o transparentności wynagrodzeń - czas na nowoczesne systemy
• Nowe obowiązki działów kar i płac w 2027 r.
• Automatyzacja pracy działów HR
• Transparentność wynagrodzeń - wyzwanie i szansa

Ponad 60% zespołów HR nadal używa Excela

Wdrażanie dyrektywy o transparentności wynagrodzeń to nie tylko wyzwanie prawne i organizacyjne dla działów HR. To także test dojrzałości technologicznej firm. Pracodawcy będą wartościować stanowiska, przypisywać pracowników do odpowiednich poziomów wynagrodzeń, analizować lukę płacową oraz przygotowywać informacje o pensjach z uwzględnieniem wszystkich zmiennych. W praktyce może to oznaczać pracę na dużej skali wrażliwych danych, których obsługa wyłącznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych może stać się mniej efektywna i bardziej podatna na błędy.

Przez lata tabelki w arkuszach kalkulacyjnych były naturalnym narzędziem wspierającym raportowanie kadrowo-płacowe. W wielu organizacjach do dziś to właśnie za ich pomocą przygotowuje się dane do analiz, raportów płacowych czy zestawień przekazywanych zewnętrznym dostawcom. Według globalnego raportu Sapient Insights (Annual HR Systems Survey), nawet w dużych organizacjach ponad 60% zespołów HR nadal używa Excela. Przy ograniczonej skali wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych mogło się sprawdzać. Wyzwanie może jednak pojawić się wtedy, gdy organizacja będzie musiała regularnie aktualizować dane, porównywać wynagrodzenia, badać średnie i mediany, analizować lukę płacową oraz odpowiadać na pytania pracowników – takie wymogi wprowadzą krajowe przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń.

Nowe przepisy o transparentności wynagrodzeń - czas na nowoczesne systemy

– Arkusz kalkulacyjny przez lata był podstawowym narzędziem pracy wielu działów HR. Wraz z nadejściem przepisów o transparentności wynagrodzeń zmieni się jednak skala i częstotliwość pracy na danych. Wartościowanie stanowisk, analiza mediany i średniej wynagrodzeń, badanie luki płacowej czy przygotowanie informacji dla pracowników wymagają danych aktualnych, spójnych i bezpiecznie przechowywanych. To naturalny moment, w którym HR powinien przejść z ręcznie przygotowywanych plików do systemów zaprojektowanych do pracy z tak wrażliwymi informacjami – wskazuje Anna Voit, Wicedyrektor ds. Rozwoju Produktu MyBenefit, Benefit Systems.

Nowe obowiązki działów kar i płac w 2027 r.

Jednym z wyzwań związanych z transparentnością wynagrodzeń będzie początkowy nakład pracy. Firmy będą musiały uporządkować strukturę stanowisk, przypisać pracowników do odpowiednich ról i poziomów oraz przygotować dane niezbędne do oceny różnic płacowych. Z raportu Grant Thornton „Jawność wynagrodzeń w Polsce” wynika, że około 12% średnich i dużych przedsiębiorstw nie prowadziło dotąd procedury wartościowania stanowisk . Próba przetwarzania takiej skali informacji w arkuszach kalkulacyjnych może szybko stać się barierą operacyjną. Każdy eksport, kopia pliku, ręczna korekta lub przesłanie zestawienia do kolejnej osoby zwiększa ryzyko błędu, niespójności i utraty kontroli nad obiegiem danych. W przypadku informacji o wynagrodzeniach konsekwencje są szczególnie wrażliwe, bo dotyczą obszaru bezpośrednio wpływającego na zaufanie pracowników do pracodawcy.

– Dane płacowe wymagają innego poziomu ostrożności niż zwykłe raporty operacyjne. Nie chodzi wyłącznie o zgodność z przepisami, ale o zaufanie pracowników i bezpieczeństwo organizacji. Dlatego coraz ważniejsze staje się ograniczanie ręcznego przetwarzania plików i liczby osób, które mają kontakt z pełnymi bazami danych. Zamknięty system, działający w wyizolowanym środowisku, pozwala lepiej kontrolować, kto ma dostęp do informacji, jak są one przetwarzane i w jaki sposób mogą być wykorzystywane do raportowania – podkreśla Anna Voit.

Automatyzacja pracy działów HR

System powinien opierać się na wyodrębnionych instancjach, do których dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy po stronie danej organizacji. Dzięki temu dane płacowe mogą być agregowane, aktualizowane, kategoryzowane, anonimizowane i raportowane w kontrolowanym środowisku, bez konieczności pracy na plikach krążących między zespołami. Z perspektywy HR, CIO, CISO czy CFO oznacza to większą przewidywalność procesu, lepszą kontrolę dostępu i ograniczenie części ryzyk związanych z ręcznym obrotem wrażliwymi informacjami. Jednocześnie automatyzacja pozwala zmniejszyć liczbę osób mających kontakt z pełnym zakresem danych oraz pracować na bardziej aktualnych informacjach niż w tradycyjnym modelu raportowania opartym na okresowych eksportach.

– Automatyzacja nie zastępuje roli HR, ale zdejmuje z niego najbardziej żmudną część pracy. Jeżeli system wspiera agregowanie danych i pozwala przygotować raport w oparciu o aktualne informacje, dział HR może skupić się na analizie, rekomendacjach i komunikacji z biznesem. To szczególnie istotne w sytuacji, w której nowe przepisy zwiększą częstotliwość raportowania oraz oczekiwania pracowników wobec przejrzystości danych – mówi Joanna Liksza, ekspertka MyBenefit w Benefit Systems oraz kierowniczka studiów podyplomowych Compensation & Benefits na Uczelni Łazarskiego.

Transparentność wynagrodzeń - wyzwanie i szansa

– Transparentność wynagrodzeń jest wyzwaniem, ale może też wzmocnić pozycję HR w firmie. Organizacje, które potraktują ją wyłącznie jako obowiązek administracyjny, prawdopodobnie skupią się na minimalnej zgodności z przepisami. Te, które wykorzystują ten moment do uporządkowania danych, procesów i narzędzi, zyskają lepszą kontrolę nad polityką wynagrodzeń oraz mocniejsze podstawy do rozmowy z pracownikami i zarządem – podsumowuje Joanna Liksza.

Nowe otwarcie technologii w HR nie polega więc na narzucaniu firmom kolejnych systemów. Polega na pokazaniu, że przy rosnącej skali danych, nowych obowiązkach raportowych i coraz większej wrażliwości informacji kadrowych zamknięte, zautomatyzowane i elastyczne środowisko IT staje się naturalnym krokiem w rozwoju organizacji. W erze transparentności płac lepiej przygotowane mogą być te firmy, które będą potrafiły połączyć bezpieczeństwo danych, aktualność raportowania i dojrzałość komunikacji z pracownikami.

Źródło: Benefit Systems