Jak obniżyć dietę o bezpłatne posiłki w delegacji

PROBLEM

Nasi pracownicy często są wysyłani w podróże służbowe, zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Zdarza się, że w trakcie tych podróży mają serwowane posiłki w samolotach lub na szkoleniach. W podróżach krajowych, podczas spotkań z kontrahentami, pracownicy mają zapewniony obiad. Czy w takich sytuacjach mamy podstawę do obniżenia pracownikom wysokości przysługującej diety? Kwota posiłku na fakturach często przekracza wysokość diet. Czy nadwyżka będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy?

RADA

Zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia w trakcie podróży służbowej jest podstawą do obniżenia wysokości przysługującej diety. Jeżeli z przedstawionych faktur wynika, że koszt zapewnionego posiłku przekracza kwotę diety, u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Na wysokość przysługującej diety wpływa zapewnione wyżywienie, niezależnie od formy oraz bez względu na to, czy będzie to posiłek, z którego pracownik skorzystał w ramach np. udziału w szkoleniu, spotkania z kontrahentem, usługi hotelarskiej czy przelotu samolotem.

Redakcja poleca produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Jeżeli z dokumentu (np. z faktury za nocleg) nie będzie wprost wynikało, czy w ramach usługi hotelowej pracownikowi zapewniono posiłek (np. śniadanie), pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jeśli jednak z informacji np. na stronie internetowej hotelu wynika, że w cenie noclegu zostało zapewnione śniadanie, będzie to dla pracodawcy wystarczająca informacja, aby obniżyć wysokość przysługującej pracownikowi diety o koszt tego posiłku, bez konieczności żądania od pracownika oświadczenia w tym zakresie.

W przypadku udziału pracownika w szkoleniu podstawą do obniżenia diety będzie każdy dokument, z którego wynika, że w ramach szkolenia zapewniono posiłek. W razie braku takiej informacji pracodawca może zobowiązać pracownika do złożenia stosownego oświadczenia.

Obniżenie diety o zapewniony posiłek: Autopromocja Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online Kup książkę: Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online
w podróży krajowej		w podróży zagranicznej Autopromocja Bieżące aktualności o zmianach przepisów Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ... IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
śniadanie	25%	śniadanie	15%
obiad	50%	obiad	30%
kolacja	25%	kolacja	30%

Ignacy T. został wysłany w podróż służbową do Krakowa. Podróż rozpoczęła się 15 marca o godz. 8.00 i trwała do 18 marca do godz. 12.00 (łącznie 3 doby i 4 godziny). W pierwszym dniu pracownikowi zapewniono obiad i kolację, a w drugim – pełne wyżywienie. W tej sytuacji pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 52,50 zł, zgodnie z następującym wyliczeniem:

105 zł (pełna dieta) – 52,50 zł (obniżenie diety o zapewnione posiłki) = 52,50 zł.

Zadaj pytanie na FORUM

Jan C. został wysłany na szkolenie do Berlina. Łącznie podróż trwała 1 dobę i 5 godzin. W ramach usługi hotelowej pracownik miał zapewnione śniadanie, a na szkoleniu obiad. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 43,28 euro, zgodnie z następującym wyliczeniem:

65,33 euro (pełna dieta) – 22,05 euro (obniżenie diety o zapewnione posiłki) = 43,28 euro.

Zwolniona z oskładkowania i opodatkowania jest wysokość diety określona w odrębnych przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

W sytuacji gdy wydatki związane z zapewnieniem pracownikowi wyżywienia przekraczają kwotę diety, nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety będzie stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Jeżeli z przedstawionej faktury bądź innego dokumentu nie wynika koszt zapewnionego posiłku, przychodu nie należy ustalać.

W ramach krajowej podróży służbowej, która trwała 1 dobę, Mirosław P. miał zapewniony nocleg w hotelu. Z przedłożonej przez pracownika faktury wynika, że w ramach usługi hotelowej zapewniono śniadanie. Koszt śniadania w tym hotelu wynosił 27 zł. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 22,50 zł (30 zł pełnej diety – 7,50 zł obniżenie diety o śniadanie, tj. o 25% diety). Łącznie koszty związane z wyżywieniem wyniosły: 27 zł (koszt śniadania w hotelu) + 22,50 zł (dieta z tytułu podróży służbowej) = 49,50 zł. Zatem do przychodu ze stosunku pracy pracownika należy doliczyć kwotę 19,50 zł (49,50 zł – 30 zł), którą trzeba zarówno oskładkować, jak i opodatkować.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik, w trakcie spotkania z potencjalnym klientem, spożywa obiad. Wówczas zaoferowanie posiłku pracownikowi przez pracodawcę nie może być uznane za przychód zatrudnionego ze stosunku pracy.

Praca handlowców w terenie a prawo do diety

Takie stanowisko prezentują też organy podatkowe (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 10 lutego 2014 r., IPTPB1/415–710/13–4/MD). Ponadto Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) podkreślił, że aby świadczenia uzyskiwane od pracodawcy podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w postaci powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo w postaci zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. Zgodnie z powołanym wyrokiem trudno uznać, że w przypadku konsumpcji posiłku z kontrahentem powstała jakakolwiek korzyść majątkowa po stronie pracownika, przy założeniu, że było to spotkanie w ramach polecenia służbowego. W takim jednak przypadku przysługująca pracownikowi dieta powinna być pomniejszona np. o koszt zapewnionego obiadu, tj. o 15 zł.

Sebastian B. po zakończonej krajowej podróży służbowej przedstawił pracodawcy fakturę za obiad z klientem na kwotę 95 zł. Pracownik przebywał w podróży służbowej 13 godzin, a więc przysługuje mu dieta w pełnej wysokości, tj. 30 zł. Pracownikowi zapewniono jednak obiad, dlatego przysługującą dietę należy pomniejszyć o 15 zł. Ponieważ spożycie przez pracownika obiadu z kontrahentem odbywało się w ramach obowiązków służbowych, nie należy w tym przypadku ustalać przychodu dla zatrudnionego.

Podstawa prawna:

• art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
• § 5 ust. 3, § 7, § 13, § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167
• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 251
• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967