Jakie należności za czas podróży służbowej wypłacać pracownikowi, który codziennie wraca do domu

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje pełna dieta za każdy dzień podróży służbowej, a także zwrot kosztów codziennego podróżowania określonym przez pracodawcę środkiem transportu do i z miejsca delegacji oraz inne udokumentowane i uzasadnione wydatki, określone przez Państwa. Pracownik nie ma natomiast prawa do zwrotu kosztów noclegu czy ryczałtu za nocleg.

UZASADNIENIE

Zasady rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju, które zostały uregulowane w przepisach, dotyczą sfery budżetowej. Pracodawcy z sektora prywatnego mogą rozliczać się z pracownikami z podróży służbowych na ww. zasadach albo odmiennie je uregulować w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę – jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku ustalania regulaminu.

Jeśli Państwa zakład pracy nie uregulował zasad wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w wewnątrzzakładowych przepisach o wynagradzaniu, pracownikowi należy wypłacić należności według zasad określonych dla pracowników sfery budżetowej. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

1) zwrot kosztów:

• przejazdów z miejscowości jego stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem (zwrot nie jest należny, gdy pracownik miał zapewniony bezpłatny przejazd),
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej (odpowiednio udokumentowanych wydatków faktycznie poniesionych lub ryczałt za dojazdy w wysokości 20% diety krajowej, czyli 4,60 zł za każdą dobę podróży służbowej),
• noclegów (kosztów stwierdzonych rachunkiem albo ryczałt wynoszący 150% diety krajowej, czyli obecnie 34,50 zł za dobę podróży),
• innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę,

2) diety; należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

– do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przy czym dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (przy delegacji krajowej, w przeciwieństwie do zagranicznej podróży, nie ma podstaw, aby dietę pomniejszać procentowo w stosunku do zagwarantowanych posiłków).

Ponieważ Państwa pracownik spędził w podróży służbowej każdego dnia ponad 12 godzin, przysługuje mu pełna dieta za każdy dzień delegacji.

Wysokość diety za jedną dobę spędzoną w delegacji musi wynieść co najmniej 23 zł.

W praktyce zdarza się, że pracownik realizujący przez jakiś czas zlecone mu zadania służbowe poza stałym miejscem pracy zapisanym w umowie o pracę, ma możliwość codziennego powrotu do domu. W takim przypadku pracownik po wypełnieniu w danym dniu przypisanych mu obowiązków wraca do miejsca swego zamieszkania, by rano znów dotrzeć do docelowej miejscowości delegacji. Taka sytuacja nie zwalnia jednak zakładu pracy z konieczności wypłacania większości z należności z tytułu podróży służbowej. W tym przypadku pracownik traci prawo tylko do zwrotu kosztów związanych z noclegiem.

WAŻNE!

Pracownik, który w trakcie delegacji nocuje w swoim domu, nie ma prawa do zwrotu kosztów noclegu ani ryczałtu za nocleg.

Pracownik ma jednak prawo do zwrotu kosztów innych niż koszty noclegów. Chodzi m.in. o wydatki na codzienne dojazdy z miejscowości zamieszkania do celu podróży służbowej i z powrotem. Takie koszty ma obowiązek pokrywać pracodawca w wysokości równowartości cen biletów określonego przez siebie środka transportu (z uwzględnieniem stosownych ulg, z których pracownik może korzystać), za przejazdy każdego dnia trwania delegacji.

Jeśli pracodawca zgodził się na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika, wówczas powinien zrefinansować koszty codziennych przejazdów samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o krajowych delegacjach).

W sytuacji gdyby pracownik wracał do miejsca zamieszkania codziennie bez polecenia pracodawcy, nie miałby prawa do zwrotu kosztów przejazdów. Nie dotyczy to jednak dni wolnych od pracy, za które pracodawca pokrywa koszty przejazdu w przypadku podróży trwającej nieprzerwanie co najmniej 10 dni.

WAŻNE!

Pracodawca ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży pracownika w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Podstawa prawna

• § 3, § 4, § 5, § 6, § 7, § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).