Jak obniżyć dietę o bezpłatne posiłki w delegacji

PROBLEM

Nasi pracownicy często są wysyłani w podróże służbowe, zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Zdarza się, że w trakcie tych podróży mają serwowane posiłki w samolotach lub na szkoleniach. W podróżach krajowych, podczas spotkań z kontrahentami, pracownicy mają zapewniony obiad. Czy w takich sytuacjach mamy podstawę do obniżenia pracownikom wysokości przysługującej diety? Kwota posiłku na fakturach często przekracza wysokość diet. Czy nadwyżka będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy?

RADA

Zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia w trakcie podróży służbowej jest podstawą do obniżenia wysokości przysługującej diety. Jeżeli z przedstawionych faktur wynika, że koszt zapewnionego posiłku przekracza kwotę diety, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Na wysokość przysługującej diety wpływa zapewnione wyżywienie, niezależnie od formy oraz bez względu na to, czy będzie to posiłek, z którego pracownik skorzystał w ramach np. udziału w szkoleniu, spotkania z kontrahentem, usługi hotelarskiej czy przelotu samolotem.

Redakcja poleca produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Jeżeli z dokumentu (np. z faktury za nocleg) nie będzie wprost wynikało, czy w ramach usługi hotelowej pracownikowi zapewniono posiłek (np. śniadanie), pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jeśli jednak z informacji np. na stronie internetowej hotelu wynika, że w cenie noclegu zostało zapewnione śniadanie, będzie to dla pracodawcy wystarczająca informacja, aby obniżyć wysokość przysługującej pracownikowi diety o koszt tego posiłku, bez konieczności żądania od pracownika oświadczenia w tym zakresie.

W przypadku udziału pracownika w szkoleniu podstawą do obniżenia diety będzie każdy dokument, z którego wynika, że w ramach szkolenia zapewniono posiłek. W razie braku takiej informacji pracodawca może zobowiązać pracownika do złożenia stosownego oświadczenia.