REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej wynosi 20% kwoty diety (6 zł). Nalicza się go za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej, ale tylko wówczas, gdy pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zasady przyznawania ryczałtu na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% kwoty diety i wynosi obecnie 6 zł. Jest on naliczany za każdą rozpoczętą dobę podróży, jeżeli w tym czasie pracownik ponosił koszty dojazdów komunikacją miejscową.

REKLAMA

Autopromocja

Ryczałt nie jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi automatycznie, wynikającym wyłącznie z liczby rozpoczętych dób podróży służbowej. Prawo do ryczałtu jest uwarunkowane udokumentowaniem (biletami, paragonami, rachunkami, fakturami) kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, tramwajem lub rowerem).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Brak prawa do ryczałtu na dojazdy w podróży służbowej

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydatki przekraczające ryczałt

Ryczałt na jazdy lokalne w wielu miastach nie wystarczy na zakup dwóch biletów komunikacji miejscowej (na przejazd w obie strony). Zatem w rzeczywistości nie jest to kwota wyrównująca poniesiony przez pracownika wydatek. Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydać na przejazdy lokalne więcej niż wynosi ryczałt, to należy uznać, że powinien zwrócić pracownikowi nadwyżkę kosztów. Jako zasadę należy przyjąć uzgadnianie przez strony takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się pracownika z pracodawcą przed ich dokonaniem. Wyjątkowo pracodawca może uznać poniesione z tego tytułu koszty, o których dowiedział się po fakcie. Zaleca się, aby dla porządku tego rodzaju kwestie uregulować w treści regulaminu wynagradzania lub w załączniku do tego regulaminu stanowiącym odrębny regulamin podróży służbowych.

Przykładowy zapis może brzmieć następująco:

(...) § 6

  1. W przypadku poniesienia przez pracownika podczas podróży służbowej kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej przekraczających kwotę ryczałtu przeznaczoną na pokrycie tych kosztów pracodawca zwraca pracownikowi powstałą nadwyżkę.
  2. Zwrotu nadwyżki dokonuje się na podstawie skasowanych biletów, a w przypadku ich braku – na podstawie paragonu, rachunku lub faktury za przejazd albo oświadczenia w przypadku zagubienia ww. dokumentów.
  3. Pracodawca nie zwraca nadwyżki, o której mowa w ust. 1, jeżeli pracownik pokrył koszt przejazdu komunikacją miejscową z otrzymanej zaliczki lub służbową kartą płatniczą, jeżeli została mu powierzona. (...)

Rozliczenie przejazdów miejscowych

Pracownik przedstawia w rozliczeniu bilety na przejazd komunikacją miejscową. Jest to wystarczający dokument potwierdzający dokonanie wydatku (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) tylko wówczas, gdy pracownik przekazuje skasowane bilety. Pracownik otrzymuje bowiem zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przemieszczaniem się. Przejazd komunikacją miejscową wymaga posiadania oraz skasowania biletu. Nieskasowanie biletu przez pracownika oznacza niewypełnienie warunków umowy przewozu. Powstaje w tym przypadku uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości pracownik nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej. Bilet zakupiony, ale nieskasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztów przejazdu, lecz jedynie poświadcza poniesienie wydatku na jego nabycie.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Joanna T. wyjechała na 3 dni w podróż służbową do Wrocławia. Przez 2 dni miała dojeżdżać na szkolenie w obrębie tego miasta. Pracownica zakupiła 4 bilety na dojazdy komunikacją miejscową. W pierwszym dniu szkolenia wykorzystała jeden bilet, aby tam dojechać. Ze szkolenia wróciła z koleżanką, która jak się okazało zamieszkuje w sąsiednim hotelu. Joanna T. na szkolenie w kolejnym dniu pojechała i wróciła z koleżanką, nie wykorzystując zakupionych biletów. W tym przypadku pracownica nie otrzyma zwrotu za bilety, ponieważ z nich nie skorzystała. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wypłaty ryczałtu za dojazdy miejscowe.

Skutki składkowo-podatkowe

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przewiduje możliwość rozliczenia faktycznych kosztów przejazdów przekraczających ryczałt. Jeżeli zatem koszty te zostały udokumentowane, to nie wystąpi żaden skutek w zakresie poboru zaliczki na podatek i składek od kwoty zwrotu przekraczającej ryczałt. Nadal jest to wydatek delegacyjny przewidziany w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zwolniony z obciążeń publicznoprawnych (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Zwrot przez pracodawcę udokumentowanych kosztów przekraczających ryczałt na dojazdy nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jeden z naszych pracowników odbywał podróż służbową na terenie kraju. W jednym z dni pobytu miał wziąć udział w międzynarodowej naradzie. Pracownik skorzystał w tym celu z taksówki, mimo że dostępne były autobusy i tramwaje kursujące do miejsca umówionego spotkania. Czy w tej sytuacji możemy wypłacić pracownikowi ryczałt na dojazd, mimo że koszt taksówki był wyższy?

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie zobowiązuje pracodawcy do pokrywania wyższych kosztów niż przewidziane w tych przepisach (rozporządzenie nie zawiera określenia „pracodawca pokrywa”, „pracodawca wyraża zgodę”), ale też nie można interpretować § 9 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego wypłaty ryczałtu na dojazdy miejscowe w ten sposób, że pracodawca ma pełną dowolność w tym zakresie i może pokryć jedynie część wydatku na taki dojazd. Powinni Państwo przeanalizować poniesiony przez pracownika wydatek pod kątem jego zasadności. Należy zwrócić przy tym uwagę na celowość wyboru przez pracownika taksówki jako środka transportu oraz stopień ważności dla interesów firmy spotkania, w którym osoba ta uczestniczyła, i na tej podstawie podjąć decyzję o ewentualnym zwrocie nadwyżki poniesionych kosztów.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MRPiPS: Rząd poprze projekt ustawy dotyczącej renty wdowiej. W czwartek będzie drugie czytanie w Sejmie

Rząd poprze obywatelski projekt ustawy w sprawie renty wdowiej - poinformowała Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej. W czwartek, 25 lipca, Sejm przeprowadzi drugie czytanie projektu.

Czy można zwolnić pracownika w wieku przedemerytalnym? Oczywiście, że można!

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w wieku przedemerytalnym. Prawo pracy przewiduje jednak przypadki, gdy taka ochrona nie przysługuje pracownikowi i możliwe jest zwolnienie go z pracy. Co to za przypadki?

Świadczenie rehabilitacyjne 2024 i 2025 r. Dla kogo, jak wystąpić, wysokość

Przy przedłużającej się chorobie warto pamiętać, że po wyczerpaniu limitu zasiłku chorobowego, można wystąpić o dodatkowe świadczenie, dzięki któremu będzie można dalej dochodzić do siebie. Sprawdź, czym jest świadczenie rehabilitacyjne, komu przysługuje, jak o nie wystąpić, a także jaka jest wysokość tego świadczenia.

Pracodawcy chcą wiedzieć o dorabianiu i dodatkowych umowach pracownika. Dlaczego?

Dlaczego pracodawcy chcą wiedzieć o dodatkowych umowach pracownika? Okazuje się, że widzą w nich zagrożenie. Czy pracownik musi informować głównego pracodawcę o podejmowanych dodatkowych zleceniach i dorabianiu do podstawowego wynagrodzenia?

REKLAMA

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jakie są założenia tej ustawy? Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2025 r.?

Rząd pracuje nad projektem nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nowa ustawa wdraża dyrektywę dotyczącą minimalnych wynagrodzeń w Unii Europejskiej. Kiedy minimalne wynagrodzenie zostanie ustalone według nowych przepisów?

Zaległy urlop do 30 września 2024

Zbliża się ważny termin, którego pracownicy i pracodawcy nie powinni przegapić. Z dniem 30 września 2024 r. przedawnią się niewykorzystane urlopy, które przysługiwały za rok 2020 r. a które powinny być udzielone najpóźniej do 30 września 2021 r. 

Mężczyźni do 55 roku życia i kobiety do 50 roku życia muszą zdecydować do końca lipca 2024 r. - ZUS czy OFE?

Mężczyźni do 55 roku życia i kobiety do 50 roku muszą zdecydować do końca lipca 2024 r. - gdzie będzie trafiać składka emerytalna? Na subkonto w ZUS czy do OFE? Kolejne okno transferowe będzie otwarte dopiero w 2028 roku.

Skrócone lekcje w roku szkolnym 2024/25. We wrześniu zmienić się mają kolejne przepisy

Kiedy słupek rtęci rośnie, a temperatury w Polsce są z roku na rok coraz wyższe, wydajność pracowników może spadać ale i wydajność uczniów podczas lekcji również może być niższa. Planowane są więc zmiany w edukacji. Mają być skrócone lekcje w roku szkolnym 2024/25, ponieważ we wrześniu mają zmienić się kolejne przepisy w zakresie pracy i nauki w upały.

REKLAMA

Zmiany w aplikacji mZUS. Ułatwienia dla lekarzy

Nowa wersja aplikacji mZUS dla Lekarza pozwala lekarzom zaktualizować miejsca pracy i specjalizacji. Aplikacja jest przeznaczona dla lekarzy, którzy mają upoważnienie do wystawiania zwolnień lekarskich, oraz dla asystentów medycznych upoważnionych przez lekarzy do wystawiania zwolnień w ich imieniu.

Wyższe świadczenia z pomocy społecznej. Zwiększą się kryteria dochodowe uprawniające do świadczeń [nowe rozporządzenie, kiedy wejdzie w życie, jakie kwoty]

Zwiększą się kryteria dochodowe uprawniające do świadczeń z pomocy społecznej. Dzięki tym zmianom będzie można uzyskać wyższe świadczenia pieniężne, w szczególności w ramach zasiłku stałego, okresowego i celowego. Takie będą skutki wejścia w życie rozporządzenia w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej.

REKLAMA