Kategorie

Rozliczenie podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym

Magdalena Kasprzak
Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące podróży służbowej. Weszło w życie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych. Istnieją trzy warianty rozliczenia podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym.

Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników wykorzystujących w swojej pracy samochód służbowy (będący własnością pracodawcy) zależą przede wszystkim od charakteru pracy pracownika. Inaczej będziemy rozliczać z delegacji pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, inaczej pracownika, któremu incydentalnie została powierzona funkcja kierowania pojazdem, a jeszcze inaczej pracownika, który tylko wykorzystuje samochód jako środek transportu.

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Zlecone przez pracodawcę zadania służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Oznacza to, że jako podróży służbowych nie należy kwalifikować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy

W umowie o pracę pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.). Przepisy nie podają sposobu określenia miejsca pracy. Zgodnie jednak z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46), przez miejsce pracy należy rozumieć albo stały punkt w znaczeniu geograficznym, albo pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.

Zobacz: Podróże służbowe - diety 2013

Czas pracy i czas podróży służbowej

Reklama

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy. Podobnie – czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Oznacza to zatem, że jeżeli np. podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy tego pracownika, za który otrzymuje on wynagrodzenie.

Podróż służbowa samochodem pracodawcy

Rozliczenie czasu pracy pracownika, który nie jest zatrudniony jako kierowca, ale podczas delegacji pełni taką funkcję, zależy od zleconych mu zadań. Pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem pracodawcy (kieruje nim), nie będzie miał z tego tytułu dodatkowych świadczeń. Podobnie jest, gdy delegację odbywa kilku pracowników, z których jeden zasiada za kierownicą służbowego samochodu. W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca oddelegowania i z powrotem nie jest czasem pracy i dlatego z tego tytułu pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Wyjątek stanowią jedynie dojazdy, które odbywają się w czasie normalnych godzin pracy pracownika. Czas dojazdów w godzinach pracy jest bowiem czasem pracy pracownika, za który ma on prawo do wynagrodzenia. Czas pracy pracownika, który podczas delegacji wprawdzie prowadzi samochód służbowy, ale zlecone mu zadania nie obejmują takiej czynności, będzie rozliczany na ogólnych zasadach. W takim przypadku wykorzystanie samochodu służbowego do odbycia podróży służbowej należy rozpatrywać jedynie w kategorii środka transportu.

Zobacz: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

Przykład

Reklama

Pracownik fundacji, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, odbył dwudniową podróż służbową samochodem pracodawcy. Wyjechał z Warszawy do Łodzi o 8.00 rano, o 11.00 był na miejscu i pracował do 16.00. Drugiego dnia pracował od 8.00 do 15.00 i o godzinie 18.00 powrócił do Warszawy. Pracownik ten miał zapewniony nocleg. W jaki sposób rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

Zakładając, że nie ma szczególnych zasad rozliczania podróży służbowych określonych w przepisach wewnętrznych fundacji, do rozliczenia delegacji tego pracownika stosujemy ogólne zasady wynikające z nowego rozporządzenia o podróżach służbowych. Podczas podróży pracownik nie miał zapewnionego całodziennego wyżywienia, dlatego przysługuje mu dieta w wysokości 45 zł (30+15), ponieważ podróż służbowa trwała jedną dobę (od 8.00 pierwszego dnia do 8.00 drugiego dnia) i 7 godzin (liczonych od 8.00 do 15.00 drugiego dnia podróży).

Środek transportu do odbycia podróży został ustalony z pracodawcą, w związku z czym pracodawca ma obowiązek pokryć udokumentowane koszty przejazdu samochodem służbowym. Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, przejazdów autostradami i płatnymi drogami oraz opłat za parkingi. Koszty takie powinny zostać przez pracownika udokumentowane.

Z tytułu prowadzenia samochodu służbowego pracownikowi nie przysługują żadne dodatkowe świadczenia, gdyż samochód był jedynie środkiem transportu, a nie narzędziem wykonywania pracy przez tego pracownika.

Pracownik pełniący zadania kierowcy

Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik (niebędący kierowcą u pracodawcy) dostał od pracodawcy polecenie wykonywania obowiązków kierowcy podczas delegacji. Jeżeli celem podróży służbowej jest przewóz pracowników – i danemu pracownikowi (niebędącemu kierowcą) zlecono, poza godzinami jego normalnej pracy, dodatkowe obowiązki kierowcy – czas przejazdu stanowi w tej sytuacji jednocześnie czas pracy tego pracownika (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79). Za taką pracę – czyli czas kierowania pojazdem – przysługuje pracownikowi zatem wynagrodzenie.

Polecamy również: Forum Kadry - Delegacje od 1 marca

Przykład

Pracownik stowarzyszenia, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na stanowisku konsultanta, dostał polecenie wyjazdu służbowego. Jego zadaniem było m.in. przewiezienie samochodem służbowym dwóch innych pracowników stowarzyszenia na konferencję z Gdyni do Olsztyna i z powrotem. Pracownik wyjechał o 8.00 w poniedziałek, o 11.00 był w Olsztynie. Od 11.00 do 16.00 pomagał przy konferencji. We wtorek od 8.00 do 15.00 również pomagał przy konferencji, a od 15.00 do 18.00 prowadził samochód do Gdyni. Jak rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

W tym przypadku również posługujemy się ogólnymi przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników. Zasadniczym elementem wpływającym na rozliczenie tej podróży jest charakter zleconej pracownikowi pracy. W związku z tym, że pracownik miał za zadanie prowadzić samochód, czas przejazdów tego pracownika – czyli czas prowadzenia samochodu – będzie jego czasem pracy.

Pracownik nie miał zapewnionych posiłków, więc przysługuje mu dieta. Czas podróży służbowej pracownika trwał dobę (od 8.00 w poniedziałek do 8.00 we wtorek) i 10 godzin (od 8.00 do 18.00 we wtorek), co uprawnia go do diety w wysokości 60 zł (30+30). Dodatkowo pracownik powinien rozliczyć koszty używania samochodu służbowego – koszty paliwa, przejazdów i ewentualnych parkingów.

Ze względu na szczególny zakres zleconych pracownikowi zadań, konieczne jest również rozliczenie przysługującego mu wynagrodzenia za czas pracy podczas podróży służbowej. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje od 8.00 do 16.00, od poniedziałku do piątku. W poniedziałek wyjechał w podróż służbową o godzinie 8.00. Ponieważ czas przejazdu pokrywa się tu z czasem normalnej pracy tego pracownika, w pierwszym dniu podróży nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie za prace w godzinach nadliczbowych. Inaczej będzie w drugim dniu podróży. We wtorek od godziny 8.00 do godziny 15.00 pracownik pracował zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Od 15.00 do 16.00 prowadził samochód na trasie Olsztyn–Gdynia. Ta godzina również przypadła w jego normalnym czasie pracy. Od godziny 16.00 do 18.00 pracownik nadal prowadził samochód na tej trasie. Ze względu na zlecenie pracownikowi zadań kierowcy i obowiązujący go rozkład czasu pracy, praca w tych dwóch godzinach będzie pracą nadliczbową tego pracownika, uprawniającą go do wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Fakt zlecenia pracownikowi wykonywania zadań kierowcy podczas podróży służbowej będzie miał wpływ jedynie na rozliczenie czasu pracy tego pracownika podczas delegacji. Zmiana zakresu wykonywanych przez pracownika zadań nie zmieni obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, może natomiast wydłużyć jego faktyczny czas pracy, za który pracodawca będzie musiał pracownikowi zapłacić. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje również dodatek, wypłacany w następującej wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    •  w nocy,
    • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
    • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Zobacz również: Wskaźniki i stawki - Podróże służbowe w kraju oraz Podróże służbowe poza granicami kraju

Podróż służbowa kierowcy

Praca kierowcy jest związana z nieustanną albo periodyczną – jednakże systematyczną i trwającą w czasie – zmianą miejsca wykonywania pracy. Dotyczy to jednak tylko tych pracowników, którzy są zatrudnieni na stanowiskach kierowców. To, czy dany wyjazd będzie dla pracowników piastujących takie stanowiska podróżą służbową, zależy od tego, czy będą oni kierowcami wykonującymi przewóz drogowy.

Zgodnie z przepisami ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (art. 2 pkt 7), podróż służbowa kierowcy oznacza każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
  • wyjazdu poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały – w celu wykonania przewozu drogowego.

Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób lub rzeczy (rozporządzenie WE nr 561/2006). Wspomniane rozporządzenie ma zastosowanie do przewozu drogowego:

  • rzeczy – gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 3,5 tony, lub
  • osób – pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Na mocy art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, z tytułu tak zdefiniowanej podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3–5 k.p.

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy, który nie będzie wykonywał przewozu drogowego, będzie uprawniony do świadczeń z tytułu podróży służbowej tylko wtedy, gdy faktycznie podróż taką będzie odbywał. W wyroku z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98) NSA uznał, że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczenia pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2)

Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?