REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej wynosi 20% kwoty diety (6 zł). Nalicza się go za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej, ale tylko wówczas, gdy pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zasady przyznawania ryczałtu na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% kwoty diety i wynosi obecnie 6 zł. Jest on naliczany za każdą rozpoczętą dobę podróży, jeżeli w tym czasie pracownik ponosił koszty dojazdów komunikacją miejscową.

Autopromocja

Ryczałt nie jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi automatycznie, wynikającym wyłącznie z liczby rozpoczętych dób podróży służbowej. Prawo do ryczałtu jest uwarunkowane udokumentowaniem (biletami, paragonami, rachunkami, fakturami) kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, tramwajem lub rowerem).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Brak prawa do ryczałtu na dojazdy w podróży służbowej

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydatki przekraczające ryczałt

Ryczałt na jazdy lokalne w wielu miastach nie wystarczy na zakup dwóch biletów komunikacji miejscowej (na przejazd w obie strony). Zatem w rzeczywistości nie jest to kwota wyrównująca poniesiony przez pracownika wydatek. Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydać na przejazdy lokalne więcej niż wynosi ryczałt, to należy uznać, że powinien zwrócić pracownikowi nadwyżkę kosztów. Jako zasadę należy przyjąć uzgadnianie przez strony takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się pracownika z pracodawcą przed ich dokonaniem. Wyjątkowo pracodawca może uznać poniesione z tego tytułu koszty, o których dowiedział się po fakcie. Zaleca się, aby dla porządku tego rodzaju kwestie uregulować w treści regulaminu wynagradzania lub w załączniku do tego regulaminu stanowiącym odrębny regulamin podróży służbowych.

Przykładowy zapis może brzmieć następująco:

(...) § 6

  1. W przypadku poniesienia przez pracownika podczas podróży służbowej kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej przekraczających kwotę ryczałtu przeznaczoną na pokrycie tych kosztów pracodawca zwraca pracownikowi powstałą nadwyżkę.
  2. Zwrotu nadwyżki dokonuje się na podstawie skasowanych biletów, a w przypadku ich braku – na podstawie paragonu, rachunku lub faktury za przejazd albo oświadczenia w przypadku zagubienia ww. dokumentów.
  3. Pracodawca nie zwraca nadwyżki, o której mowa w ust. 1, jeżeli pracownik pokrył koszt przejazdu komunikacją miejscową z otrzymanej zaliczki lub służbową kartą płatniczą, jeżeli została mu powierzona. (...)

Rozliczenie przejazdów miejscowych

Pracownik przedstawia w rozliczeniu bilety na przejazd komunikacją miejscową. Jest to wystarczający dokument potwierdzający dokonanie wydatku (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) tylko wówczas, gdy pracownik przekazuje skasowane bilety. Pracownik otrzymuje bowiem zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przemieszczaniem się. Przejazd komunikacją miejscową wymaga posiadania oraz skasowania biletu. Nieskasowanie biletu przez pracownika oznacza niewypełnienie warunków umowy przewozu. Powstaje w tym przypadku uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości pracownik nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej. Bilet zakupiony, ale nieskasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztów przejazdu, lecz jedynie poświadcza poniesienie wydatku na jego nabycie.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Joanna T. wyjechała na 3 dni w podróż służbową do Wrocławia. Przez 2 dni miała dojeżdżać na szkolenie w obrębie tego miasta. Pracownica zakupiła 4 bilety na dojazdy komunikacją miejscową. W pierwszym dniu szkolenia wykorzystała jeden bilet, aby tam dojechać. Ze szkolenia wróciła z koleżanką, która jak się okazało zamieszkuje w sąsiednim hotelu. Joanna T. na szkolenie w kolejnym dniu pojechała i wróciła z koleżanką, nie wykorzystując zakupionych biletów. W tym przypadku pracownica nie otrzyma zwrotu za bilety, ponieważ z nich nie skorzystała. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wypłaty ryczałtu za dojazdy miejscowe.

Skutki składkowo-podatkowe

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przewiduje możliwość rozliczenia faktycznych kosztów przejazdów przekraczających ryczałt. Jeżeli zatem koszty te zostały udokumentowane, to nie wystąpi żaden skutek w zakresie poboru zaliczki na podatek i składek od kwoty zwrotu przekraczającej ryczałt. Nadal jest to wydatek delegacyjny przewidziany w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zwolniony z obciążeń publicznoprawnych (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Zwrot przez pracodawcę udokumentowanych kosztów przekraczających ryczałt na dojazdy nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jeden z naszych pracowników odbywał podróż służbową na terenie kraju. W jednym z dni pobytu miał wziąć udział w międzynarodowej naradzie. Pracownik skorzystał w tym celu z taksówki, mimo że dostępne były autobusy i tramwaje kursujące do miejsca umówionego spotkania. Czy w tej sytuacji możemy wypłacić pracownikowi ryczałt na dojazd, mimo że koszt taksówki był wyższy?

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie zobowiązuje pracodawcy do pokrywania wyższych kosztów niż przewidziane w tych przepisach (rozporządzenie nie zawiera określenia „pracodawca pokrywa”, „pracodawca wyraża zgodę”), ale też nie można interpretować § 9 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego wypłaty ryczałtu na dojazdy miejscowe w ten sposób, że pracodawca ma pełną dowolność w tym zakresie i może pokryć jedynie część wydatku na taki dojazd. Powinni Państwo przeanalizować poniesiony przez pracownika wydatek pod kątem jego zasadności. Należy zwrócić przy tym uwagę na celowość wyboru przez pracownika taksówki jako środka transportu oraz stopień ważności dla interesów firmy spotkania, w którym osoba ta uczestniczyła, i na tej podstawie podjąć decyzję o ewentualnym zwrocie nadwyżki poniesionych kosztów.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy - bez wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Czy zawsze?

    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy w pewnych aspektach jest inaczej regulowany przez Kodeks pracy. Pracownikom tym nie przysługuje prawo do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Są jednak sytuacje, gdy pracownik zarządzający taką rekompensatę otrzyma.

    4-dniowy tydzień pracy - badanie opinii polskich pracodawców

    4-dniowy tydzień pracy dla niektórych pracodawców jest niewykonalny ze względu na specyfikę branży. Sprawdź, którzy pracodawcy rozważają 4-dniowy tydzień pracy dla swoich pracowników.

    PFRON dofinansuje nawet 85% ceny zakupu samochodu. Masz pytania? Zadzwoń do PFRON!

    Od 1 marca 2024 r. od godz. 10.00 można składać wnioski o dofinansowanie ze środków PFRON do ceny zakupu samochodu osobowego. Pracownicy PFRON udzielą odpowiedzi na pytania zainteresowanych. Przedstawiamy listę numerów telefonów do Oddziałów PFRON.

    Wyższe emerytury, renty, dodatki z KRUS już od 1 marca 2024 r.

    Już od jutra, 1 marca 2024 roku, emerytury i renty z KRUS będą wyższe. Podwyżka dotknie również takich świadczeń KRUS: najniższa emerytura, emerytura matczyna, świadczenie dla sołtysa, świadczenia uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji, świadczenia wyrównawcze dla działaczy opozycji antykomunistycznej i osób represjonowanych z powodów politycznych oraz dodatki do emerytur np. dodatek pielęgnacyjny.

    REKLAMA

    Bezrobocie będzie wzrastać tylko sezonowo. Wskaźnik Rynku Pracy poszedł w górę

    Wskaźnik Rynku Pracy wzrósł w lutym 2024 r. do 67,7 pkt. z 67,5 pkt. w stosunku do stycznia. Wskaźnik ten informuje, jak wielkość bezrobocia będzie zmieniała się w przyszłości. Stopa bezrobocia wzrosła w styczniu 2024 r. do 5,4 proc., miesiąc wcześniej była o 0,3 pkt. proc. niższa. Zdaniem ekspertów Biura Inwestycji i Ekonomicznych Cykli wzrost bezrobocia ma charakter sezonowy.

    Od 1 marca 2024 r. wynagrodzenie pracowników młodocianych wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wynagrodzenie pracowników młodocianych odbywających naukę zawodu oraz przyuczanych do wykonywania określonej pracy. Wysokość ich wynagrodzenia wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł.

    Uwaga! 3065,16 zł – tyle od 1 marca 2024 r. pracodawca wpłaci co miesiąc na PFRON za pracownika

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON. Pracodawcy wpłacą 3065,16 zł składki za pracownika.

    Niezależni konsultanci cenią sobie możliwość wyboru miejsca pracy i stawkę godzinową. Na brak ofert pracy nie narzekają

    Aż 80 proc. niezależnych konsultantów nie jest skłonnych zrezygnować ze swojej niezależności na poczet zatrudnienia w pełnym wymiarze godzinowym, również w czasach niepewności gospodarczej i wysokich stóp procentowych.

    REKLAMA

    29 lutego – dodatkowy dzień w roku? Jak to jest z tym czasem i czy masz go dla siebie?

    Dziś 29 lutego 2024 roku – masz dodatkowy dzień w roku i zastanawiasz się co z nim zrobić? Czym dla Ciebie jest czas? Czy umiesz nadać mu priorytet? Poznaj 8 zasad efektywnego zarządzania czasem i znajdź czas dla siebie. Finalnie „nie chodzi o to, żeby mieć czas. Chodzi o to, żeby z niego korzystać”. Praktycznych rad udziela psycholog Aleksandra Kolińska.

    Od 1 kwietnia nowe stawki za wypadki przy pracy. 1431 zł za 1% uszczerbku [Obwieszczenie z 21 lutego 2024 r.]

    Są już znane stawki odszkodowań za wypadki przy pracy. 1% uszczerbku na zdrowiu wyceniono na 1431 zł.

    REKLAMA