Podróż służbowa a czas pracy – 7 najtrudniejszych kwestii z praktyki

Wątpliwości związane z rozliczaniem czasu pracy w podróży służbowej dotyczą m.in. rozliczania podróży rozpoczynającej się w dniu wolnym, uwzględnienia w czasie pracy okresu kierowania samochodem, kwalifikacji przerw w wykonywaniu zadań z uwagi na awarię, chorobę, wolny weekend.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Początek podróży służbowej

Czy krajowa podróż służbowa rozpoczyna się dopiero w momencie przekroczenia granic administracyjnych miasta, w którym pracownik ma miejsce pracy, czy wcześniej, tj. w momencie opuszczania zakładu pracy lub mieszkania? A może właściwe będzie przyjęcie momentu planowanej bądź faktycznej godziny odjazdu pociągu, samolotu czy innego środka transportu?

Zobacz także: Jak rozliczać podróże służbowe w 2015 roku?

Jeśli miejsce pracy określono w umowie o pracę jako konkretny adres, podróż krajowa rozpoczyna się w momencie przekroczenia granic miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony. Podróż służbową zdefiniowano w przepisach jako wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Na podstawie tej definicji, wśród specjalistów prawa pracy przeważa pogląd, że podróż służbowa rozpoczyna się z chwilą przekroczenia granic administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Natomiast w sytuacji, gdy ustalenie dokładnego momentu przekroczenia granicy administracyjnej miejscowości jest niemożliwe lub znacznie utrudnione (np. przy podróży koleją lub samolotem), za godzinę rozpoczęcia podróży służbowej krajowej można przyjąć moment odjazdu środka transportu z dworca, przystanku lub innego miejsca, w którym pracownik wsiadł do tego środka.

Jeżeli niemożliwe jest ustalenie dokładnego momentu przekroczenia granicy administracyjnej miejscowości, w której jest zatrudniony pracownik, za początek podróży krajowej można przyjąć moment odjazdu środka transportu z dworca, przystanku lub innego miejsca, w którym pracownik wsiadł do niego.

Jedynie w odniesieniu do podróży zagranicznej określono w przepisach moment rozpoczęcia podróży. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Z uwagi na brak przepisów odnoszących się do momentu rozpoczęcia podróży krajowej, występuje również praktyka liczenia rozpoczęcia podróży od godziny wyjścia z zakładu pracy lub opuszczenia miejsca wykonywania pracy. Ponieważ jest to rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika niż liczenie początku podróży krajowej od przekroczenia granic miejscowości, w której pracownik wykonuje pracę, należy je uznać za dopuszczalne.

Określenie miejscowości rozpoczęcia podróży należy do pracodawcy. W szczególności podróż może rozpocząć się w miejscowości zamieszkania pracownika. W takiej sytuacji, analogicznie, momentem rozpoczęcia podróży będzie przekroczenie granic tej miejscowości.

Inaczej została określona podróż służbowa w przypadku kierowców. Przez taką podróż należy rozumieć każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki służbowe, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub
• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa powyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

---

Zatem kierowca rozpoczyna podróż służbową, gdy przekroczy granice administracyjne miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały

Przejazd realizowany w dniu wolnym lub poza godzinami pracy

Czy w sytuacji, gdy pracownik wyjedzie w podróż służbową w niedzielę, tak aby być w miejscu wykonywania zadania w poniedziałek od rana, lub gdy pracownik kończy podróż późno w nocy po godzinach pracy – czas przejazdu należy wliczyć do czasu pracy?

Nie. Czas przejazdu poza godzinami rozkładowymi nie jest zaliczany do czasu pracy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej, co do zasady, nie stanowi czasu pracy. Jedynie w zakresie przypadającym na rozkładowe godziny pracy dojazd i powrót traktuje się jako czas pracy (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04).

Tak więc, jeśli pracownik dojeżdża do miejsca wykonywania zadania lub powraca z tego miejsca w dniu wolnym od pracy (np. w niedzielę) bądź „po godzinach” pracodawca nie musi uwzględniać dojazdu i powrotu w czasie pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w godz. od 8.00 do 16.00 w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Wyjechał w podróż służbową w niedzielę o godz. 17.00, a wrócił we wtorek o godz. 20.00. Do czasu pracy nie wliczamy podróży służbowej odbywanej w niedzielę oraz obejmującej czas od godz. 16.00 do godz. 20.00 we wtorek.

Wskazana zasada dotyczy tylko podróży pracownika stacjonarnego, którego praca nie polega na przemieszczaniu się. W przypadku pracownika mobilnego (np. kierowcy lub terenowego przedstawiciela handlowego) do czasu pracy zalicza się również czas przejazdu niezależnie od tego, czy mieści się on w jego rozkładowych godzinach pracy (wyrok SN z 3 grudnia 2008 r., I PK 107/08, OSNP 2010/11–12/133, wyrok SN z 27 stycznia 2009 r., II PK 140/08).

Polecamy: Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Kierowanie pojazdem w trakcie podróży

Dwóch pracowników pojechało w podróż służbową i każdy z nich na zmianę kierował firmowym samochodem. Czy czas przejazdu niepokrywającego się z godzinami pracy należy zaliczyć do czasu pracy? Podkreślam, że żaden z pracowników nie jest zatrudniony w charakterze kierowcy.

Nie. Okres kierowania autem traktowanym wyłącznie jako środek przewozu nie jest czasem pracy. Należy uznać, że prawo do uwzględnienia okresu kierowania pojazdem w czasie pracy jest uzależnione od tego, czy pojazd jest tylko środkiem podróży, czy narzędziem wykonywania poleconego pracownikowi zadania. Przy takim założeniu, gdyby pracownik otrzymał polecenie przewiezienia innych pracowników do miejsca wykonywania zadania, przy czym pracownik ten nie wykonywałby własnych zadań na miejscu, czas kierowania pojazdem należy zaliczyć do czasu pracy. Głównym celem zadania służbowego jest bowiem wykonanie przewozu osób, a pojazd służy do wykonania tego zadania.

Jeżeli głównym celem podróży służbowej pracownika jest zawiezienie innych pracowników na miejsce wykonywania pracy, to taki czas przejazdu wliczamy pracownikowi do czasu pracy.

---

Odmiennie należy natomiast podejść do przypadku, gdy jeden lub kilku pracowników przemieszcza się do miejsca wykonywania zadania służbowego samochodem firmowym lub prywatnym, przy czym wszystkie osoby kierujące autem mają do wykonania zadanie w miejscu docelowym. W tej bowiem sytuacji trudno uznać, że samo kierowanie pojazdem ma charakter zadania służbowego – pojazd jest wyłącznie środkiem umożliwiającym dotarcie do miejsca wykonania zadania. Tym samym nie ma obowiązku zaliczenia okresu kierowania pojazdem do czasu pracy (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., I PRN 30/79, OSNC 1979/10/202).

Polecamy serwis: Czas pracy

Konieczność zaliczenia okresu kierowania pojazdem do czasu pracy nie wystąpi, gdy pracodawca nie narzuci pracownikowi samochodu jako jedynego możliwego środka transportu. Jeśli pracodawca dobrowolnie uwzględnia w czasie pracy okres kierowania pojazdem służbowym przez pracownika, nie dochodzi do naruszenia przepisów prawa pracy. Jest to bowiem dozwolone postępowanie na korzyść pracownika.

W każdym przypadku konieczne jest zachowanie przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym (uzasadnienie wyroku SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04, stanowisko MPPiS, sygn. DPR-III-079-575/TW/07).

PRZYKŁAD

Pracownik pracujący w godz. od 8.00 do 16.00 odbywał podróż służbową samochodem w nocy. Dotarł do miejsca docelowego podróży służbowej o godz. 3.00 w nocy. Z uwagi na niezachowanie 11-godzinnego odpoczynku pracę może zatem rozpocząć najwcześniej o godz. 14.00. Wyjątkowo brakujących godzin odpoczynku można udzielić w innej dobie.

Zobacz koniecznie: Podróż służbowa a pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy

Weekend przypadający w trakcie podróży

Pracownik został wysłany w 2-tygodniową podróż służbową do Chin. W czasie odbywania podróży przypada weekend. Pracownik nie będzie w tych dniach wykonywał pracy. Jak w takim razie potraktować sobotę i niedzielę? Czy zaliczyć je do czasu pracy? Czy pracownikowi należy się za te dni dieta?

---

Wolny weekend w trakcie podróży nie jest czasem pracy, ale za te dni należy się dieta. W przepisach prawa pracy nie ma odrębnych regulacji w zakresie niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy przypadających w czasie podróży służbowej. Zasadą jest również, że do czasu pracy w podróży służbowej zalicza się tylko rozkładowe godziny pracy oraz czas wykonywania zadań służbowych wykraczający poza godziny pracy. Z tego względu należy przyjąć, że jeśli pracownik w trakcie podróży służbowej korzysta z dni rozkładowo wolnych, nie wykonując w tym czasie żadnych zadań służbowych, to wówczas tych dni nie zalicza się do czasu pracy.

Inaczej natomiast będzie w przypadku ustalenia okresu podróży uprawniającego pracownika do otrzymania diety. Należy przyjąć, że podróż służbowa rozpoczyna się z chwilą wyjazdu poza miejscowość, w której mieści się siedziba pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy (względnie poza miejscowość zamieszkania pracownika). Natomiast koniec podróży następuje z chwilą powrotu do tej miejscowości. Wystąpienie dnia wolnego nie przerywa tak rozumianej podróży służbowej. Stąd należy przyjąć, że dietę nalicza się również za dni wolne przypadające w trakcie podróży.

Zapisz się na nasz newsletter

Zwolnienie lekarskie w miejscu realizacji zadania

W trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownik przeziębił się i przez 2 dni nie pracował, po czym znów podjął pracę. Po powrocie przedstawił zaświadczenia lekarskiego za okres nieświadczenia pracy. Jak potraktować ten czas w ewidencji czasu pracy? Czy pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe? Czy należy wypłacić dietę?

Za okres choroby należy naliczyć wynagrodzenie chorobowe, wyłączając ten okres z czasu pracy. Pracownik zachowuje również prawo do diety.

Pewne wątpliwości może budzić kwestia wypłaty diety za okres choroby. Jeśli bowiem pracownik przebywał w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym – z przepisów jednoznacznie wynika prawo do zachowania przez niego 25% diety (§ 15 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi...). Brakuje natomiast regulacji dotyczącej prawa do diety w sytuacji, gdy hospitalizacja chorego pracownika nie była konieczna. W związku z tym należy przyjąć, że pracownik zachowuje prawo do diety, mimo że w okresie choroby nie ma możliwości wykonywania zadań służbowych. Z drugiej jednak strony trudno przyjąć, że podróż kończy się z momentem wystąpienia choroby – zagraniczny odcinek podróży kończy dopiero przekroczenie granicy państwowej (względnie lądowanie samolotu na pierwszym lotnisku w kraju lub wejście statku do pierwszego portu krajowego). Poza tym nie jest możliwe, aby ryzyko choroby w okresie podróży obciążało pracownika. Z zasady ryzyko prowadzenia działalności obciąża pracodawcę. Jeszcze innym argumentem przemawiającym za zachowaniem prawa do diety jest fakt, że pracownikowi zagwarantowano prawo do zachowania części diety w sytuacji pobytu w szpitalu, a więc przy założeniu, że pracownik otrzymuje całodzienne wyżywienie. Tym bardziej należy przyjąć, że w sytuacji niezapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia w trakcie choroby, pracownik zachowuje prawo do diety, która służy właśnie na pokrycie kosztów wyżywienia.

Zobacz serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

---

Nieplanowany postój z uwagi na awarię

Rozkładowe godziny pracy przypadają dla pracownika w godz. od 7.00 do 15.00 od poniedziałku do piątku. W poniedziałek o godz. 7.00 pracownik wyjechał samochodem w podróż służbową do Austrii. Planowo miał dojechać w poniedziałek wieczorem i wrócić w piątek wieczorem. W trakcie podróży zepsuło mu się auto i stracił 1 dzień czekając na naprawę w serwisie. Faktycznie pracownik dojechał więc we wtorek wieczorem, natomiast powrót nastąpił planowo – w piątek. Czy w takim razie możemy pracownikowi odliczyć 8 godzin z czasu pracy za nieprzepracowany dzień?

Okres naprawy auta nie powinien być wyłączony z czasu pracy pracownika.

Zasadą jest, że do czasu pracy zalicza się rozkładowe godziny pracy przypadające w czasie podróży służbowej – nawet gdy w tych godzinach pracownik nie wykonywał zadań zleconych przez pracodawcę. Skoro zatem naprawa auta realizowana przez serwis odbywała się w dniu roboczym dla pracownika, to okres naprawy przypadający w rozkładowych godzinach pracy powinien zostać potraktowany jako czas pracy. W sytuacji opisanej w pytaniu należy więc uwzględnić w czasie pracy wszystkie godziny od 7.00 do 15.00 przypadające od poniedziałku do piątku. W czasie pracy należy również uwzględnić okresy wykonywania zadań służbowych przed godz. 7.00 i po godz. 15.00, jeśli oczywiście takie przypadki miały miejsce.

Inaczej byłoby, gdyby napr2awa auta odbywała się w dniu zaplanowanym jako dzień wolny dla pracownika, np. w wolną dla niego sobotę. W tej sytuacji nie powstałby obowiązek zaliczenia do czasu pracy okresu naprawy pojazdu w serwisie.

Zobacz także: Jak obniżać dietę krajową o zapewnione wyżywienie

Wykonywanie pracy w innym przedziale czasowym

Pracownik został na 2 tygodnie wysłany w podróż służbową do fabryki naszego koncernu w Niemczech. W polskiej fabryce pierwsza zmiana rusza o godz. 6.00 i trwa do godz. 14.00. Natomiast w Niemczech pierwsza zmiana rozpoczyna się o godz. 7.00 i trwa do godz. 15.00. Jak w takim razie rozliczać czas pracy? Czy pracownikowi trzeba naliczać 1 godzinę przestojową (od 6.00 do 7.00) i jedną nadgodzinę (od 14.00 do 15.00)?

Jeżeli rozkład czasu pracy pracownika nie zostanie zmieniony, wystąpi 1 godzina przestojowa i 1 nadgodzina.

Do czasu pracy zalicza się rozkładowe godziny pracy oraz czas wykonywania zadań służbowych poza tymi godzinami. Jeśli więc na czas podróży pracodawca nie zmieni rozkładu czasu pracy, to w opisanej sytuacji rzeczywiście wystąpi 1 godzina przestoju i 1 nadgodzina, mimo zachowania 8-godzinnej normy dobowej czasu pracy. Należy jednak podkreślić, że kształtowanie rozkładu czasu pracy należy do kompetencji pracodawcy. Jeśli regulacje zakładowe nie stoją temu na przeszkodzie, pracodawca może dopasować rozkład czasu pracy w okresie podróży do faktycznych potrzeb zakładu pracy. W szczególności, rozkład może przewidywać, że w okresie podróży praca będzie trwała w godz. od 7.00 do 15.00. Dzięki temu w opisanej sytuacji nie wystąpią ani godziny przestojowe, ani praca nadliczbowa. Nie dojdzie też wówczas do planowania pracy nadliczbowej, co jest niedopuszczalne.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 775, art. 129, art. 133 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
• § 6, § 12, § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
• art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 567

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>