Jak obniżać dietę krajową o zapewnione wyżywienie

Jesteśmy fundacją, która przy rozliczaniu podróży służbowych stosuje przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych z 29 stycznia 2013 r. Jeden z naszych pracowników był w delegacji przez 10 godzin. Przy ustalaniu wysokości diety krajowej i jej obniżeniu o zapewniony obiad okazało się, że pracownik nie ma prawa do diety, bo zgodnie z przepisami rozporządzenia obniżenia należy dokonać od pełnej kwoty diety, tj. od 30 zł. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe?

Tak, Państwa postępowanie jest prawidłowe. Jeżeli pracownikowi przysługuje niepełna dieta, ponieważ jego podróż trwała 10 godzin, to obniżenia o zapewniony posiłek należy dokonać nie od kwoty niepełnej diety, ale od kwoty pełnej diety, tj. od 30 zł.

Polecamy również serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

Kwotę diety w podróży krajowej wynoszącej obecnie 30 zł zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety; obiad – 50% diety; kolacja – 25% diety (§ 7 ust. 4 w zw. z ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Taka konstrukcja przepisów powoduje, że pracownik, któremu przysługuje niepełna dieta, może jej nie otrzymać lub otrzymać znikomą jej część. Potwierdził to resort pracy w odpowiedzi z 11 kwietnia 2013 r.

Stanowisko MPiPS w sprawie obniżania diety krajowej o zapewnione wyżywienie

W świetle przepisów § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. Jeśli podróż służbowa trwała np. od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie przysługuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł).

Zobacz również: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

Omawiana regulacja jest krzywdząca dla pracownika, ale z pewnością wynika ze względów racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami finansowymi będącymi w dyspozycji jednostek sfery budżetowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalić inne zasady obniżania niepełnej diety z tytułu zapewnionych posiłków. Muszą jednak pamiętać, że jeżeli będą to zasady korzystniejsze dla pracownika, to nadwyżka między wysokością diety ustaloną zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych a regulacjami wewnątrzzakładowymi będzie przychodem pracownika podlegającym oskładkowaniu i opodatkowaniu.

PRZYKŁAD

Marian G. przebywał w podróży krajowej przez 7 godzin. Pracodawca zapewnił mu w tym czasie śniadanie i obiad. W regulacjach wewnątrzzakładowych fundacja ustaliła, że dieta za podróż krajową nie przysługuje, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 6 godzin. W pozostałych przypadkach dieta przysługuje w pełnej wysokości, tj. 30 zł. Dieta krajowa nie jest ponadto obniżana o koszt zapewnionych posiłków. W tej sytuacji Marian G. uzyskał przychód w wysokości 30 zł, od którego należy naliczyć i odprowadzić składki i podatek. Gdyby fundacja stosowała przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych z 29 stycznia 2013 r., za czas tej delegacji pracownik nie otrzymałby diety.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - ZUS i Płace

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)
• Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 31, poz. 167)
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21)