Rozliczenie podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym

Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników wykorzystujących w swojej pracy samochód służbowy (będący własnością pracodawcy) zależą przede wszystkim od charakteru pracy pracownika. Inaczej będziemy rozliczać z delegacji pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, inaczej pracownika, któremu incydentalnie została powierzona funkcja kierowania pojazdem, a jeszcze inaczej pracownika, który tylko wykorzystuje samochód jako środek transportu.

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Zlecone przez pracodawcę zadania służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Oznacza to, że jako podróży służbowych nie należy kwalifikować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy

W umowie o pracę pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.). Przepisy nie podają sposobu określenia miejsca pracy. Zgodnie jednak z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46), przez miejsce pracy należy rozumieć albo stały punkt w znaczeniu geograficznym, albo pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.

Zobacz: Podróże służbowe - diety 2013

Czas pracy i czas podróży służbowej

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy. Podobnie – czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Oznacza to zatem, że jeżeli np. podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy tego pracownika, za który otrzymuje on wynagrodzenie.