REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Używanie prywatnego pojazdu pracownika w podróży służbowej. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyjazd pracownika w podróż służbową jego prywatnym pojazdem jest możliwy, jednak wymaga uzgodnienia z pracodawcą. W jaki sposób rozlicza się podróż służbowa pracownika kierującego prywatnym pojazdem?

Zarówno w przypadku podróży służbowych na terenie kraju, jak i podróży zagranicznych pracodawca może, na wniosek pracownika, zezwolić mu na przejazd pojazdami niebędącymi własnością zatrudniającego, tj. samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Zgoda udzielona pracownikowi na odbycie podróży służbowej pojazdem będącym jego własnością może być też warunkowa.

REKLAMA

Pracodawca zdecydował, że wyrazi zgodę na przejazd w delegacji samochodem pracownika i rozliczenie tego przejazdu w formie kilometrówki, ale pod warunkiem, że pracownik ten zgodzi się zabrać drugiego pracownika, który razem z nim pojedzie w delegację. Pracodawca nie może narzucić pracownikowi obowiązku przewożenia prywatnym samochodem innych osób. Jeżeli jednak takie rozwiązanie zostanie z nim uzgodnione, to rozliczenie kosztów przejazdu zostanie dokonane we wspomnianej wyżej formie, tj. kilometrówki. Pracownik, który pojedzie w delegację jako pasażer, nie otrzyma zwrotu kosztów podróży, gdyż nie będzie ich ponosił.

Podróż służbowa a czas pracy – 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

W przypadku korzystania z samochodu pracownika w podróży służbowej z reguły chodzi o zgodę na konkretny wyjazd. Można jednak dopuścić zawarcie umowy zobowiązującej pracownika do korzystania przy przejazdach służbowych z będącego jego własnością samochodu. Taka umowa może być pomocna zwłaszcza wtedy, gdy pracownik stosunkowo często odbywa podróże służbowe, w których przejazd środkami komunikacji publicznej byłby nieracjonalny czasowo lub finansowo. W takiej sytuacji pracownik nie wyraża każdorazowo zgody na przejazd w delegacji własnym samochodem, gdyż jego zobowiązanie wynika z zawartej umowy.

Rozliczenie kosztów przejazdu prywatnym pojazdem

Wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych jest uzależniona od rodzaju środka transportu, jaki pracownik będzie wykorzystywał w podróży. Bez znaczenia pozostaje, czy podróż będzie odbywana na terenie kraju, czy poza jego granicami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Forum Kadry

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu obowiązujące od 14 listopada 2007 r.

Rodzaj środka transportu

Stawka na 1 km przebiegu pojazdu

samochód osobowy:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,5214 zł

0,8358 zł

motocykl

0,2302 zł

motorower

0,1382 zł

REKLAMA

Kwoty wskazane w tabeli są stawkami maksymalnymi. Ich przekroczenie przy rozliczaniu kosztów przejazdu spowoduje, że nie będzie możliwości zaliczenia nadwyżki do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof). Ponadto od różnicy między kwotą faktycznie wypłaconą a kwotą wynikającą z pomnożenia stawki wynikającej z rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów) przez liczbę przejechanych kilometrów należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof).

Pracodawca może też dokonywać zwrotu kosztów kilometrówki na podstawie niższej stawki za 1 kilometr niż przewidziana w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów. Pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu musi znać te kwoty przed uzgodnieniem z pracodawcą wyjazdu swoim środkiem transportu.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący zwrotu kosztów na podstawie tzw. kilometrówki

REKLAMA

(...) § X
1. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej niebędącym własnością pracodawcy środkiem transportu, do którego pracownik posiada tytuł prawny.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, pracownik powinien złożyć niezwłocznie do działu kadr po otrzymaniu od pracodawcy polecenia wyjazdu w podróż służbową.
3. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu będzie dokonywany na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu przy zastosowaniu 80% stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.

Przy rozliczaniu delegacji odbytej środkiem transportu nienależącym do pracodawcy należy brać pod uwagę wyłącznie faktyczną liczbę przejechanych kilometrów w celu wykonania zadania służbowego.

Piotr W. pojechał swoim samochodem w delegację ze Szczecina do Poznania. Celem wyjazdu było spotkanie z kontrahentem w jego siedzibie. Po spotkaniu pracownik bezpośrednio wracał do Szczecina. Odległość między siedzibą pracodawcy, skąd pracownik wyruszył w podróż, a siedzibą kontrahenta wynosi 255 km.

Rozliczenie wyjazdu nie musi w tym przypadku wynosić dokładnie 510 km (2 x 255 km). Pracownik nie jest bowiem zobowiązany jechać najkrótszą możliwą trasą i pracodawca powinien liczyć się z możliwością objazdu ze względu np. na wypadek czy roboty drogowe. Dłuższy przejazd może być też wynikiem wyboru pracownika, np. odległość jest większa, ale na trasie nie ma utrudnień w ruchu. Różnica powinna być jednak obiektywnie nieznaczna (np. od 10 do 20 km). Przy takim przejeździe trudno byłoby bowiem zaakceptować rozliczenie np. na 600 km.

Wskazana w rozliczeniu wyższa liczba kilometrów byłaby jednak uzasadniona, gdyby podczas wyjazdu do Poznania Piotr W. musiał spotkać się z kilkoma kontrahentami. W tym przypadku, oprócz rozliczenia kosztów przejazdu, pracodawca powinien zażądać od pracownika pisemnego wykazania podanej liczby kilometrów. Pracodawca akceptując takie oświadczenie musi pamiętać, że to on w razie kontroli będzie odpowiadał za nieprawidłowe rozliczenie podatkowo-składkowe w razie zakwestionowania przez organ kontrolny wskazanych przez pracownika i zaakceptowanych przez pracodawcę odległości.

Pracodawca powinien szczegółowo analizować przedstawione przez pracownika informacje wpływające na wysokość zwracanych mu kosztów przejazdu prywatnym pojazdem. Może w tym celu porównywać je z rozliczeniami innych osób odbywających delegacje na tej samej trasie. Zdarzające się w praktyce duże rozbieżności dotyczące liczby przejechanych kilometrów powinny być dostrzeżone przez osobę odpowiedzialną za rozliczenia i to ona powinna zwrócić się do pracowników o stosowne wyjaśnienia.

Forum Kadry

Jedyny właściwy podział w zakresie ustalania wysokości kilometrówki dotyczy pojemności skokowej silnika. Nie ma zatem znaczenia np. wartość pojazdu udostępnionego przez pracownika czy ceny biletów obowiązujących na danej trasie.

Tomasz L. otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową ze wskazaniem środka transportu na PKP TLK II klasy. Po powrocie pracownik złożył oświadczenie, że pojechał swoim samochodem, ponieważ wstrzymano ruch pociągów z powodu awarii trakcji, a zatem nie ma biletów potwierdzających przejazd pociągiem. Jeżeli pracodawca nie wyraził zgody na zmianę środka transportu, należy uznać, że pracownik składając oświadczenie potwierdził, iż nieprawidłowo wykonał polecenie służbowe. Skutkuje to brakiem prawa do zwrotu kosztów przejazdu, ponieważ w rzeczywistości nie poniósł on wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a zatem nie może otrzymać zwrotu poniesionych kosztów na przejazd liniami PKP. W tej sytuacji nie można mówić o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł takich kosztów. Jeżeli pracodawca zaakceptuje zmianę środka transportu, co może zrobić w szczególności ze względu na obiektywne powody, np. ze względu na awarię trakcji i w konsekwencji wybór samochodu pracownika jako jedyny środek transportu pozwalający na dotarcie na miejsce na czas, to rozliczenie musi wynikać z kilometrówki. Niedopuszczalne byłoby dokonanie rozliczenia na podstawie cen biletów PKP TLK II klasy.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Użytkowanie do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy powoduje konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Z definicji podróży służbowej wynika jej incydentalny charakter i taki wyjazd stanowi odstępstwo od wykonywania czynności w stałym miejscu pracy. Znacząco odróżnia to przejazd w delegacji samochodem prywatnym od regularnego wykorzystywania samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Należy przyjąć, że do celów rozliczeniowych wystarczające jest prowadzenie ewidencji przebiegu obejmującej dany wyjazd. Ewidencja nie musi być odrębnym dokumentem od rozliczenia podróży służbowej, jeżeli rozliczenie to zawiera dane wymagane w ewidencji. Podobne stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2010 r. (IBPBII/1/415–248/10/MK).

Podstawa prawna:

  • § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
  • § 1–2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308
  • art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915
  • art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851
  • art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przez GUS. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

REKLAMA

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

REKLAMA

Wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia uczestnika PPK [Przykłady]

Jeśli uczestnikowi PPK przysługuje np. pakiet medyczny, finansowany w całości przez pracodawcę, również od wartości tego pakietu należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza tym świadczeniem – w takim przypadku pracodawca nie ma z czego pobrać wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika.

2 dni plus do urlopu wypoczynkowego za każde 5 lat pracy. Co się dzieje z propozycją… Nie słychać o niej w kampanii prezydenckiej 2025 r.

W kwietniu 2024 ministerstwo rodziny, pracy i polityki społecznej zapowiedziało wprowadzenie urlopu zależnego od stażu pracy dla grupy pracowników. 13 stycznia 2025 r., do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił projekt nowelizacji. Co dalej z projektem?

REKLAMA