Specjaliści ds. kadr i płac ręcznie sprawdzają wyliczenia z systemu kadrowo-płacowego. Decyzję o wyborze programu podejmuje zarząd, nie kadrowa

• Blokery zmian w kadrach i płacach
• Zarząd decyduje o wyborze systemu kadrowo-płacowego
• Z czego korzystają specjaliści ds. kadr i płac?
• Kadrowe nie ufają systemom
• Za dużo robimy ręcznie - potrzebujemy nowego narzędzia
• Czy technologia w HR nadąża za biznesem?
• Raport „Blokery zmian w kadrach i płacach”

Blokery zmian w kadrach i płacach

Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w wielu polskich przedsiębiorstwach jest wciąż tylko pozorna. Z najnowszego raportu „Blokery zmian w kadrach i płacach” przygotowanego przez HR na Szpilkach® we współpracy merytorycznej z firmą Symfonia na próbie 1050 pracowników działów kadr, płac oraz HR - wynika, że 82,1% specjalistów regularnie wspiera się zewnętrznymi arkuszami kalkulacyjnymi, a ponad 94% w jakiejś formie dodatkowo sprawdza naliczenia generowane przez system. Raport wskazuje również, że decyzję o wyborze systemu podejmuje zarząd, nie kadrowa.

Zarząd decyduje o wyborze systemu kadrowo-płacowego

Wyniki badania pokazują, że trudności w cyfryzacji nie wynikają z niechęci zespołów operacyjnych, lecz z przeszkód strategicznych. Jedną z głównych przyczyn hamujących zmiany technologiczne w HR jest brak wpływu pracowników operacyjnych na wybór narzędzi oraz nieobecność działu kadr i HR przy stole decyzyjnym. Aż 71,6% rozstrzygnięć o wymianie bądź zakupie oprogramowania zapada na poziomie zarządu lub właściciela firmy. Ponad 35,4% kadrowych deklaruje mały lub żaden udział w tym procesie, mimo że to na nich spoczywa odpowiedzialność za poprawność naliczeń i dokumentacji.

- Innowacja zawsze wymaga przestrzeni. Aby ją znaleźć, trzeba wyjść z błędnego koła: stare procedury są znane i przewidywalne, ale zabierają czas. Przez to brakuje miejsca na naukę nowych narzędzi i modyfikację sposobu pracy, więc organizacja zostaje przy tym, co zna. Do tego HR często nie siedzi przy stole, przy którym zapada decyzja o wyborze narzędzia - mówi Wiktoria Kuc, dyrektorka HR w Symfonii. - Przestańmy spłaszczać trudne doświadczenia transformacji cyfrowej do hasła „opór pracowników”. To nie opór, tylko zestaw bardzo racjonalnych barier – czasu, budżetu, wpływu i wsparcia - dodaje.

- Kadry i płace bardzo długo funkcjonowały w organizacjach przede wszystkim jako obszar administracyjny i compliance. Miały być poprawne, terminowe i zgodne z prawem. Dzisiaj to za mało. Jeżeli chcemy mieć wpływ na decyzje, potrzebujemy danych, które pokażą wartość rekomendowanego przez nas rozwiązania- podkreśla Monika Smulewicz, CEO HR na Szpilkach®

Z czego korzystają specjaliści ds. kadr i płac?

Praca poza głównym systemem to codzienna praktyka co piątego specjalisty ds. kadr i płac. Poza nim prowadzą głównie obliczenia w arkuszu Excel (22,6%) oraz tworzą dokumenty w zewnętrznych edytorach (20,6%). Na porządku dziennym jest także samodzielny monitoring terminów prawnych i przypomnień (14,9%). Aż 80,7% przedsiębiorstw samodzielnie nadzoruje daty badań lekarskich, szkoleń BHP czy wygasających umów, ponieważ zaledwie 16,3% programów wysyła automatyczne przypomnienia z odpowiednim wyprzedzeniem.

Kadrowe nie ufają systemom

Z analizy wyników raportu wyłania się także inne kluczowe wyzwanie – powszechny brak zaufania do poprawności kalkulacji systemowych. Aż 94,4% specjalistów ponownie weryfikuje otrzymane wyniki, a prawie co trzeci z nich (31,4%) kontroluje ręcznie większość lub wszystkie pozycje. Pełna automatyzacja oraz budowanie zaufania do rozwiązań cyfrowych dają więc organizacjom przestrzeń do znacznego skrócenia czasu rozliczeń i uwalniają ich potencjał strategiczny.

Za dużo robimy ręcznie - potrzebujemy nowego narzędzia

- System istnieje. Ale człowiek nadal domyka proces. I właśnie tu zaczyna się odpowiedzialność nowoczesnego lidera kadr i płac. Nie wystarczy powiedzieć zarządowi: „ten system jest niewygodny”, „za dużo robimy ręcznie”, „potrzebujemy nowego narzędzia”. Trzeba umieć odpowiedzieć na kolejne pytania: ile godzin miesięcznie kosztuje nas ta ręczna praca? Ile osób ją wykonuje? Ile kosztują korekty? – podkreśla Monika Smulewicz, CEO HR na Szpilkach®. - Przełożenie przepisów i procesów na business case daje kadrom i płacom prawo do miejsca przy stole decyzyjnym, bo pokazuje konsekwencje biznesowe decyzji – podsumowuje.

- Blokery w kadrach i płacach to nie problem operacyjny – to realny koszt biznesowy. Organizacje, które potrafią go ograniczyć, zyskują nie tylko większą efektywność, ale również przestrzeń na rozwój, innowacje i lepsze wykorzystanie potencjału swoich zespołów – dodaje Wiktoria Kuc, dyrektorka HR w Symfonii.

Czy technologia w HR nadąża za biznesem?

Zaledwie 17,9% uczestników badania ma pewność, że ich oprogramowanie jest gotowe na nowe regulacje z odpowiednim wyprzedzeniem. Co więcej, blisko co trzeci badany (29,3%) doświadcza opóźnień w dostosowywaniu systemów lub musi radzić sobie ze zmianami prawnymi samodzielnie. Najbardziej narażone są duże organizacje - wśród firm zatrudniających powyżej 250 osób problem ten zgłasza co piąta. - Fakt, że tak wielu respondentów nie ma pewności co do gotowości swoich systemów na zmiany prawne sugeruje, że firmy oczekują dziś od dostawców znacznie więcej niż samej aktualizacji - wskazuje Olga Karakula, analityczka biznesowa w obszarze kadr i płac w Symfonii. - Liczy się również przewidywalność, terminowość oraz wsparcie merytoryczne, które pozwala działom kadr i płac skupić się na swojej pracy, zamiast analizować techniczne konsekwencje nowych przepisów.

Ograniczona elastyczność oprogramowania uderza również w codzienną analitykę zarządczą. Zaledwie 6,8% działów kadr potrafi natychmiast odpowiedzieć na pytanie przełożonego, sięgając bezpośrednio po dane z programu. Aż 69% zespołów nie jest w stanie szybko przygotować wymaganego raportu, a niemal połowa z nich (49,5%) buduje zestawienia dla kierownictwa ręcznie, łącząc dane pochodzące z kilku różnych źródeł.

Raport „Blokery zmian w kadrach i płacach”

Raport „Blokery zmian w kadrach i płacach” miał swoją premierę 9 września 2026 roku podczas wydarzenia biznesowego w Warszawie, które zgromadziło przedstawicieli branży HR, ekspertów z zakresu prawa pracy oraz liderów biznesu. W trakcie dyskusji eksperci omówili najważniejsze wyzwania ograniczające efektywność zespołów kadrowo-płacowych oraz kierunki rozwoju oprogramowania IT wspierającego procesy HR i payroll.

Źródło: Grupa Symfonia i HR na Szpilkach