Kategorie

Jak rozliczać zagraniczną podróż służbową

Monika Wacikowska
Pracodawca, wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową, musi pamiętać, że oprócz diet i zwrotu kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie. Jego wysokość jest uzależniona od czasu pracy w takiej podróży.

Zagraniczna podróż służbowa co do zasady daje pracownikowi nie tylko prawo do diety czy zwrotu kosztów, które pracownik poniósł w związku z jej odbywaniem. Najczęściej z jej tytułu pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie, w tym wynagrodzenie za pracę nadliczbową. Wszystko zależy jednak od tego, na jakie dni i godziny ona przypadała oraz jakie zadania i w jakim czasie pracownik wykonywał.

Diety z tytułu podróży zagranicznej

Pracownikowi, który na polecenie pracodawcy odbywa zagraniczną podróż służbową, przysługują z tego tytułu:

  • diety oraz
  • zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest ustalana w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik w podróży służbowej ma zapewnione częściowe wyżywienie, przysługująca mu dieta jest przyznawana tylko na posiłki, których pracodawca nie zapewnił, w następujących wysokościach:

  • 15% diety – na śniadanie,
  • 30% diety – na obiad,
  • 30% diety – na kolację.

Ponadto pracownikowi przysługuje 25% diety na inne drobne wydatki.

Jeśli pracodawca na czas podróży służbowej zapewnił pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, pracownikowi przysługuje 25% diety przeznaczonej na drobne wydatki związane z podróżą.

Konkretna wysokość diety za dobę zagranicznej podróży służbowej zależy od docelowego państwa tej podróży i określona jest w załączniku do rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.


Wynagrodzenie za pracę w podróży służbowej

Oprócz diet i zwrotu kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje co do zasady wynagrodzenie. Jego wysokość jest zaś uzależniona od czasu pracy w takiej podróży.

Czas podróży służbowej nie jest zaliczany do czasu pracy. Zgodnie z obowiązującą definicją czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy zaś oznacza gotowość do wykonywania obowiązków pracowniczych wynikających z umowy o pracę, a co za tym idzie – do wykonywania pracy. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Po pierwsze, czas podróży służbowej jest zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile pracownik podczas tej podróży świadczył pracę i w takim zakresie, w jakim ta praca była wykonywana.

Przykład

Reklama

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Londynu. Podróż rozpoczęła się danego dnia o godzinie 6.00 (wylot samolotu) i zakończyła tego samego dnia o godzinie 22.00 (przylot samolotu). W podróży pracownik wykonywał pracę w godzinach od 10.00 do 15.00. Wykonywanie zadań pracowniczych przez te 5 godzin należy zaliczyć do czasu pracy i wypłacić za nie wynagrodzenie.

Poza czasem wykonywania pracy w podróży służbowej do czasu pracy jest wliczany również czas niewykonywania pracy (czas przejazdów, oczekiwania na podjęcie pracy lub korzystania z czasu wolnego itp.), ale tylko w takim zakresie, w jakim pokrywał się on z harmonogramowymi godzinami pracy ustalonymi dla pracownika na ten dzień. W tej kwestii wypowiedział się również Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r., w którym stwierdził, że: „Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Należy również pamiętać, że czas wykonywania pracy oraz czas niewykonywania pracy w podróży służbowej, jeśli jest wliczany do czasu pracy, mogą łącznie spowodować przekroczenie obowiązujących pracownika norm czasu pracy, powodując tym samym pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykład

Pracownik świadczący pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku od godziny 9.00 do 17.00 został wysłany w zagraniczną podróż służbową. Podróż rozpoczęła się w niedzielę o godzinie 12.00 (wylot samolotu), w tym dniu pracownik jednak tylko podróżował, a zakończyła się w środę o godzinie 22.00. Pracownik w podróży wykonywał pracę w poniedziałek i wtorek w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz w środę w godzinach od 8.00 do 12.00. Ten czas należy zatem wliczyć do czasu pracy (poniedziałek i wtorek – po 8 godzin oraz środa – 4 godziny). Ponadto do czasu pracy należy również wliczyć czas niewykonywania pracy w tej podróży o tyle, o ile pokrywa się z harmonogramowymi godzinami pracy ustalonymi na dni podróży, czyli przypadający od poniedziałku do środy. Z tego tytułu do czasu pracy ulegnie zaliczeniu 1 godzina niewykonywania pracy przypadająca w poniedziałek i wtorek (od godziny 16.00 do 17.00) oraz 5 godzin w środę (od 12.00 do 17.00). Ten czas razem z czasem pracy w tych trzech dobach dał pracownikowi łącznie po 9 godzin, co oznacza, że w każdym z tych dni pracownik wypracował jedną godzinę nadliczbową przekraczającą dobową normę czasu pracy, za którą przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, również 50% dodatek. Z tytułu podróży odbywanej w niedzielę pracownikowi nie przysługuje żadna rekompensata – w tym dniu pracownik ani nie wykonywał pracy, ani czas podróży nie pokrywał się z harmonogramowymi godzinami pracy – na ten dzień takie godziny nie zostały ustalone – był to bowiem dzień wolny od pracy.

Podstawa prawna:

  • art. 128 § 1, art. 151 § 1, art. 1511 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy,
  • § 2, 4–5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5–6/76).

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?