Regulamin pracy nie może przewidywać wykorzystania wizerunku pracownika. Ale to wcale nie oznacza, że pracodawca nie może tego robić

• Monitoring w regulaminie pracy
• Monitoring poczty elektronicznej i wizerunek pracownika

Czy pracodawca może w regulaminie pracy zobowiązać pracowników do udostępnienie mu na jego potrzeby ich wizerunków? Dziś, gdy robienie sobie zdjęć i zamieszczanie ich np. w mediach społecznościowych, wielu osobom spowszedniało, nie zawsze zwracamy uwagę na to, że być może nasz wizerunek nie jest wykorzystywany zgodnie z prawem, np. przez pracodawcę. Przywykliśmy też do ograniczeń typu monitoring, który jest wszechobecny nie tylko na ulicach, ale również w komunikacji, urzędach i innych miejscach publicznych. A co z miejscem pracy?

Monitoring w regulaminie pracy

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Tworząc odpowiednie postanowienia regulaminu pracy dotyczące monitoringu, pracodawca powinien:
- wskazać cel (cele),
- określić zakres i sposób monitoringu,
- zakres przetwarzanych danych, np. wizerunek czy cechy szczególne osób, tablice rejestracyjne lub numery boczne pojazdów.
Zakres to przede wszystkim wskazanie kategorii monitorowanych przestrzeni, np. hale produkcyjne, parkingi, ciągi komunikacyjne w biurze, wejścia do budynku. Warto pamiętać, że cele monitoringu wizyjnego wskazane przez ustawodawcę nie obejmują oceny pracy pracownika czy analizy jego czasu pracy. Monitoringu nie można używać, aby ustalić np. częstotliwość opuszczanie stanowiska pracy itp.

Monitoring poczty elektronicznej i wizerunek pracownika

Oprócz monitoringu wizyjnego, pracodawcy mają na gruncie obowiązujących przepisów możliwość prowadzenia również monitoringu poczty elektronicznej. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). W tej sytuacji do regulaminu pracy należy wpisać dwie przesłanki jego zastosowania, czyli niezbędność do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi. Wprowadzając monitoring poczty elektronicznej pracodawca powinien określić:

• zakres i sposób monitoringu czy obejmuje treść wysyłanych, czy ogranicza się do danych nadawców i odbiorców, przesyłanych załączników lub tematów wiadomości)
• czy kontrola jest regularna czy sporadyczna, czy może jest wykonywana jedynie na zlecenie przełożonego

Należy również określić okres przechowywania danych uzyskanych na podstawie monitoringu, zasady dostępu do nich, usuwania ich po osiągnięciu celu związanego z prowadzonym monitoringiem – obowiązek ten wynika z zasady ograniczenia czasowego przetwarzania danych osobowych.
A co z wizerunkiem pracownika? Ten też może być wykorzystywany przez pracodawcę, jednak w tej sytuacji, inaczej niż w przypadku monitoringu, pracownik musi wyrazić na to zgodę. A co najważniejsze, zgoda ta nie może być częścią regulaminu pracy. Regulamin ten jest bowiem wiążący dla pracowników, a zgoda na wykorzystanie wizerunku musi być dobrowolna i wyrażona bez presji i przymusu. Musi z niej także wynikać kto, komu, na co oraz w jakim celu wyraża zgodę.