Jak rozliczać podróże służbowe w 2015 roku?

Podróże służbowe

Na podstawie przepisów prawa pracy w 2015 r. pracodawca będzie mógł wysłać pracownika na podróż służbową krajową bądź zagraniczną. Wskazywać on będzie jej czas i miejsce, a także obowiązki służbowe pracownika, jakie powinny być wykonane poza siedzibą pracodawcy. W sytuacji, w której dany pracownik stale świadczy pracę poza nią, jego podróżą służbową będzie wyjazd w celu wykonania zleconego przez pracodawcę obowiązku poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. 

Autopromocja

Zobacz również: Rozliczenie podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym

Uprawnienia pracownika w związku z podróżą służbową

Uprawnieniem pracownika, jakie wiąże się z odbyciem takiej podróży, jest przede wszystkim roszczenie wobec pracodawcy o pokrycie dodatkowych kosztów, jakie pracownik w związku z nią poniósł (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Ich zwrot nie stanowi jednak dodatkowego wynagrodzenia pracownika, zaś ich wysokość wskazują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej  sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013.167), które będą obowiązywały również w 2015 r. Na ich podstawie pracownik może ubiegać się o różne należności, jakie wynikają z podróży służbowej. Będą to dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków (określonych lub uznanych przez pracodawcę).

Zobacz również: Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

Termin i tryb rozliczenia wydatków pracownika

Przepisy ustanawiają termin, w jakim pracownik może rozliczyć odbytą podróż służbową – powinien dokonać tego w ciągu 14 dni od momentu zakończenia podróży. Konieczne jest przedstawienie przez niego pracodawcy wszelkich rachunków, faktur i biletów, które potwierdzają poniesione niezbędne wydatki. Jeżeli udokumentowanie kosztów podróży jest niemożliwe, pracownik składa oświadczenie o poniesionych wydatkach i wskazuje, jaka jest przyczyna braku możliwości ich udokumentowania. Oświadczenie to powinno mieć formę pisemną.

Zobacz wideoszkolenie: Samochody służbowe 2015

Podobnie, jak obecnie, w 2015 r. pracownikowi przysługiwać będzie dieta z tytułu podróży krajowej, która przeznaczona jest na pokrycie powiększonych kosztów wyżywienia. Jej wysokość wynosiła będzie 30 zł za dobę.

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

Zobacz również: Jak rozliczyć delegację krajową?

W jaki sposób ustalać diety w 2015 r.?

Przepisy wskazanego powyżej rozporządzenia wskazują, w jaki sposób obliczana będzie 2015 r. wysokość diety w zależności od długość podróży służbowej. Zgodnie z nimi jeśli podróż potrwa nie dłużej niż 24 godziny i wyniesie:

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

• mniej niż 8 godzin, dieta nie będzie przysługiwała,
• od 8 do 12 godzin, przysługiwać będzie 50% diety,
• ponad 12 godzin, przysługiwać będzie dieta w pełnej wysokości (tj. 30 zł).

Polecamy również: Jak obniżać dietę krajową o zapewnione wyżywienie

W sytuacji, w której podróż służbowa potrwa dłużej niż 24 godziny, za każdą dobę przysługiwać ma dieta w pełnej wysokości, zaś za niepełną, ale rozpoczętą dobę o długości:

• do 8 godzin - 50% diety,
• ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł).

Jeśli pracownikowi zapewnione zostanie bezpłatne wyżywienie, wysokość diety ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu. Zgodnie z przepisami każdy posiłek będzie kosztował pracownika odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety,
• kolacja - 25% diety.

Kolejną kwotą, jakiej zwrot przysługuje obecnie pracownikowi, jest zwrot kosztów, jakie poniósł on za usługi hotelarskie. Górną granicą kwoty, jaką z tego tytułu otrzyma on od pracodawcy, jest 20-tokrotność diety. Jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu, a jednocześnie nie przedstawi on rachunku za nocleg, jaki pokrył, wówczas przysługuje mu kwota o wysokości 150% diety za każdy nocleg. W 2015 r. sytuacja taka będzie rozwiązywana w ten sam sposób.

Polecamy również: Diety zagraniczne 2015

Koszty podróży zagranicznej w 2015 r. 

W przypadku zagranicznej podróży służbowej, podobnie jak przy podróży krajowej, dietą będą należności, jakie pracodawca powinien pokryć w związku z kosztami wyżywienia i innych drobnych wydatków, jakie poniósł pracownik. W zależności od państwa, które było celem podróży, wysokość diety będzie się różniła. W 2015 r. sposób jej ustalania nie będzie odbiegał od obecnego: za każdą dobę podróży zagranicznej przysługiwać będzie dieta zagraniczna w pełnej wysokości, zaś w przypadku niepełnych dób w dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługiwać ma 1/3 diety,
• od ponad 8 do 12 godzin – przysługiwać ma 50% diety,
• od ponad 12 godzin – przysługiwać ma dieta w pełnej wysokości.

W podróży zagranicznej pracownik otrzyma 25% diety, jeśli zapewnione mu zostanie całodzienne bezpłatne wyżywienie. W razie sytuacji, w której otrzymywać on będzie ustaloną kwotę na pokrycie kosztów wyżywienia, nie będzie otrzymywał diety. Podobnie, jak przy podróży krajowej, wysokość diety zmniejsza się, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatny posiłek:

1. śniadanie - 15% diety;
2. obiad - 30% diety;
3. kolacja - 30% diety.

Zadaj pytanie: Forum Kadry