REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym

Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące podróży służbowej. Weszło w życie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych. Istnieją trzy warianty rozliczenia podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym.

Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników wykorzystujących w swojej pracy samochód służbowy (będący własnością pracodawcy) zależą przede wszystkim od charakteru pracy pracownika. Inaczej będziemy rozliczać z delegacji pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, inaczej pracownika, któremu incydentalnie została powierzona funkcja kierowania pojazdem, a jeszcze inaczej pracownika, który tylko wykorzystuje samochód jako środek transportu.

REKLAMA

Autopromocja

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Zlecone przez pracodawcę zadania służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Oznacza to, że jako podróży służbowych nie należy kwalifikować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy

W umowie o pracę pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.). Przepisy nie podają sposobu określenia miejsca pracy. Zgodnie jednak z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46), przez miejsce pracy należy rozumieć albo stały punkt w znaczeniu geograficznym, albo pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Podróże służbowe - diety 2013

Czas pracy i czas podróży służbowej

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy. Podobnie – czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Oznacza to zatem, że jeżeli np. podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy tego pracownika, za który otrzymuje on wynagrodzenie.

Podróż służbowa samochodem pracodawcy

Rozliczenie czasu pracy pracownika, który nie jest zatrudniony jako kierowca, ale podczas delegacji pełni taką funkcję, zależy od zleconych mu zadań. Pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem pracodawcy (kieruje nim), nie będzie miał z tego tytułu dodatkowych świadczeń. Podobnie jest, gdy delegację odbywa kilku pracowników, z których jeden zasiada za kierownicą służbowego samochodu. W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca oddelegowania i z powrotem nie jest czasem pracy i dlatego z tego tytułu pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Wyjątek stanowią jedynie dojazdy, które odbywają się w czasie normalnych godzin pracy pracownika. Czas dojazdów w godzinach pracy jest bowiem czasem pracy pracownika, za który ma on prawo do wynagrodzenia. Czas pracy pracownika, który podczas delegacji wprawdzie prowadzi samochód służbowy, ale zlecone mu zadania nie obejmują takiej czynności, będzie rozliczany na ogólnych zasadach. W takim przypadku wykorzystanie samochodu służbowego do odbycia podróży służbowej należy rozpatrywać jedynie w kategorii środka transportu.

Zobacz: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

Przykład

REKLAMA

Pracownik fundacji, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, odbył dwudniową podróż służbową samochodem pracodawcy. Wyjechał z Warszawy do Łodzi o 8.00 rano, o 11.00 był na miejscu i pracował do 16.00. Drugiego dnia pracował od 8.00 do 15.00 i o godzinie 18.00 powrócił do Warszawy. Pracownik ten miał zapewniony nocleg. W jaki sposób rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

Zakładając, że nie ma szczególnych zasad rozliczania podróży służbowych określonych w przepisach wewnętrznych fundacji, do rozliczenia delegacji tego pracownika stosujemy ogólne zasady wynikające z nowego rozporządzenia o podróżach służbowych. Podczas podróży pracownik nie miał zapewnionego całodziennego wyżywienia, dlatego przysługuje mu dieta w wysokości 45 zł (30+15), ponieważ podróż służbowa trwała jedną dobę (od 8.00 pierwszego dnia do 8.00 drugiego dnia) i 7 godzin (liczonych od 8.00 do 15.00 drugiego dnia podróży).

Środek transportu do odbycia podróży został ustalony z pracodawcą, w związku z czym pracodawca ma obowiązek pokryć udokumentowane koszty przejazdu samochodem służbowym. Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, przejazdów autostradami i płatnymi drogami oraz opłat za parkingi. Koszty takie powinny zostać przez pracownika udokumentowane.

Z tytułu prowadzenia samochodu służbowego pracownikowi nie przysługują żadne dodatkowe świadczenia, gdyż samochód był jedynie środkiem transportu, a nie narzędziem wykonywania pracy przez tego pracownika.

Pracownik pełniący zadania kierowcy

Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik (niebędący kierowcą u pracodawcy) dostał od pracodawcy polecenie wykonywania obowiązków kierowcy podczas delegacji. Jeżeli celem podróży służbowej jest przewóz pracowników – i danemu pracownikowi (niebędącemu kierowcą) zlecono, poza godzinami jego normalnej pracy, dodatkowe obowiązki kierowcy – czas przejazdu stanowi w tej sytuacji jednocześnie czas pracy tego pracownika (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79). Za taką pracę – czyli czas kierowania pojazdem – przysługuje pracownikowi zatem wynagrodzenie.

Polecamy również: Forum Kadry - Delegacje od 1 marca

Przykład

Pracownik stowarzyszenia, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na stanowisku konsultanta, dostał polecenie wyjazdu służbowego. Jego zadaniem było m.in. przewiezienie samochodem służbowym dwóch innych pracowników stowarzyszenia na konferencję z Gdyni do Olsztyna i z powrotem. Pracownik wyjechał o 8.00 w poniedziałek, o 11.00 był w Olsztynie. Od 11.00 do 16.00 pomagał przy konferencji. We wtorek od 8.00 do 15.00 również pomagał przy konferencji, a od 15.00 do 18.00 prowadził samochód do Gdyni. Jak rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

W tym przypadku również posługujemy się ogólnymi przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników. Zasadniczym elementem wpływającym na rozliczenie tej podróży jest charakter zleconej pracownikowi pracy. W związku z tym, że pracownik miał za zadanie prowadzić samochód, czas przejazdów tego pracownika – czyli czas prowadzenia samochodu – będzie jego czasem pracy.

Pracownik nie miał zapewnionych posiłków, więc przysługuje mu dieta. Czas podróży służbowej pracownika trwał dobę (od 8.00 w poniedziałek do 8.00 we wtorek) i 10 godzin (od 8.00 do 18.00 we wtorek), co uprawnia go do diety w wysokości 60 zł (30+30). Dodatkowo pracownik powinien rozliczyć koszty używania samochodu służbowego – koszty paliwa, przejazdów i ewentualnych parkingów.

Ze względu na szczególny zakres zleconych pracownikowi zadań, konieczne jest również rozliczenie przysługującego mu wynagrodzenia za czas pracy podczas podróży służbowej. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje od 8.00 do 16.00, od poniedziałku do piątku. W poniedziałek wyjechał w podróż służbową o godzinie 8.00. Ponieważ czas przejazdu pokrywa się tu z czasem normalnej pracy tego pracownika, w pierwszym dniu podróży nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie za prace w godzinach nadliczbowych. Inaczej będzie w drugim dniu podróży. We wtorek od godziny 8.00 do godziny 15.00 pracownik pracował zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Od 15.00 do 16.00 prowadził samochód na trasie Olsztyn–Gdynia. Ta godzina również przypadła w jego normalnym czasie pracy. Od godziny 16.00 do 18.00 pracownik nadal prowadził samochód na tej trasie. Ze względu na zlecenie pracownikowi zadań kierowcy i obowiązujący go rozkład czasu pracy, praca w tych dwóch godzinach będzie pracą nadliczbową tego pracownika, uprawniającą go do wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Fakt zlecenia pracownikowi wykonywania zadań kierowcy podczas podróży służbowej będzie miał wpływ jedynie na rozliczenie czasu pracy tego pracownika podczas delegacji. Zmiana zakresu wykonywanych przez pracownika zadań nie zmieni obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, może natomiast wydłużyć jego faktyczny czas pracy, za który pracodawca będzie musiał pracownikowi zapłacić. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje również dodatek, wypłacany w następującej wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    •  w nocy,
    • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
    • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Zobacz również: Wskaźniki i stawki - Podróże służbowe w kraju oraz Podróże służbowe poza granicami kraju

Podróż służbowa kierowcy

Praca kierowcy jest związana z nieustanną albo periodyczną – jednakże systematyczną i trwającą w czasie – zmianą miejsca wykonywania pracy. Dotyczy to jednak tylko tych pracowników, którzy są zatrudnieni na stanowiskach kierowców. To, czy dany wyjazd będzie dla pracowników piastujących takie stanowiska podróżą służbową, zależy od tego, czy będą oni kierowcami wykonującymi przewóz drogowy.

Zgodnie z przepisami ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (art. 2 pkt 7), podróż służbowa kierowcy oznacza każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
  • wyjazdu poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały – w celu wykonania przewozu drogowego.

Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób lub rzeczy (rozporządzenie WE nr 561/2006). Wspomniane rozporządzenie ma zastosowanie do przewozu drogowego:

  • rzeczy – gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 3,5 tony, lub
  • osób – pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Na mocy art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, z tytułu tak zdefiniowanej podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3–5 k.p.

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy, który nie będzie wykonywał przewozu drogowego, będzie uprawniony do świadczeń z tytułu podróży służbowej tylko wtedy, gdy faktycznie podróż taką będzie odbywał. W wyroku z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98) NSA uznał, że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczenia pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2)

Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
300 plus dla tej grupy emerytów. Kiedy złożyć wniosek na 2025 r.

Od 1 marca 2025 r. ryczałt energetyczny zostanie zwaloryzowany. Uprawnieni emeryci i renciści otrzymają świadczenie w wysokości 312,71 zł.

30000 zł kary za umowę zlecenia z własnym pracownikiem

Nie można zastępować umów o pracę umowami zlecenia. Mimo to zdarza się, że pracodawcy zastępują umowy o pracę umowami zlecenia lub traktują je jak uzupełnienie stosunku pracy, co może być potraktowane jako próba obejścia prawa. Za takie praktyki grozi kara grzywny do 30000 zł.

Redaktor do Portalu Infor.pl

Do naszego zespołu poszukujemy kreatywnej i zaangażowanej osoby na stanowisko Dziennikarza Portalu Internetowego.

Seniorzy masowo składają wnioski o świadczenie. Ile wyniesie renta wdowia i kto może ją otrzymać? [kalkulator i ankieta ZUS]

Nie słabnie zainteresowanie tzw. rentą wdowią. W całym kraju do ZUS wpłynęło 353 tys. wniosków o rentę wdowią. Nie ma powodu się śpieszyć – nie ma znaczenia, czy wniosek wpłynie do ZUS dzisiaj, czy za miesiąc – renta będzie przyznawana i wypłacana dopiero od lipca 2025 r.

REKLAMA

800 plus przysługuje na każde dziecko – czy także na ukraińskie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął przyjmowanie wniosków o 800 plus na nowy okres świadczeniowy. W ciągu pierwszych dziesięciu dni lutego 1,6 mln osób złożyło wnioski o świadczenie wychowawcze. Złożone dokumenty dotyczyły 2,4 mln dzieci.

Składki ZUS żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy służb mundurowych zwolnionych ze służby. Kto i kiedy powinien płacić?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udzielił kompleksowych wyjaśnień odnośnie trybu i zasad płacenia składek na ubezpieczenia społeczne do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwolnionych ze służby żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy innych służb mundurowych (np. policjantów, strażników granicznych, strażaków PSP).

Od szybkiej kawy do wartościowego posiłku. Czyli nowoczesne benefity żywieniowe

Rynek pracy od kilku lat redefiniuje priorytety. Gdy dynamika kosztów życia łączy się z rosnącą świadomością pracowników, benefity stają się nie tylko dodatkiem do wynagrodzenia, lecz także kluczowym narzędziem motywacji i lojalności. Dane zawarte w raporcie Benefit Trendbook 2025, zrealizowanym przez Pluxee, pokazują, że aż 88 proc. pracowników oczekuje, by świadczenia wspierały codzienne wydatki, a dla 82 proc. stanowią one sposób na realizację drobnych przyjemności dla siebie i bliskich. W tej rzeczywistości karta na lunch finansowana przez pracodawcę staje się jednym z najbardziej uniwersalnych i elastycznych rozwiązań.

Komunikat PFRON: Przedłużanie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności [refundacja składek, dofinansowanie do wynagrodzenia]

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przypomina o możliwości przedłużania orzeczeń miejskich, powiatowych lub wojewódzkich zespołów ds. orzekania o niepełnosprawności. Chodzi o orzeczenia, które wygasły 30 września 2024 r. lub później.

REKLAMA

W tym zawodzie jest dyskryminacja ze względu na wiek. Będzie zmiana ustawy i dostosowanie do dyrektywy Rady 2000/78/WE z 27.11.2000 r. ustanawiającej ogólne warunki ramowe równego traktowania w zakresie zatrudnienia i pracy

Podstawową zasadą wynikającą z KP jest zasada równości w zatrudnieniu i niedyskryminacji. Okazuje się, że w pewnych zawodach i przepisach jest więc jawna dyskryminacja ze względu na wiek. W związku z tym będzie zmiana ustawy co do konkretnego zawodu i dostosowanie do dyrektywy Rady 2000/78/WE z 27.11.2000 r. ustanawiającej ogólne warunki ramowe równego traktowania w zakresie zatrudnienia i pracy.

Czy jesienią 2025 wejdzie nowy dodatkowy urlop i wolne od szkoły dla milionów Polaków? Mamy stanowisko rządu

W ostatnim czasie w mediach wrze sprawa potencjalnego urlopu dla dorosłych i wolnego dla dzieci w okresie jesiennym w szkołach. Wielu zastanawia się czy jesienią 2025 wejdzie nowy dodatkowy urlop i wolne od szkoły i czy dojdzie w związku z tym do zmiany organizacji roku szkolnego 2024/2025 oraz 2025/2026. Mamy w tej sprawie stanowisko rządu a konkretnie Ministerstwa Edukacji Narodowej oraz opinie rozgoryczonych ale i zachwyconych rodziców, uczniów i nauczycieli.

REKLAMA