Obowiązek wystawienia przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego

dr Marcin Wojewódka, radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy „Wojewódka i Wspólnicy” Sp. k.

W wypadku więc, gdy pracownik wykonuje swoje zadania służbowe w regionie będącym jego miejscem pracy i gdy ustawowo nie przysługuje mu zwrot kosztów podróży, ani też dieta (gdyż nie odbywa podróży służbowej), wystawianie takiego dokumentu jest bezprzedmiotowe.

Podnieść należy, iż zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli pracownik wykonuje pracę polegającą na przemieszczaniu się na określonym regionie będącym jego miejscem pracy i to wynika z jego obowiązków jako pracownika, to nie odbywa podróży służbowej z uwagi na to, że podróż służbowa jest zjawiskiem wyjątkowym, a więc nie może się mieścić w zakresie normalnych obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 9 grudnia 2010 r., sygn. akt: III AUa 949/10).

Polecamy: KODEKS PRACY 2015 z komentarzem + CD

Natomiast w wypadku gdy pracodawca dobrowolnie przyznaje pracownikowi świadczenia z takiego tytułu, dokument polecenia wyjazdu będzie jak najbardziej przydatny i dopuszczalny w kwestiach rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem. Dla usunięcia wszelkich wątpliwości co do obowiązków jakie ciążą na pracowniku, pożądaną sytuacją jest zapisanie takiego obowiązku wypełniania dokumentu polecenia wyjazdu w źródłach zakładowego prawa pracy tj. w regulaminie lub nawet indywidualnie w umowie o pracę.

Zadaj pytanie: FORUM

Polecenie wyjazdu służbowego, w wypadkach gdy pracownikowi w ogóle nie jest wypłacany zwrot kosztów podróży (która w świetle art. 775 kodeksu pracy podróżą służbową nie jest), może stanowić jeden z elementów prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy i wynika z treści art. 149 § 1 kodeksu pracy, w zakresie wyznaczonym przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jest więc dopuszczalne, że jednym z elementów potrzebnych do ewidencjonowania czasu pracy (faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin) będzie wypełnianie przez pracowników polecenia wyjazdu służbowego, nawet jeżeli nie jest to podróżą służbową w rozumieniu art. 775 kodeksu pracy. Po raz kolejny jednak należy podkreślić, iż warto, aby obowiązek wypełniania takiego dokumentu był określony w źródłach wewnętrznego prawa pracy, a więc regulaminie lub umowie o pracy.

Podróż służbowa a praca handlowców

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika