Diety zagraniczne 2013

Nowe rozporządzenie – rodzaj pracowników

Dnia 29 stycznia 2013 r. Minister Pracy i Polityki Społecznej podpisał rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wprowadzono nim nowe zasady rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Należy zaznaczyć, że nowe rozporządzenie dotyczy tylko delegacji pracowników zatrudnionych w państwowych bądź samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u prywatnego pracodawcy określa się:

• w układzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie wynagradzania albo
• w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 Kodeksu pracy).

Należy jednak mieć na uwadze, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej krajowej lub zagranicznej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona we wspomnianym rozporządzeniu.

Polecamy: INFORLEX.PL Księgowość i Kadry

Termin rozliczenia podróży służbowych

Pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Powinien przedstawić dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki (wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami), w szczególności:

• rachunki,
• faktury,
• bilety.

Może zdarzyć się przypadek, że przedstawienie dokumentu nie będzie możliwe, wówczas pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podróż zagraniczna

Dieta zagraniczna jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Taką podróżą jest delegacja poza granicami kraju.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Zobacz również: Diety krajowe 2013

Forum Kadry

Wysokość diet zagranicznych

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Nie dotyczy to sposobu ustalania diet za czas przejazdu przez kilka państw tranzytem. Oznacza to, że w przypadku wyznaczenia podróży służbowej do Włoch pracodawca nie będzie brał pod uwagę wysokości diet obowiązujących w państwach, przez które pracownik tylko przejeżdża (Czechy i Austria). Inaczej przedstawia się sytuacja oznaczenia kilku państw (przejezdnych) jako docelowych, w których pracownik ma do wykonania określone polecenia służbowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób (§ 13 ust. 3 rozporządzenia):

Zobacz również: Podróże służbowe - diety 2013

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach (załącznik do rozporządzenia):

Przy podróżach do:

• Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,
• Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,
• Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.

Należy podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca wypłacał pracownikom wyższe kwoty niż określone w rozporządzeniu, jednak wówczas nadwyżki ponad przysługujące z rozporządzenia diety będą stanowiły przychód pracownika. W konsekwencji zaistnieje obowiązek opłacania składek ZUS i podatku.

Obniżenie wysokości diety (zapewnienie wyżywienia)

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia.
Kwotę diety należy zmniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Dotyczy to również korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zostało zapewnione wyżywienie.

Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety;
2. obiad – 30% diety;
3. kolacja – 30% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Natomiast jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Zwrot kosztów

Zgodnie z § 2 rozporządzenia oprócz diet pracownikom z tytułu podróży służbowej przysługuje również zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DZ.U. z 2013 r., poz. 167)
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)