REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyjazd pracownika w podróż służbową jego prywatnym pojazdem jest możliwy, jednak wymaga uzgodnienia z pracodawcą. W jaki sposób rozlicza się podróż służbowa pracownika kierującego prywatnym pojazdem?

Zarówno w przypadku podróży służbowych na terenie kraju, jak i podróży zagranicznych pracodawca może, na wniosek pracownika, zezwolić mu na przejazd pojazdami niebędącymi własnością zatrudniającego, tj. samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Zgoda udzielona pracownikowi na odbycie podróży służbowej pojazdem będącym jego własnością może być też warunkowa.

REKLAMA

Autopromocja

Pracodawca zdecydował, że wyrazi zgodę na przejazd w delegacji samochodem pracownika i rozliczenie tego przejazdu w formie kilometrówki, ale pod warunkiem, że pracownik ten zgodzi się zabrać drugiego pracownika, który razem z nim pojedzie w delegację. Pracodawca nie może narzucić pracownikowi obowiązku przewożenia prywatnym samochodem innych osób. Jeżeli jednak takie rozwiązanie zostanie z nim uzgodnione, to rozliczenie kosztów przejazdu zostanie dokonane we wspomnianej wyżej formie, tj. kilometrówki. Pracownik, który pojedzie w delegację jako pasażer, nie otrzyma zwrotu kosztów podróży, gdyż nie będzie ich ponosił.

Podróż służbowa a czas pracy – 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

W przypadku korzystania z samochodu pracownika w podróży służbowej z reguły chodzi o zgodę na konkretny wyjazd. Można jednak dopuścić zawarcie umowy zobowiązującej pracownika do korzystania przy przejazdach służbowych z będącego jego własnością samochodu. Taka umowa może być pomocna zwłaszcza wtedy, gdy pracownik stosunkowo często odbywa podróże służbowe, w których przejazd środkami komunikacji publicznej byłby nieracjonalny czasowo lub finansowo. W takiej sytuacji pracownik nie wyraża każdorazowo zgody na przejazd w delegacji własnym samochodem, gdyż jego zobowiązanie wynika z zawartej umowy.

Rozliczenie kosztów przejazdu prywatnym pojazdem

Wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jaki pracownik będzie wykorzystywał w podróży. Bez znaczenia pozostaje, czy podróż będzie odbywana na terenie kraju, czy poza jego granicami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Forum Kadry

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu obowiązujące od 14 listopada 2007 r.

Rodzaj środka transportu

Stawka na 1 km przebiegu pojazdu

samochód osobowy:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,5214 zł

0,8358 zł

motocykl

0,2302 zł

motorower

0,1382 zł

Kwoty wskazane w tabeli są stawkami maksymalnymi. Ich przekroczenie przy rozliczaniu kosztów przejazdu spowoduje, że nie będzie możliwości zaliczenia nadwyżki do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof). Ponadto od różnicy między kwotą faktycznie wypłaconą a kwotą wynikającą z pomnożenia stawki wynikającej z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów) przez liczbę przejechanych kilometrów należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof).

Pracodawca może też dokonywać zwrotu kosztów kilometrówki na podstawie niższej stawki za 1 kilometr niż przewidziana w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu musi znać te kwoty przed uzgodnieniem z pracodawcą wyjazdu swoim środkiem transportu.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący zwrotu kosztów na podstawie tzw. kilometrówki

(...) § X
1. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej niebędącym własnością pracodawcy środkiem transportu, do którego pracownik posiada tytuł prawny.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, pracownik powinien złożyć niezwłocznie do działu kadr po otrzymaniu od pracodawcy polecenia wyjazdu w podróż służbową.
3. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu będzie dokonywany na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu przy zastosowaniu 80% stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.

Przy rozliczaniu delegacji odbytej środkiem transportu nienależącym do pracodawcy należy brać pod uwagę wyłącznie faktyczną liczbę przejechanych kilometrów w celu wykonania zadania służbowego.

Piotr W. pojechał swoim samochodem w delegację ze Szczecina do Poznania. Celem wyjazdu było spotkanie z kontrahentem w jego siedzibie. Po spotkaniu pracownik bezpośrednio wracał do Szczecina. Odległość między siedzibą pracodawcy, skąd pracownik wyruszył w podróż, a siedzibą kontrahenta wynosi 255 km.

REKLAMA

Rozliczenie wyjazdu nie musi w tym przypadku wynosić dokładnie 510 km (2 x 255 km). Pracownik nie jest bowiem zobowiązany jechać najkrótszą możliwą trasą i pracodawca powinien liczyć się z możliwością objazdu ze względu np. na wypadek czy roboty drogowe. Dłuższy przejazd może być też wynikiem wyboru pracownika, np. odległość jest większa, ale na trasie nie ma utrudnień w ruchu. Różnica powinna być jednak obiektywnie nieznaczna (np. od 10 do 20 km). Przy takim przejeździe trudno byłoby bowiem zaakceptować rozliczenie np. na 600 km.

Wskazana w rozliczeniu wyższa liczba kilometrów byłaby jednak uzasadniona, gdyby podczas wyjazdu do Poznania Piotr W. musiał spotkać się z kilkoma kontrahentami. W tym przypadku, oprócz rozliczenia kosztów przejazdu, pracodawca powinien zażądać od pracownika pisemnego wykazania podanej liczby kilometrów. Pracodawca akceptując takie oświadczenie musi pamiętać, że to on w razie kontroli będzie odpowiadał za nieprawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe w razie zakwestionowania przez organ kontrolny wskazanych przez pracownika i zaakceptowanych przez pracodawcę odległości.

Pracodawca powinien szczegółowo analizować przedstawione przez pracownika informacje wpływające na wysokość zwracanych mu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem. Może w tym celu porównywać je z rozliczeniami innych osób odbywających delegacje na tej samej trasie. Zdarzające się w praktyce duże rozbieżności dotyczące liczby przejechanych kilometrów powinny być dostrzeżone przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia i to ona powinna zwrócić się do pracowników o stosowne wyjaśnienia.

Forum Kadry

Jedyny właściwy podział w zakresie ustalania wysokości kilometrówki dotyczy pojemności skokowej silnika. Nie ma zatem znaczenia np. wartość pojazdu udostępnionego przez pracownika czy ceny biletów obowiązujących na danej trasie.

Tomasz L. otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową ze wskazaniem środka transportu na PKP TLK II klasy. Po powrocie pracownik złożył oświadczenie, że pojechał swoim samochodem, ponieważ wstrzymano ruch pociągów z powodu awarii trakcji, a zatem nie ma biletów potwierdzających przejazd pociągiem. Jeżeli pracodawca nie wyraził zgody na zmianę środka transportu, należy uznać, że pracownik składając oświadczenie potwierdził, iż nieprawidłowo wykonał polecenie służbowe. Skutkuje to brakiem prawa do zwrotu kosztów przejazdu, ponieważ w rzeczywistości nie poniósł on wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a zatem nie może otrzymać zwrotu poniesionych kosztów na przejazd liniami PKP. W tej sytuacji nie można mówić o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł takich kosztów. Jeżeli pracodawca zaakceptuje zmianę środka transportu, co może zrobić w szczególności ze względu na obiektywne powody, np. ze względu na awarię trakcji i w konsekwencji wybór samochodu pracownika jako jedyny środek transportu pozwalający na dotarcie na miejsce na czas, to rozliczenie musi wynikać z kilometrówki. Niedopuszczalne byłoby dokonanie rozliczenia na podstawie cen biletów PKP TLK II klasy.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Użytkowanie do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy powoduje konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Z definicji podróży służbowej wynika jej incydentalny charakter i taki wyjazd stanowi odstępstwo od wykonywania czynności w stałym miejscu pracy. Znacząco odróżnia to przejazd w delegacji samochodem prywatnym od regularnego wykorzystywania samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Należy przyjąć, że do celów rozliczeniowych wystarczające jest prowadzenie ewidencji przebiegu obejmującej dany wyjazd. Ewidencja nie musi być odrębnym dokumentem od rozliczenia podróży służbowej, jeżeli rozliczenie to zawiera dane wymagane w ewidencji. Podobne stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2010 r. (IBPBII/1/415–248/10/MK).

Podstawa prawna:

  • § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 1–2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308
  • art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915
  • art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851
  • art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżki dla pracowników samorządowych. Czy nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego przysługują także za lipiec?

1 sierpnia 2024 r. wejdzie w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany mają celu uaktualnienie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy nowe stawki przysługują także za lipiec 2024 r.?

Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. Czy w 2025 r. wzrosną emerytury i renty?

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

REKLAMA

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

REKLAMA