REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej wynosi 20% kwoty diety (6 zł). Nalicza się go za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej, ale tylko wówczas, gdy pracownik ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zasady przyznawania ryczałtu na dojazdy miejscowe w podróży służbowej

Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% kwoty diety i wynosi obecnie 6 zł. Jest on naliczany za każdą rozpoczętą dobę podróży, jeżeli w tym czasie pracownik ponosił koszty dojazdów komunikacją miejscową.

Autopromocja

Ryczałt nie jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi automatycznie, wynikającym wyłącznie z liczby rozpoczętych dób podróży służbowej. Prawo do ryczałtu jest uwarunkowane udokumentowaniem (biletami, paragonami, rachunkami, fakturami) kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (np. autobusem, tramwajem lub rowerem).

Podróż służbowa a czas pracy - 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Brak prawa do ryczałtu na dojazdy w podróży służbowej

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydatki przekraczające ryczałt

Ryczałt na jazdy lokalne w wielu miastach nie wystarczy na zakup dwóch biletów komunikacji miejscowej (na przejazd w obie strony). Zatem w rzeczywistości nie jest to kwota wyrównująca poniesiony przez pracownika wydatek. Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydać na przejazdy lokalne więcej niż wynosi ryczałt, to należy uznać, że powinien zwrócić pracownikowi nadwyżkę kosztów. Jako zasadę należy przyjąć uzgadnianie przez strony takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się pracownika z pracodawcą przed ich dokonaniem. Wyjątkowo pracodawca może uznać poniesione z tego tytułu koszty, o których dowiedział się po fakcie. Zaleca się, aby dla porządku tego rodzaju kwestie uregulować w treści regulaminu wynagradzania lub w załączniku do tego regulaminu stanowiącym odrębny regulamin podróży służbowych.

Przykładowy zapis może brzmieć następująco:

(...) § 6

  1. W przypadku poniesienia przez pracownika podczas podróży służbowej kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej przekraczających kwotę ryczałtu przeznaczoną na pokrycie tych kosztów pracodawca zwraca pracownikowi powstałą nadwyżkę.
  2. Zwrotu nadwyżki dokonuje się na podstawie skasowanych biletów, a w przypadku ich braku – na podstawie paragonu, rachunku lub faktury za przejazd albo oświadczenia w przypadku zagubienia ww. dokumentów.
  3. Pracodawca nie zwraca nadwyżki, o której mowa w ust. 1, jeżeli pracownik pokrył koszt przejazdu komunikacją miejscową z otrzymanej zaliczki lub służbową kartą płatniczą, jeżeli została mu powierzona. (...)

Rozliczenie przejazdów miejscowych

Pracownik przedstawia w rozliczeniu bilety na przejazd komunikacją miejscową. Jest to wystarczający dokument potwierdzający dokonanie wydatku (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) tylko wówczas, gdy pracownik przekazuje skasowane bilety. Pracownik otrzymuje bowiem zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przemieszczaniem się. Przejazd komunikacją miejscową wymaga posiadania oraz skasowania biletu. Nieskasowanie biletu przez pracownika oznacza niewypełnienie warunków umowy przewozu. Powstaje w tym przypadku uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości pracownik nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej. Bilet zakupiony, ale nieskasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztów przejazdu, lecz jedynie poświadcza poniesienie wydatku na jego nabycie.

Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Joanna T. wyjechała na 3 dni w podróż służbową do Wrocławia. Przez 2 dni miała dojeżdżać na szkolenie w obrębie tego miasta. Pracownica zakupiła 4 bilety na dojazdy komunikacją miejscową. W pierwszym dniu szkolenia wykorzystała jeden bilet, aby tam dojechać. Ze szkolenia wróciła z koleżanką, która jak się okazało zamieszkuje w sąsiednim hotelu. Joanna T. na szkolenie w kolejnym dniu pojechała i wróciła z koleżanką, nie wykorzystując zakupionych biletów. W tym przypadku pracownica nie otrzyma zwrotu za bilety, ponieważ z nich nie skorzystała. Pracodawca nie ma zatem obowiązku wypłaty ryczałtu za dojazdy miejscowe.

Skutki składkowo-podatkowe

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przewiduje możliwość rozliczenia faktycznych kosztów przejazdów przekraczających ryczałt. Jeżeli zatem koszty te zostały udokumentowane, to nie wystąpi żaden skutek w zakresie poboru zaliczki na podatek i składek od kwoty zwrotu przekraczającej ryczałt. Nadal jest to wydatek delegacyjny przewidziany w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zwolniony z obciążeń publicznoprawnych (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Zwrot przez pracodawcę udokumentowanych kosztów przekraczających ryczałt na dojazdy nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Jeden z naszych pracowników odbywał podróż służbową na terenie kraju. W jednym z dni pobytu miał wziąć udział w międzynarodowej naradzie. Pracownik skorzystał w tym celu z taksówki, mimo że dostępne były autobusy i tramwaje kursujące do miejsca umówionego spotkania. Czy w tej sytuacji możemy wypłacić pracownikowi ryczałt na dojazd, mimo że koszt taksówki był wyższy?

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie zobowiązuje pracodawcy do pokrywania wyższych kosztów niż przewidziane w tych przepisach (rozporządzenie nie zawiera określenia „pracodawca pokrywa”, „pracodawca wyraża zgodę”), ale też nie można interpretować § 9 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego wypłaty ryczałtu na dojazdy miejscowe w ten sposób, że pracodawca ma pełną dowolność w tym zakresie i może pokryć jedynie część wydatku na taki dojazd. Powinni Państwo przeanalizować poniesiony przez pracownika wydatek pod kątem jego zasadności. Należy zwrócić przy tym uwagę na celowość wyboru przez pracownika taksówki jako środka transportu oraz stopień ważności dla interesów firmy spotkania, w którym osoba ta uczestniczyła, i na tej podstawie podjąć decyzję o ewentualnym zwrocie nadwyżki poniesionych kosztów.

Podstawa prawna:

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    REKLAMA

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    REKLAMA

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA